วิธีเอาตัวรอดจากการย้ายระบบ ESP ครั้งต่อไปโดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพของอีเมลเสียหาย

ทั้งหมดนี้น่าตื่นเต้นมาก: บริษัทของคุณเติบโตเร็วกว่าแพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล และก้าวไปสู่สิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าและดีกว่า คุณได้รับแจ้งว่าผู้ให้บริการอีเมลรายใหม่ (ESP) มีข้อมูลทั้งหมดและรวมเข้ากับ CRM อันทรงพลังของคุณ

ใกล้ถึงวันย้ายแล้ว เตรียมตัวกันให้พร้อม

มันจะยากแค่ไหน?

น่าเสียดายที่การโยกย้าย ESP เป็นหนึ่งในความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดที่โปรแกรมการตลาดผ่านอีเมลสามารถเผชิญได้ ล้มเหลวในการจัดการโครงการนี้อย่างถูกต้อง และคุณอาจจบลงด้วยความยุ่งเหยิงจากประสิทธิภาพอีเมลและจุดยืนด้านรายได้

ด้วยการจัดระเบียบที่มั่นคง การจัดการเวลา และทรัพยากรที่เหมาะสม นักการตลาดผ่านอีเมลสามารถบรรลุการย้ายข้อมูลครั้งต่อไปได้

มาดูผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการย้ายระบบ ESP ที่มีการจัดการไม่ดี และวิธีป้องกันปัญหาเหล่านี้

โครงสร้างพื้นฐาน

ชื่อเสียงของผู้ส่งขึ้นอยู่กับสมาชิกและผู้ให้บริการกล่องจดหมายที่ไว้วางใจว่าข้อความของคุณถูกต้องตามกฎหมาย เมื่อคุณย้ายไปใช้บริการใหม่ อีเมลของคุณจะถูกส่งจากโครงสร้างพื้นฐานใหม่ที่ไม่มีประวัติการส่งที่ตรวจสอบได้ หากไม่มีหลักฐานว่าได้รับอนุญาตให้ส่งในนามบริษัทของคุณ คุณอาจพบกับตำแหน่งกล่องจดหมายต่ำและการบล็อก IP เนื่องจากผู้ให้บริการอีเมลจะถือว่าคุณเป็นสแปมเมอร์ที่พยายามแอบอ้างเป็นบริษัทของคุณ

ต้องอัปเดตระเบียน ระบบชื่อโดเมน (DNS) อย่างน้อยสองครั้งในระหว่างโปรเจ็กต์นี้ ขณะที่คุณยังคงใช้ ESP เก่า แต่ก่อนที่จะเริ่มส่งจาก ESP ใหม่ คุณจะต้องยืนยันว่าระเบียน DNS ใด (MX, SPF, DKIM และ CNAME) ที่คุณต้องเพิ่มหรืออัปเดตด้วย ESP ใหม่ ซึ่งจะต้องมีการประสานงานกับผู้ดูแลระบบ DNS และการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ เมื่อบัญชี ESP เก่าของคุณใช้งานไม่ได้แล้ว ให้อัปเดตหรือลบบันทึก DNS ที่ตรวจสอบบริการเก่าว่าเป็นผู้ส่งที่ได้รับอนุมัติ

แคมเปญเนื้อหาและทริกเกอร์

เพื่อรักษาความสอดคล้องของแบรนด์ ให้ย้ายเทมเพลตอีเมล รูปภาพ หน้า Landing Page และเนื้อหาเว็บอื่นๆ ไปยังระบบใหม่ คุณจะต้องอัปเดตลิงก์ที่เกี่ยวข้อง (เช่น ลิงก์ยกเลิกการสมัครรับข่าวสาร) ในเทมเพลตอีเมลของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งค่าการสมัครรับข้อมูลจะได้รับการบันทึกไว้ใน ESP ใหม่ของคุณ การวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นสำหรับชุดอีเมลอัตโนมัติก็มีความสำคัญเช่นกัน

คุณไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมถูกตัดออกจากการเดินทางกลางคันในช่วงเปลี่ยนผ่านนี้ สร้างระบบอัตโนมัติขึ้นใหม่ใน ESP ใหม่ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ที่เคยเข้าร่วมจะไม่เริ่มต้นใหม่โดยไม่ได้ตั้งใจที่จุดเริ่มต้นอีกครั้ง

การจัดการการสมัครสมาชิก

การติดตามการตั้งค่าสมาชิกของคุณอาจเป็นเรื่องยากในระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล ขั้นแรก ให้ล้างรายชื่อเพื่อทำการตลาดของคุณใน ESP เก่าของคุณ โดยลบใครก็ตามที่ถูกระงับเนื่องจากการบล็อก การร้องเรียน การตีกลับอย่างหนัก การไม่ใช้งาน หรือยกเลิกการสมัคร เครื่องมือตรวจสอบผู้ติดต่อ เช่น Validity BriteVerify จะทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นและเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์น้อยลง

จากนั้น สร้างศูนย์การจัดการการสมัครสมาชิก/ศูนย์การตั้งค่าอีเมล และเชื่อมโยงไปยังศูนย์ดังกล่าวในเทมเพลตอีเมลของคุณใน ESP ใหม่ ถัดไป นำเข้ารายชื่อเพื่อทำการตลาดตามการสมัครของคุณ สุดท้าย เชื่อมโยงไปยังศูนย์การสมัครรับข้อมูลใหม่ของคุณในเทมเพลตการตลาดทั้งหมด หากคุณยังคงใช้ ESP เก่าของคุณต่อไปในระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล คุณจะต้องติดตามการตีกลับ การบล็อก การร้องเรียน หรือการยกเลิกการสมัครใหม่เพื่ออัปเดตรายการใน ESP ใหม่ของคุณ

ปัญหาข้อมูล

นี่คือตัวใหญ่ สิ่งสำคัญคือต้องประสานงานโครงการนี้กับทีมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด กำหนดเส้นตายที่ยาก (แต่เป็นไปได้จริง) และเผื่อเวลาทับซ้อนก่อนที่สัญญา ESP เก่าของคุณจะหมดอายุ มิฉะนั้น คุณอาจลงเอยด้วยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ล้าสมัย หรือขาดหายไปในฐานข้อมูลของคุณ สิ่งนี้จะนำไปสู่การตีกลับอย่างหนัก การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม และการดักจับสแปม ทันทีที่ออกจากประตูคุณอาจจบลงด้วยชื่อเสียงของผู้ส่งที่เสียหาย ในการเตรียมข้อมูลของคุณสำหรับการย้ายครั้งใหญ่ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• ล้างฐานข้อมูลของคุณ: รวมรายการที่ซ้ำกัน ลบที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องออกจากฐานข้อมูลของคุณ ลบที่อยู่ที่ไม่ได้สมัครออกจากรายชื่อเพื่อทำการตลาดตามการสมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อเหล่านี้ถูกทำเครื่องหมายว่าเลือกไม่รับ/ยกเลิกการสมัคร ดังนั้นพวกเขาจะถูกระงับใน ESP ใหม่ พิจารณาการเก็บถาวรผู้ติดต่อที่ไม่ได้มีส่วนร่วม (การคลิก การซื้อ แบบฟอร์มที่ส่ง ฯลฯ) ในระยะเวลาที่กำหนด
• กำหนดค่าฟอร์มลูกค้าเป้าหมาย/ผู้ติดต่อด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองซึ่งตรงกับที่ใช้ในฐานข้อมูลเก่าของคุณเพื่อให้นำเข้าได้ง่ายขึ้น
• ส่งออกข้อมูลผู้ติดต่อ รายงาน และรูปภาพที่สะอาดจาก ESP เก่าของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เก็บสำเนาสำรองไว้
• นำเข้าข้อมูลไปยัง ESP/CRM ใหม่ จับคู่ฟิลด์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในบันทึกของคุณ

ไอพีร้อนขึ้น

การโอนย้ายไปยัง ESP ใหม่ คุณต้องส่งจากที่อยู่ IP ใหม่ ที่อยู่ IP ที่ใช้ร่วมกันไม่จำเป็นต้องอุ่นเครื่อง แต่ด้วยที่อยู่ IP เฉพาะ คุณจะต้องเพิ่มปริมาณการส่งของคุณอย่างช้าๆ (MBPs มองกิจกรรมที่เกิดขึ้นกะทันหันจาก IP ใหม่ว่าเป็นพฤติกรรมที่คล้ายสแปม และจะกรองข้อความตามนั้น)

กระบวนการอุ่นเครื่องอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณและจังหวะการส่งโดยเฉลี่ยของคุณ ทดสอบน้ำก่อนส่งถึงผู้ชมทั้งหมดของคุณเพื่อระบุปัญหาความสามารถในการส่งโดยทำการทดสอบตำแหน่งกล่องจดหมาย เมื่อแบ่งกลุ่มผู้ชมทางการตลาดของคุณในระหว่างกระบวนการอุ่นเครื่อง IP ให้ส่งไปยังสมาชิกที่มีส่วนร่วมสูงสุดก่อน ขยายไปยังผู้ชมที่มีส่วนร่วมน้อยอย่างระมัดระวัง ปรับกลยุทธ์หากคุณพบอัตราตีกลับสูงหรือบล็อก IP หากคุณยังคงใช้ ESP ตัวเก่าในระหว่างการอุ่นเครื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้ติดต่อที่ยกเลิกการสมัครหรือถูกตีกลับเพิ่มเติมได้รับการอัปเดตใน ESP ใหม่ เมื่อคุณวอร์มอัพเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณอาจเริ่มส่งไปยังผู้ติดต่อของคุณในระดับเสียงและความถี่ปกติ หลังจากยืนยันว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น ในที่สุดคุณก็สามารถเปลี่ยนอีเมลทั้งหมดเป็น ESP ใหม่ของคุณได้อย่างสมบูรณ์

บทสรุป

การโยกย้าย ESP ที่ราบรื่นต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการประสานงาน แต่ผลตอบแทนจะคุ้มค่า คุณอาจเห็นความสามารถในการส่งมอบที่ดีกว่าที่เคยได้จาก ESP เครื่องเก่าของคุณ ตอนนี้คุณกำลังเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลที่สะอาดใหม่และกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุง

หากต้องการดูข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่ J.Jill ผู้ค้าปลีกชั้นนำเปลี่ยน ESP ของพวกเขาสามครั้งในสามปี โปรดอ่านกรณีศึกษาของเรา: “J.Jill รักษาอัตราการวางกล่องจดหมายที่สม่ำเสมอ ~100% ตลอดการย้าย ESP สามครั้งด้วย Validity Everest”

ลูกค้าที่ถูกต้อง: ต้องการคำปรึกษาเพิ่มเติมหรือไม่? ติดต่อผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าเพื่อประสานงานกับ Validity Professional Services