วิธีดำเนินการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จในทีมของคุณ

ความรู้เป็นทรัพยากรที่มีค่าสำหรับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากไม่ใช่สินทรัพย์ที่มีตัวตน ธุรกิจจึงไม่ค่อยมีกลยุทธ์ในการจัดการความรู้

ด้วยกลยุทธ์การจัดการความรู้ คุณสามารถระบุ ติดตาม จัดการ และแบ่งปันความรู้ทั่วทั้งองค์กรของคุณ และรับคุณค่ามากขึ้นจากเนื้อหานี้

การจัดการความรู้คืออะไร?

การจัดการความรู้เป็นแนวคิดที่อ้างถึงวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้าง จัดการ และแบ่งปันความรู้ ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างแหล่งข้อมูลใหม่ อัปเดตทรัพยากรเก่า หรือแบ่งปันกับพนักงานใหม่ การจัดการความรู้ของคุณสามารถสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้

ธุรกิจมักมีความรู้ที่ชัดเจนซึ่งง่ายต่อการระบุและจัดการ ความรู้ที่ชัดเจนรวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณเขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ทรัพยากรการฝึกอบรม ทรัพย์สินทางปัญญา หรือตารางการบำรุงรักษาอุปกรณ์ที่คุณใช้

อย่างไรก็ตาม องค์กรยังต้องอาศัยความรู้โดยปริยาย ความรู้ประเภทนี้เขียนยากขึ้น โดยทั่วไปแล้วการถ่ายทอดจะเกิดขึ้นด้วยตนเอง แต่ความรู้โดยนัยบางอย่างเป็นสิ่งที่พนักงานได้รับจากประสบการณ์หลายปี

ทำไมการจัดการความรู้ถึงมีความสำคัญ?

ความรู้แสดงถึงคุณค่าสำหรับธุรกิจของคุณ เป็นสินทรัพย์ แต่แตกต่างจากสินทรัพย์ที่มีตัวตนมากกว่า คุณอาจไม่มีทัศนวิสัยที่เหมาะสม

องค์กรของคุณต้องอาศัยความเชี่ยวชาญของพนักงานทุกวัน ด้วยแนวทางปฏิบัติที่เพิ่มขึ้น เช่น การทำงานทางไกลและการเอาท์ซอร์ส การปรับปรุงการสื่อสารและให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ที่จำเป็นในการทำงานได้มีความสำคัญมากกว่าที่เคย

การจัดการความรู้ก็มีความจำเป็นเช่นกัน เนื่องจากมีช่องว่างด้านทักษะในหลายอุตสาหกรรม และพนักงานใหม่มักจะเรียนรู้วิธีปฏิบัติงานในระหว่างกระบวนการฝึกอบรมเบื้องต้น การส่งความรู้ไปยังพนักงานใหม่มีความสำคัญมากกว่าที่เคย ด้วยจำนวน Baby Boomers ที่จะเกษียณอายุเป็นประวัติการณ์

ความรู้ยังเป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมองค์กรของคุณ ถ้าคุณไม่ถ่ายทอดความรู้ให้กับพนักงานใหม่และหุ้นส่วน คุณอาจสูญเสียสิ่งที่ทำให้บริษัทของคุณไม่เหมือนใคร ความรู้และการถ่ายทอดเป็นสิ่งที่คุณควรปลูกฝังเพื่อรักษาวัฒนธรรมองค์กรของคุณ สร้างการเติบโตและนวัตกรรม และมอบประสบการณ์เชิงบวกให้กับลูกค้าและพนักงาน

ห้ากลยุทธ์สำหรับการนำการจัดการความรู้มาใช้

กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้คุณนำระบบการจัดการความรู้มาใช้เพื่อปรับปรุงการมองเห็นและรับคุณค่ามากขึ้นจากทรัพยากรนี้

เริ่มต้นด้วยการสำรวจ

ศึกษาความรู้ที่องค์กรของคุณได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรโดยทบทวนคู่มือ นโยบาย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด เอกสารการฝึกอบรม และอื่นๆ

คุณควรสร้างรายการความรู้ที่เป็นนัยด้วย รายการนี้อาจรวมถึงกระบวนการที่คุณยังไม่ได้จัดทำเอกสาร รวมถึงสิ่งที่พนักงานได้เรียนรู้ที่จะทำในช่วงหลายปีที่ผ่านมาโดยไม่ได้รับการฝึกอบรมที่ชัดเจน

การแปลงเป็นดิจิทัล

การเปลี่ยนความรู้เป็นแหล่งข้อมูลดิจิทัลช่วยปรับปรุงการเข้าถึง นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าความรู้จะยังคงมีอยู่แม้ว่าคุณจะละทิ้งรูปแบบสถานที่ทำงานแบบเดิมและยอมรับการทำงานระยะไกลหรือการเอาท์ซอร์ส

กลยุทธ์ที่ดีคือการสร้างที่เก็บส่วนกลางที่พนักงานและคู่ค้าสามารถเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดของคุณได้ คุณลักษณะการค้นหาและไดเร็กทอรีเป็นข้อดีเพราะจะช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

การสร้างห้องสมุดดิจิทัลยังช่วยให้คุณทำงานกับรูปแบบต่างๆ ได้อีกด้วย คุณสามารถใช้วิดีโอหรือไฟล์เสียงเพื่อแบ่งปันความรู้ที่ยากต่อการเขียน เช่น การถ่ายวิดีโอว่าพนักงานทำงานอย่างไร

ที่เก็บส่วนกลางจะช่วยให้คุณติดตามความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะสามารถระบุช่องว่างและทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันล่าสุดที่คุณใช้ได้ นอกจากนี้ การแบ่งปันทรัพยากรยังทำได้ง่าย เนื่องจากคุณสามารถส่งลิงก์ไปยังพนักงานที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะได้

การจัดการความรู้และวัฒนธรรม

ธุรกิจที่มีวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับความรู้และการเรียนรู้เป็นธุรกิจที่จะได้รับประโยชน์จากการจัดการความรู้มากขึ้น

คุณควรทบทวนวัฒนธรรมองค์กรและค่านิยมหลักของคุณ พิจารณาเพิ่มค่านิยม เช่น การสื่อสาร การเติบโตส่วนบุคคลและในอาชีพ หรือการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

ดำเนินการกับโครงการใหม่บางส่วน

เมื่อคุณอัปเดตค่านิยมของบริษัทแล้ว คุณควรมองหาวิธีแก้ปัญหาที่เป็นรูปธรรมเพื่อทำให้ค่าเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวันของคุณ

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• คุณสามารถอัปเดตรายละเอียดงานเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าคุณคาดหวังให้พวกเขาแบ่งปันความรู้กับทีม คุณยังสามารถให้ผู้จัดการค้นหาพฤติกรรมนี้เมื่อประเมินประสิทธิภาพได้อีกด้วย
• สร้างไดเร็กทอรีพร้อมคำอธิบายตำแหน่งและประสบการณ์ของทุกคน เอกสารนี้จะช่วยให้พนักงานหันไปหาคนที่เหมาะสมเมื่อต้องการความช่วยเหลือ
• รวบรวมทีมข้ามแผนกเพื่อให้สมาชิกสามารถแบ่งปันข้อมูลทั่วทั้งองค์กรของคุณและสร้างทรัพยากรดิจิทัลร่วมกัน
• แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณสามารถมีบทบาทสำคัญในการจัดการความรู้ด้วยโปรแกรมการพัฒนาส่วนบุคคลและวิชาชีพ ซึ่งพนักงานแต่ละคนสามารถกำหนดเป้าหมายและจัดสรรเวลาการฝึกอบรมทางไกลรายสัปดาห์เพื่อตรวจสอบทรัพยากรการฝึกอบรมส่วนบุคคล
• ทบทวนกระบวนการฝึกอบรมของคุณและวิธีส่งมอบความรู้ให้กับพนักงานใหม่ พนักงานที่รับผิดชอบการฝึกอบรมอาจมีส่วนมากมายในการสนับสนุนโปรแกรมการจัดการความรู้ของคุณ

เหตุใดแนวทางเชิงกลยุทธ์จึงมีความสำคัญ

คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหากคุณใช้แนวทางเชิงกลยุทธ์ในการจัดการความรู้ มีคำถามสองสามข้อที่คุณควรถามตัวเองเมื่อสร้างกระบวนการนี้:

• เป้าหมายใดที่คุณต้องการทำให้สำเร็จด้วยการจัดการความรู้
• ความรู้สามารถมีบทบาทอย่างไรในองค์กรของคุณ?
• คุณจะได้รับความรู้มากขึ้นได้อย่างไร?

การใช้กระบวนการจัดการความรู้สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีนัยสำคัญ สร้างแผนทีละขั้นตอนพร้อมไทม์ไลน์ ให้พนักงานบางส่วนรับผิดชอบการเปลี่ยนแปลงนี้และตรวจสอบซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เพื่อทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการจัดการความรู้ของคุณต่อไป มองหาวิธีการใหม่ๆ ในการระบุความรู้ สร้างทรัพยากรใหม่ๆ อยู่เสมอ และอัปเดตทรัพยากรที่มีอยู่เป็นประจำ รับฟังความคิดเห็นจากพนักงานและตัดสินใจเกี่ยวกับตัวชี้วัดที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของระบบใหม่นี้

ความคิดสุดท้าย

ธุรกิจจำนวนมากมองข้ามการจัดการความรู้ อย่างไรก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดในการรักษาทรัพย์สินอันมีค่านี้คือการนำแผนกลยุทธ์ไปใช้ในการสร้าง จัดการ และแบ่งปันความรู้ การจัดการความรู้จะยังคงมีบทบาทสำคัญยิ่งขึ้นต่อไปในอนาคต เนื่องจากมีธุรกิจจำนวนมากขึ้นที่เลิกใช้โมเดลแบบเดิมๆ และนำงานทางไกลมาใช้แทน หรือทำงานร่วมกับผู้ขายและคู่ค้าที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ