การตรวจสอบแพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติของคุณ: แผนงาน

แพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติ (MAP) เช่น HubSpot ควรจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น และช่วยให้คุณจดจ่อกับเวลาและความสนใจในเรื่องอื่นๆ ที่เร่งด่วนกว่าได้ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการควบคุมดูแลอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับทรัพย์สินที่คุณกำลังสร้างภายใน MAP ของคุณ สิ่งเหล่านี้ก็อาจส่งผลตรงกันข้ามได้อย่างง่ายดาย สิ่งที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นผู้สนับสนุนด้านการตลาด การขาย และการบริการของคุณ กลายเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการจัดการและดำเนินการตามความคิดริเริ่มของคุณ ซึ่งต้องใช้การคาดเดาและใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกลั่นกรองเนื้อหาเก่าเพื่อทำงานที่ง่ายที่สุดให้สำเร็จ

หากข้างต้นดูเหมือนเราเพิ่งอธิบายวันของคุณ แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว หากคุณปล่อยให้ MAP ของคุณมาถึงจุดนี้ อาจถึงเวลาแล้วที่จะถอยออกมาและทำบางสิ่งที่ไม่มีใคร ชอบ ทำ แต่จำเป็นสำหรับสุขภาพของธุรกิจของคุณ และที่สำคัญกว่านั้นคือสติของคุณ — การตรวจสอบพอร์ทัล

แม้ว่า MAP ทั้งหมดจะไม่เหมือนกัน แต่ก็มีแนวทางทั่วไปที่เราแนะนำให้ปฏิบัติตามเสมอเมื่อทำโปรเจ็กต์นี้ ประเด็นสำคัญและมักถูกมองข้ามในการมี MAP คือการมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย/แชมป์เปี้ยนภายในหนึ่งหรือสองคน ซึ่งสามารถเป็นแหล่งความจริงสำหรับโปรโตคอลของบริษัทใดๆ หรือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดภายใน MAP โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพของแพลตฟอร์ม .

สิทธิ์

ก่อนดำเนินการใดๆ เราขอแนะนำให้คุณดูการอนุญาตของผู้ใช้ภายใน MAP ของคุณ สิ่งนี้มักเป็นสาเหตุสำคัญของความไม่สอดคล้องกันภายในแพลตฟอร์ม เนื่องจากผู้คนต่างมีความคิดที่แตกต่างกันว่าสิ่งต่าง ๆ ควรทำงานอย่างไรและดำเนินการอย่างไรจากมุมมองและความคิดริเริ่มของบทบาทของตนเอง

ในการจัดการสิ่งนี้ สัมภาษณ์แต่ละแผนกหรือผู้ใช้และกำหนดสิ่งที่พวกเขาต้องการเข้าถึงและระดับการเข้าถึงที่จำเป็น จัดระเบียบใหม่และจัดทำเอกสารสิทธิ์เหล่านั้นเพื่อให้ทุกคนในองค์กรของคุณรู้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงอะไรและเพราะเหตุใด การใช้แนวทางนี้ควรช่วยบรรเทาความรู้สึกลำบากใจว่าทำไมการสับเปลี่ยนการอนุญาตจึงเกิดขึ้น และให้ทุกคนมีความเข้าใจมากขึ้นว่าพวกเขาควรจะไปหาใครเมื่อพวกเขาต้องการบางสิ่งที่สำเร็จโดยเฉพาะ ตามกฎทั่วไป สิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบ (ผู้ดูแลระบบระดับสูงใน HubSpot) ควรสงวนไว้สำหรับกลุ่มผู้ใช้ระดับสูงโดยเฉพาะ หากไม่ใช่เพียงคนเดียว

อนุสัญญาการตั้งชื่อ

เมื่อการอนุญาตถูกยกกำลังสองออกไป ก็ถึงเวลาทำให้ผู้ใช้เหล่านั้นอยู่ในหน้าเดียวกันกับโครงสร้างแบบแผนการตั้งชื่อของ MAP ก่อนที่จะแตะเนื้อหาใดๆ ในพอร์ทัล สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจว่าคุณจะจัดประเภทเนื้อหาต่างๆ อย่างไร จะเชื่อมโยงเนื้อหาเหล่านี้เข้าด้วยกันอย่างไร และรายละเอียดใดควรแสดงในระดับสูง สิ่งที่กำหนดและตัดสินใจในที่นี้จะสร้างสิ่งมหัศจรรย์สำหรับการใช้งาน MAP ในอนาคต และช่วยให้คุณสำรวจและรายงานเกี่ยวกับทรัพย์สินที่คุณกำลังสร้างและจัดการภายในแพลตฟอร์มได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าจะไม่มีโครงสร้างแบบแผนการตั้งชื่อเฉพาะที่เราแนะนำ แต่คุณควรคำนึงถึงสิ่งต่างๆ เช่น แคมเปญที่คุณใช้งาน ระยะเวลาของแคมเปญเหล่านั้น และการเชื่อมต่อบุคคลที่สามที่คุณอาจมีกับ MAP ของคุณ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือการสนทนานี้ควรเป็นการสนทนากับผู้ใช้เดียวกันกับที่คุณจัดการสิทธิ์ให้ ให้จุดเริ่มต้นตามความรู้ระดับผู้เชี่ยวชาญของคุณเกี่ยวกับ MAP แต่ปรับให้เข้ากับผู้ใช้ที่กำลังสร้าง/ทำงานภายใน MAP ทุกวัน เมื่อสิ้นสุดกระบวนการ คุณควรมีเอกสารที่คุณสามารถแบ่งปันกับทีมของคุณ ซึ่งจะกำหนดแบบแผนการตั้งชื่ออย่างชัดเจนเพื่อใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ของสินทรัพย์ อย่ากลัวที่จะอัปเดตในขณะที่ธุรกิจของคุณมีวิวัฒนาการ และอย่าลืมแจ้งข้อมูลอัปเดต/การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นกับส่วนที่เหลือในทีมของคุณ

ณ จุดนี้ในโครงการ คุณได้วางรากฐานสำหรับงานจริงที่จะเริ่มภายใน MAP คุณรู้ว่าใครสามารถแก้ไข/สร้างเนื้อหาบางอย่างได้ และกำหนดโครงสร้างที่คุณต้องการนำไปใช้ ในตอนท้าย MAP มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริม ขายให้กับ และ/หรือผู้ติดต่อด้านบริการในฐานข้อมูลของคุณ ด้วยเหตุผลดังกล่าว เราจึงแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่าผู้ติดต่อเหล่านั้นเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถติดตามเส้นทางจากการสร้างไปจนถึงกระบวนการสุดท้ายที่พวกเขาลงเอยด้วย แล้วจึงปรับให้เหมาะสมระหว่างทาง

แบบฟอร์มและแลนดิ้งเพจ

เมื่อตรวจสอบแบบฟอร์มปัจจุบันใน MAP ของคุณ ให้มองหาส่วนซ้ำซ้อนหรือแบบฟอร์มที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป ดูสถิติเช่นเวลาที่ส่งแบบฟอร์มครั้งล่าสุด จำนวนการดูแบบฟอร์ม และเวลาที่สร้าง/อัปเดตแบบฟอร์มล่าสุดเพื่อพิจารณาว่าแบบฟอร์มยังทำงานอยู่หรือไม่

ขณะดูแบบฟอร์มของคุณ เอกสารที่เชื่อมโยงไปถึงหน้า Landing Page หน้าเหล่านั้นสามารถเก็บถาวร/เปลี่ยนเส้นทางได้หรือไม่ หรือจริงๆ แล้วยังคงใช้งาน/จำเป็นอยู่ เมื่อเสร็จแล้ว ให้มองหาการรวมโครงสร้างแบบฟอร์มของคุณ ใช้แนวความคิดของช่องทางเพื่อจัดเนื้อหา/การส่งลงในบัคเก็ตเพื่อช่วยในการบำรุงรักษาพอร์ทัลและกระบวนการแบ็กเอนด์

เป้าหมายไม่ได้คือการมีแบบฟอร์มหลักเพียงรูปแบบเดียว แต่เป็นการจัดกลุ่มที่จัดการได้ง่ายกว่า (เช่น หากคุณกำลังจัดสัมมนาผ่านเว็บ คุณกำลังสร้างแบบฟอร์มใหม่ทุกครั้งหรือไม่ ถ้าใช่ ให้พิจารณามีแบบฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บหลัก) อย่าลืมใช้แบบแผนการตั้งชื่อที่คุณได้ตัดสินใจไว้ก่อนหน้านี้ในกระบวนการเช่นกัน

จุดเข้าฐานข้อมูลอื่นๆ

ผู้ติดต่อจะเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณได้อย่างไร มีการบูรณาการ (เช่น Salesforce ) ในการเล่นที่ต้องนำมาพิจารณาหรือไม่? ถ้าใช่ คุณจะต้องจัดทำเอกสารและประเมินการผสานรวมอีกครั้ง และทำให้แน่ใจว่าการแมปและการตั้งค่าใด ๆ ที่สอดคล้องกับหลักการตั้งชื่อใหม่และกระบวนการแบ่งส่วนฐานข้อมูลของคุณ มีการนำเข้าบ่อยครั้งโดยผู้ใช้หรือไม่? ถ้าใช่ ให้ตรวจสอบการนำเข้าบางส่วนและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดการข้อมูลที่ถูกต้องก่อนที่จะนำเข้า - มีฟิลด์ที่ถูกต้องหรือไม่ ผู้ใช้สร้างฟิลด์คู่หรือไม่? ถ้าใช่ การล็อคการอนุญาตมากขึ้นอาจเป็นไปตามลำดับ หรือ พิจารณาให้ผู้ใช้มีเทมเพลตการนำเข้า/เอกสารกระบวนการเพื่อช่วยกำหนดมาตรฐานการดำเนินการนำเข้าของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม ผู้ติดต่อจะเข้าสู่ฐานข้อมูลของคุณ ตอนนี้คุณควรมีฟิลด์ รายการ หน้า และแบบฟอร์มที่จำเป็นทั้งหมดต่อหน้าคุณในขั้นตอนนี้ของการตรวจสอบ ตอนนี้ได้เวลาแยกปุ่มลบออกเพื่อกำจัดคุณสมบัติที่ไม่จำเป็น (อย่าลืมรวมในสถานการณ์ที่ซ้ำกัน) รายการ LP และแบบฟอร์ม หากคุณรู้สึกไม่สบายใจเกี่ยวกับการลบทิ้งทันที ให้ใช้โครงสร้างโฟลเดอร์เพื่อเก็บถาวรเนื้อหาที่ไม่จำเป็นเพื่อกำจัดให้พ้นสายตาและไม่อยู่ในความคิด แต่ยังสามารถอ้างอิงกลับมาได้ในภายหลังหากจำเป็น

ในขั้นตอนที่สองของการตรวจสอบ คุณจะพิจารณาว่าเกิดอะไรขึ้นกับผู้ติดต่อหลังจากสร้าง อีกครั้ง เนื่องจากความสมบูรณ์ของฐานข้อมูลและประสบการณ์การติดต่อควรเป็นหัวใจของกลยุทธ์ MAP การดูจากมุมมองของการเดินทางของผู้ติดต่อจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและตัดสินใจเกี่ยวกับทรัพย์สินที่กำหนดเส้นทางนั้น

กระบวนการส่งเสริมการขาย/ระบบอัตโนมัติ

คุณอาจพบข้อความและการดูแลระบบอัตโนมัติในส่วนแบบฟอร์มของการตรวจสอบของคุณ (และคุณอาจต้องการพิจารณาในขณะนั้นด้วย) แต่ตอนนี้ คุณจะต้องดูระบบอัตโนมัติที่ส่งข้อความไปยังผู้ติดต่อของคุณ การดำเนินการที่คุณอาจเลือกดำเนินการในขั้นตอนนี้อาจเป็น:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเกณฑ์เริ่มต้นถูกต้อง (เช่น เนื่องจากคุณได้รวมแบบฟอร์มแล้ว ตอนนี้คุณจำเป็นต้องอ้างอิงชื่อหน้าด้วยหรือไม่)
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลที่รวมอยู่ในระบบอัตโนมัตินั้นสอดคล้องกับเสียงและแบรนด์ของคุณในปัจจุบันเนื่องจากสิ่งเหล่านี้อาจมาจากเมื่อหลายปีก่อน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายของเวิร์กโฟลว์สอดคล้องกับโครงสร้างและฐานข้อมูลใหม่ของคุณ
• การลบหรือเก็บถาวรการทำงานอัตโนมัติที่ล้าสมัยในขณะนี้
• การนำแบบแผนการตั้งชื่อไปใช้ใหม่เพื่อให้ตรงกับแบบฟอร์มและรายการที่อาจผลักดันการลงทะเบียนของพวกเขา

กระบวนการปฏิบัติงาน/ระบบอัตโนมัติ

เราแยกการดำเนินการออกจากระบบอัตโนมัติสำหรับการส่งเสริมการขายเท่านั้นเพื่อขับเคลื่อนความจริงที่ว่าข้อกังวลหลักของคุณควรเกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้ติดต่อในฐานข้อมูลของคุณ อย่างอื่นควรเป็นเรื่องรอง

เมื่อคุณจัดระเบียบข้อความสำหรับผู้ติดต่อที่ด้านบนแล้ว ก็ถึงเวลาหันมาสนใจข้อดีที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของ MAP ฐานข้อมูล และขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ช่วยให้คุณทำงาน/การแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ และทำให้ข้อมูลของคุณเป็นมาตรฐาน

ในที่นี้ คุณจะพิจารณาหลายสิ่งหลายอย่างที่คุณคำนึงถึงขั้นตอนการส่งเสริมการขาย แต่ยังให้ความสนใจกับสิ่งต่างๆ เช่น:

• ระยะวงจรชีวิตและเมื่อ/อย่างไรถูกตั้งค่า
• คะแนนนำ
• กลยุทธ์ด้านสุขอนามัยของฐานข้อมูล
• มีการแจ้งเตือนภายในใดบ้างและมีช่องว่างให้กรอกหรือไม่?

ด้วยกระบวนการส่งเสริมการขายและการปฏิบัติงาน การจัดทำเอกสารมีความสำคัญยิ่งต่อความสามารถในการใช้งาน MAP ของคุณ พิจารณาใช้เครื่องมือเช่น Lucidchart เพื่อเชื่อมโยงการเดินทางของผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ปล่อยให้ลีดที่ดีตาย ถูกเลื่อนตำแหน่งมากเกินไปหรือได้รับข้อความที่ไม่ถูกต้อง ในทำนองเดียวกัน การบันทึกเอกสารจะช่วยให้คุณสามารถระบุและตัดทอนเพื่อให้ระบบของคุณทำงานได้อย่างเหมาะสมและลดต้นทุน ทั้งในแง่ของชั่วโมงที่ใช้ไป และการรักษาคุณให้อยู่ภายใต้ข้อจำกัดของระบบหรือการสมัครรับข้อมูลที่คุณอาจมี

MAP ของแต่ละบริษัทมีความแตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่าการตรวจสอบทุกครั้งก็จะแตกต่างกันเช่นกัน แนวทางปฏิบัติที่สรุปไว้ที่นี่เป็นแผนงานเริ่มต้นที่มั่นคงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเข้าสู่พื้นที่ขนาดใหญ่ แต่ต้องแน่ใจว่าได้ปรับแต่งสิ่งเหล่านี้ให้เข้ากับความต้องการและลำดับความสำคัญเฉพาะของคุณ นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าแพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติเป็นมากกว่าแค่พื้นที่ที่กล่าวถึงข้างต้น การตรวจสอบของคุณอาจขยายไปสู่พื้นที่/เครื่องมืออื่นๆ ได้เช่นกัน ในความเป็นจริงมันเป็นไปได้

คำแนะนำสุดท้าย หาก MAP ของคุณไม่สามารถจัดการได้ ให้พิจารณาทำสัญญากับพันธมิตรอย่าง Kuno Creative เพื่อช่วยคลี่คลายความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลและทำให้แพลตฟอร์มของคุณกลับมาสู่เส้นทางเดิม การพึ่งพาประสบการณ์ที่รวบรวมมาจากหลายแพลตฟอร์มและอุตสาหกรรมเป็นระดับที่ประเมินค่าไม่ได้สำหรับชุดความรู้และทักษะของทีม และสามารถเร่งไทม์ไลน์ของคุณสู่แพลตฟอร์ม zen!

พร้อมที่จะเชื่อมต่อ? กำหนดเวลาการ ให้คำปรึกษา ซึ่งเราสามารถหารือเกี่ยวกับความต้องการด้านการตลาดของคุณ