แผนการสื่อสารภายใน: มันคืออะไรและจะพัฒนาอย่างไร?
เผยแพร่แล้ว: 2022-06-26แผนการสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานประจำวัน กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญของทุกองค์กร คุณต้องเข้าใจวิธีการสื่อสารกับทุกคนในบริษัทเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ
ในบริษัทส่วนใหญ่ ลูกค้าและพนักงานเชื่อมต่อกันโดยใช้เทคนิคที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบ คุณจะสังเกตเห็นความผูกพันของพนักงานเพิ่มขึ้นอย่างมากหากคุณใช้มาตรฐานการดูแลเดียวกันในแผนการสื่อสารภายในของคุณ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องการแผนการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ
ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึง:
- คำจำกัดความของแผนการสื่อสารภายใน
- ข้อดีของแผนการสื่อสารภายใน
- วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาแผนการสื่อสารภายใน
แผนการสื่อสารภายในคืออะไร?
แผนการสื่อสารภายในเป็นกลยุทธ์ที่เน้นเป้าหมายทางธุรกิจสำหรับการมีส่วนร่วมและการมีปฏิสัมพันธ์ของพนักงาน และแสดงการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย กลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทางสู่ความสำเร็จในการสื่อสารภายใน ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของแผนการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ:
- พันธกิจ เป้าหมาย และค่านิยมของบริษัท
- ข้อความทางธุรกิจที่สำคัญ
- ช่องทางการสื่อสาร
- ความรับผิดชอบและกระบวนการสำหรับพนักงาน
- กลยุทธ์การตลาดและการสื่อสาร
นี่คือทั้งหมดที่เกี่ยวกับวิธีที่พนักงานของคุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อดำเนินการตามความรับผิดชอบ นี่คือเหตุผลที่การรวบรวมและวิเคราะห์ความคิดเห็นของพนักงานควรเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ของคุณ
ข้อดีของแผนการสื่อสารภายใน
สถานที่ทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นอย่างมากเมื่อมีการสื่อสารอย่างกระตือรือร้น พนักงานของคุณจะมีส่วนร่วมในงานมากขึ้น หากคุณวางแผนอย่างดีสำหรับการสื่อสารภายใน มีข้อดีหลายประการที่จะมีกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีส่วนช่วยให้บริษัทของคุณประสบความสำเร็จโดยรวม นี่คือบางส่วนของพวกเขา:
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เมื่อพนักงานเชื่อมต่อ พวกเขาเข้าใจความรับผิดชอบและลำดับความสำคัญของตนอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้จะเพิ่มผลผลิตขององค์กร และพนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น
- ลดข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาด: ข้อผิดพลาดของพนักงานมักเกิดจากการขาดการสื่อสาร ธุรกิจของคุณอาจสูญเสียเงินหากคุณทำผิดพลาด หากคุณพัฒนาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ สิ่งนี้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้
- ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน: การสื่อสารภายในเป็นวิธีที่ประสบความสำเร็จในการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน พนักงานมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจเมื่อองค์กรให้ข้อมูลอัปเดตอย่างต่อเนื่อง
- ปรับปรุงวัฒนธรรมในที่ทำงาน: ปฏิสัมพันธ์ของพนักงานจะดีขึ้นเมื่อแผนกและทีมสื่อสารกัน ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการได้ตลอดเวลา
- ช่วยให้เข้าใจเป้าหมายทางธุรกิจ: การสื่อสารภายในช่วยให้มั่นใจว่าทั้งบริษัทของคุณมีความเข้าใจตรงกัน ช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ วิสัยทัศน์ และกลยุทธ์
- เพิ่มผลลัพธ์ความเป็นผู้นำ: กลยุทธ์การสื่อสารภายในช่วยผู้จัดการและผู้นำในการปรับปรุงผลลัพธ์ความเป็นผู้นำ ช่วยให้เข้าใจว่าควรสื่อสารกับพนักงานอย่างไรและเมื่อใด
กลยุทธ์การสื่อสารภายในแสดงให้เห็นว่าทุกคนในองค์กรมีความเหมาะสมและมีส่วนร่วมในกลยุทธ์โดยรวมอย่างไร ช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโครงการปัจจุบัน กิจกรรม และเป้าหมายในอนาคต
วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาแผนการสื่อสารภายใน
แผนการสื่อสารภายในมีความจำเป็นด้วยเหตุผลหลายประการ อธิบายวิธีการติดต่อสื่อสารกันเพื่อช่วยเหลือและบรรลุเป้าหมายของบริษัท คุณสามารถใช้แผนการสื่อสารได้หากต้องการส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคลหรือทั้งบริษัท มาดูคำแนะนำทีละขั้นตอนในการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน
วิเคราะห์สถานะปัจจุบันของการสื่อสารภายใน
ก่อนสร้างแผนการสื่อสารภายใน จำเป็นต้องรู้ว่าการสื่อสารภายในปัจจุบันของคุณประสบความสำเร็จเพียงใด วิเคราะห์และดูว่าคุณสามารถปรับปรุงได้ที่ไหน ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้วิธีการติดตามที่หลากหลาย รวมถึง:
- คุณบรรลุเป้าหมายการสื่อสารภายในกี่ข้อแล้ว
จดจุดแข็งและข้อจำกัดของแผนก่อนหน้าของคุณ คิดออกว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จในอนาคต
- ออกแบบและจัดทำแบบสำรวจสำหรับบริษัทของคุณ
การทำแบบสำรวจเป็นเทคนิคที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการรับคำติชมจากพนักงานของคุณ ก่อนทำการปรับเปลี่ยนใดๆ ให้วิเคราะห์ว่าสิ่งใดใช้ได้ผลจริงและสิ่งใดไม่ได้ผล
ด้วยชุดคำถามมากมาย QuestionPro ใช้แนวทางเฉพาะในการสำรวจประสบการณ์ของพนักงาน คุณจะได้รับมุมมอง 360 องศาของบริษัทของคุณด้วยวิธีนี้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมความคิดเห็น
- ตรวจสอบผลลัพธ์ในช่วงเวลาต่างๆ
กรอบเวลาจะช่วยคุณวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน สร้างแผนภูมิข้อมูลในช่วงเวลาต่างๆ และตรวจสอบผลลัพธ์
การกำหนดเป้าหมาย
ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกเป้าหมายที่เหมาะสม กลยุทธ์ SMART เป็นหนึ่งในวิธีที่มีอิทธิพลและเรียบง่ายที่สุด:
- เฉพาะเจาะจง: กำหนดเป้าหมายของคุณโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น อาจเป็น "เป้าหมายธุรกิจของคุณคืออะไร" หรือ “ใครทำงานเพื่อให้บรรลุพวกเขา”
- การ วัด: เป้าหมายจะต้องสามารถวัดได้ เพื่อเพิ่มรายได้ การผลิต และการทำงานเป็นทีม เป็นต้น
- บรรลุ: เป้าหมายควรจะทำได้ ควรใช้งานได้จริงและขึ้นอยู่กับความสามารถในการขยายธุรกิจของคุณ
- ที่เกี่ยวข้อง: เป้าหมายจะส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมของบริษัทหรือไม่ คุณควรหลีกเลี่ยงเป้าหมายที่ไม่เกี่ยวข้องที่ไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาแผนที่มีประสิทธิภาพของคุณ
- เวลา: กำหนดเวลาเพื่อให้บรรลุแต่ละวัตถุประสงค์คืออะไร หากไม่มีกรอบเวลา จะไม่ส่งผลต่อแผนอย่างถูกต้อง
กลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการเข้าถึง
การรู้ว่าคุณกำลังพยายามติดต่อใครเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ต้องการดูเท่านั้นที่ได้รับเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
จะเป็นการดีที่สุดหากคุณพูดถึงทีมและแผนกประเภทต่างๆ ของบริษัทสำหรับแผนของคุณ คุณไม่สามารถใช้ภาษาเดียวกันเมื่อพูดกับพวกเขาทั้งหมด ในการจัดทำแผน ควรคำนึงถึงทุกแผนก ทีม ผู้บังคับบัญชา และรุ่นน้อง
การเลือกเครื่องมือสื่อสารภายในที่เหมาะสม
จำเป็นต้องเลือกเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ อินทราเน็ตเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดสำหรับการสื่อสารภายใน อินทราเน็ตเป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการสื่อสารเพื่อเข้าถึงทุกคนในธุรกิจจากสถานที่ต่างๆ อินทราเน็ตสมัยใหม่สามารถใช้เป็นฮับดิจิทัลของบริษัทคุณได้ มันรวมและรวมเทคโนโลยีการสื่อสารที่หลากหลายเช่น:
- เครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (Slack)
- อีเมล (Gmail, อีเมล Outlook และปฏิทิน)
- การจัดการโครงการ (Trello)
- การประชุมทางวิดีโอและการประชุม (ซูม, Google Meet, Microsoft Teams)
- การจัดการพื้นที่ทำงาน (Google ไดรฟ์)
การทำความเข้าใจและการใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างประสบความสำเร็จสำหรับการสื่อสารภายในเป็นสิ่งสำคัญ ตอนนี้อาจเป็นเวลาที่ดีในการเริ่มต้น หากคุณยังไม่มีอินทราเน็ต
การวัดแผนการสื่อสารภายใน
หลังจากที่คุณได้ดำเนินการตามแผนแล้ว ก็ถึงเวลาวัดผล การรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อกำหนดประสิทธิภาพของการสื่อสารภายในของคุณ ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์จะช่วยคุณในการรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณ
มีเทคนิคต่างๆ ในการประเมินประสิทธิภาพการสื่อสารภายใน ลองมาดูตัวอย่างบางส่วน:
- ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของคุณ มีการปรับปรุงหรือไม่?
- รายได้เพิ่มขึ้นหรือไม่?
- ข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยลงหรือไม่?
- การรักษาพนักงานมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องหรือไม่?
- คุณสังเกตเห็นการปรับปรุงความผูกพันของพนักงานหรือไม่?
- คุณประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายเฉพาะหรือไม่?
หากคุณสังเกตว่าแผนของคุณไม่ได้ผล คุณต้องพิจารณาว่ามีอะไรผิดพลาดในแผนของคุณและต้องดำเนินการอะไรบ้างเพื่อปรับปรุงแผนการสื่อสารภายในของคุณ
บทสรุป
จำเป็นต้องมีแผนการสื่อสารภายในเพื่อให้บริษัทเติบโตอย่างประสบความสำเร็จ ต้องรักษาการสื่อสารกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ กำหนดวิธีการที่เหมาะสมกับเป้าหมายของคุณมากที่สุด การทดสอบบ่อยครั้งเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ
สิ่งนี้ต้องการเทคโนโลยีที่เหมาะสม แบบสำรวจประสบการณ์พนักงานจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่จะช่วยให้คุณพัฒนาแผนการสื่อสารภายในและธุรกิจที่ดีขึ้น
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ QuestionPro Workforce และวิธีรวบรวมความคิดเห็นของพนักงานอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างผลกระทบที่ดีขึ้นในองค์กรของคุณ