การจัดการความสัมพันธ์ระหว่าง IT ภายในองค์กรกับผู้ให้บริการภายนอก

ธุรกิจจำนวนมากพบว่าการตัดสินใจระหว่างการคงข้อกำหนดการสนับสนุนด้านไอทีไว้ภายในองค์กรหรือการจ้างผู้ให้บริการจากภายนอกเป็นสิ่งที่ตรงไปตรงมา ในสถานการณ์นี้ สายการบังคับบัญชา ชุดค่านิยมร่วมหลัก และโครงสร้างการรายงานจะเหมือนกันทั้งทีม และยังคงชัดเจน

อย่างไรก็ตาม กรณีนี้ไม่ค่อยเกิดขึ้นเมื่อพูดถึงโซลูชันด้านไอที ทีมภายในองค์กรเป็นโอกาสที่น่าดึงดูดใจ แต่ค่าใช้จ่ายของพวกเขาอาจสูงลิบลิ่ว การพึ่งพาทีมงานภายนอกอาจช่วยให้คุณได้รับประสบการณ์ที่มากขึ้น แต่คุณจะพลาดวิธีการแบบ 'ปฏิบัติจริง' ซึ่งมีเฉพาะทีมงานที่อยู่ในสำนักงานของคุณเท่านั้นที่สามารถให้ได้

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการตัดสินใจทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจต่าง ๆ กำลังตัดสินใจที่จะสร้างความสมดุลให้กับทางเลือกทั้งสองนี้มากขึ้น โดยหวังว่าจะได้สิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก แต่มันไม่ง่ายอย่างนั้นเสมอไป หากคุณต้องการให้ทั้งสองทีมมีความสัมพันธ์เชิงบวกที่เป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ คุณจะต้องถามตัวเองด้วยคำถามสำคัญบางข้อ และค้นหาว่าเกิดอะไรขึ้นภายในองค์กรและสิ่งใดควรจ้างบุคคลภายนอก

ทั้งสองทีมมีจุดมุ่งหมายเดียวกันหรือไม่?

ความเป็นไปได้คือธุรกิจของคุณมีค่านิยมหลักและอุดมคติที่กำหนดวิธีดำเนินการของคุณในการดำเนินงานทุกวัน แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นวิธีที่ดีในการรวมพนักงานของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว แต่บางครั้งอาจรู้สึกราวกับว่าทีมไอทีไม่ได้ทำงานตามเป้าหมายเหล่านี้ แต่ทำไมเป็นเช่นนั้น

โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นการสรุปบทบาทที่พวกเขาดำเนินการในธุรกิจของคุณ เห็นได้ชัดว่าฝ่ายการตลาด บัญชี และพนักงานขายของคุณจะไม่สามารถทำงานของตนได้หากไม่มีระบบไอทีที่พร้อมทำงาน แต่นั่นอาจสร้างความแตกแยกระหว่างพวกเขากับคนอื่นๆ ในทีมได้ พวกเขาเป็นเพียงคนรับใช้ที่ทำงานให้กับผู้ที่ทำงาน 'เหมาะสม' หรือไม่? หรือพวกเขากำลังขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าด้วยสิทธิของตนเอง?

ธุรกิจของคุณควรมองว่าทีมไอทีของคุณควรมีคุณค่าพอๆ กับส่วนอื่นๆ ของพนักงานของคุณ ดังนั้นพนักงานและผู้ให้บริการภายนอกของคุณควรเข้ากับรูปแบบความคิดนี้ด้วย แม้ว่าคุณอาจเห็นการสนับสนุนด้าน IT ของคุณเป็นส่วนใหญ่เมื่อมีบางอย่างทำงานไม่ถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องสร้างบรรยากาศของการอยู่ร่วมกันซึ่งคุณทุกคนกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกัน

การมีทัศนคติเช่นนี้อาจหมายความว่าคุณให้ผู้ให้บริการภายนอกมีส่วนร่วมในสถานการณ์ที่พวกเขาไม่เกี่ยวข้องเลย แต่ถ้าสิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการปฏิบัติเหมือนเป็นสมาชิกที่มีคุณค่าของชุมชน คุณก็จะหลีกเลี่ยงความสับสนในอนาคตเกี่ยวกับทิศทางและลำดับความสำคัญได้ ของธุรกิจของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: 3 เคล็ดลับง่าย ๆ ในการรักษางบประมาณของคุณ

ใครเป็นผู้ตัดสินใจสำหรับธุรกิจของคุณ

ถึงกระนั้น แม้ว่าการทำให้ทุกคนรู้สึกราวกับว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีมเป็นสิ่งสำคัญ สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือต้องแน่ใจว่าพวกเขาถูกควบคุมโดยผู้นำที่เข้มแข็งและมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณนำผู้ให้บริการภายนอกเข้ามา บรรทัดคำสั่งเหล่านี้อาจดูคลุมเครือเล็กน้อย ดังนั้นคุณจะต้องเคลียร์สิ่งต่างๆ และทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ประสบปัญหาใดๆ อันเนื่องมาจากความสับสน

เมื่อมีการตัดสินใจโดยอิงจาก IT คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งทีมรู้ว่าใครเป็นคนทำการตัดสินใจนั้น รวมถึงสาเหตุที่ทำการตัดสินใจนั้น และใครจะเป็นผู้สั่งการคำขออื่นๆ จากที่นั่น การมีความคิดริเริ่มเป็นเรื่องดี แต่คุณคงไม่อยากรบกวนธุรกิจขนาดใหญ่ด้วยการให้ผู้คนตัดสินใจที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวที่กว้างขึ้น

โครงสร้างการรายงานของคุณมีลักษณะอย่างไร

หากคุณกำลังทำงานร่วมกับผู้ให้บริการสนับสนุนด้านไอทีภายนอก คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้โครงสร้างการรายงานที่คล้ายคลึงกันกับที่ทีมภายในองค์กรของคุณทำงานด้วย ฝ่ายไอทีทำงานได้ราบรื่นที่สุดเมื่อทุกอย่างรวมกันเป็นหนึ่งเดียว ให้คิดว่าเป็นเครือข่ายทั้งหมด ไม่ใช่แค่อุปกรณ์แต่ละชิ้น

หากต้องการรวมทีมของคุณให้เป็นหนึ่งเดียว ให้สร้างโครงสร้างการรายงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองทีมตกลงที่จะปฏิบัติตาม ซึ่งจะช่วยลดโอกาสในการเกิดช่องว่างและข้อผิดพลาด รวมถึงโอกาสที่พลาดไป

ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ดำเนินการแต่ละงาน?

ด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการบนคลาวด์ การมอบหมายงานเฉพาะให้กับผู้ใช้บางรายจึงเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังทำงานกับทีมภายนอกที่ไม่ได้อยู่ในโครงสร้างการจัดการปกติของคุณ คุณอาจพบว่าปัญหาบางอย่างเริ่มเกิดขึ้น

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกงานที่จำเป็นหรือทีมงานภายในองค์กรหรือภายนอกของคุณได้รับมอบหมายอย่างสม่ำเสมอในลักษณะเดียวกัน แม้ว่าผู้ให้บริการภายนอกจะจบลงด้วยการทวีคูณด้วยวิธีของพวกเขาเอง เมื่อทำสิ่งนี้ คุณจะสามารถดูแผนของคุณได้อย่างรวดเร็วและรู้ได้อย่างชัดเจนว่าใครจะจัดการกับงานของคุณ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานนั้นจะถูกว่าจ้างจากภายนอกหรือทำภายในบริษัท

อ่านเพิ่มเติม: เครื่องมือธุรกิจฟรี 10 อันดับแรกสำหรับผู้เริ่มต้น

สื่อสารชัดเจนหรือไม่?

คำถามนี้ไม่ 'ยุ่งยาก' เกินไป และเป็นองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จของธุรกิจใดๆ ก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งสองทีมของคุณสื่อสารกันอย่างชัดเจน สม่ำเสมอ และมีประสิทธิภาพ

อาจฟังดูชัดเจน แต่การสื่อสารจะพลาดพลั้งได้ง่ายเมื่อเวลาผ่านไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานยุ่งหรือธุรกิจของคุณกำลังประสบกับช่วงเวลาที่ยุ่งเป็นพิเศษ หากทุกคนทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย การสื่อสารตามปกติอาจดูเหมือนไม่จำเป็น แต่ก็คุ้มค่าเสมอที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าตัวเองยืนอยู่ตรงไหนและทำงานอย่างไร

คุณสามารถช่วยสื่อสารได้โดยตั้งค่าเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น แผนภูมิ Slack หรือไฟที่ Basecamp เพื่อให้พนักงานได้พูดคุยกัน!

ทีมของคุณเข้าใจซึ่งกันและกันหรือไม่?

คุณอาจคิดว่าคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับบทบาทของแต่ละบุคคลในทีมของคุณและสิ่งที่พวกเขาอาจได้รับในแต่ละวัน แต่ถ้าคุณไม่ติดตาม คุณอาจกำลังเผชิญกับความขุ่นเคืองหรือความตึงเครียด ระหว่างการสนับสนุนของคุณทั้งสองด้าน

การกำหนดสิ่งที่แต่ละทีมรับผิดชอบอย่างชัดเจนตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการจ้างงานเป็นสิ่งสำคัญในการช่วยให้แต่ละทีมเข้าใจว่าอีกฝ่ายทำอะไรในแต่ละวัน นอกจากนี้ คุณไม่ควรลังเลที่จะนำทั้งสองทีมมารวมกันเพื่อเป็นร่มเงาให้กันและกัน หากคุณต้องการสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งหรือกระชับความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น ระบบไอทีสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมากจากบริษัทหนึ่งไปอีกบริษัทหนึ่ง และไม่มีวิธีใดที่ดีไปกว่าการขจัดความซับซ้อนได้ดีไปกว่าการให้แต่ละทีมเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบตามปกติของอีกฝ่ายหนึ่ง แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่จำเป็นต้องส่งผลให้มีสมาชิกที่ใช้แทนกันได้ แต่ก็หมายความว่าพวกเขาสามารถคาดหวังซึ่งกันและกันได้อย่างเหมาะสม และจะรู้ว่าควรขอความช่วยเหลือจากที่ใดหากต้องการประสบการณ์เพิ่มเติม