การเพิ่มผลผลิตสูงสุดด้วยระบบอัตโนมัติ: การใช้ประสิทธิภาพของกระบวนการในสถานที่ทำงาน

เผยแพร่แล้ว: 2023-06-22

ระบบอัตโนมัติทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่มีศักยภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน ด้วยการรวมเอาระบบอัตโนมัติเข้าไว้ด้วยกัน องค์กรสามารถดำเนินงานประจำอย่างเป็นระบบ ปรับกระบวนการให้เหมาะสม และลดการใช้แรงงานคน การใช้ประสิทธิภาพของกระบวนการผ่านระบบอัตโนมัตินำไปสู่การประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากรได้อย่างมาก ทำให้พนักงานมีสมาธิกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

การวิจัยล่าสุดชี้ให้เห็นว่า 94% ของ SMB มีส่วนร่วมในงานซ้ำๆ ในขณะที่ระบบอัตโนมัติได้ปรับปรุงความพึงพอใจในการทำงานสำหรับ 90% ของผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้และประสิทธิภาพการทำงานสำหรับ 66% ของพวกเขา

ระบบอัตโนมัติมีอยู่หลายประเภท เช่น Robotic Process Automation (RPA), Business Process Automation (BPA) และปัญญาประดิษฐ์ (AI) ขับเคลื่อนโซลูชัน การระบุกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ และดำเนินการอย่างถูกต้องคือกุญแจสำคัญที่จะทำให้กลยุทธ์ดังกล่าวเป็นกลยุทธ์ที่ประสบความสำเร็จ

ปฏิวัติประสิทธิภาพทางธุรกิจ

ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานด้วยการปรับปรุงการดำเนินงาน ลดปัญหาคอขวด และลดข้อผิดพลาดในงานซ้ำๆ ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงและเฉพาะทางได้ในที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการและใช้งานข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลักและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

ดังที่ Peter Drucker ที่ปรึกษาด้านการจัดการที่มีชื่อเสียงเคยกล่าวไว้ว่า “ประสิทธิภาพคือการทำสิ่งที่ถูกต้อง ประสิทธิผลคือการทำในสิ่งที่ถูกต้อง” ด้วยตัวเลือกระบบอัตโนมัติที่หลากหลาย ธุรกิจสามารถสร้างสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการแสวงหาความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน

ต่อไปนี้เป็นเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติที่พบมากที่สุด ซึ่งแต่ละอย่างมีความได้เปรียบทางการแข่งขันเมื่อนำมาใช้อย่างเหมาะสมที่สุด:

Robotic Process Automation (RPA): การทำงานอัตโนมัติด้วยตนเอง งานซ้ำๆ เช่น การป้อนข้อมูลหรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้
Business Process Automation (BPA): ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์หลายขั้นตอนที่ซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับระบบและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML): การใช้อัลกอริธึมขั้นสูงและความสามารถในการเรียนรู้กับงานที่ต้องใช้การตัดสินใจหรือการจดจำรูปแบบ
ระบบอัตโนมัติทางปัญญา: รวมการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และการมองเห็นของคอมพิวเตอร์เพื่อทำงานอัตโนมัติที่ต้องการการรับรู้หรือความเข้าใจเหมือนมนุษย์
Internet of Things (IoT) Automation: เชื่อมต่อและทำให้อุปกรณ์ เซ็นเซอร์ และระบบอัตโนมัติสำหรับการรวบรวม ตรวจสอบ และควบคุมข้อมูล
Desktop Automation: การทำงานอัตโนมัติในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง เช่น การจัดการไฟล์หรือการจัดการข้อมูล

ระบบอัตโนมัติแต่ละประเภทเป็นเครื่องมือเฉพาะที่ให้ประโยชน์ต่างกัน การเข้าใจความต้องการของคุณ การสร้างทีมของคุณ และโซลูชันที่ดีที่สุดหมายถึงการมีทั้งภาพรวมของตัวเลือกและวิธีการดำเนินการ การเลือกอย่างรอบรู้จะกำหนดโซลูชันระบบอัตโนมัติเพื่อความสำเร็จ

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

แม้ว่าระบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็ใช่ว่าจะปราศจากความท้าทาย ในบางกรณี การใช้ระบบอัตโนมัติอาจไม่ให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น การวางแผนที่ไม่เพียงพอ ความสอดคล้องที่ไม่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ หรือการฝึกอบรมพนักงานไม่เพียงพอ

นอกจากนี้ ปัญหาทางเทคนิคที่ไม่คาดคิด การขาดความสามารถในการทำงานร่วมกันระหว่างระบบ และการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงระหว่างพนักงานสามารถขัดขวางความสำเร็จของความคิดริเริ่มด้านระบบอัตโนมัติ

ปัญหาทางเทคนิคเป็นสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการระบบอัตโนมัติถึง 90% โดยมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการคิดเป็น 37% และการขาดวิสัยทัศน์หรือกลยุทธ์โดยรวมที่รับผิดชอบ 25%

ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้งานจะประสบความสำเร็จ ธุรกิจต่างๆ จะต้องประเมินกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติของตนอย่างรอบคอบ ต่อไปนี้เป็นสี่ขั้นตอนสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อกำหนดกลยุทธ์สำหรับกระบวนการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติ:

การระบุพื้นที่สำหรับการทำงานอัตโนมัติ : ขั้นตอนแรกในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติคือการระบุพื้นที่ของธุรกิจที่ซ้ำซาก ใช้เวลานาน และสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ สิ่งสำคัญคือต้องประเมินกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันเพื่อระบุพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงและทำให้เป็นอัตโนมัติได้ ด้วยการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ องค์กรสามารถระบุได้ว่ากระบวนการใดเหมาะสมที่สุดสำหรับระบบอัตโนมัติ

การประเมินเครื่องมือและเทคโนโลยีการทำงานอัตโนมัติที่มีศักยภาพ : เมื่อระบุกระบวนการได้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องประเมินเครื่องมือและเทคโนโลยีการทำงานอัตโนมัติที่มีศักยภาพซึ่งสามารถนำไปใช้เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติได้ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการวิจัยเครื่องมือและเทคโนโลยีอัตโนมัติต่างๆ ที่มีอยู่ในตลาด ทำความเข้าใจความสามารถ และประเมินความเหมาะสมสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ

การนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในแนวทางที่แบ่งเป็นระยะๆ : หลังจากระบุพื้นที่สำหรับการทำงานอัตโนมัติและเครื่องมือที่จะใช้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในแนวทางที่แบ่งเป็นระยะ ซึ่งหมายถึงการแนะนำระบบอัตโนมัติอย่างค่อยเป็นค่อยไปและทดสอบเพื่อระบุปัญหาหรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น วิธีการนี้ยังช่วยให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าระบบอัตโนมัติทำงานอย่างถูกต้องก่อนที่จะนำไปใช้ทั่วทั้งองค์กร

การวัดผลการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ : ขั้นตอนสุดท้ายคือการวัดผลการใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อประเมินประโยชน์ของระบบอัตโนมัติ การตรวจสอบผลลัพธ์ของระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญในแง่ของการประหยัดเวลาและต้นทุน ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น คุณภาพที่ดีขึ้น และความพึงพอใจของลูกค้า เมตริกเหล่านี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติ และช่วยระบุโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติม

เอาชนะความท้าทายในการใช้งานระบบอัตโนมัติ

ดังที่ได้กล่าวไว้สั้นๆ ข้างต้น การนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในสถานที่ทำงานสามารถนำเสนอความท้าทายหลายประการที่จำเป็นต้องแก้ไขด้วยกลยุทธ์อันชาญฉลาดเพื่อให้มั่นใจถึงการใช้งานที่ประสบความสำเร็จ

หนึ่งในความท้าทายที่สำคัญที่สุดในการใช้ระบบอัตโนมัติคือการรวมระบบเข้ากับระบบเดิม เนื่องจากระบบเดิมมักมีการผสานรวมที่ซับซ้อนและปรับแต่งเองซึ่งยากต่อการทำซ้ำในระบบอัตโนมัติ เพื่อเอาชนะความท้าทายนี้ ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องลงทุนในบริการการผสานรวมแบบกำหนดเองหรือโยกย้ายไปยังระบบใหม่ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น Walmart ติดตั้งระบบอัตโนมัติสำหรับห่วงโซ่อุปทานซึ่งจำเป็นต้องผสานรวมแบบกำหนดเองกับระบบเดิมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลไหลอย่างราบรื่นระหว่างระบบใหม่และระบบเก่า

ความท้าทายอีกประการหนึ่งในการนำระบบอัตโนมัติไปใช้คือการจัดการกับผลกระทบต่อพนักงาน ธุรกิจจำเป็นต้องลงทุนในโปรแกรมการยกระดับทักษะและการเพิ่มทักษะเพื่อช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป นี่ไม่ใช่แนวคิดใหม่ทั้งหมด ในปี 2019 Amazon ได้ใช้โปรแกรมยกระดับทักษะเพื่อช่วยให้พนักงานได้รับทักษะใหม่ๆ และเปลี่ยนไปสู่บทบาทใหม่ เนื่องจากบริษัททำให้กระบวนการต่างๆ ในคลังสินค้าเป็นแบบอัตโนมัติ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้ Amazon รักษาพนักงานไว้ได้ แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและความพึงพอใจในการทำงานอีกด้วย

ระบบอัตโนมัติจะเติบโตต่อไป

เมื่อเราก้าวไปสู่อนาคต การใช้ประโยชน์จากพลังของระบบอัตโนมัติจะเป็นรากฐานที่สำคัญของความสำเร็จสำหรับธุรกิจที่มีแนวคิดก้าวหน้า การเพิ่มผลผลิตสูงสุดด้วยระบบอัตโนมัติและการนำประสิทธิภาพของกระบวนการไปใช้ในสถานที่ทำงานจะปลดปล่อยศักยภาพที่ยังไม่ได้ใช้ กำหนดบทบาทของบุคลากรที่มีความสามารถใหม่ และปลดล็อกโอกาสในการเติบโตอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ด้วยการนำเทคโนโลยีอัตโนมัติมาใช้อย่างมีกลยุทธ์ ธุรกิจต่างๆ สามารถวางตำแหน่งตัวเองในระดับแนวหน้าของนวัตกรรม กำหนดมาตรฐานใหม่ของความเป็นเลิศ และสร้างอนาคตของอุตสาหกรรมของตน