วิธีเขียนข้อเสนอการให้ทุน: คำแนะนำสำหรับ NPO

องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรหรือ NPO มักจะแสวงหาเงินช่วยเหลือที่สามารถช่วยพวกเขาบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการต่างๆ ของตนได้ ประเด็นสำคัญประการหนึ่งที่พวกเขาสามารถปรับปรุงโอกาสในการได้รับทุนสนับสนุนคือการเขียนข้อเสนอทุนที่มีประสิทธิภาพ ดังนั้น บทความนี้จะอธิบายว่าคุณควรเขียนข้อเสนอทุนให้โดดเด่นท่ามกลางข้อเสนออื่นๆ อย่างไร

เงินช่วยเหลือคืออะไร?

เงินช่วยเหลือคือกองทุน รางวัล หรือเงินรางวัลที่รัฐบาลหรือองค์กรใดๆ มอบให้กับ NPO ที่รอคอยที่จะดำเนินโครงการสร้างมูลค่าใดๆ การจัดการทุนสนับสนุนเป็นกระบวนการบริหารจัดการที่กำหนดให้ผู้ขอรับทุนต้องผ่านขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่การเขียนข้อเสนอทุน การสมัครขอรับทุน การจัดการกองทุนทุน และแบ่งปันรายงานที่ทันท่วงทีกับผู้ทุน

ในบรรดาหน้าที่ทั้งหมดเหล่านี้ การเขียนข้อเสนอทุนสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดที่สามารถช่วยให้คุณได้รับทุนสนับสนุนสำหรับโครงการของคุณได้

ข้อเสนอการให้ทุนคืออะไร?

ในการจัดการทุนสนับสนุน ข้อเสนอทุนคือคำขอที่ส่งโดยผู้ขอทุน (NPO) ไปยังองค์กรที่ได้รับรางวัลทุนสนับสนุนที่ทำกำไรหรือไม่แสวงหากำไรสำหรับกองทุน พูดง่ายๆ ก็คือเป็นการอุทธรณ์ที่ส่งมาจากองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรเพื่อให้หน่วยงานกระจายทุน

ข้อเสนอทุนสนับสนุนแสดงให้เห็นถึงแนวคิดโครงการที่ไม่แสวงหากำไร และอธิบายว่าเหตุใดองค์กรจึงต้องการเงินสนับสนุน - สำหรับโครงการใดและกองทุนจะถูกนำมาใช้อย่างไร

ข้อเสนอนี้ให้เหตุผลที่สำคัญเกี่ยวกับความคุ้มค่าของโครงการและความจำเป็นในการได้รับทุนเพื่อดำเนินโครงการเฉพาะ ข้อเสนอการให้ทุนควรเขียนในลักษณะที่ดึงดูดและโน้มน้าวผู้ให้ทุนว่าโครงการของพวกเขาสมควรได้รับทุนสนับสนุน

ในข้อเสนอการให้ทุน โดยปกติแล้วองค์กรไม่แสวงหากำไรจะจัดทำเอกสารประเด็นสำคัญต่างๆ เช่น:

• ภารกิจหรือโครงการที่ต้องการทุนสนับสนุน
• พวกเขาวางแผนที่จะใช้เงินทุนสนับสนุนเพื่อบรรลุภารกิจอย่างไร
• วัตถุประสงค์ของโครงการและมูลค่าที่จะนำมา
• ระยะเวลาในการดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จ

องค์ประกอบสำคัญที่จะรวมไว้ในข้อเสนอการให้ทุน

ภาพรวมของสรุปข้อเสนอ

ในส่วนนี้ คุณจะต้องอธิบายองค์ประกอบหลักของโครงการของคุณด้วยถ้อยคำที่น้อยที่สุดที่เป็นไปได้ คุณสามารถรวมพอยน์เตอร์ที่กล่าวถึงด้านล่างนี้ไว้ในส่วนภาพรวมของคุณ:

• บทสรุปเกี่ยวกับคุณและองค์กรที่ไม่แสวงหากำไร (NPO) ของคุณพร้อมประวัติความเป็นมา
• ภารกิจหรือเป้าหมายของโครงการของคุณ
• ผลลัพธ์ที่คาดหวังของโครงการของคุณ
• มาตรฐานที่จะกำหนดความสำเร็จของโครงการของคุณ
• อะไรทำให้โครงการของคุณโดดเด่นจากโครงการอื่นๆ หรือจะเพิ่มมูลค่าเท่าใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการจัดการทุนสนับสนุน
• เหตุใดคุณจึงควรได้รับทุนสนับสนุน? ความสามารถของคุณคืออะไร
• จำนวนเงินทุนหรือการสนับสนุนที่คุณกำลังมองหาเพื่อให้บรรลุภารกิจของคุณ

คุณต้องให้ข้อมูลที่เพียงพอโดยใช้คำน้อยที่สุด เพื่อว่าเพียงการอ่านหัวข้อนี้ ผู้อ่านก็สามารถมีแนวคิดคร่าวๆ ว่าองค์กรของคุณคืออะไร สิ่งที่คุณกำลังมองหา และโครงการที่คุณกำลังดำเนินการเพื่อรับทุนสนับสนุน

คำชี้แจงความต้องการ

โครงการที่เกี่ยวข้องกับ NPO ทุกโครงการมีเป้าหมายเพื่อแก้ไขปัญหาสำคัญและเชื่อมช่องว่างด้านโอกาสหรือทรัพยากร ในส่วนนี้ คุณต้องอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะที่โครงการของคุณเป็นเป้าหมายและแนวทางแก้ไข ชี้แจงว่าใครจะได้รับประโยชน์จากโครงการของคุณ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทุนสนับสนุน และผลกระทบด้านการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น สิ่งนี้จำเป็นต้องมีการวิจัยที่ครอบคลุมเกี่ยวกับบริบททางประวัติศาสตร์และสถานะปัจจุบันของปัญหา

ดำเนินการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับโซลูชันในอดีตที่พิสูจน์แล้วว่าไม่ได้ผล และระบุสาเหตุที่โซลูชันที่คุณนำเสนอมีศักยภาพที่จะเป็นผู้เปลี่ยนเกม โดยทั่วไปแล้ว ผู้ประเมินจะมองว่าคำชี้แจงความต้องการของคุณเป็นการทบทวนวรรณกรรมที่กระชับ โดยประเมินความลึกของการวิจัยของคุณในประเด็นนี้ และประสิทธิภาพของโครงการของคุณในการแก้ไขปัญหานั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของการจัดการทุนสนับสนุน

หากโครงการของคุณกำหนดเป้าหมายไปที่กลุ่มคนหรือชุมชนเฉพาะ ให้พูดถึงกลุ่มหรือชุมชนนั้นด้วย ส่วนนี้จะต้องสามารถโน้มน้าวผู้อ่านว่าแนวคิดของคุณพร้อมรับรางวัล เนื่องจากโครงการของคุณมีศักยภาพที่จะสร้างผลกระทบเชิงบวกในวงกว้างและมากขึ้นในบางพื้นที่ของปัญหานี้

อธิบายโครงการของคุณ

เมื่อคุณได้อธิบายปัญหาที่คุณอาจจะต้องรับมือแล้ว ก็ถึงเวลาอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการที่คุณจะใช้เพื่อแก้ไขปัญหานั้น กล่าวถึงรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ รวมถึงผลกระทบเชิงบวกที่คาดหวังและลำดับเวลาที่จำเป็น

• เป้าหมายของโครงการของคุณคืออะไร และวัตถุประสงค์คืออะไร?

• ผลลัพธ์หรือผลลัพธ์ของโครงการของคุณจะเป็นอย่างไร? จะเพิ่มมูลค่าให้กับกลุ่มคนที่ตั้งไว้ได้อย่างไร?
• คุณจะประเมินความสำเร็จของผลลัพธ์ของโครงการของคุณอย่างไร? (วิธีการที่คุณจะเลือกใช้)
• คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าโครงการของคุณสามารถตอบสนองความต้องการได้?

แม้ว่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์จะฟังดูเกือบจะคล้ายกัน แต่ความหมายของทั้งสองก็มีความแตกต่างกันเล็กน้อย เป้าหมายเป็นเหมือนนามธรรมมากกว่า ในขณะที่วัตถุประสงค์เป็นเหมือนผลลัพธ์ที่วัดผลได้มากกว่า เป้าหมายคือข้อความกว้างๆ ที่อธิบายภารกิจของโครงการ ในขณะที่วัตถุประสงค์หมายถึงข้อความเฉพาะเจาะจงของผลลัพธ์ที่วัดได้และระยะเวลาที่กำหนด

งบประมาณที่ตั้งไว้สำหรับโครงการ

เมื่อคุณอธิบายรายละเอียดโครงการของคุณอย่างละเอียดแล้ว คุณต้องระบุประเภทของการสนับสนุนที่คุณตั้งตารอที่จะดำเนินโครงการ ไม่ว่าจะเป็นกองทุนหรือทรัพยากร โปรดระบุความต้องการของคุณให้เจาะจง

แจ้งจำนวนเงินที่คุณต้องการเพื่อใช้เป็นเงินทุนสำหรับโครงการ และระบุว่าคุณมีแหล่งเงินทุนอื่นๆ หรือไม่ โดยปกติแล้ว ให้อนุญาตคำขอของผู้ขอเป็นจำนวนเงิน ดังนั้นจึงเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีในการจัดรูปแบบงบประมาณโครงการโดยรวมของคุณในรูปแบบตาราง

นอกจากนี้ ขอแนะนำให้อธิบายงบประมาณของคุณด้วยข้อความแสดงเหตุผลที่สามารถระบุได้ว่าทรัพยากร วัสดุ หรืออุปกรณ์เหล่านี้จะมีราคาเท่าใด และเหตุใดจึงมีบทบาทสำคัญในโครงการของคุณ หากคุณมีอาสาสมัครหรือพนักงานที่จะช่วยเหลือในโครงการของคุณ โปรดให้รายละเอียดเกี่ยวกับอัตราค่าจ้างของพวกเขาด้วย

มั่นใจเสมอเกี่ยวกับจำนวนกองทุนที่คุณต้องการ เนื่องจากการเรียกเก็บมากเกินไปหรือการมีราคาเสนอที่สูงกว่าอาจทำให้คุณสูญเสียโอกาสในการได้รับทุน แม้ว่าการเสนอราคาต่ำไปหรือน้อยเกินไปจะช่วยให้คุณได้รับทุนสนับสนุน แต่ท้ายที่สุดแล้ว คุณอาจไม่สามารถปฏิบัติตามสัญญาที่คุณระบุไว้ในข้อเสนอได้ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อเงินทุนในอนาคตของคุณได้

จดหมายปะหน้า

สาเหตุสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้ข้อเสนอทุนบางส่วนถูกปฏิเสธตั้งแต่แรกก็คือการไม่มีจดหมายปะหน้า จดหมายปะหน้าเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการดึงดูดความสนใจของผู้มอบทุน และสามารถยกระดับเกมได้อย่างแท้จริงในระหว่างกระบวนการกรองข้อเสนอ

ช่วยในการแนะนำคุณในฐานะผู้ขอทุนสนับสนุนขององค์กรของคุณกับหน่วยงานที่มอบทุน จดหมายนี้ยังรวมถึงบทสรุปของโครงการที่คุณกำลังจะเสนอ สื่อถึงความกระตือรือร้นสำหรับโอกาสในการได้รับทุน และแสดงความขอบคุณในการพิจารณาข้อเสนอทุนนี้ แรงจูงใจหลักในการเขียนจดหมายสมัครงานคือการโน้มน้าวให้ผู้มอบทุนดำเนินการตามข้อเสนอของคุณ อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้เขียนจดหมายสมัครงานให้สั้นและชัดเจน และหลีกเลี่ยงการใช้เกิน 2-3 ย่อหน้า

เกี่ยวกับองค์กรของคุณ

หากคุณเป็นตัวแทนของ NPO หรือองค์กรอื่นๆ คุณต้องให้คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับองค์กร หน้าที่ขององค์กร ภารกิจ ความสำเร็จ และหน้าที่ขององค์กร คุณยังสามารถรวมเอกสารเพื่อแสดงหลักฐานขององค์กรของคุณ เช่น มีการนำเสนอในบางสถานที่หรือได้รับรางวัลจากงานนี้ เป็นต้น

อย่าลืมนำเสนอคำแนะนำของลูกค้า จดหมายขอบคุณ และคำติชมจากลูกค้าหรือหน่วยงานภาครัฐ เนื่องจากจะช่วยเพิ่มโอกาสที่คุณจะได้รับทุน

เอกสารประกอบเพื่อความน่าเชื่อถือ

คุณควรใส่เอกสารสนับสนุนไว้ท้ายข้อเสนอเพื่อแสดงความน่าเชื่อถือขององค์กรของคุณ บางครั้งหน่วยงานที่แจกจ่ายทุนจะระบุอย่างชัดเจนว่าพวกเขาต้องการเอกสารใดบ้างในไฟล์แนบ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการกล่าวถึง เอกสารสำคัญบางส่วนที่คุณสามารถรวมได้มีดังนี้:

1. การรับรอง
2. ข้อมูลสถานะภาษี
3. การรับรองอุตสาหกรรมที่ถูกต้อง (ISO หรือการรับรองคุณภาพ) ใบอนุญาตและการประกันภัย (หากร้องขอ)
4. ประวัติบุคลากรของอาสาสมัครหรือพนักงานในองค์กรของคุณ
5. จดหมายสนับสนุนหรือคำแนะนำจากองค์กรพันธมิตร
6. หลักฐานของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เคยให้ทุนแก่องค์กรของคุณก่อนหน้านี้ ถ้ามี

เคล็ดลับสำคัญสี่ประการสำหรับข้อเสนอการให้ทุนสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ

1. เขียนข้อเสนอการให้ทุนแบบกำหนดเอง

โดยทั่วไป ผู้ขอทุนหลายรายสมัครขอรับทุนที่แตกต่างกันในองค์กรที่มอบทุนต่างกัน อย่างไรก็ตาม อย่าลืมเขียนข้อเสนอที่กำหนดเองอย่างรอบคอบสำหรับทุกโอกาสในการได้รับทุน ข้อเสนอที่คุณเขียนต้องสอดคล้องกับความคาดหวัง หลักเกณฑ์ และความสนใจของทุนแต่ละประเภทเป็นอย่างดี

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้อินสแตนซ์ทั่วไปบางรายการใน Grants ทั้งหมดได้ แต่ก็ไม่มีข้อเสนอการให้ทุนสองฉบับที่เหมือนกันทุกประการ ปรับแต่งข้อเสนอตามความต้องการขององค์กร ทำการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับพื้นที่ที่พวกเขายินดีแจกจ่ายทุน เกณฑ์การคัดเลือกของพวกเขาคืออะไร และโครงการประเภทใดที่พวกเขาได้รับรางวัลในอดีต

นอกจากนี้ ให้ทำการวิจัยอย่างรวดเร็วว่าองค์กรใดที่ให้ทุนสนับสนุนการร้องขอวัสดุ และองค์กรใดมีแนวโน้มที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายในรูปของกองทุนมากกว่า จากนั้นปรับแต่งข้อเสนอของคุณให้เหมาะสม โดยพิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในใจ

2. ไปกับเงินช่วยเหลือทุกขนาด

อย่าละเลยโอกาสในการให้ทุนจำนวนเล็กน้อยในการค้นหาทุนที่ใหญ่กว่า ในความเป็นจริง หากคุณมีทุนสนับสนุนหนึ่งหรือสองทุนอยู่แล้ว มันจะเพิ่มโอกาสในการได้รับทุนที่ใหญ่กว่า เนื่องจากจะเพิ่มความน่าเชื่อถือของคุณว่าแม้แต่องค์กรที่มอบทุนอื่นๆ บางแห่งก็ยังสนับสนุนโครงการก่อนหน้านี้ของคุณ

3. ทำความเข้าใจกับผู้อ่านของคุณ

ก่อนที่จะร่างข้อเสนอ โปรดทราบเกี่ยวกับผู้อนุญาตที่จะอ่านข้อเสนอของคุณ รู้เกี่ยวกับองค์กรและสิ่งที่พวกเขาทำ ค่านิยมของพวกเขาคืออะไร? ความต้องการของคุณสอดคล้องกับเกณฑ์ขององค์กรอย่างไร?

เมื่อคุณเข้าใจความต้องการของผู้อนุญาตแล้ว มันจะเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณที่จะนำเสนอแผนในลักษณะเฉพาะ คำศัพท์ที่คุณควรใช้ ประวัติความเป็นมาที่คุณต้องระบุ และวิธีที่คุณควรกำหนดเป้าหมายและงบประมาณของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้ข้อมูลที่พวกเขากำลังมองหา แทนที่จะไปยุ่งกับข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและไม่จำเป็น การทราบความสนใจ ลักษณะ และความต้องการของผู้มอบทุนจะช่วยให้คุณสามารถร่างข้อเสนอเพื่อโน้มน้าวใจพวกเขาได้

4. วิเคราะห์การเขียนข้อเสนอการให้ทุนของคุณ

การเขียนข้อเสนอทุนต้องใช้ความพยายามและการค้นคว้าเป็นอย่างมาก และแม้หลังจากทำงานหนักทั้งหมดแล้ว ก็มีแนวโน้มว่ากระบวนการนี้อาจจบลงด้วยการถูกปฏิเสธ แม้ว่าข้อเสนอทั้งหมดจะไม่ได้รับการตอบรับเชิงบวก แต่ก็จำเป็นต้องระบุวัตถุประสงค์และเขียนเกี่ยวกับโครงการของคุณอย่างใกล้ชิด เพื่อว่าในขณะที่ประเมิน ผู้อ่านสามารถมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายโครงการและการใช้เงินทุนของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะตัดสินใจอย่างไรในที่สุด

บทสรุป

ในสภาพแวดล้อมการแสวงหาทุนที่มีการแข่งขันสูง ปัจจัยเดียวที่สามารถทำให้คุณโดดเด่นได้คือข้อเสนอทุนของคุณ ยิ่งข้อเสนอของคุณชัดเจนและเกี่ยวข้องมากเท่าไร คุณก็ยิ่งมีโอกาสชนะรางวัลมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้น อย่าลืมสละเวลาอย่างเพียงพอในการวางแผน ค้นคว้า และเขียนข้อเสนอแต่ละส่วนเพื่อที่คุณจะได้ก้าวไปข้างหน้า