การจัดการข้อมูลหลักคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ

ทุกบริษัทเติบโตบนข้อมูล แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากข้อมูลนั้นแตกต่างไปตามระบบภายในของคุณ

ความสามารถในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงชื่อ ที่อยู่ อีเมล และหมายเลขบัญชี เป็นส่วนสำคัญในการสร้างประสบการณ์ลูกค้าในอุดมคติ แต่เมื่อคุณมีข้อมูลเข้าสู่ธุรกิจของคุณจากแหล่งที่มาที่หลากหลาย หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่ในที่สุดข้อมูลของคุณจะกลายเป็นข้อมูลเก่าและเริ่มแตกต่างกันไปตามชุดข้อมูลของคุณ

ข้อมูลที่ไม่ถูกตรวจสอบ ข้อมูลซ้ำซ้อนและไม่ถูกต้องจะเพิ่มอุปสรรคต่อประสบการณ์ของลูกค้า และทำให้ตัวแทนฝ่ายขายเข้าถึงลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ยากขึ้น สิ่งนี้ทำลายชื่อเสียงของแบรนด์และทำให้ลูกค้าหันไปหาคู่แข่งเพื่อประสบการณ์ที่ราบรื่นและเป็นส่วนตัวมากขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความเชื่อถือในข้อมูลของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้โซลูชันข้อมูลใดหรือจำนวนเท่าใดก็ตาม คือการใช้กลยุทธ์การจัดการข้อมูลหลัก (MDM) มาอธิบายว่าการจัดการข้อมูลหลักคืออะไร เคล็ดลับในการเริ่มต้นและรักษากลยุทธ์ MDM ที่มีประสิทธิภาพ และวิธีค้นหาโซลูชัน MDM ที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ

การจัดการข้อมูลหลัก (MDM) คืออะไร?

การจัดการข้อมูลหลักเป็นกระบวนการที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อรวมข้อมูลของคุณในระบบต่างๆ

ข้อมูลของคุณจะแตกต่างกันไปในแต่ละระบบโดยขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะสำหรับจุดข้อมูลแต่ละจุด วิธีการรวบรวมข้อมูลนั้น และทีมของคุณให้ความสำคัญ กับการบำรุงรักษาข้อมูลและคุณภาพ หรือไม่ การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ MDM จะช่วยให้ทีมของคุณปรับปรุงคุณภาพข้อมูล ทำให้แบ่งปันข้อมูลได้ง่ายขึ้น และทำให้มั่นใจว่าทีมและระบบทั้งหมดของคุณทำงานกับข้อมูลที่เชื่อถือได้

โดยทั่วไป MDM จะเกี่ยวข้องกับสองกระบวนการที่คุณสามารถจัดการแยกกันหรือพร้อมกัน:

MDM เชิงวิเคราะห์

เป้าหมายของการจัดการข้อมูลหลักเชิงวิเคราะห์คือการให้ข้อมูลที่สอดคล้องกันสำหรับคลังข้อมูลและระบบการวิเคราะห์เพื่อจัดเก็บหรือแยกย่อย ท้ายที่สุด สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงการตัดสินใจของบริษัทของคุณ

MDM เชิงปฏิบัติ

เป้าหมายของการจัดการข้อมูลหลักในการดำเนินงานคือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในระบบธุรกิจหลักมีความสอดคล้องกัน รวมถึงในด้านการเงิน การจัดซื้อ บัญชีเงินเดือน การขาย การตลาด หรือเครื่องมือแผนกอื่นๆ MDM สำหรับการปฏิบัติงานเริ่มต้นจากที่ข้อมูลของคุณถูกสร้างขึ้นก่อน เช่น CRM หรือ ERP ของคุณและเชื่อมต่อแหล่งข้อมูลหลักเหล่านี้กับระบบอื่นๆ ภายในองค์กรของคุณ

ข้อมูลใดที่คุณควรจัดการเป็นข้อมูลหลัก

วิธีที่คุณกำหนดข้อมูลหลัก ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า "บันทึกทอง" หรือ "แหล่งความจริงแหล่งเดียว" จะขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม ประเภทธุรกิจ และเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกและบริษัทอีคอมเมิร์ซมักจะดูชื่อลูกค้า ที่อยู่ และรายละเอียดบัญชีเป็นข้อมูลหลัก เช่นเดียวกับรหัสคูปองและราคาหรือรายละเอียดผลิตภัณฑ์ ในทางกลับกัน ธนาคารมักจะจัดลำดับความสำคัญของหมายเลขบัญชี ชื่อลูกค้า และผลิตภัณฑ์ทางการเงินเป็นข้อมูลหลัก

กุญแจสำคัญสำหรับ MDM คือการทำความเข้าใจข้อมูลประเภทต่างๆ ทั้งหมดที่คุณรวบรวมและจัดเก็บเป็นอันดับแรก และวิธีการที่ข้อมูลดังกล่าวแจ้งกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เริ่มต้นด้วยการระบุข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ และปรับแต่งกลยุทธ์ MDM ของคุณเพื่อปกป้องข้อมูลนั้น

เหตุใดคุณภาพของข้อมูลจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการข้อมูลหลัก

เป้าหมายของการจัดการข้อมูลหลักคือการรักษาข้อมูลที่สอดคล้องกันทั่วทั้งระบบของคุณ หากคุณไม่สามารถเชื่อถือข้อมูลของคุณได้ คุณอาจติดต่อลูกค้าด้วยวิธีที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขาเสียหาย

คุณภาพของข้อมูลเป็นรากฐานที่สำคัญของการจัดการข้อมูลหลัก ตัวแทนของคุณจำเป็นต้องเข้าใจว่าข้อมูลในระบบของคุณมาจากไหน คุณภาพอาจลดลง และวิธีอัปเดตข้อมูล หากคุณไม่รักษาคุณภาพข้อมูลหลักของคุณ กระบวนการและระบบดาวน์สตรีมทั้งหมดจะอาศัยข้อมูลที่ไม่ดี ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ไม่พึงประสงค์

เคล็ดลับในการรักษากลยุทธ์ MDM ที่มีประสิทธิภาพ

การนำกลยุทธ์ MDM ไปใช้ได้ง่ายกว่าที่คุณคิด แต่ต้องใช้ความพยายามร่วมกันทั้งบริษัทเพื่อรักษาคุณภาพข้อมูลของคุณ เริ่มต้นกลยุทธ์ MDM ของคุณโดยทำตามคำแนะนำเหล่านี้:

จัดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้อมูลของคุณ

กลยุทธ์ MDM ที่มีประสิทธิภาพนั้นกำหนดให้คุณต้องจัดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านข้อมูลของคุณให้สอดคล้องกันทั่วทั้งแผนกของคุณ รวมถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือผู้บริหารทุกคนที่ทำงานในระบบข้อมูลของคุณ เพื่อตกลงว่าคุณจะจัดโครงสร้างข้อมูลหลักและนโยบายสำหรับการอัปเดตอย่างไร กำหนดเพื่อนร่วมทีมหนึ่งหรือสองคนเพื่อนำความพยายาม MDM เริ่มต้นของคุณ จากจุดนั้น พวกเขาสามารถประสานงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านข้อมูลอื่นๆ เพื่อกำหนดกลยุทธ์ของคุณ

รวมศูนย์ข้อมูล

ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บและใช้ในหลายระบบ แต่สิ่งสำคัญคือต้องรวมศูนย์ข้อมูลของคุณหากเป็นไปได้และรวมระบบหรือเครื่องมือที่ซ้ำซ้อน การจัดการข้อมูลของคุณทำได้ง่ายกว่ามากหากข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่น้อยลง นอกจากนี้ การฝึก MDM ภายในขอบเขตที่เล็กลงจะช่วยเตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับเครื่องมือหรือระบบใหม่ๆ ที่อาจเพิ่มเข้ามาในภายหลัง

เมื่อคุณเริ่มต้นเส้นทาง MDM ให้บันทึก ระบบและเครื่องมือ ทั้งหมด ที่เก็บหรือใช้ข้อมูลของคุณ ใช้รายการดังกล่าวเพื่อระบุพื้นที่ที่เป็นไปได้ซึ่งคุณสามารถลดขนาดลงได้ (โดยไม่ลดทอนคุณภาพการบริการของคุณ)

เสริมสร้างคุณภาพของข้อมูล

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น คุณภาพข้อมูลของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการข้อมูลหลัก การ ล้างข้อมูล เป็นประจำ เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาคุณภาพของข้อมูลและปรับปรุงกลยุทธ์ MDM ของคุณต่อไป ขัดเกลาข้อมูลที่มีอยู่ของคุณก่อนที่จะระบุข้อมูลหลัก และฝึกอบรมทีมของคุณอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของคุณ

ใช้ชั้นข้อมูลเมตาทั่วไป

ชั้นข้อมูลเมตาทั่วไปจะทำให้การแบ่งปันหรือบูรณาการข้อมูลทั่วทั้งระบบการจัดการธุรกิจและการวิเคราะห์ของคุณง่ายขึ้นอย่างมาก ซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูลหลักส่วนใหญ่ (เราแชร์เคล็ดลับในการค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณด้านล่าง) จะช่วยให้ใช้งานชั้นข้อมูลเมตานี้ได้ง่าย

มุ่งเน้นไปที่ความปลอดภัยทางไซเบอร์

ข้อมูลหลักของคุณจะรวมถึงรายละเอียดลูกค้าที่ละเอียดอ่อนและข้อมูลลับที่คุณต้องปกป้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใช้การป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อปกป้องข้อมูลจากความเสี่ยงของการโจมตีทางไซเบอร์ หากคุณไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ในทีมของคุณ เราขอแนะนำให้คุณปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำความเข้าใจความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นเมื่อจัดการข้อมูลหลักและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปกป้องข้อมูล

ทำให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นประชาธิปไตย

คุณต้องการให้ทุกคนในทีมรู้ว่าควรจัดการข้อมูลลูกค้าเมื่อใดและอย่างไร จัดหาแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมและการสนับสนุน เช่น คู่มือวิธีใช้และวิดีโอทีละขั้นตอนที่แนะนำพนักงานผ่านแนวทางปฏิบัติและกระบวนการที่ดีที่สุดของ MDM เคล็ดลับอาจรวมถึงวิธีตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลลูกค้า สัญญาณว่าข้อมูลอาจมีคุณภาพต่ำ และวิธีใช้ข้อมูลเพื่อทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น

สิ่งที่ควรพิจารณาในการเลือกโซลูชัน MDM ที่เหมาะสม

การใช้กลยุทธ์ MDM อาจรู้สึกหนักใจ แต่ไม่ต้องกังวล มีซอฟต์แวร์และเครื่องมือการจัดการข้อมูลที่สามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดเรียบง่ายและเป็นธรรมชาติอย่างไม่น่าเชื่อ

เช่นเดียวกับเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ การค้นหาโซลูชันการจัดการข้อมูลหลักที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของคุณ บริษัทของคุณใช้ระบบข้อมูลกี่ระบบ? ทีมของคุณมีความเป็นผู้ใหญ่เพียงใดในกลยุทธ์ด้านข้อมูล เป้าหมายของคุณในการใช้โซลูชัน MDM คืออะไร

อย่างน้อยที่สุด เราขอแนะนำให้คุณสำรวจความสามารถ MDM ที่สำคัญเหล่านี้เมื่อประเมินตัวเลือกของคุณ:

การรวมขั้นสูงกับบริการ

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดข้อหนึ่งในการเลือกเครื่องมือจัดการข้อมูลหลักคือระบบหรือบริการใดที่คุณต้องการให้เครื่องมือ MDM ผสานรวมด้วย โซลูชัน MDM ในอุดมคติของคุณควรเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจที่สำคัญทั้งหมดของคุณและโซลูชันการบำรุงรักษาข้อมูลอื่นๆ ซึ่งอาจรวมถึงเครื่องมือล้างข้อมูล

ความสามารถในการจัดการโดเมนต่างๆ บนแพลตฟอร์มเทคโนโลยีเดียว

โซลูชัน MDM บางอย่างสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการโดเมนเดียว เช่น การจัดการข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ หรือข้อมูลพนักงาน อย่างไรก็ตาม โซลูชันขั้นสูงสามารถจัดการหลายโดเมนบนแพลตฟอร์มเทคโนโลยีเดียวกันได้ ทำให้คุณไม่จำเป็นต้องใช้โซลูชัน MDM มากกว่าหนึ่งรายการ และเพิ่มความคล่องตัวให้กับประสบการณ์สำหรับทีมของคุณอย่างมาก กำหนดวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

การใช้งานที่ยืดหยุ่น

นี่คือสิ่งที่ได้รับทางเทคนิค คุณสามารถโฮสต์โซลูชัน MDM ในสถานที่ ในระบบคลาวด์ หรือทั้งสองอย่างแบบผสมผสาน หากคุณต้องการโซลูชันระบบคลาวด์ คุณสามารถเลือกระหว่าง Microsoft Azure, Amazon AWS และ Google และอื่นๆ ขอให้ผู้ให้บริการโซลูชัน MDM ที่คาดหวังของคุณอธิบายถึงประโยชน์ของตัวเลือกการปรับใช้ของพวกเขา

การจัดสรรและการปรับขนาดโฮสติ้งบนคลาวด์

ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลและงบประมาณที่เป็นไปได้ คลาวด์โฮสติ้งอาจเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากกว่า เนื่องจากคุณสามารถปรับขนาดเพิ่มหรือลดตามความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย ผู้ให้บริการระบบคลาวด์หลายรายยังเสนอความสามารถด้านความปลอดภัยที่จะปกป้องข้อมูลของคุณเพิ่มเติมอีกด้วย

เพิ่มประสิทธิภาพ CRM ของคุณด้วยข้อมูลที่เชื่อถือได้

วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาคุณภาพข้อมูลของคุณและทำการตัดสินใจทางธุรกิจอย่างชาญฉลาดคือการช่วยให้ผู้ใช้ข้อมูลทั้งหมดของคุณเข้าใจวิธีการสนับสนุนการจัดการข้อมูลหลักของคุณ

การเริ่มต้นขัดถูและติดแท็กข้อมูลของคุณอาจใช้เวลาสักครู่ แต่เป็นการลงทุนที่จำเป็นซึ่งจะทำให้ทีมของคุณมีรากฐานที่มั่นคงในการสร้าง

กำลังมองหาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยคุณในการจัดการข้อมูลลูกค้าของคุณ? ดาวน์โหลด U limate CRM Admin Toolkit เพื่อช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายล่าสุดของการบริหารข้อมูล CRM