วิธีการเขียนจดหมายลาออก – คำแนะนำทีละขั้นตอน

จดหมายลาออกแสดงถึงเหตุผลที่คุณอาจต้องการออกจากงาน นอกจากนี้ ยังแสดงถึงวิธีที่คุณต้องการแสดงเหตุผลดังกล่าวต่อเจ้านายของคุณอย่างมืออาชีพมากที่สุด แต่การเขียนจดหมายลาออกดูเหมือนเป็นงานของช้าง เนื่องจากดูเหมือนว่าจะเกี่ยวข้องกับแนวทางวิชาชีพบางอย่างในการสร้าง นอกจากนี้ บางครั้งงานที่เกี่ยวข้องกับงานเขียนเชิงวิชาชีพอาจถูกลดชั้นลงเป็นผู้เชี่ยวชาญในบางครั้ง

นอกเหนือจากการกล่าวอ้างดังกล่าว บทความนี้จะนำเสนอเคล็ดลับสำคัญที่จะแนะนำคุณตลอดการเขียนจดหมายลาออกในทุกสถานการณ์

ทำไมจดหมายลาออกจึงสำคัญ?

ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นบรรทัดสุดท้ายของการเลิกจ้างงานหรือการจ้างงานจากบริษัทหรือองค์กรใดบริษัทหนึ่ง มันมาภายหลังหลังจากแจ้งไตรมาสที่จำเป็นเกี่ยวกับการยุติของคุณด้วยตนเองหรือทางอีเมล จดหมายลาออกอาจร่างไว้บนกระดาษเพียงอย่างเดียว แต่มีความสำคัญอย่างมากในบริบททางวิชาชีพ

มาดูกันว่าทำไมมันถึงสำคัญมาก:

การออกจากองค์กรโดยไม่มีเจตนา ตกลง และอยู่ในสภาพที่ย่ำแย่เป็นสิ่งที่อันตราย นี่คือเหตุผลว่าทำไมการร่างจดหมายลาออกจึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับความเสื่อมเสียดังกล่าว

จดหมายลาออกเป็นหลักฐานทั้งหมดของความเป็นทางการ และเป็นการแสดงถึงความสุภาพและความเคารพต่อบริษัทในฐานะองค์กร สื่อถึงลักษณะนิสัยและความเป็นมืออาชีพของคุณ และช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณกับองค์กรดังกล่าว สิ่งนี้อาจช่วยได้มากเมื่อคุณสมัครเพื่อโอกาสในการทำงานในอนาคต ยิ่งไปกว่านั้น ยังช่วยให้บริษัทมีการจัดการหลังจากที่คุณจากไป และหาคนมาแทนที่ตำแหน่งของคุณในระยะเวลาอันสั้น การลาออกอย่างถูกต้องจะทำให้คุณมีความมั่นใจในการเพิ่มประสบการณ์การทำงานในองค์กรดังกล่าวในประวัติย่อของคุณ

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายลาออก?

มีรายละเอียดและโครงสร้างที่สำคัญที่คุณไม่ควรพลาดเมื่อร่างจดหมายลาออก รายละเอียดเหล่านี้จำเป็นต่อผู้รับ และโครงสร้างจะสื่อถึงความเป็นทางการของคุณ คุณควรรวมองค์ประกอบเหล่านี้ไว้ในจดหมายลาออกของคุณ:

• ส่วนหัว – รายละเอียดการติดต่อ
• คำทักทาย
• คำชี้แจงการลาออกของคุณ
• เหตุผลและจุดประสงค์ในการลาออกของคุณ
• ประโยคสองสามประโยคที่เสนอความช่วยเหลือของคุณในกระบวนการเปลี่ยน
• ย่อหน้าแสดงความขอบคุณในโอกาสการทำงาน
• ขอหนังสืออ้างอิงหรือหนังสือแนะนำสำหรับวัตถุประสงค์ในอนาคต
• การลงนามอย่างมืออาชีพ
• ลายเซ็น

หัวข้อ:

ส่วนหัวของคุณอาจไม่จำเป็นต้องเป็นหัวจดหมายที่กำหนดเองซึ่งแสดงรายละเอียดการติดต่อของผู้ส่งหรือบริษัท อย่างไรก็ตาม ควรประกอบด้วยชื่อของคุณ รายละเอียดงาน หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมล ตลอดจนหัวหน้างานและรายละเอียดของบริษัท คุณไม่ควรลืมวันที่ หากจะส่งจดหมายทางอีเมล ให้ใส่รายละเอียดเหล่านี้ที่ส่วนท้ายของจดหมายหลังลายเซ็น

คำทักทาย:

ส่งคำทักทายและคำปราศรัยของคุณไปยังผู้จัดการของคุณ และควรทำด้วยคำทักทายที่เป็นมิตรแต่เป็นทางการ ประมาณว่า “เรียน คุณ/นาง/ดร. เอบีซี”.

ลาออก:

ส่วนนี้มีประกาศลาออกของคุณและควรปรากฏในข้อความแรก คุณควรประกาศวันสุดท้ายของการทำงานในส่วนนี้ด้วย อย่างไรก็ตาม ก่อนดำเนินการนี้ ให้ศึกษาจำนวนวัน/สัปดาห์ที่กำหนดเพื่อแจ้งผู้จัดการของคุณ สำหรับตำแหน่งส่วนใหญ่ จะต้องใช้เวลาสองสัปดาห์หรือหนึ่งเดือนในการประกาศ ซึ่งจะช่วยให้บริษัทเตรียมความพร้อมสำหรับการทดแทนที่คุ้มค่าอย่างขยันขันแข็ง

เหตุผลและวัตถุประสงค์ในการลาออก:

นี้เป็นทางเลือกแม้ว่า คุณอาจระบุเหตุผลในการออกเดินทางของคุณ – เริ่มงานใหม่ เริ่มงานครอบครัว ลงทะเบียนเรียนหลักสูตรปริญญา เหตุผลด้านสุขภาพ ฯลฯ อยู่ในเชิงบวกเมื่อประกาศดังกล่าว กล่าวคือ อย่าแสดงความไม่พอใจหรือความไม่พอใจต่อ บริการของบริษัท

ความช่วยเหลือของคุณในกระบวนการเปลี่ยน:

บริษัทจะได้รับมอบหมายให้หาคนมาแทนที่ตำแหน่งของคุณ เว้นแต่คุณจะไม่ว่างสำหรับงานนี้ ให้ความช่วยเหลือในกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับองค์ประกอบของงาน ช่วยกระชับความสัมพันธ์ฉันมิตรระหว่างคุณและบริษัท

คุณยังสามารถเพิ่มระยะเวลาในการทำงานให้เสร็จได้อีกด้วย

ความกตัญญูของคุณสำหรับโอกาสในการทำงาน:

ขอขอบคุณบริษัทที่ไว้วางใจและให้โอกาสคุณได้ทำงานอย่างมืออาชีพ ที่นี่ ก่อนที่คุณจะประเมินนโยบายการชำระเงินของบริษัท ให้ระบุประเด็นสำคัญและบทเรียนที่คุณได้เรียนรู้ในบทบาทของคุณและวิธีที่มันหล่อหลอมอาชีพของคุณ หากคุณต้องการ ให้กล่าวถึงผู้จัดการและบริษัทเพื่ออ้างอิงถึงบริษัทอื่นๆ

ขอคำแนะนำหรืออ้างอิง:

หากจำเป็นสำหรับก้าวต่อไปในอาชีพการงานของคุณ คุณสามารถขอหนังสือรับรองการลงนามจากเจ้านายของคุณได้ มันเพิ่มคุณภาพให้กับประสบการณ์การทำงานของคุณและให้ความได้เปรียบในการหางานที่ร่ำรวยอื่นๆ

การออกจากระบบ/ลายเซ็นแบบมืออาชีพ:

"ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ก็เพียงพอแล้วในการลงชื่อออก แล้วตามด้วยลายเซ็นของคุณ

พิสูจน์อักษร ส่ง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณได้รับการตอบรับอย่างดีจากผู้รับในเงื่อนไขที่ดีที่สุด

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายลาออก

จดหมายลาออกของคุณควรสั้นที่สุด โดยมีรายละเอียดข้างต้นแสดงให้เห็นอย่างดีในทุกส่วน เป้าหมายคือการแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ ซึ่งอาจใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ในอนาคต อย่างไรก็ตาม คุณควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อเตรียมจดหมายของคุณ:

• ความยาวของตัวอักษร
• แบบอักษรและขนาด
• รูปแบบ
• ความถูกต้องของตัวอักษร

ความยาว: อย่างน้อยควรพิมพ์ตัวอักษรในหน้าเดียว ในกรณีส่วนใหญ่ กระดาษขนาด A4 จะทำได้

แบบอักษรและขนาด: แบบอักษรดั้งเดิม เช่น Times New Roman, Calibri หรือ Arial มีความชัดเจนเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ดังกล่าว ขนาดตัวอักษรควรอยู่ระหว่าง 10 ถึง 12 จุดขนาด

รูปแบบ: ควรเว้นระยะเดียวโดยมีช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าเป็นอย่างน้อย จัดข้อความของคุณทางด้านซ้ายและใช้ระยะขอบ 1”

ความถูกต้องของจดหมาย: คุณสามารถใช้บริการของเพื่อนเก่าหรือที่ปรึกษาเพื่อตรวจทาน

โทน

ให้แน่ใจว่าคุณรักษาน้ำเสียงที่เป็นบวกและเป็นมืออาชีพมากที่สุด อย่าพูดถึงความผิดพลาดที่คุณประสบในบริษัทอย่างเด่นชัด ซึ่งช่วยสร้างสายสัมพันธ์อันเป็นนิรันดร์ระหว่างคุณกับฝ่ายบริหารของบริษัทแม้หลังจากที่คุณจากไป

คุณควรพยายามทำงานที่ยังไม่ได้ทำก่อนออกจากบริษัท มิฉะนั้น การเปลี่ยนของคุณอาจถูกยกเลิกหรือทำให้เสร็จสมบูรณ์โดยไม่สมควร

นอกจากนี้ โปรดไปที่รายละเอียดสัญญาของคุณ รายละเอียดอาจช่วยคุณในการเขียนจดหมายลาออก ตัวอย่างเช่น ในรายละเอียดสัญญา จะมีการถ่ายทอดช่วงเวลาเฉพาะของการประกาศลาออก ขึ้นอยู่กับบทบาทงาน ระดับ หรือตำแหน่ง

เมื่อส่งจดหมาย ให้ดำเนินการด้วยตนเอง นี่จะเป็นการเปิดโอกาสในการพูดคุยด้วยวาจากับผู้จัดการของคุณหากจำเป็น การสนทนาดังกล่าวอาจทำให้คุณปฏิบัติตามคำแนะนำที่ตามมาของผู้จัดการของคุณ

ตัวอย่างจดหมายลาออกเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ

จดหมายลาออกสามารถจัดโครงสร้างได้ตามเหตุผลและวัตถุประสงค์ของผู้เขียน อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องระบุรายละเอียดดังกล่าว ต่อไปนี้คือตัวอย่างเทมเพลตบางส่วน:

การลาออกเนื่องจากการเปลี่ยนอาชีพ:

ยอมรับการลาออกของฉัน เนื่องจากฉันได้รับตำแหน่งในองค์กรอื่น และหวังว่าจะได้ก้าวต่อไปในอาชีพการงานของฉัน การทำงานของฉันกับคุณนั้นคุ้มค่าและร่ำรวยจริงๆ และด้วยเหตุนี้ ฉันจะคิดถึงคุณ

การลาออกเนื่องจากการคืนโรงเรียน / หลักสูตรปริญญา:

ยอมรับการลาออกของฉันโดยมีผลตั้งแต่ _____ ฉันจะลงทะเบียนสำหรับ ______ ของฉันที่ _____ ดังนั้น ฉันจะต้องลาออกจากบทบาทของฉันที่ __________

การลาออกเนื่องจากการย้ายถิ่นฐาน:

ฉันกำลังเขียนเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าฉันจะย้ายไปที่ _____ [กับครอบครัวของฉัน] [นี่เป็นเพราะ _____] โปรดยอมรับสิ่งนี้เป็นการลาออกจากบริษัทที่มีชื่อเสียงของคุณอย่างเป็นทางการ

การลาออกเนื่องจากเหตุผลทางครอบครัว:

โปรดทราบว่านี่อาจเกี่ยวข้องกับเหตุผลส่วนตัวมากมาย

โปรดยอมรับการลาออกอย่างเป็นทางการจากบทบาท _____ ในบริษัทที่มีชื่อเสียงของคุณ ความรับผิดชอบของครอบครัวโทรมา และฉันต้องตอบพวกเขา

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการไม่เปิดเผยเหตุผล นี่คือตัวอย่างเทมเพลต:

ฉันกำลังเขียนวันนี้เพื่อแจ้งให้คุณทราบอย่างเป็นทางการว่าฉันจะลาออกจากบทบาทของฉันในฐานะ _____ และสิ่งนี้จะมีผล ___________ ฉันมีความสุขกับเวลาของฉันที่นี่ที่ __________ และฉันขอขอบคุณสำหรับโอกาสอันประเมินค่ามิได้และการฝึกอบรมที่ฉันได้รับ