ระบบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคืออะไร? คู่มือปี 2022 ฉบับเต็ม

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังสามารถประหยัดเวลาได้หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ป้อนข้อมูลผลิตภัณฑ์ลงในสเปรดชีตหรือพยายามติดตามการขายของคุณบนกระดาษอย่างต่อเนื่อง

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าระบบการจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร ไม่ว่าระบบการจัดการสินค้าคงคลังจะเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่ และคุณลักษณะที่ต้องมีของซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังที่ดี

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร?

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังจะช่วยคุณในกระบวนการดูแลสินค้าทั้งหมดของธุรกิจของคุณ (วัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป ฯลฯ) ตั้งแต่เริ่มแรกจนถึงขาย ระบบการจัดการพร้อมสำหรับวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ของคุณ ระบบการจัดการสินค้าคงคลังสามารถติดตามสินค้าในสถานที่ต่างๆ และให้รายละเอียดที่คุณต้องการเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นั้นเพื่อดำเนินธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของระบบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ธุรกิจขนาดเล็กไม่มีเบาะรองนั่งแบบเดียวกับที่ธุรกิจขนาดใหญ่ทำเมื่อพูดถึงการสูญเสียผลิตภัณฑ์/การขาย เมื่อธุรกิจดำเนินการด้วยอัตรากำไรขั้นต้นเพียงเล็กน้อย การมีระบบติดตามสินค้าคงคลังสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญในผลกำไร

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถ:

• เก็บสินค้าในสต็อกอยู่เสมอเพื่อให้คุณไม่พลาดการลดราคา
• ลงทุนในปริมาณสินค้าที่เหมาะสม
• ให้ข้อมูลการจัดส่งที่ถูกต้อง
• ให้ราคาที่ถูกต้อง
• ระบุความเสียหาย การสูญเสีย และการโจรกรรมของผลิตภัณฑ์ตั้งแต่เนิ่นๆ
• ติดตามรายการที่จะส่งคืนและเหตุผล
• คาดการณ์ฤดูกาลที่วุ่นวายและปรับพฤติกรรมการซื้อของคุณให้เหมาะสม
• จ้างพนักงานเพิ่ม หรือ จ้างพนักงานชั่วคราว เมื่อออเดอร์จำนวนมากต้องการหยิบและบรรจุ
• หมุนเวียนหุ้นเมื่อจำเป็น
• ระบุว่าผลิตภัณฑ์ใดขายและควรยกเลิกผลิตภัณฑ์ใด

ประเภทของระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

มีระบบการจัดการสินค้าคงคลังหลายอย่างที่แตกต่างกันไปตามความถี่ที่คุณนับสต็อกและวิธีการที่คุณใช้ในการวัดระดับสต็อก

มาดูระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่พบบ่อยที่สุดสองประเภท: เป็นระยะและต่อเนื่อง

การจัดการสินค้าคงคลังเป็นระยะ

การจัดการสินค้าคงคลังตามระยะคือระบบที่คุณนับระดับสินค้าคงคลังหนึ่งครั้งต่อรอบระยะเวลา (เดือน ไตรมาส ปี ฯลฯ) และเปรียบเทียบตัวเลขกับตัวเลขยอดขาย โดยการทำเช่นนี้เมื่อเวลาผ่านไป บริษัทต่างๆ จะตรวจสอบว่ามีสินค้าขาดหายไปหรือมีสินค้าในมือมากเกินไปหรือไม่

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังประเภทนี้ทำงานได้ดีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีระดับสินค้าคงคลังจำกัดและความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ สิ่งที่คุณต้องมีสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังเป็นระยะคือคนที่จะนับรายการและติดตามข้อมูลในสเปรดชีต

ธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีการนำเสนอผลิตภัณฑ์หลายประเภท อาจมีปัญหาในการจัดเก็บสินค้าคงคลังเป็นระยะ เนื่องจากมีคำสั่งซื้อที่แตกต่างกันจำนวนมากเข้ามาและส่งออกในช่วงเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างการบริหารสินค้าคงคลังเป็นระยะ

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของบริษัทที่ขายเสื้อเบลเซอร์ ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัทรับคำสั่งซื้อ ป้อนลงในระบบ และพนักงานในคลังสินค้าของบริษัทจะรับ บรรจุ และจัดส่งคำสั่งซื้อเหล่านั้น เนื่องจากบริษัทของคุณซื้อจากผู้ค้าส่ง คุณจึงมีบันทึกว่าควรนำเข้าสินค้าคงคลังจำนวนเท่าใด

ทุกสิ้นเดือน คนเก็บสินค้าจะนับจำนวนเสื้อเบลเซอร์ในโกดัง คุณเปรียบเทียบตัวเลขนั้นกับระดับสต็อกที่คุณบันทึกไว้

หากมีเสื้อเบลเซอร์น้อยกว่าที่คุณบันทึกไว้ แสดงว่าอาจมีคนส่งเสื้อเบลเซอร์มาแทนแต่ไม่ได้ทำการบันทึกไว้ หรือคนหยิบอาจบรรจุเสื้อเบลเซอร์สำรองไปโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือผู้ค้าส่งส่งสต็อกไม่เพียงพอ .

หลายสถานการณ์เหล่านี้อาจเกิดขึ้นได้ แต่เป็นการยากที่จะบอกว่าสถานการณ์ใดที่ไม่มีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับคำสั่งซื้อทั้งหมด นั่นเป็นสาเหตุที่การจัดการสินค้าคงคลังเป็นระยะไม่ได้ผลสำหรับธุรกิจทุกประเภท

การจัดการสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง

การจัดการสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องคือระบบที่มีการอัปเดตระดับสต็อกตามธุรกรรม แต่ละรายการมีตัวระบุ (UPC, SKU ฯลฯ) และสามารถติดตามได้ คุณสามารถดูได้อย่างชัดเจนว่าสินค้าอยู่ที่ใดในขั้นใดๆ ของวงจรชีวิตคำสั่งซื้อ ตั้งแต่การซื้อ การขาย ไปจนถึงการคืนสินค้า

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องช่วยให้เจ้าของธุรกิจได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย สต็อกบนชั้นวาง สินค้าที่เสียหาย และรายการที่ส่งคืน ระบบประเภทนี้ช่วยให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนที่สุดว่าธุรกิจของคุณมีจุดยืนอยู่ที่ไหน

อย่างไรก็ตาม ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบถาวรอาจมีราคาแพงและใช้เวลานาน หากคุณเลือกระบบที่ไม่ถูกต้อง

ตัวอย่างการจัดการสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่อง

สมมติว่าคุณตัดสินใจใช้ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบถาวรที่บริษัทเสื้อของคุณ เสื้อเบลเซอร์ทุกคนได้รับฉลากบาร์โค้ด ฉลากแต่ละใบจะถูกสแกนเมื่อจัดส่งตามคำสั่งขายส่ง และฉลากแต่ละใบจะถูกสแกนออกมาเมื่อหยิบ บรรจุ และจัดส่ง

ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าติดตามว่าเสื้อคลุมตัวใดรวมอยู่ในคำสั่งซื้อโดยใช้หมายเลขบาร์โค้ดที่เกี่ยวข้องกับเสื้อคลุมแต่ละตัว

ด้วยระบบนี้ คุณจะทราบได้ว่าใบสั่งซื้อของคุณมีสินค้าขาดหายไป ไม่ว่าจะเป็นเสื้อเบลเซอร์ตัวใดตัวหนึ่งที่กลับมาเป็นการคืนสินค้า ที่ที่ลูกค้าจัดส่งล่าช้า เป็นต้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งรหัสติดตามที่เกี่ยวข้องของเสื้อเบลเซอร์ให้กับลูกค้าได้ ดังนั้น พวกเขาสามารถดูว่าแพ็คเกจของพวกเขาอยู่ที่ใดแบบเรียลไทม์

10 คุณสมบัติที่จำเป็นในระบบการจัดการสินค้าคงคลัง

คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้คุณลักษณะเหล่านี้ทั้งหมดในระบบการจัดการสินค้าคงคลัง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่คุณดำเนินการ อย่างไรก็ตาม หากคุณส่งสินค้าออกไป ขายในหลายสถานที่ หรือจัดการกับสต็อกหมุนเวียนใดๆ คุณจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้เป็นส่วนใหญ่:

1. การพิมพ์และสแกนบาร์โค้ด

บาร์โค้ดเป็นกุญแจสำคัญในการติดตามและขายสินค้าคงคลังทางกายภาพทุกรูปแบบ ไม่ว่าคุณจะขายสินค้าในสถานที่ตั้งจริงหรือที่อยู่อาศัยหลายพันชิ้นในคลังสินค้าต่างๆ กัน ทุกรายการควรมีบาร์โค้ดเชื่อมโยงอยู่

ผู้ให้บริการระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์และสแกนบาร์โค้ดได้โดยการรวมซอฟต์แวร์ของบริษัทเข้ากับฮาร์ดแวร์ของคุณเอง บริษัทจัดการสินค้าคงคลังหลายแห่งยังมีเครื่องพิมพ์ฉลากบาร์โค้ดและสแกนเนอร์ของตนเองสำหรับเจ้าของธุรกิจ

2. อัพเดทสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์

ทันทีที่มีการเลือก บรรจุ และส่งออกคำสั่งซื้อ และเมื่อใดก็ตามที่สินค้าเข้ามา ระดับสต็อกของคุณควรอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อสะท้อนถึงสิ่งนั้น รายการควรจะจองทุกครั้งที่ทำการซื้อ

สินค้าคงคลังของคุณควรแสดงการเปลี่ยนแปลงระดับสินค้าคงคลังแต่ละรายการ แม้ว่าสินค้าจะรวมกลุ่มเข้าด้วยกันโดยเป็นส่วนหนึ่งของใบสั่งขายที่ใหญ่ขึ้น

3. รองรับการขายหลายช่องทาง

หากคุณขายสินค้าในตลาดกลางเช่น Amazon หรือ Walmart ตัดสินใจที่จะทำให้โพสต์ Instagram ของคุณซื้อได้ เริ่มขายบน TikTok ด้วยโปรไฟล์ธุรกิจของ TikTok หรือขายออนไลน์และขายด้วยตนเอง ระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณต้องรองรับการขายหลายช่องทาง

เมื่อคุณขายในช่องทางต่างๆ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกรายการจากทุกแห่งได้รับการพิจารณา มิเช่นนั้นคุณอาจจะลงเอยด้วยการขายสินค้าที่คุณไม่มีด้วยซ้ำ รายงานการขายแบบหลายช่องทางยังสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณว่าสินค้าของคุณทำงานได้ดีเพียงใด และมุ่งเน้นที่การปรับปรุงยอดขายบนแพลตฟอร์มเหล่านั้น

4. การจัดการสินค้าคงคลังทั่วทั้งคลังสินค้า

หากสินค้าของคุณถูกเก็บไว้ในคลังสินค้าที่แตกต่างกัน การดู โอนย้าย และรวมกลุ่มสินค้าตามสถานที่ต่างๆ จะเป็นเรื่องง่าย คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากการรายงานเกี่ยวกับสถานที่ตั้งของผู้ซื้อเพื่อกำหนดว่าผลิตภัณฑ์ใดควรอยู่ในสถานที่ใด

5. การบัญชีแบบบูรณาการ

ระดับสินค้าคงคลังของคุณเชื่อมโยงกับยอดขายของคุณอย่างใกล้ชิด การมีทั้งสองอย่างในซอฟต์แวร์เดียวจะทำให้ง่ายขึ้น (และราคาไม่แพง) สำหรับคุณในการดูข้อมูลทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับต้นทุนของวัสดุ ตัวเลขยอดขายเมื่อเวลาผ่านไป การส่งคืน การสูญหายของผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ

6. การสั่งซื้อ

ธุรกิจจำนวนมากพึ่งพาการซื้อจากผู้ขายรายอื่น เช่น ผู้ค้าส่งหรือผู้จัดหาวัตถุดิบเพื่อขายผลิตภัณฑ์ของตนเอง ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีทำให้ง่ายต่อการจัดการผู้ขายต่างๆ สร้างใบสั่งซื้อโดยใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ และแม้กระทั่งส่งใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติเมื่อสต็อกเหลือน้อย

7. การติดตามสินค้าคงคลัง

คุณและลูกค้าของคุณต้องการข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดว่าสินค้าอยู่ที่ไหนและต้องรอการส่งมอบนานแค่ไหน ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยให้คุณสร้างรหัสติดตามสินค้าคงคลัง ซึ่งคุณสามารถส่งไปพร้อมกับใบเสร็จของลูกค้าเพื่อให้พวกเขาสามารถติดตามพัสดุภัณฑ์ของตนเองได้

สำหรับเจ้าของร้านอาหารและร้านกาแฟ การติดตามสินค้าคงคลังของอาหารถือเป็นส่วนสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลังในร้านอาหาร ด้วยการจัดการสินค้าคงคลังที่เน่าเสียง่ายอย่างเหมาะสม คุณสามารถลดต้นทุนและลดของเสียได้

8. การแจ้งเตือนสินค้าคงคลังและการพยากรณ์

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังจำนวนมากจะส่งการแจ้งเตือนสต็อกสินค้ารายวันและการแจ้งเตือนสินค้าคงคลังต่ำโดยอัตโนมัติ และสามารถสร้างใบสั่งซื้อใหม่ได้โดยอัตโนมัติเมื่อสินค้าอยู่ต่ำกว่าเกณฑ์สินค้าคงคลังที่กำหนด บางระบบจะอัปเดตแคตตาล็อกสินค้าออนไลน์โดยอัตโนมัติเพื่อแสดงรายการที่มีในสต็อกเหลือน้อยหรือไม่พร้อมใช้งาน

เมื่อเวลาผ่านไป ระบบการจัดการสินค้าคงคลังของคุณควรสามารถวิเคราะห์กิจกรรมการขายของคุณเพื่อบอกคุณได้ว่าเมื่อใดที่คาดว่าจะมีคำสั่งซื้อหลั่งไหลเข้ามา และธุรกิจของคุณมี "ช่วงที่ช้า" หรือไม่ ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถรักษาระดับสต็อกสินค้าที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงปัญหากระแสเงินสดได้ตลอดทั้งปี

9. ความสามารถของ POS

หากคุณขายสินค้าในร้านค้า คุณจะต้องมีระบบขายหน้าร้าน (POS) เพื่อตรวจสอบลูกค้า ด้วยการจัดการสินค้าคงคลังแบบครบวงจรและโซลูชัน POS เมื่อใดก็ตามที่คุณขายสินค้าในร้านค้าหรือที่งานกิจกรรม สินค้าคงคลังของคุณ (และเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซของคุณ หากมี) จะอัปเดต คุณยังอนุญาตให้ลูกค้าซื้อสินค้าที่คุณไม่มีอยู่ในมือได้ด้วยตัวเลือกในการรับและจัดส่ง

ตามหลักการแล้ว ระบบ POS ของคุณเหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ดังนั้นคุณจึงสามารถขายในร้านค้าแบบผุดขึ้น งานแสดงสินค้า กิจกรรมพิเศษ ตลาด ฯลฯ อ่านบทความของเราเกี่ยวกับระบบ POS บนมือถือที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจประเภทต่างๆ ที่จะเติบโตได้ทุกที่ .

10. การบูรณาการของบุคคลที่สาม

ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมักไม่ค่อยได้ใช้โดยไม่ใช้เครื่องมือหลายอย่าง เช่น การจัดการสถานะออนไลน์และออฟไลน์ จ่ายเงินให้พนักงาน ตรวจนับสินค้าคงคลัง และเสนอบริการลูกค้า

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ ซอฟต์แวร์การบัญชี ระบบบัญชีเงินเดือน ตัวประมวลผลการชำระเงิน เครื่องมือการจัดการการจัดส่ง และอื่นๆ ที่คุณต้องการเพื่อดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เลือกซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง ถ้า...

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังโดยเฉพาะ ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้วิธีการแบบปากกาและกระดาษแบบเก่า หรือด้วยสเปรดชีตง่ายๆ

อย่างไรก็ตาม คุณควรได้รับซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังหาก:

• ธุรกิจของคุณขายผลิตภัณฑ์มากกว่าสองสามรายการหรือขายสินค้าที่มีรูปแบบที่หลากหลาย
• ผลตอบแทนเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมของคุณ (เสื้อผ้า สุขภาพและความงาม ฯลฯ)
• คุณเป็นเจ้าของร้านอาหารหรือร้านกาแฟ ดำเนินธุรกิจจัดเลี้ยงหรือสมัครสมาชิกมื้ออาหาร หรือทำงานกับอาหารที่เน่าเสียง่ายในทุกความสามารถ
• มีคนมากกว่าสองสามคนที่เลือก แพ็ค และจัดส่งสินค้า
• คุณจัดส่งจากหลายสถานที่
• คุณขายในช่องทางการขายที่หลากหลาย เช่น เว็บไซต์ของคุณเอง ตลาดออนไลน์ โซเชียลมีเดีย และ/หรือหน้าร้านจริง
• คุณมีสถานที่ตั้งจริงหลายแห่งหรือขายในงานนอกสถานที่ เช่น งานแสดงสินค้า ตลาด และร้านค้าป๊อปอัป
• จำนวนสินค้าคงคลังปัจจุบันของคุณไม่ตรงกัน
• การรักษาบันทึกสินค้าคงคลังด้วยตนเองนั้นยากหรือใช้เวลานานเกินไป (บางครั้งความสะดวกก็คุ้มค่าจริงๆ)

ขั้นตอนต่อไปในการค้นหาระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังส่วนใหญ่ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับอุตสาหกรรมและขนาดธุรกิจเฉพาะ

หากคุณเป็นเจ้าของร้านอาหาร ร้านกาแฟ รถขายอาหาร บาร์ หรือขายอาหารในทุกระดับ โปรดอ่านซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังในร้านอาหารที่ดีที่สุดของเรา ยิ่งคุณเริ่มตรวจสอบสินค้าคงคลังของคุณอย่างใกล้ชิดได้เร็วเท่าใด คุณก็จะยิ่งมีโอกาสเกิดการเน่าเสียของอาหารและการสูญเสียรายได้น้อยลงเท่านั้น

หากคุณอยู่ในร้านค้าปลีก ขายออนไลน์และออฟไลน์ หรือเพียงแค่ต้องการระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่ยืดหยุ่น โปรดอ่านโพสต์เกี่ยวกับระบบการจัดการสินค้าคงคลังชั้นนำของเราเพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ที่ตรงตามความต้องการของคุณ

และหากคุณไม่มีเวลาจริงๆ ลองดูแผนภูมิเปรียบเทียบซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังเพื่อดูตัวเลือกของคุณในระดับสูง