แผนการสื่อสารภายใน: มันคืออะไรและจะพัฒนาอย่างไร?

แผนการสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานประจำวัน กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญของทุกองค์กร คุณต้องเข้าใจวิธีการสื่อสารกับทุกคนในบริษัทเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ

ในบริษัทส่วนใหญ่ ลูกค้าและพนักงานเชื่อมต่อกันโดยใช้เทคนิคที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบ คุณจะสังเกตเห็นความผูกพันของพนักงานเพิ่มขึ้นอย่างมากหากคุณใช้มาตรฐานการดูแลเดียวกันในแผนการสื่อสารภายในของคุณ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องการแผนการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึง:

• คำจำกัดความของแผนการสื่อสารภายใน
• ข้อดีของแผนการสื่อสารภายใน
• วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาแผนการสื่อสารภายใน

แผนการสื่อสารภายในคืออะไร?

แผนการสื่อสารภายในเป็นกลยุทธ์ที่เน้นเป้าหมายทางธุรกิจสำหรับการมีส่วนร่วมและการมีปฏิสัมพันธ์ของพนักงาน และแสดงการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย กลยุทธ์การสื่อสารภายในของคุณทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทางสู่ความสำเร็จในการสื่อสารภายใน ต่อไปนี้เป็นองค์ประกอบสำคัญของแผนการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ:

• พันธกิจ เป้าหมาย และค่านิยมของบริษัท
• ข้อความทางธุรกิจที่สำคัญ
• ช่องทางการสื่อสาร
• ความรับผิดชอบและกระบวนการสำหรับพนักงาน
• กลยุทธ์การตลาดและการสื่อสาร

นี่คือทั้งหมดที่เกี่ยวกับวิธีที่พนักงานของคุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อดำเนินการตามความรับผิดชอบ นี่คือเหตุผลที่การรวบรวมและวิเคราะห์ความคิดเห็นของพนักงานควรเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ของคุณ

ข้อดีของแผนการสื่อสารภายใน

สถานที่ทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้นอย่างมากเมื่อมีการสื่อสารอย่างกระตือรือร้น พนักงานของคุณจะมีส่วนร่วมในงานมากขึ้น หากคุณวางแผนอย่างดีสำหรับการสื่อสารภายใน มีข้อดีหลายประการที่จะมีกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีส่วนช่วยให้บริษัทของคุณประสบความสำเร็จโดยรวม นี่คือบางส่วนของพวกเขา:

• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เมื่อพนักงานเชื่อมต่อ พวกเขาเข้าใจความรับผิดชอบและลำดับความสำคัญของตนอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้จะเพิ่มผลผลิตขององค์กร และพนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น

• ลดข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาด: ข้อผิดพลาดของพนักงานมักเกิดจากการขาดการสื่อสาร ธุรกิจของคุณอาจสูญเสียเงินหากคุณทำผิดพลาด หากคุณพัฒนาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ สิ่งนี้สามารถป้องกันข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดเหล่านั้นได้

• ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน: การสื่อสารภายในเป็นวิธีที่ประสบความสำเร็จในการเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน พนักงานมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจเมื่อองค์กรให้ข้อมูลอัปเดตอย่างต่อเนื่อง

• ปรับปรุงวัฒนธรรมในที่ทำงาน: ปฏิสัมพันธ์ของพนักงานจะดีขึ้นเมื่อแผนกและทีมสื่อสารกัน ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการได้ตลอดเวลา

• ช่วยให้เข้าใจเป้าหมายทางธุรกิจ: การสื่อสารภายในช่วยให้มั่นใจว่าทั้งบริษัทของคุณมีความเข้าใจตรงกัน ช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ วิสัยทัศน์ และกลยุทธ์
• เพิ่มผลลัพธ์ความเป็นผู้นำ: กลยุทธ์การสื่อสารภายในช่วยผู้จัดการและผู้นำในการปรับปรุงผลลัพธ์ความเป็นผู้นำ ช่วยให้เข้าใจว่าควรสื่อสารกับพนักงานอย่างไรและเมื่อใด

กลยุทธ์การสื่อสารภายในแสดงให้เห็นว่าทุกคนในองค์กรมีความเหมาะสมและมีส่วนร่วมในกลยุทธ์โดยรวมอย่างไร ช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโครงการปัจจุบัน กิจกรรม และเป้าหมายในอนาคต

วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาแผนการสื่อสารภายใน

แผนการสื่อสารภายในมีความจำเป็นด้วยเหตุผลหลายประการ อธิบายวิธีการติดต่อสื่อสารกันเพื่อช่วยเหลือและบรรลุเป้าหมายของบริษัท คุณสามารถใช้แผนการสื่อสารได้หากต้องการส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคลหรือทั้งบริษัท มาดูคำแนะนำทีละขั้นตอนในการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะปรับปรุงการสื่อสารของพนักงาน

วิเคราะห์สถานะปัจจุบันของการสื่อสารภายใน

ก่อนสร้างแผนการสื่อสารภายใน จำเป็นต้องรู้ว่าการสื่อสารภายในปัจจุบันของคุณประสบความสำเร็จเพียงใด วิเคราะห์และดูว่าคุณสามารถปรับปรุงได้ที่ไหน ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้วิธีการติดตามที่หลากหลาย รวมถึง:

• คุณบรรลุเป้าหมายการสื่อสารภายในกี่ข้อแล้ว

จดจุดแข็งและข้อจำกัดของแผนก่อนหน้าของคุณ คิดออกว่าคุณต้องการทำอะไรให้สำเร็จในอนาคต

• ออกแบบและจัดทำแบบสำรวจสำหรับบริษัทของคุณ

การทำแบบสำรวจเป็นเทคนิคที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการรับคำติชมจากพนักงานของคุณ ก่อนทำการปรับเปลี่ยนใดๆ ให้วิเคราะห์ว่าสิ่งใดใช้ได้ผลจริงและสิ่งใดไม่ได้ผล

ด้วยชุดคำถามมากมาย QuestionPro ใช้แนวทางเฉพาะในการสำรวจประสบการณ์ของพนักงาน คุณจะได้รับมุมมอง 360 องศาของบริษัทของคุณด้วยวิธีนี้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมความคิดเห็น

• ตรวจสอบผลลัพธ์ในช่วงเวลาต่างๆ

กรอบเวลาจะช่วยคุณวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน สร้างแผนภูมิข้อมูลในช่วงเวลาต่างๆ และตรวจสอบผลลัพธ์

การกำหนดเป้าหมาย

ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกเป้าหมายที่เหมาะสม กลยุทธ์ SMART เป็นหนึ่งในวิธีที่มีอิทธิพลและเรียบง่ายที่สุด:

• เฉพาะเจาะจง: กำหนดเป้าหมายของคุณโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น อาจเป็น "เป้าหมายธุรกิจของคุณคืออะไร" หรือ “ใครทำงานเพื่อให้บรรลุพวกเขา”

• การ วัด: เป้าหมายจะต้องสามารถวัดได้ เพื่อเพิ่มรายได้ การผลิต และการทำงานเป็นทีม เป็นต้น

• บรรลุ: เป้าหมายควรจะทำได้ ควรใช้งานได้จริงและขึ้นอยู่กับความสามารถในการขยายธุรกิจของคุณ

• ที่เกี่ยวข้อง: เป้าหมายจะส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมของบริษัทหรือไม่ คุณควรหลีกเลี่ยงเป้าหมายที่ไม่เกี่ยวข้องที่ไม่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาแผนที่มีประสิทธิภาพของคุณ

• เวลา: กำหนดเวลาเพื่อให้บรรลุแต่ละวัตถุประสงค์คืออะไร หากไม่มีกรอบเวลา จะไม่ส่งผลต่อแผนอย่างถูกต้อง

กลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการเข้าถึง

การรู้ว่าคุณกำลังพยายามติดต่อใครเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ต้องการดูเท่านั้นที่ได้รับเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

จะเป็นการดีที่สุดหากคุณพูดถึงทีมและแผนกประเภทต่างๆ ของบริษัทสำหรับแผนของคุณ คุณไม่สามารถใช้ภาษาเดียวกันเมื่อพูดกับพวกเขาทั้งหมด ในการจัดทำแผน ควรคำนึงถึงทุกแผนก ทีม ผู้บังคับบัญชา และรุ่นน้อง

การเลือกเครื่องมือสื่อสารภายในที่เหมาะสม

จำเป็นต้องเลือกเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ อินทราเน็ตเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดสำหรับการสื่อสารภายใน อินทราเน็ตเป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการสื่อสารเพื่อเข้าถึงทุกคนในธุรกิจจากสถานที่ต่างๆ อินทราเน็ตสมัยใหม่สามารถใช้เป็นฮับดิจิทัลของบริษัทคุณได้ มันรวมและรวมเทคโนโลยีการสื่อสารที่หลากหลายเช่น:

• เครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (Slack)
• อีเมล (Gmail, อีเมล Outlook และปฏิทิน)
• การจัดการโครงการ (Trello)
• การประชุมทางวิดีโอและการประชุม (ซูม, Google Meet, Microsoft Teams)
• การจัดการพื้นที่ทำงาน (Google ไดรฟ์)

การทำความเข้าใจและการใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างประสบความสำเร็จสำหรับการสื่อสารภายในเป็นสิ่งสำคัญ ตอนนี้อาจเป็นเวลาที่ดีในการเริ่มต้น หากคุณยังไม่มีอินทราเน็ต

การวัดแผนการสื่อสารภายใน

หลังจากที่คุณได้ดำเนินการตามแผนแล้ว ก็ถึงเวลาวัดผล การรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อกำหนดประสิทธิภาพของการสื่อสารภายในของคุณ ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์จะช่วยคุณในการรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณ

มีเทคนิคต่างๆ ในการประเมินประสิทธิภาพการสื่อสารภายใน ลองมาดูตัวอย่างบางส่วน:

• ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของคุณ มีการปรับปรุงหรือไม่?
• รายได้เพิ่มขึ้นหรือไม่?
• ข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยลงหรือไม่?
• การรักษาพนักงานมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องหรือไม่?
• คุณสังเกตเห็นการปรับปรุงความผูกพันของพนักงานหรือไม่?
• คุณประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายเฉพาะหรือไม่?

หากคุณสังเกตว่าแผนของคุณไม่ได้ผล คุณต้องพิจารณาว่ามีอะไรผิดพลาดในแผนของคุณและต้องดำเนินการอะไรบ้างเพื่อปรับปรุงแผนการสื่อสารภายในของคุณ

บทสรุป

จำเป็นต้องมีแผนการสื่อสารภายในเพื่อให้บริษัทเติบโตอย่างประสบความสำเร็จ ต้องรักษาการสื่อสารกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ กำหนดวิธีการที่เหมาะสมกับเป้าหมายของคุณมากที่สุด การทดสอบบ่อยครั้งเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ

สิ่งนี้ต้องการเทคโนโลยีที่เหมาะสม แบบสำรวจประสบการณ์พนักงานจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่จะช่วยให้คุณพัฒนาแผนการสื่อสารภายในและธุรกิจที่ดีขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ QuestionPro Workforce และวิธีรวบรวมความคิดเห็นของพนักงานอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างผลกระทบที่ดีขึ้นในองค์กรของคุณ

จองการสาธิต เรียนรู้เพิ่มเติม