วิธีจัดการกล่องขาเข้า Instagram ของคุณอย่างมืออาชีพ

เผยแพร่แล้ว: 2022-09-02

Instagram Marketing เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ การบริการลูกค้า และแม้แต่การขาย แต่ในฐานะธุรกิจ คุณค่าทางการตลาดที่แท้จริงอยู่ที่ความสามารถในการพูดคุยกับลูกค้าโดยตรงผ่าน Instagram DM ของคุณ

คนส่วนใหญ่ตรวจสอบกล่องจดหมาย Instagram ของตนบ่อยกว่ากล่องจดหมายอีเมล เมื่อพูดถึงการดูแลลูกค้า การสนทนา DM ของคุณเป็นโอกาสที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณในการสร้างความประทับใจเชิงบวกที่ยั่งยืนให้กับแบรนด์ของคุณ กุญแจสำคัญคือการจัดการกล่องจดหมายของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อไม่ให้ลูกค้าหลุดพ้นจากช่องโหว่

ผู้จัดการโซเชียลมีเดียส่วนใหญ่อาจเกี่ยวข้องกับการติดขัดในการตอบข้อความของลูกค้าในตอนเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์ ที่ Sked เป้าหมายของเราคือทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเพลิดเพลินกับ Happy Hour โดยไม่ต้อง "ping" ที่กวนใจจากกล่องจดหมาย IG ของคุณ

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีจัดการกล่องขาเข้า Instagram ของคุณและเพิ่มชั่วโมงการทำงานในสัปดาห์ของคุณ! นี่คือสิ่งที่เราจะเปิดเผย:

การสร้างเวิร์กโฟลว์ในกล่องจดหมายที่ทำงานร่วม กับคุณ ไม่ใช่ ต่อต้าน คุณ
ดึงดูดผู้ชมของคุณด้วยคุณสมบัติการส่งข้อความในตัวของ Instagram
สำรวจวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพการรับส่งข้อความของคุณและใช้กล่องขาเข้า Instagram ของคุณอย่างเต็มศักยภาพ

วิธีเข้าถึง Instagram DM ของคุณ

ในฐานะนักการตลาดโซเชียลมีเดีย Direct Professional Inbox ของ Instagram คือสวรรค์ ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อความของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และควบคุมการแจ้งเตือน เพื่อไม่ให้คุณถูกทิ้งระเบิดด้วยข้อความตลอดเวลา

ในการเข้าถึงกล่องจดหมายแบบมืออาชีพ คุณจะต้องมี บัญชีธุรกิจ Instagram หรือบัญชีผู้สร้าง บนแอพมือถือ Instagram

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้กล่องขาเข้าแบบมืออาชีพเพื่อจัดระเบียบข้อความโดยตรงของ Instagram บนโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ:

แท็บกล่องจดหมายหลักและทั่วไป

ถ้าคนที่คุณติดตามส่งข้อความถึงคุณ โดยทั่วไปแล้วจะปรากฏในโฟลเดอร์หลัก สำหรับคนส่วนใหญ่ ข้อความเหล่านี้คือ ข้อความที่คุณต้องการดูก่อน หากคุณต้องการบันทึกไว้ในภายหลัง คุณสามารถปัดไปทางซ้ายเพื่อย้ายไปยังแท็บทั่วไป

การแจ้งเตือนสำหรับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านจะถูกเปิดโดยอัตโนมัติสำหรับแท็บหลักและปิดสำหรับแท็บทั่วไป หากคุณกำลังจะออกจากสำนักงานและต้องการปรับการตั้งค่าการแจ้งเตือนของคุณ คุณสามารถเปิดและปิดการตั้งค่าเหล่านี้ได้ในการตั้งค่า – ข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่าง!

คำขอข้อความ

คำขอคือข้อความตรงจาก บัญชี Instagram ที่คุณไม่ได้ติดตาม คุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ แต่ข้อความขอจะไม่ถูกทำเครื่องหมายว่า "เห็น" เว้นแต่คุณจะยอมรับ

บนแอพ Instagram สำหรับ Android และ iPhone คุณสามารถแตะที่ คำขอทั้งหมด จากนั้นเลือก คำขอยอดนิยม เพื่อดูคำขอที่จัดโดยบัญชีที่สำคัญ คุณจะเห็นโฟลเดอร์ชื่อ คำขออื่นๆ เข้าใกล้โฟลเดอร์นี้ด้วยความระมัดระวัง – โดยทั่วไปแล้วจะมีบัญชีที่ Instagram ตั้งค่าสถานะว่าเป็นสแปมหรือการชักชวนที่ไม่ต้องการ

เมื่อคุณอนุญาตคำขอข้อความจากผู้อื่น ข้อความในอนาคตของบุคคลนั้นจะส่งตรงไปยังรายการแชทของคุณในแท็บหลัก จากจุดนั้นเป็นต้นไป ข้อความในอนาคตทั้งหมดจากพวกเขาจะส่งไปยังปฐมวัยโดยตรง

จะหาการตั้งค่า Instagram DM ของคุณได้ที่ไหน

หากต้องการปรับการตั้งค่าข้อความส่วนตัว ให้ไปที่มุมบนขวาของโปรไฟล์ Instagram ของคุณและเปิดแท็บการตั้งค่า คลิก การแจ้งเตือน จากนั้นเลือก ข้อความและการโทร จากเมนู ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถปรับการตั้งค่าของคุณสำหรับแท็บกล่องจดหมายและคำขอข้อความต่างๆ

วิธีใช้กล่องขาเข้า Instagram ของคุณให้เต็มศักยภาพ

สร้างแผนการจัดระเบียบข้อความโดยตรงบน Instagram ของคุณ

ไม่มีอะไรจะดีไปกว่าการกดกล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ แต่การจะไปถึงที่นั่น คุณต้องมีระบบที่เหมาะสมในการจัดการข้อความของคุณ

พูดทันทีว่าวงล้อวงล้อของคุณกลายเป็นกระแสไวรัล และคุณโดนคลื่นยักษ์ @mentions ในกล่องจดหมายของคุณ หรือพระเจ้าห้ามคุณมีปัญหากับผลิตภัณฑ์หรือบริการและได้รับคำร้องเรียนจากลูกค้ามากมาย ระบบการจัดการกล่องขาเข้าที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีวิธีจัดหมวดหมู่ข้อความที่เข้ามา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าสถานะข้อความโดยปัดไปทางซ้ายแล้วคลิก “ตั้งค่าสถานะ” หรือย้ายไปยังกล่องจดหมายหลักของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความเหล่านั้นจะถูกมองเห็นได้ทันท่วงที กำหนดว่าใครในทีมของคุณจะตอบกลับข้อความประเภทใด และเวลาตอบกลับที่คาดไว้จะเป็นอย่างไร

ใช้คุณสมบัติในตัวของ Instagram เพื่อมีส่วนร่วมกับผู้ชมของคุณได้ดียิ่งขึ้น

ดูว่าผู้ชมของคุณออนไลน์เมื่อใดและเชื่อมต่อกับพวกเขาทันที

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Facebook

ตามคำมั่นสัญญาที่ว่ากล่องข้อความ DM จะได้รับการอัปเกรดที่สำคัญในปี 2022 Instagram ได้ทำการปรับปรุงหลายอย่างเพื่อช่วยให้บัญชีธุรกิจเชื่อมต่อ แชร์ และตอบสนองต่อผู้ชมของพวกเขาผ่านการส่งข้อความโดยตรง พวกเขารวมถึง:

ตอบกลับขณะที่คุณเรียกดู : ได้รับข้อความใหม่ขณะที่คุณเลื่อนดูฟีดของคุณใช่หรือไม่ ตอนนี้คุณสามารถตอบกลับโดยไม่ต้องไปที่กล่องจดหมายของคุณและสูญเสียที่อยู่ของคุณ ทำให้การสนทนากับผู้ชมของคุณง่ายขึ้นและสะดวกขึ้น คุณยังสามารถปัดขึ้นบน Instagram Stories เพื่อเริ่มการสนทนากับผู้ใช้รายอื่นได้ทันที

ส่งให้เพื่อนอย่างรวดเร็ว: เมื่อแตะปุ่มแชร์ค้างไว้ คุณสามารถแชร์มีมแมวตลกๆ หรือเรื่องราวข่าวที่น่าสนใจกับสมาชิกในทีมของคุณโดยไม่รบกวนประสบการณ์ Instagram

ดูว่าใครออนไลน์อยู่: ที่ด้านบนของกล่องจดหมาย คุณจะเห็นว่าใครออนไลน์อยู่และสามารถสนทนาได้อย่างอิสระ หากพวกเขากำลังออนไลน์ คุณจะเห็นจุดสีเขียวเล็กๆ ข้างชื่อของพวกเขา สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณกำลังดำเนินการขายผ่าน DM เนื่องจากคุณจะสามารถดูได้ว่าใครออนไลน์อยู่และเวลาที่ดีที่สุดในการติดต่อ

ประสบการณ์ใหม่สำหรับเธรดข้อความ

Instagram ทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อทำให้เธรดข้อความน่าสนใจและมีส่วนร่วมมากขึ้น นี่คือคุณสมบัติใหม่บางส่วนที่พวกเขาแนะนำสำหรับเธรดในปี 2022:

ได้รับความอนุเคราะห์จาก Facebook

การ ส่งข้อความอย่างเงียบๆ: “การเลื่อนไปที่ DM” ทำให้เกิดความหมายใหม่ทั้งหมดด้วยข้อความเงียบของ Instagram หากคุณกำลังส่งข้อความถึงลูกค้าตอนดึก ให้เพิ่ม “@silent” ในข้อความของคุณ ซึ่งจะทำให้ข้อความของคุณถูกส่งโดยไม่มีการแจ้งเตือนที่ไม่ต้องการ ไว้วางใจเรา: ลูกค้าของคุณจะขอบคุณ
ยกเลิก การ ส่งข้อความ: มีอะไรแย่ไปกว่าการพิมพ์ตอบกลับข้อความ Instagram ที่สมบูรณ์แบบ เพียงเพื่อจะได้รู้ว่าคุณพิมพ์ผิดหรือเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรง อินสตาแกรมช่วยคุณได้ ด้วยคุณสมบัติ Unsend สิ่งที่คุณต้องทำคือแตะข้อความของคุณและกดค้างไว้ จนกว่าคุณจะเห็นข้อความแจ้งที่อนุญาตให้คุณยกเลิกการส่ง โว้ว! เหมือนกับว่าข้อความของคุณไม่เคยมีอยู่จริง
สร้างโพล: พยายามเลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการถ่ายทอดสดครั้งต่อไปของคุณ? รวบรวมผู้เข้าร่วมในเธรดกลุ่มและสร้างโพลโดยตรงในการแชทเป็นกลุ่มของคุณ เพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสมกับกำหนดการของทุกคน คุณยังสามารถทำการวิจัยกลุ่มเป้าหมายได้ด้วยการถามกลุ่มเกี่ยวกับความชอบของพวกเขา หรือขอความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

หมายเหตุ: เราทุกคนรู้ดีว่า Instagram ชอบที่จะได้รับ “แรงบันดาลใจ” จากแพลตฟอร์มอื่นอย่างไร (ดูคุณ TikTok) คราวนี้ Instagram กำลังนำหน้าออกจากหนังสือของ Twitter ยกเว้นแทนที่จะอนุญาตให้นักเขียนโพสต์เนื้อหาแบบยาว มันทำให้แบรนด์สามารถโพสต์บันทึกย่อหรือประกาศไปยังผู้ติดตาม Instagram ของพวกเขาได้

เครดิตรูปภาพ: Ahmed Ghanem

โน้ตสามารถมีความยาวได้ถึง 60 อักขระและจะปรากฏเฉพาะในแอปเป็นเวลา 24 ชั่วโมง ผู้ติดตามของคุณสามารถตอบกลับบันทึกย่อของคุณผ่านทางผู้ส่งสาร ทำให้เป็นโอกาสอันชาญฉลาดในการดึงดูดผู้ชมและจุดประกายการสนทนา

ข้อความส่วนตัว: ไม่ว่าคุณจะใช้งานโซเชียลสำหรับลูกค้าหรือคุณเป็นส่วนหนึ่งของเอเจนซี่ บัญชีของคุณก็มีแนวโน้มว่าจะมีผู้คนหลายคนเข้าถึงพวกเขาตลอดทั้งวัน ในกรณีที่คุณได้รับข้อความที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัวหรือจำกัดเฉพาะสมาชิกในทีมบางคน โหมด Instagram Vanish เป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบ

โหมด Vanish ให้คุณดำเนินการแชทส่วนตัวที่หายไปหลังจากที่อ่านแล้ว ปกป้องทั้งคุณและความเป็นส่วนตัวของลูกค้าของคุณ หากต้องการเปิดโหมด Vanish ให้เริ่มแชทแล้วปัดขึ้น หน้าจอควรเปลี่ยนเป็นสีเข้มเหมือนภาพด้านล่าง:

หากต้องการปิดโหมดหายไป ให้กดปุ่มที่ด้านบนของหน้าจอหรือปัดขึ้นอีกครั้ง แล้วข้อความของคุณจะกลับมาเป็นปกติ

สำรวจวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการรับส่งข้อความของคุณ

หลังจากเรียนรู้วิธีที่ธุรกิจใช้แอพของตนแล้ว Instagram ได้เพิ่มคุณสมบัติที่มีประโยชน์บางอย่างเพื่อทำให้งานของคุณเป็นผู้จัดการโซเชียลมีเดียหรือผู้จัดการชุมชนง่ายขึ้น พวกเขารวมถึง:

บันทึก / ตอบกลับอย่างรวดเร็ว

เบื่อกับการพิมพ์ข้อความต้อนรับที่เหมือนกันสำหรับผู้ติดตามใหม่ทุกคนหรือไม่? ลองตอบคำถามที่ถามบ่อยเหมือนกันวันละ 10 ครั้งล่ะ?

ป้อนคุณสมบัติการตอบกลับที่บันทึกไว้ แทนที่จะพิมพ์คำตอบเดิมทุกครั้ง ตอนนี้คุณสามารถเลือกคำตอบในคลังแสงของคุณซึ่งคุณสามารถส่งออกได้ทันที

หากต้องการสร้างการตอบกลับที่บันทึกไว้ ให้กดข้อความที่คุณส่งค้างไว้ แตะ เพิ่มเติม จากนั้นแตะ บันทึก คุณยังสามารถสร้างมันขึ้นมาใหม่ทั้งหมดได้โดยไปที่ข้อความส่วนตัว แตะเครื่องหมาย “ + ” แล้วกดกล่องที่ดูเหมือนลูกโป่งคำพูดที่มีจุดสามจุดอยู่ข้างใน หากต้องการเปิดข้อความที่บันทึกไว้ ให้พิมพ์แป้นพิมพ์ลัดแล้วแตะไอคอนแชทเพื่อป้อนข้อความตอบกลับที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ

คำแนะนำขณะพิมพ์

AI ของ Instagram ใช้งานง่ายขึ้นเรื่อยๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ตอนนี้ เมื่อคุณพิมพ์ข้อความใหม่ คุณอาจเห็นข้อความแนะนำโดยอิงจากข้อความที่ตรงกับคำตอบที่บันทึกไว้ที่มีอยู่ของคุณ

หากต้องการส่งคำแนะนำ เพียงแตะคำแนะนำที่คุณต้องการส่ง แค่นั้นแหละ – คุณมีอิสระที่จะมุ่งเน้นพลังงานสร้างสรรค์ของคุณไปที่อื่น!

พร้อมที่จะหยุดลงชื่อเข้าใช้ Instagram ในตอนเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์แล้วหรือยัง

เมื่อคุณควบคุมกล่องจดหมายได้แล้ว มาพูดถึงการโพสต์กัน คุณลักษณะการโพสต์อัตโนมัติของ Sked Social ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาเนื้อหาล่วงหน้าได้หลายสัปดาห์ และไม่ต้องกังวลกับการโพสต์ในเวลากลางคืนและวันหยุดสุดสัปดาห์
มอบอำนาจให้ทีมโซเชียลมีเดียของคุณ "ตั้งค่าและลืมมันไป" ด้วยเครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดียแบบครบวงจร เช่น Sked Social ทดลองใช้งานฟรี 7 วันวัน นี้!