วิธีสร้างจดหมายข่าวภายในที่ดึงดูดความสนใจ

จดหมายข่าวภายในเป็นวิธีที่คลาสสิกในการแจ้งข้อมูลและดึงดูดพนักงาน

พวกเขาช่วยให้พนักงานของคุณทันเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในบริษัท เพิ่มขวัญกำลังใจ เพิ่มความผูกพัน และสร้างความรู้สึกร่วมกัน

แต่พนักงานอ่านจดหมายข่าวเหล่านี้หรือไม่?

พนักงานมักมีกล่องจดหมายล้น และจดหมายข่าวภายในมักจะไม่มีใครสังเกตเห็นหรือเพิกเฉย พวกเขาบริโภคเนื้อหาจากแหล่งต่างๆ และอาจเห็นจดหมายข่าวภายในเป็นเพียงเนื้อหาอีกชิ้นหนึ่ง ทำให้พวกเขาอ่านหรือดำเนินการใดๆ ไม่ได้

แล้วทางข้างหน้าจะเป็นอย่างไร?

ในบล็อกโพสต์นี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับจดหมายข่าวภายใน รวมถึงวิธีสร้างจดหมายข่าวที่สนุกสนาน มีส่วนร่วม และมีประโยชน์ ซึ่งพนักงานของคุณจะต้องเปิดอ่านจริงๆ

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอัปเดตพนักงานเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการต่างๆ และการเปลี่ยนแปลงหรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น จดหมายข่าวภายในจะเผยแพร่ข้อมูลอย่างรวดเร็วไปยังคนกลุ่มใหญ่พร้อมกัน ทำให้ทุกคนทราบข้อมูลเดียวกัน พวกเขาเชื่อมโยงพนักงานของคุณและช่วยรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ทำไมคุณถึงต้องการจดหมายข่าวภายใน

พนักงานมักถูกโจมตีด้วยข้อมูลจากหลายช่องทาง และรายละเอียดที่สำคัญสามารถเล็ดลอดผ่านไปโดยไม่มีใครสังเกต จดหมายข่าวภายในจะรวบรวมข้อมูลและวางไว้ในที่เดียวเพื่อให้พนักงานค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย ด้านล่างนี้คือเหตุผลบางประการที่คุณต้องการจดหมายข่าวภายใน

• การแบ่งปันข่าวสารและการอัปเดตของบริษัท: จดหมายข่าวภายในช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข่าวสารและการอัปเดตที่สำคัญกับพนักงาน เช่น การจ้างงานใหม่ การเลื่อนตำแหน่ง หรือการเปลี่ยนแปลงองค์กร
• สร้างความรู้สึกของชุมชน: จดหมายข่าวสามารถช่วยสร้างความรู้สึกของชุมชนได้โดยการจัดหาแพลตฟอร์มสำหรับการแบ่งปันข่าวส่วนตัว เช่น วันเกิด วันครบรอบ หรือความสำเร็จ
• การปรับปรุงการสื่อสาร: ด้วยการจัดเตรียมวิธีการแบ่งปันข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและสม่ำเสมอ จดหมายข่าวสามารถปรับปรุงการสื่อสารและทำให้พนักงานรู้สึกผูกพันกับบริษัทและเป้าหมายของบริษัทมากขึ้น
• การส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน: จดหมายข่าวภายในจะกระตุ้นให้พนักงานทราบข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับบริษัทและพันธกิจของบริษัท ตลอดจนโอกาสในการพัฒนาและการเติบโตทางวิชาชีพ

โดยรวมแล้ว จดหมายข่าวภายในช่วยสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมความรู้สึกเป็นชุมชน และเพิ่มความผูกพันและขวัญกำลังใจของพนักงาน

จดหมายข่าวภายในมีประโยชน์อย่างไร?

ต่อไปนี้คือผลกระทบเชิงบวกบางประการที่จดหมายข่าวที่มีโครงสร้างดีสามารถมีต่อธุรกิจของคุณได้

• ความน่าเชื่อถือและความโปร่งใส: การทำให้พนักงานรู้ทันสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัททำให้พวกเขารู้สึกไว้วางใจและโปร่งใส
• นวัตกรรมและประสิทธิภาพการทำงาน: การแบ่งปันข่าวสารสำคัญและการอัปเดตพนักงานเกี่ยวกับการพัฒนาใหม่ ๆ จะจุดประกายความอยากรู้อยากเห็นและช่วยให้พวกเขาพัฒนาแนวคิดใหม่ ๆ และวิธีแก้ปัญหาที่ดีขึ้น
• การรักษาพนักงาน: พนักงานที่ได้รับข้อมูลและมีส่วนร่วมมักจะเชื่อมต่อกับงานของพวกเขามากขึ้นและมีแนวโน้มที่จะอยู่ต่อ
• การยกย่องพนักงาน: จดหมายข่าวช่วยยกย่องและยกย่องพนักงานและทีมสำหรับการทำงานที่ดี
• การรวมเข้าด้วยกันและความรู้สึกของวัตถุประสงค์: จดหมายข่าวสามารถช่วยสร้างตัวตนที่ใช้ร่วมกัน ทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่มีความหมาย และมีส่วนร่วมในเป้าหมายร่วมกัน
• การจัดแนววัฒนธรรมในที่ทำงานและการกำจัดไซโล: นอกจากนี้ยังสร้างวัฒนธรรมของบริษัทและความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทมีจุดยืนและวิธีการทำงาน ป้องกันไม่ให้พนักงานและทีมรู้สึกโดดเดี่ยวหรือโดดเดี่ยว
• การสื่อสารระหว่างบุคคล: จดหมายข่าวสนับสนุนให้พนักงานเรียนรู้เกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้อื่นและแบ่งปันประสบการณ์ของพวกเขา ส่งเสริมการสื่อสารและการแลกเปลี่ยนที่เปิดกว้าง

วิธีสร้างจดหมายข่าวภายใน

การสร้างจดหมายข่าวภายใน – หรือการอัปเกรดจดหมายที่มีอยู่ – ไม่ใช่กระบวนการขั้นตอนเดียว ในความเป็นจริงมันพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เริ่มต้นด้วยสิ่งง่ายๆ ที่ทำให้งานสำเร็จลุล่วง แล้วจึงพัฒนาไปสู่จดหมายข่าวที่ตรงเป้าหมายและซับซ้อนยิ่งขึ้นซึ่งเข้าถึงผู้ชมเฉพาะกลุ่ม

1. เลือกเครื่องมืออีเมลที่เหมาะสม

คุณสามารถค้นหาซอฟต์แวร์การตลาดและการจัดการผ่านอีเมลจำนวนมากเพื่อสร้างจดหมายข่าวที่มีประสิทธิภาพได้อย่างง่ายดาย มองหาซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณสร้างจดหมายข่าวที่เข้มข้น ตรงเป้าหมาย และโต้ตอบได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งนำเสนอเนื้อหาแบบไดนามิก เฉพาะบุคคล และมีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับพนักงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินงานทั่วโลกหรือสำนักงานท้องถิ่นขนาดเล็ก

โดยพื้นฐานแล้ว คุณต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสร้างจดหมายข่าวแบบแบ่งกลุ่มด้วยเนื้อหาที่กำหนดเองซึ่งปรับให้เหมาะกับผู้ชมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นกำหนดการอัตโนมัติหรือสำหรับโอกาสและเหตุการณ์เฉพาะ นอกจากนี้ ผู้ใช้ควรสามารถรับการแจ้งเตือนบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เมื่อได้รับจดหมายข่าวฉบับใหม่ และการวิเคราะห์ควรแจ้งให้คุณทราบว่าเนื้อหาใดบ้างที่อ่านไปแล้ว

2. เริ่มต้นด้วยเอ็นจิ้นจดหมายข่าวที่ชาญฉลาด เป็นสากล และใช้งานง่าย

ก่อนที่จะเข้าไปยุ่งกับเวิร์กโฟลว์อีเมลที่ซับซ้อนเกินไป ให้สร้างบรรทัดฐานและทดสอบน้ำก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเดินได้ก่อนที่จะวิ่ง ใช่ คุณต้องการให้เครื่องมือจดหมายข่าวของเครื่องมืออีเมลทำสิ่งที่น่าทึ่งทั้งหมดเท่าที่ทำได้

แต่ก่อนอื่น ให้สร้างจดหมายข่าวง่ายๆ ทั่วไปโดยใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างแบรนด์และความสวยงามที่เหมาะสม ตัดสินใจว่าจดหมายข่าวของคุณจะประกอบด้วยอะไรบ้างและจะมีหน้าตาอย่างไร ก่อนที่จะเพิ่มการกำหนดเป้าหมายที่ซับซ้อนหรือเนื้อหาแบบไดนามิก

3. ค่อยๆ อบรมพนักงานของคุณ

หากจดหมายข่าวของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารออนไลน์ของพนักงานที่ใหญ่ขึ้น คุณต้องมีส่วนร่วมกับพนักงานของคุณให้ดียิ่งขึ้นเพื่อผลักดันให้เกิดการนำไปใช้ คุณจะต้องเตรียมจดหมายข่าวฉบับใหม่และให้พวกเขาอยู่ในจังหวะของการรับ เปิด และอ่าน

สร้างโมเมนตัมที่เหมาะสมโดยประกาศว่าจดหมายข่าวประเภทใหม่กำลังมาถึง อธิบายว่าประกอบด้วยส่วนใดบ้าง จะมาบ่อยเพียงใด มูลค่าเพิ่มของการอ่าน บางทีสิ่งที่สำคัญที่สุดคือวิธีที่พนักงานสามารถมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วม

คุณไม่ต้องการซับซ้อนเกินไปเร็วเกินไป อธิบายถึงประโยชน์ของจดหมายข่าวฉบับใหม่และคืนสถานะว่าจะปรับปรุงประสบการณ์การทำงานอย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างจดหมายข่าวภายใน

การสร้างจดหมายข่าวภายในที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบและคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหา และการออกแบบ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรคำนึงถึงเมื่อสร้างจดหมายข่าวสำหรับพนักงานมีดังนี้

1. ดึงดูดความสนใจ

แน่นอน คุณต้องการให้จดหมายข่าวของคุณโดดเด่นจากสิ่งยุ่งเหยิงทางดิจิทัลอื่นๆ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้เทมเพลตจดหมายข่าว ซึ่งช่วยให้จดหมายข่าวโดดเด่นและเป็นที่จดจำได้ทันที การแจ้งเตือนทางมือถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง การแจ้งพนักงานเมื่อมีการส่งจดหมายข่าวบนอุปกรณ์พกพาของพวกเขาจะเพิ่มอัตราการเปิดอย่างมาก

2. มีความเกี่ยวข้อง

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความเกี่ยวข้องและควรค่าแก่การอ่าน ให้ส่งจดหมายข่าวที่ตรงเป้าหมายไปยังกลุ่มพนักงานที่เหมาะสม อาจไม่สมเหตุสมผลที่จะส่งข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกฎระเบียบด้านความปลอดภัยในท้องถิ่นใหม่สำหรับโรงงานในเยอรมนีไปยังสำนักงานของบริษัทในบราซิล

อย่างไรก็ตาม เมื่อข้อมูลมีอยู่ทั่วโลกมากขึ้น ความสามารถในการแปลแบบทันทีสามารถรับประกันได้ว่าพนักงานทุกคนจะรับรู้ข่าวสารที่สำคัญและเกี่ยวข้อง โดยไม่คำนึงถึงภาษาท้องถิ่นของพวกเขา

ที่มา: Sociabble

3. ทำให้กระบวนการรวดเร็วและง่ายดาย

เมื่อจดหมายข่าวสร้างได้ง่าย ก็ส่งได้มากขึ้น และเพิ่มเวอร์ชันที่ตรงเป้าหมายได้มากขึ้นด้วย วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้เนื้อหาไดนามิกอัตโนมัติ หากเครื่องมืออีเมลของคุณสามารถเพิ่มเนื้อหาไดนามิกที่เกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคน ให้ใช้มัน!

นอกจากนี้ การกำหนดกลุ่มผู้ชมสำหรับจดหมายข่าวรุ่นต่างๆ นั้นมีประโยชน์ ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับแผนก ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ ความสนใจ และอื่นๆ

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณ เครื่องมือติดตามอีเมลสามารถช่วยคุณกำหนดอัตราการเปิด อัตราการเสร็จสิ้น และข้อมูลอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากจดหมายข่าวภายในของคุณได้ง่ายขึ้น

ความคิดจดหมายข่าวภายใน

มีเนื้อหาหลากหลายรูปแบบที่สามารถรวมไว้ในจดหมายข่าวได้ ทุกธุรกิจมีวัฒนธรรมและไดนามิกที่แตกต่างกัน จดหมายข่าวของคุณควรสะท้อนถึงเอกลักษณ์ดังกล่าว ต่อไปนี้เป็นแนวคิดเกี่ยวกับเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมในการจับคู่กับเสียงของบริษัทของคุณ:

• ประกาศสำคัญ: แชร์ข่าวใหญ่ ประกาศ การอัปเดต และสิ่งอื่นๆ ที่ต้องการความสนใจ ทำให้ทุกคนอยู่ในวงสนทนา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครถูกตัดออกจากการสนทนาที่สำคัญ
• สารจากผู้นำสูงสุด: ถ่ายทอดข้อมูลที่สำคัญและสร้างจิตวิญญาณและขวัญกำลังใจของทีม คุณสามารถรวมบทความ ประกาศที่จะเกิดขึ้น เหตุการณ์ต่างๆ เกือบทุกอย่างที่สำคัญจากผู้บริหารระดับสูง
• แนวคิดของพนักงาน: ให้พนักงานมีส่วนร่วมในแนวคิดบางอย่างในจดหมายข่าว ตัวอย่างเช่น สิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากโปรแกรม CSR ของบริษัท ความรู้สึกของพวกเขาเกี่ยวกับการทำงานจากระยะไกล และความคิดทั่วไปเกี่ยวกับชีวิตองค์กรและวิธีปรับปรุงให้ดีขึ้น พนักงานคือเส้นเลือดใหญ่ของบริษัท และจดหมายข่าวก็เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แบ่งปันความคิด
• ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี: เตือนพนักงานของคุณเกี่ยวกับทรัพยากรและช่องทางที่คุณมีสำหรับความเป็นอยู่ที่ดีทั้งทางร่างกายและจิตใจ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าควรหันไปพึ่งใครเมื่อจำเป็น
• ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับอุตสาหกรรมและการแข่งขัน: แบ่งปันสิ่งที่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมของคุณ – แนวโน้มหลัก ข้อมูลเชิงลึกด้านการแข่งขัน นวัตกรรม และวิธีที่ธุรกิจของคุณเข้ากับระบบนิเวศ
• เพิ่มการทำงานร่วมกัน: กระตุ้นให้พนักงานทำงานร่วมกัน พูด แบ่งปันเคล็ดลับเกี่ยวกับความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานแบบผสมผสานหรือจากระยะไกล
• ข่าวทรัพยากรบุคคล: รวมทุกสิ่งตั้งแต่การจ้างใหม่และการออกจากงานไปจนถึงการเปิดรับสมัครงานและการฝึกอบรมในจดหมายข่าวของคุณ เพื่อให้พนักงานทราบถึงการอัปเดตการรับพนักงานและการดำเนินการที่จำเป็นต้องทำ
• การรับรู้ของพนักงาน: จดจำตัวเลขยอดขายที่แข็งแกร่ง ความสำเร็จด้าน CSR ความคิดริเริ่มที่เป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน และความสำเร็จส่วนบุคคลเพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กรและจิตวิญญาณของทีม พนักงานมีความสุขเมื่อเพื่อนร่วมงานของพวกเขาได้รับการยอมรับตามที่สมควรได้รับ และการมีส่วนร่วมจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อชื่อของพวกเขาปรากฏในจดหมายข่าวสำหรับงานที่ทำได้ดี
• ผลการสำรวจ: รับความคิดเห็นของพนักงานในหัวข้อเฉพาะโดยกระตุ้นให้พวกเขาทำแบบสำรวจ คุณสามารถรวมแบบสำรวจที่เน้นธุรกิจเข้ากับแบบสอบถามสนุกๆ แบ่งปันผลการสำรวจ และแสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับคำติชมและความคิดเห็นของพวกเขา ทั้งหมดนี้ทำได้ผ่านจดหมายข่าวง่ายๆ
• ความคิดเห็นของลูกค้าและเรื่องราวของลูกค้า: หากคุณได้รับคำติชมจากลูกค้าในเชิงบวกหรือมีเรื่องราวความสำเร็จที่จะแบ่งปัน ให้เพิ่มลงในจดหมายข่าว! คุณสามารถแชร์ทั้งข่าวด่วน เช่น การปิดดีลที่สำคัญ และการพัฒนาที่ไม่สมควรเป็นข่าว เช่น อีเมลเชิงบวกที่ลูกค้าส่งมาเพื่อแสดงว่าพวกเขาพอใจกับผลิตภัณฑ์ของคุณเพียงใด

ที่มา: Sociabble

เทมเพลตจดหมายข่าวภายใน

ไม่ว่าคุณจะสร้างจดหมายข่าวภายในด้วยวิธีใด ผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในที่กว้างขึ้น โดยใช้ซอฟต์แวร์จดหมายข่าว หรือวิธีล้าสมัย การมีเทมเพลตจดหมายข่าวให้เลือกมากมายจะช่วยให้คุณไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ตั้งแต่ต้น

เทมเพลตเหล่านี้ควรอนุญาตให้คุณเพิ่มแบรนด์ของบริษัทด้วยสี โลโก้ และแบบอักษร สิ่งนี้ทำให้แบรนด์ของคุณรู้สึกเป็นส่วนตัวและมีเอกลักษณ์มากขึ้น พนักงานมีแนวโน้มที่จะระบุได้หากฟังดูคุ้นเคย

เทมเพลตควรกำหนดช่องว่างและคอลัมน์แยกกันตามหัวเรื่อง คิดว่ามันเหมือนกับหนังสือพิมพ์ คุณต้องการให้ข่าวสำคัญเป็น "หน้าแรก" ในขณะที่คอลัมน์ที่เบาสมองหรือข่าวที่มีความสำคัญน้อยกว่าสามารถเรียงลำดับการอ่านได้ลึกลงไป

ไม่ว่าคุณจะจัดโครงสร้างจดหมายข่าวของคุณอย่างไร เทมเพลตที่คุณเลือกควรทำให้ง่ายต่อการเติมเนื้อหาที่สนุกสนานและตรงประเด็นลงในโครงสร้างที่มีอยู่ก่อนแล้ว

ที่มา: Sociabble

เครื่องมือที่เหมาะสมและเนื้อหาที่เหมาะสมจะทำให้จดหมายข่าวของคุณโดดเด่น

การเจาะข้อมูลยุ่งเหยิงไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป อีเมล การแจ้งเตือน โซเชียลมีเดีย ข้อความ - ข้อมูลทั้งหมดที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานของคุณล้นหลาม แต่ด้วยเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและตรงเป้าหมาย คุณสามารถเปลี่ยนจดหมายข่าวภายในของคุณให้เป็นเครื่องมือการมีส่วนร่วมที่ทรงพลังได้

การอ่านจดหมายข่าวภายในกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของพนักงานเมื่อพวกเขาพบว่าเนื้อหานั้นมีส่วนร่วม การสร้างจดหมายข่าวที่ยอดเยี่ยมไม่ใช่เรื่องยาก แพลตฟอร์มอีเมลและซอฟต์แวร์สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้โดยไม่ต้องลงทุนเวลาหรือทรัพยากร

เพียงใช้กลยุทธ์การกำหนดเป้าหมายอย่างชาญฉลาด อย่าลืมให้เสียงพนักงานของคุณ และอย่ากลัวที่จะทำให้ประสบการณ์สนุก พนักงานของคุณจะขอบคุณ!

เมื่อคุณสื่อสาร อย่าลืมเชื่อมช่องว่างระหว่างวัฒนธรรม ขยายความรู้ของคุณและทิ้งความประทับใจไม่รู้ลืมในโลกที่เชื่อมโยงถึงกันทั่วโลกด้วยการสื่อสารข้ามวัฒนธรรม