วิธีจัดการทีมระยะไกลที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการทีมงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นช่วงการเรียนรู้สำหรับบริษัทใดๆ ที่เปลี่ยนจากสถานที่หรือการทำงานในสำนักงาน

ที่ Exposure Ninja เราจัดการทีมของเราจากระยะไกล 100% และดำเนินการมามากกว่าเจ็ดปีแล้ว ไม่ใช่เป่าแตรของเราเอง แต่เราชอบคิดว่าตัวเองเป็นทีมเสมือนจริงที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างเหลือเชื่อ ไม่ได้หมายความว่าเราไม่ได้ชนถนนบ้างระหว่างทาง

แม้ว่าการจัดการทีมเสมือนจริงอาจดูน่ากลัวในตอนแรก แต่อาจเป็นพรที่ปลอมตัวมาก็ได้ การย้ายบริษัทของคุณไปยังการตั้งค่าการทำงานระยะไกลจะผลักดันให้คุณปรับปรุงกระบวนการของคุณ มีความชัดเจนมากขึ้นกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากสมาชิกในทีมของคุณ และทำให้บริษัทของคุณมีความคล่องตัวมากขึ้น

ดูการสัมมนาผ่านเว็บของเราเกี่ยวกับวิธีเอาตัวรอดและเติบโตเมื่อเปลี่ยนไปทำงานทางไกลจากหัวหน้านินจาและ Tim Cameron-Kitchen ผู้มีประสบการณ์การทำงานระยะไกล

ความท้าทายกับการจัดการทีมระยะไกล

คุณจะพบกับความท้าทายใหม่ๆ เมื่อย้ายทีมของคุณไปยังที่ทำงานเสมือนจริง แต่สิ่งที่สำคัญคือวิธีจัดการพวกเขา ต่อไปนี้คือความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดบางส่วนที่ทีมงานทางไกลต้องเผชิญ:

• ไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการทำงานทางไกล
• วิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นระเบียบหรือไม่เพียงพอ
• ขาดความรับผิดชอบและความชัดเจนในความรับผิดชอบ
• ขอบเขตชั่วโมงทำงานและเคารพเวลาของทุกคน
• ตารางงานไม่ต่อเนื่อง
• ความยากลำบากในการติดตามงาน ผลผลิต และประสิทธิภาพ
• ปัญหาเกี่ยวกับการระบุตัวเมื่อพนักงานมีความเครียดหรือทำงานหนักเกินไป
• ความรู้สึกโดดเดี่ยวและขาดความผูกพันในทีม

เราได้ลองและทดสอบแนวทางต่างๆ ในการจัดการความท้าทายเหล่านี้ บางคนล้มเหลว แต่คนอื่นประสบความสำเร็จ ในการฝึกอบรม Remote Working Revolution เราจะพาคุณผ่านความสำเร็จและความล้มเหลว ดังนั้นคุณจึงสามารถหลีกเลี่ยงความผิดพลาดและดำเนินการสิ่งที่ยอดเยี่ยมได้โดยตรง

ไปที่ด้านบนสุดของ Google ฟรี

ดาวน์โหลดสำเนาหนังสือขายดีของเราฟรี

" วิธีไปสู่จุดสูงสุดของ Google "

ดาวน์โหลด My Free Copy

วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมระยะไกลของคุณได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการทีมระยะไกลไม่จำเป็นต้องปวดหัว ด้วยกระบวนการที่เหมาะสม คุณสามารถสร้างการดำเนินการออนไลน์ที่ราบรื่น ซึ่งจะทำให้คุณสงสัยว่าทำไมคุณไม่เคยไปจากระยะไกลมาก่อน

1. ตั้งความคาดหวังและชั่วโมงทำงานให้ชัดเจน

เมื่อคุณคาดหวังให้ทีมของคุณทำงานและสิ่งที่คุณคาดหวังให้พวกเขาทำงานเมื่อเปลี่ยนไปใช้การทำงานระยะไกลถือเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญ การมอบแล็ปท็อปให้กับพนักงานของคุณและส่งพวกเขากลับบ้านโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ จะส่งผลให้ชั่วโมงการทำงานไม่สอดคล้องกันและงานเป็นหย่อมๆ

แม้ว่าการทำงานระยะไกลจะยืดหยุ่นได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดการว่าคุณยอมให้เวลานั้นมีความยืดหยุ่นเพียงใด กำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานกับทีมของคุณผ่านการสนทนาแบบตัวต่อตัว สัญญาฉบับปรับปรุง หรือข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการทำงานที่บ้าน สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับชั่วโมงการทำงานที่คาดหวัง

ที่ Exposure Ninja เราใช้ประโยชน์จากชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยอนุญาตให้พนักงานของเราหลายคนทำงานได้อย่างยืดหยุ่นโดยที่พวกเขาทำงานอย่างน้อยสี่ชั่วโมงต่อวันในวันจันทร์ถึงวันศุกร์ ในช่วงเวลา 9 ถึง 5 โมงเย็นของสหราชอาณาจักร ด้วยบทบาทที่ต้องเผชิญหน้ากับลูกค้า มีความยืดหยุ่นน้อยลง แต่เรายังคงอนุญาตให้ทีมของเราสามารถจัดการเวลาพักของพวกเขา และเสนอทางเลือกในการทำงานแปดถึงสี่หรือสิบต่อหกแทน

2. กำหนดมารยาทในการสื่อสารที่ชัดเจนและกำหนดการประชุม

ทีมของคุณจะสื่อสารทางอีเมลและ WhatsApp เท่านั้นหรือไม่? (ฉันหวังว่าจะไม่!) พวกเขาควรใช้เครื่องมืออะไรในการสื่อสาร? การประชุมจะจัดขึ้นอย่างไร? ที่ไหนและเมื่อไหร่? นี่เป็นเพียงคำถามเริ่มต้นบางส่วนที่ธุรกิจมีเกี่ยวกับการสื่อสารการทำงานทางไกล

นี่คือสิ่งที่เราแนะนำ:

• ใช้ Slack สำหรับการสื่อสารภายในทั้งหมด Slack เป็นเครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่สามารถติดตั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือ เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• ใช้ Google ปฏิทินเพื่อกำหนดเวลาการประชุม ทุกคนในทีมควรใช้ระบบปฏิทินเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อื่นจองการประชุมซ้ำซ้อนหรือเขียนทุกอย่างลงในสมุดบันทึกด้วยปากกาและกระดาษ
• จัดกำหนดการประชุมล่วงหน้าและกำหนดเวลาที่คุณต้องการเท่านั้น สร้างวาระการประชุมที่ชัดเจนและมอบหมายประธานการประชุมเพื่อควบคุมการอภิปรายและดำเนินการประชุมเมื่อจำเป็น
• ใช้ Google แฮงเอาท์สำหรับการประชุม Google Hangouts เป็นเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่ใช้งานได้ฟรี เมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมใน Google ปฏิทิน ระบบจะกำหนดลิงก์ให้กับ Google Hangout โดยอัตโนมัติ เพียงคลิกลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุม
• ให้คำแนะนำทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ การย้ายไปยังที่ทำงานระยะไกลหมายถึงจำนวนข้อความออนไลน์ที่เพิ่มขึ้นและการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันน้อยลงมาก เนื่องจากคุณไม่สามารถพึ่งพาภาษากายและน้ำเสียงของคุณผ่านข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร สมาชิกในทีมจะต้องรู้วิธีเขียนถึงเพื่อนร่วมงานอย่างมีประสิทธิภาพ

3. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

ทีมงานระยะไกลที่มีประสิทธิภาพมีเครื่องมือที่เหมาะสม แม้ว่าเครื่องมือสื่อสารที่กล่าวถึงข้างต้นจะเป็นขั้นตอนที่หนึ่ง แต่ก็จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการจัดการด้านอื่นๆ ในการดำเนินงานของบริษัทของคุณ

นี่คือเครื่องมือหลักที่เราแนะนำที่ Exposure Ninja:

• การทำงานเป็นทีม* — เครื่องมือการจัดการโครงการและงานเพื่อติดตามและมอบหมายงานและโครงการ
• Hubstaff* — เครื่องมือติดตามเวลาเพื่อติดตามชั่วโมงทำงานและระดับกิจกรรม
• Xero — ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับการจ่ายเงินเดือนและการจัดการใบแจ้งหนี้ของลูกค้า
• Lastpass — เครื่องมือจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัย
• Infusionsoft/Keap — ฝ่ายขาย CRM อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ CRM ที่นี่

เครื่องมือทั้งหมดที่เราแนะนำที่นี่ เราใช้เอง

4. วางกระบวนการให้เข้าที่

เมื่อคุณจัดเรียงซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจได้ดีแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดขั้นตอนต่างๆ ให้เข้าที่ กระบวนการเป็นแกนหลักของธุรกิจที่ดำเนินการทางไกลที่ประสบความสำเร็จ และฉันไม่สามารถเน้นย้ำถึงความสำคัญของกระบวนการที่ชัดเจน มีประสิทธิภาพ และทำซ้ำได้มากพอ

ที่ Exposure Ninja เราใช้ Teamwork* เพื่อจัดการงาน การทำงานเป็นทีมมีฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายการงาน (เช่น รายการตรวจสอบ) สำหรับงานหลักในธุรกิจของคุณ สิ่งเหล่านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะไม่พลาดจังหวะใด ๆ เพราะพวกเขาตรวจสอบงานของตนอีกครั้ง นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับสมาชิกในทีมใหม่ที่เริ่มทำงานจากระยะไกล เนื่องจากมีคำแนะนำทีละขั้นตอนที่ชัดเจน

เปลี่ยนการทำงานจากระยะไกล? กระบวนการฟังดูเหมือนปวดหัวหรือไม่? การฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา Remote Working Revolution ของเราจะนำคุณไปสู่การตั้งค่ากระบวนการระยะไกลที่มีประสิทธิภาพทีละขั้นตอน ลงทะเบียนเพื่อรับความลับทั้งหมด

5. ทำให้ผู้คนมีความรับผิดชอบและรับผิดชอบ

เช่นเดียวกับธุรกิจอื่นๆ ความสำเร็จสูงสุดคือธุรกิจที่สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบที่ชัดเจนและรับผิดชอบงานหรือกระบวนการบางอย่าง คนเหล่านั้นเป็นใครและเชี่ยวชาญเพียงใดในการดำเนินกระบวนการที่พวกเขารับผิดชอบ เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจระยะไกลที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น

หากธุรกิจของคุณต้องการกระบวนการใหม่ในการดำเนินการทางไกล ให้กำหนดบุคคลในองค์กรของคุณให้รับผิดชอบในการจัดตั้งแต่ละคน หากคุณมีบุคคลที่มีความมุ่งมั่นในการปฏิบัติงาน ถือว่าคุ้มค่าที่จะมอบหมายให้พวกเขากำหนดเกณฑ์และทบทวนกระบวนการที่วางไว้

6. จัดการเขตเวลาต่างๆ

เขตเวลาที่แตกต่างกันสามารถสร้างความหายนะให้กับทีมเสมือนที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้สำหรับพวกเขา แม้ว่าการจ้างงานบางอย่างจากภายนอกให้กับทีมที่อยู่ในประเทศอื่นอาจจะถูกกว่า แต่ถ้าฐานลูกค้าหลักของคุณอยู่ในสหราชอาณาจักรหรือสหรัฐอเมริกา คุณจะต้องมีพนักงานที่พร้อมให้บริการในเขตเวลาเหล่านั้นด้วย ข้อควรพิจารณาอีกประการหนึ่งคือเมื่อพนักงานของคุณจำเป็นต้องมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการไขว้กันระหว่างตารางการทำงานของพวกเขา

ธุรกิจระยะไกลที่ประสบความสำเร็จหลายแห่ง รวมถึง Buffer มีทีมที่ตั้งอยู่ในสถานที่และเขตเวลาต่างๆ เช่นเดียวกับ Exposure Ninja ในด้านบวก บริษัทของคุณสามารถตอบสนองต่อลูกค้าของคุณได้บ่อยขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดชั่วโมงการทำงานที่ชัดเจน และตรวจสอบตารางเวลาเหล่านั้นที่สอดคล้องระหว่างเพื่อนร่วมงาน

7. ทำความเข้าใจเมื่อพนักงานต้องการความช่วยเหลือจากระยะไกล

พนักงานคนหนึ่งเดินผ่านโต๊ะทำงานของคุณ ไปทำงานสายอย่างผิดปกติ 20 นาที และขมวดคิ้วอย่างลึกซึ้งบนหน้าผากของพวกเขา คุณถามพวกเขาว่าทุกอย่างโอเคไหม และดูเหมือนน้ำตาจะไหล สังเกตได้ง่ายเมื่อพนักงานต้องการการสนับสนุนในสถานที่ทำงานจริงที่คุณมีปฏิสัมพันธ์แบบเห็นหน้ากัน

เมื่อทีมของคุณทำงานจากระยะไกล คุณจะไม่เห็นสัญญาณเดียวกันนั้น แต่มีสัญญาณ มองหาการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรม ชั่วโมงการทำงานที่ไม่ปกติ งานที่ไม่ได้รับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังถามโดยตรงเช่นกัน

8. กำหนดการปกติ 1:1 จับขึ้น

การติดตามแบบตัวต่อตัวเป็นประจำช่วยให้ทีมของคุณดำเนินการตามหน้าที่ของตนได้ มันจะให้ทิศทางที่พวกเขาต้องการ และทำให้คุณอุ่นใจเมื่อรู้ว่ามีความคืบหน้า การติดตามเป็นสิ่งที่มีค่าสำหรับการรักษาสายสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการและพนักงานอย่างแน่นหนา และการบริหารทีมระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

9. เพิ่มกิจกรรมเพื่อสังคม

เพียงเพราะทีมของคุณเป็นแบบเสมือนไม่ได้หมายความว่างานด้านสังคมควรถูกทิ้งไว้ข้างทาง แทนที่การแชทในห้องพนักงานและเครื่องดื่มหลังเลิกงานด้วยช่องทาง Slack และกลุ่มความสนใจ ที่ Exposure Ninja เรามีช่อง Watercooler ที่ทีมของเราจะพูดคุยกันทุกประเภท รวมถึงชมรมหนังสือ ลีกฟุตบอลแฟนตาซี และอื่นๆ

หลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะแพ็คพนักงานของคุณด้วยแล็ปท็อปและไขว้นิ้วของคุณ นั่นจะนำไปสู่ผลลัพธ์เดียวเท่านั้น: ภัยพิบัติ ทำตามขั้นตอนด้านบนของเราและรับการฝึกอบรม Remote Working Revolution หรือจองคำปรึกษาการทำงานระยะไกลกับทีมผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อปกป้องอนาคตของธุรกิจของคุณ

*ลิงค์บางลิงค์ในบทความนี้เป็นลิงค์พันธมิตรที่ Exposure Ninja ได้รับค่าธรรมเนียมสำหรับการโปรโมท (ลิงค์เหล่านี้ไม่ได้รับการสนับสนุน) Exposure Ninja ส่งเสริมเฉพาะบริการที่เราใช้อยู่แล้วภายในกลุ่มการตลาดของเรา