จะรักษากลยุทธ์การจัดการโครงการที่เป็นระบบได้อย่างไร?

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่สำคัญในการวางแผนและการจัดการทรัพยากรของบริษัทเพื่อทำงานเฉพาะให้สำเร็จ สำหรับบางคน มันขึ้นอยู่กับแต่ละโครงการ ในขณะที่ธุรกิจอื่นๆ การจัดการโครงการฝังแน่นอยู่ในวัฒนธรรมการดำเนินงานอยู่แล้ว ในอดีต เราจะได้ยินเกี่ยวกับการจัดการโครงการเมื่อต้องเกี่ยวข้องกับไอที วิศวกรรม หรือโครงการก่อสร้างเท่านั้น แต่เนื่องจากแนวคิดนี้สามารถนำไปใช้กับทุกอุตสาหกรรมได้แล้ว หลักการต่างๆ จึงเกือบจะเหมือนกัน นั่นคือการกำหนดวัตถุประสงค์ การระบุส่วนประกอบ การมอบหมายงาน และการตรวจสอบเพื่อควบคุมคุณภาพ

ทุกโครงการเกี่ยวข้องกับชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากมาย บางทีผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการเป็นผู้จัดการโครงการ เขามีหน้าที่ในการตัดสินใจและอำนาจในการควบคุมทุกอย่างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สำหรับเขาแล้ว ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับวิธีที่เขาทำให้มั่นใจว่าทีมทำตามขั้นตอนและกระบวนการที่แนะนำตลอดวงจรชีวิตที่คาดไว้ แต่สถานการณ์ในอุดมคติมักจะพูดง่ายกว่าทำเสมอ สิ่งที่ดีเกี่ยวกับการจัดการโครงการในปัจจุบันคือความพร้อมใช้งานของเครื่องมือและทรัพยากรที่ทันสมัยซึ่งขับเคลื่อนโดยเทคโนโลยีดิจิทัลที่เป็นนวัตกรรมใหม่

เครื่องมือการจัดการโครงการสมัยใหม่ทำให้งานง่ายขึ้นสำหรับผู้จัดการหรือไม่?

คุณไม่สามารถพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการโครงการได้หากไม่สัมผัสกับบทบาทของเทคโนโลยี การมีส่วนร่วมในโครงการจะไม่มีประโยชน์หากทีมของคุณไม่เพิ่มเครื่องมือเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดเท่าใดหรือมีผู้เข้าร่วมกี่คน การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยในการวางแผน จัดระเบียบ ปรับใช้ และตรวจสอบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ไม่ใช่ว่าทุกแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือจะตรงกับความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการเผชิญ – เนื่องจากความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรมหรือความซับซ้อนของโครงการ

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด ตัวอย่างเช่น โครงการง่ายๆ สามารถทำได้ดีด้วยเครื่องมือที่มีความสามารถพื้นฐาน และหากคุณต้องการคุณสมบัติที่ดีที่สุดจากแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องเปรียบเทียบความสามารถที่แข็งแกร่งและพิจารณารูปแบบที่เหมาะสมที่สุดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

แนะนำสำหรับคุณ: Zoho Projects สำหรับนักแปลอิสระ: วิธีจัดระเบียบธุรกิจของคุณ ทำโครงการให้เสร็จ และเพิ่มผลผลิต

วิธีการเลือกเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม

การเลือกเครื่องมือ โดยเฉพาะเทคโนโลยี ไม่ใช่การตัดสินใจที่ง่ายสำหรับผู้จัดการโครงการ ท้ายที่สุดแล้ว คุณต้องการให้เครื่องมือเหล่านี้เป็นทรัพย์สินที่มีค่าและไม่เป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงาน แน่นอน ค่าใช้จ่ายก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากเครื่องมือระดับองค์กรส่วนใหญ่ไม่ฟรี

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ การใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีควรเป็นการตัดสินใจที่มีเป้าหมายเป็นตัวขับเคลื่อน ไม่มีโซลูชันหรือแพลตฟอร์มใดที่เหมาะกับทุกขนาด คุณต้องการบรรลุอะไรโดยกำหนดให้ทีมของคุณใช้เครื่องมือเฉพาะ ลำดับความสำคัญของคุณในการเลือกความสามารถของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคืออะไร? เมื่อคุณมีแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าเทคโนโลยีเป็นเพียงปัจจัยหนึ่งที่จะส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ ผู้จัดการโครงการยังคงต้องใช้ประโยชน์จากเทคนิคและกลยุทธ์ที่รับประกันประสิทธิภาพและผลผลิต

ด้วยเหตุนี้ เรามาพูดถึงเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการโครงการและจัดการทุกปัญหาที่พบในระหว่างการดำเนินโครงการ

การกำหนดลำดับความสำคัญและเป้าหมายของโครงการ

ก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มทำงานในโครงการ ขั้นตอนแรกอย่างน้อยต้องมีพิมพ์เขียวของลำดับความสำคัญเฉพาะ การทำโครงการให้สำเร็จควรเป็นกระบวนการที่มีขั้นตอนและขั้นตอนที่คุณสามารถแยกย่อยออกเป็นงานที่ดำเนินการได้ การจัดลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณและทีมปรับตัวเข้ากับความคาดหวังของโครงการได้ รายการลำดับความสำคัญจะกลายเป็นพื้นฐานของเกณฑ์ของคุณสำหรับการตรวจสอบและการควบคุมคุณภาพ กล่าวโดยสรุป การจัดลำดับความสำคัญของงานตามลำดับที่กำหนดจะทำให้ทีมมีแนวทางที่มุ่งเน้นเป้าหมายไปสู่ผลงานประจำวันของพวกเขา

กำหนดเส้นตายและกำหนดการเสร็จสิ้น

ทุกงานไม่ว่าจะเล็กแค่ไหนควรมีกำหนดเวลา ผู้จัดการทีมที่มีการจัดการที่ดีจะรักษาตารางเวลาที่รัดกุมเพื่อกระตุ้นให้สมาชิกแต่ละคนไม่ตกหล่น แน่นอน สถานการณ์ในอุดมคติคือการบรรลุเส้นตายที่ตั้งไว้ แต่ในกรณีที่เกิดความล่าช้า ผู้จัดการควรมีความยืดหยุ่นและหาแผนหลักสูตรใหม่เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้และการปรับเปลี่ยนตามกำหนดเวลาเป้าหมาย

แม้ว่าการปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่เคร่งครัดอาจเป็นเรื่องใกล้ตัวสำหรับบางคน แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบคุณภาพ อย่าให้สมาชิกในทีมบอกคุณเป็นอย่างอื่น

การกำหนดเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

ความแตกต่างระหว่างเหตุการณ์สำคัญกับเป้าหมายคืออะไร? เหตุการณ์สำคัญหมายถึงเหตุการณ์เฉพาะที่ทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นขั้นตอนหรือระยะโครงการเฉพาะ เหตุการณ์สำคัญมีความสำคัญเนื่องจากจะช่วยให้ผู้จัดการและทีมมีมุมมองโดยละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญที่จะผลักดันโครงการไปข้างหน้าในขั้นต่อไป เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนว่างานธรรมดาคืออะไรและงานสำคัญคืออะไร คำถามต่อไปนี้ควรเป็นแบบทดสอบของคุณ

• การเสร็จสิ้นของเหตุการณ์ดังกล่าวจะส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้ายอย่างมีนัยสำคัญหรือไม่?
• เหตุการณ์มีความสำคัญในการพิจารณาว่าโครงการเดินหน้าต่อไปหรือไม่?
• มันเกี่ยวข้องกับข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือไม่?

โดยทั่วไปแล้ว หากคุณคิดว่าเหตุการณ์มีความสำคัญ ก็ควรพิจารณาว่าเป็นเหตุการณ์สำคัญของโครงการ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามและกำหนดความคืบหน้าของทีมได้

มีเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวที่ชัดเจน

เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการจัดลำดับความสำคัญของงานก่อนหน้านี้ ซึ่งสอดคล้องกับคำแนะนำนี้ หากคุณกำหนดเป้าหมายโครงการระยะสั้นและระยะยาวอย่างชัดเจน การระบุว่างานใดมาก่อนจะง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณสามารถมอบหมายงานได้ดีขึ้นเมื่อคุณแบ่งการส่งมอบโครงการเป็นงานที่มี "เป้าหมายเป็นศูนย์กลาง" ที่สามารถจัดการได้ เป้าหมายเหล่านี้ควรกลายเป็นพื้นฐานของการติดตามความคืบหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการติดต่อกับฐานหรือโค้ชสมาชิกในทีม

คุณอาจชอบ: วิธีใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบ Agile สำหรับงานไคลเอนต์

การสื่อสารที่สอดคล้องกัน

การสื่อสารที่สม่ำเสมอเป็นเรื่องยาก แม้แต่ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มากที่สุด เมื่อคุณคุมทีมใหญ่ มีหลายสิ่งหลายอย่างที่สามารถตกหลุมพรางได้ นอกจากนี้ การไว้วางใจและเข้าใจบุคคลที่มีบุคลิกแตกต่างกันสามารถเข้ามาขัดขวางการจัดการและจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในขณะที่ทำงานในโครงการ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพยังเป็นกระบวนการ ต้องมีความมุ่งมั่นในส่วนของผู้จัดการ เพื่อให้สอดคล้องกันในการกระตุ้นให้สมาชิกในทีมแต่ละคนเปิดกว้างมากขึ้น โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ มากมายในการบรรลุเป้าหมายนี้ นอกเหนือจากการประชุมปกติและการฝึกสอนแบบตัวต่อตัวแล้ว คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น แอพส่งข้อความ การประชุมทางวิดีโอ และแม้แต่อีเมลทั่วไปเพื่อเปิดสายสื่อสาร นอกจากนี้ยังเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการที่จะเปิดรับความคิดเห็นและแนวคิดที่สามารถช่วยในการแก้ไขปัญหาและข้อกังวลทั่วไป

ระบบอัตโนมัติทำให้งานซ้ำๆ ง่ายขึ้น

เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ว่าการจัดการโครงการสมัยใหม่อาศัยเทคโนโลยี แต่มีหลายครั้งที่ผู้จัดการไม่สามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เมื่อคุณมีแล้ว ให้มองหาวิธีทำให้งานซ้ำๆ เป็นแบบอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอนุญาตให้กำหนดเวลางานที่เกิดซ้ำและมอบหมายโดยอัตโนมัติหรือไม่ เครื่องมือที่สร้างรายงานโดยอัตโนมัติสำหรับข้อมูลเฉพาะเป็นอย่างไร ผู้จัดการควรเข้าใจว่าการทำสิ่งต่าง ๆ ด้วยตนเองไม่ได้ทำให้คุณทำงานได้ดีขึ้น เครื่องมือเหล่านี้พร้อมใช้งานอย่างแม่นยำเพราะคุณมีจำนวนชั่วโมงที่กำหนดในแต่ละวันเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จ

มอบหมายและมอบหมาย

ผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องยกของหนักทั้งหมด คุณสามารถแบ่งทีมของคุณออกเป็นหน่วยย่อยๆ ที่มอบหมายงานด้านการบริหารที่เฉพาะเจาะจง แน่นอนว่า สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณเลือกพนักงานที่เหมาะสมที่สามารถจัดการงานที่ได้รับมอบหมายได้ มอบอำนาจตามจุดแข็งและความสามารถหลักของพวกเขา เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มความสามารถหรือทักษะที่ยังไม่ได้ใช้ของสมาชิกแต่ละคนได้สูงสุด

การควบคุมคุณภาพและการติดตามความคืบหน้า

สุดท้ายในรายการคำแนะนำของเราคือความสำคัญของการติดตามความคืบหน้าผ่านการควบคุมคุณภาพ รายงานและการวิเคราะห์โครงการจะช่วยคุณกำหนดพื้นที่สำหรับการปรับปรุงและโอกาสในการฝึกสอนที่เฉพาะเจาะจง หากมี KPI ทีมควรมีสิทธิ์เข้าถึงรายงานที่แสดงวิธีการซ้อนกันในแง่ของเป้าหมาย

เอาชนะความท้าทายทั่วไปที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญ

ตอนนี้เราได้พูดถึงเคล็ดลับที่จะช่วยให้ผู้จัดการมีระเบียบและมีประสิทธิผลมากขึ้นแล้ว พวกเขาควรเอาชนะความท้าทายในการจัดการทั่วไปได้อย่างไร มันเป็นความจริงที่แม้แต่ผู้จัดการที่มีประสบการณ์มากที่สุดก็ยังสะดุดกับสิ่งกีดขวางเป็นครั้งคราว เหล่านี้เป็นตัวอย่างของกรณีที่ควบคุมไม่ได้ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อความคืบหน้าของโครงการ

1. ข้อจำกัดและปัญหาด้านงบประมาณ: เงินเป็นข้อกังวลที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการเสมอ เมื่อคุณถูกจำกัดให้ทำตามงบประมาณที่กำหนด อาจทำให้งานและเป้าหมายสำเร็จได้ยากขึ้น จากการศึกษาในปี 2560 ผู้จัดการฝ่ายผลิต 49.5% มองว่าต้นทุนโครงการเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราจะกลับไปที่คำแนะนำก่อนหน้านี้เกี่ยวกับความสำคัญของการวางแผน กระบวนการกำหนดเป้าหมายและลำดับความสำคัญอย่างน้อยที่สุดจะช่วยลดปัญหาที่พบกับปริมาณมากเกินไปและการขาดแคลน
2. สมาชิกในทีมขาดทักษะ: ทีมของคุณจะเก่งได้ก็ต่อเมื่อสมาชิกที่อ่อนแอที่สุดเท่านั้น และโครงการขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของแต่ละบุคคลเป็นอย่างมาก ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องประเมินความสามารถอย่างเป็นกลางเพื่อพิจารณาว่าคุณจำเป็นต้องเสริมทีมของคุณด้วยการสนับสนุนเพิ่มเติมหรือไม่

คุณอาจชอบ: ทำให้การวางแผนโครงการง่ายดายด้วยเครื่องมือการจัดการ 10 อย่างนี้

คำสุดท้าย

โดยสรุปแล้ว ผู้จัดการโครงการที่มีการจัดการเป็นอย่างดีมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของทีม สำหรับผู้จัดการ งานที่อยู่ในมืออาจหนักหนาสาหัสและน่าเบื่อหน่าย แต่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าใกล้โครงการโดยปราศจากความช่วยเหลือจากเครื่องมือและทีมงานของพนักงานที่มีความสามารถ เคล็ดลับที่กล่าวถึงในที่นี้ไม่ได้ประกอบด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมดที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ได้ แม้ว่าการจัดการทีมจะเป็นความพยายามส่วนบุคคล แต่การปฏิบัติตามหลักการที่กำหนดขึ้นเพื่อผลิตภาพและประสิทธิภาพจะรับประกันผลลัพธ์ที่น่าพอใจ