จากความโกลาหลสู่การสั่งซื้อ: วิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สัญญา

สัญญาเป็นรากฐานของความสำเร็จทางธุรกิจ ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินงานในทุกด้าน ตั้งแต่การจ้างบุคลากรที่มีความสามารถระดับสูงและการสร้างพันธมิตร ไปจนถึงการขายผลิตภัณฑ์และการเช่าพื้นที่สำนักงาน พวกเขาสร้างความไว้วางใจ ปกป้องผลประโยชน์ จัดการความเสี่ยง และทำให้การดำเนินงานภายในองค์กรราบรื่น

แต่นี่คือสิ่งที่ วิธีการจัดการสัญญาแบบดั้งเดิมนั้นวุ่นวาย การจัดการกับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตัวเอง เอกสารที่จับต้องได้ และอีเมลที่ส่งกลับไปกลับมาไม่รู้จบจะทำให้ทุกอย่างช้าลงและเปิดประตูสู่ข้อผิดพลาดและโอกาสที่พลาดไป

โชคดีที่มีวิธีแก้ไข: เวิร์กโฟลว์สัญญา

การยอมรับระบบอัตโนมัติ การรวมศูนย์ที่เก็บข้อมูลสัญญา และการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจสามารถนำคำสั่งเข้าสู่กระบวนการจัดการสัญญาและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมได้

บทความนี้จะสำรวจเวิร์กโฟลว์ของสัญญาและวิธีเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้ใช้ประโยชน์จากโอกาสอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การนำเวิร์กโฟลว์สัญญาที่มีโครงสร้างไปใช้ ธุรกิจสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพ รับรองการปฏิบัติตาม ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และลดข้อผิดพลาดและความล่าช้า

ความท้าทายกับเวิร์กโฟลว์สัญญาแบบดั้งเดิม

วิธีการจัดการสัญญาแบบดั้งเดิมมักไม่มีประสิทธิภาพและส่งผลกระทบต่อผลกำไรของบริษัทอย่างมาก การศึกษาแสดงให้เห็นว่า บริษัทต่างๆ สามารถสูญเสีย ผลกำไรได้มากถึง 9% เนื่องจากการจัดการสัญญาที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ความท้าทายทั่วไปบางประการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสัญญาแบบดั้งเดิม ได้แก่:

1. กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ

กระบวนการแบบแมนนวลนั้นใช้เวลานาน มักจะนำไปสู่ความล่าช้าในการดำเนินการตามสัญญา ส่งผลให้เวลาตอบสนองเพิ่มขึ้นและพลาดโอกาส การสำรวจเอกสารกองโต สร้างสัญญาตั้งแต่เริ่มต้น จัดการเวอร์ชัน หรือติดตามการอนุมัติใช้เวลาอันมีค่าและเปลืองทรัพยากรที่อาจจ้างที่อื่นได้ดีกว่า

2. ขาดการมองเห็นและการติดตาม

หากไม่มีระบบรวมศูนย์ การทำความเข้าใจสถานะและความคืบหน้าของสัญญาในแต่ละขั้นตอนกลายเป็นเรื่องยาก การติดตามเวอร์ชันสัญญา การแก้ไข และการเจรจาอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดและการสื่อสารที่ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ ธุรกิจต่างๆ มักจะประสบปัญหากับข้อมูลสัญญาที่กระจัดกระจาย ทำให้เป็นเรื่องยากที่จะให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

3. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การใช้เอกสารทางกายภาพทำให้เกิดความเสี่ยง เช่น การสูญหาย เสียหาย หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ความเสี่ยงเหล่านี้เป็นอันตรายต่อความลับและความสมบูรณ์ของข้อมูลสัญญาที่ละเอียดอ่อน ยิ่งไปกว่านั้น การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล (GDPR, CCPA) มาตรฐานอุตสาหกรรม (HIPAA, ISO 27001) และข้อกำหนดทางกฎหมายกลายเป็นเรื่องที่ท้าทายมากขึ้นเมื่อต้องจัดการกับเอกสารจริง

4. การทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่จำกัด

การส่งด้วยมือและการหมุนเวียนเอกสารจริงในเวิร์กโฟลว์สัญญาทำให้เกิดความล่าช้าในการสื่อสารและความไร้ประสิทธิภาพ การประสานงานในการตรวจสอบแก้ไขและอนุมัติสัญญาระหว่างแผนกและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย อาจทำให้พลาดกำหนดเวลาและการสื่อสารผิดพลาดได้

5. ความไร้ประสิทธิภาพของต้นทุนและทรัพยากร

กระบวนการทำสัญญาด้วยตนเองมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องหลายอย่างซึ่งอาจส่งผลต่องบประมาณของบริษัท ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น การพิมพ์ การจัดเก็บกระดาษ ไปรษณีย์ งานธุรการ และการติดต่อกับลูกค้าทางกายภาพเพิ่มขึ้น นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางอาจมีนัยสำคัญ รวมถึงการขนส่งและที่พักสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวและการเซ็นสัญญา เวลาที่ใช้ในการเดินทางไปพบลูกค้าและการเจรจาแบบตัวต่อตัวยิ่งเพิ่มความไร้ประสิทธิภาพของทรัพยากร

6 วิธีในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สัญญา

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของสัญญาหมายถึงการดำเนินการอัตโนมัติและกำหนดมาตรฐานของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการจัดการสัญญา ซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อจัดระเบียบงานและการดำเนินการ เพื่อให้มั่นใจว่าคนที่เหมาะสมมีเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เป้าหมายคือการทำให้กระบวนการง่ายขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำที่สุด

ต่อไปนี้คือ 6 วิธีที่คุณสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สัญญาในองค์กรของคุณ

ที่มา: Signeasy

1. ใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สัญญาโดยขจัดความจำเป็นในการจัดการเอกสารจริง เช่น การพิมพ์ การเซ็นชื่อ การสแกน และการส่งจดหมาย แต่สามารถเซ็นสัญญาแบบดิจิทัลแทนได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร และลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการสูญเสีย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันจากระยะไกลและเร่งกระบวนการลงนาม คู่สัญญาสามารถลงนามใน สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ ได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยใช้อุปกรณ์ของตน ช่วยลดความจำเป็นในการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการประสานงานกำหนดการหลายชุด เร่งการดำเนินการตามสัญญาและลดความล่าช้า

นอกจากนี้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยและความถูกต้อง เทคนิคการเข้ารหัสขั้นสูงและกลไกการพิสูจน์ตัวตนรับประกันความสมบูรณ์และความถูกต้องของสัญญาที่ลงนาม แนวทางการตรวจสอบแบบดิจิทัลบันทึกว่าใครลงนามในเอกสารและเมื่อใด ซึ่งเพิ่มระดับความปลอดภัยและความรับผิดชอบเพิ่มเติม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยรวมด้วยการปรับปรุงกระบวนการลงนาม ลดภาระด้านการจัดการ ขจัดความไร้ประสิทธิภาพที่ใช้กระดาษ และมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

2. รวมศูนย์การจัดการสัญญา

ธุรกิจสามารถบรรลุผลประโยชน์หลายประการโดยการรวมสัญญาทั้งหมดไว้ในระบบรวมศูนย์ ประการแรก ช่วยให้เข้าถึง ติดตาม และเรียกคืนสัญญาได้ง่าย ผู้ใช้สามารถค้นหาและดึงสัญญาจากแหล่งเดียวได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะต้องค้นหาไฟล์จริงหรือค้นหาจากระบบต่างๆ ช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการสัญญา

การรวมศูนย์อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและการอัปเดตตามเวลาจริง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายสามารถเข้าถึงและทำงานในสัญญาได้พร้อมๆ กัน ช่วยลดความจำเป็นในการส่งต่อด้วยตนเองและลดความล่าช้า ด้วยการแจ้งเตือนทันทีและการเข้าถึงที่ใช้ร่วมกัน ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น แก้ไข เพิ่มความคิดเห็น และติดตามการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ นำไปสู่การอนุมัติสัญญาที่เร็วขึ้นและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

นอกจากนี้ ระบบส่วนกลางยังช่วยให้มองเห็นและควบคุมวงจรอายุของสัญญาได้ดีขึ้น ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามเหตุการณ์สำคัญ ตรวจสอบประสิทธิภาพของสัญญา และจัดการการต่ออายุหรือการหมดอายุได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แนวทางเชิงรุกนี้ช่วยลดความเสี่ยง รับรองการปฏิบัติตาม และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการสัญญา

3. เปิดใช้งานการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดค่าได้ คุณสามารถออกแบบเส้นทางที่ราบรื่นเพื่อให้สัญญาของคุณปฏิบัติตามได้ ลดความพยายามด้วยตนเองและประหยัดเวลาอันมีค่า ตัวอย่างเช่น การสร้างเอกสารสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ สร้างเทมเพลตสัญญามาตรฐานพร้อมฟิลด์ไดนามิกที่สามารถเติมข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติยังสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้ด้วยการกำหนดลำดับการอนุมัติและเรียกใช้การแจ้งเตือนไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม ช่วยเร่งขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติ ลดความล่าช้าและปรับปรุงประสิทธิภาพ

การแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับสถานะของสัญญา เหตุการณ์สำคัญ กำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามา และการดำเนินการที่จำเป็น ช่วยปรับปรุงการสื่อสาร ทำให้มั่นใจได้ถึงการตอบสนองที่ทันท่วงที และลดความเสี่ยงของการพลาดกำหนดเวลาหรืองานที่มองข้ามไป

4. ผสานรวมกับระบบอื่นๆ

ด้วยการเชื่อมต่อ ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา กับระบบซอฟต์แวร์ที่จำเป็นอื่นๆ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและดำเนินการที่จำเป็นภายในอินเทอร์เฟซเดียว ทำให้ไม่จำเป็นต้องถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเองหรือสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด และปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้

การรวมเข้ากับพื้นที่ทำงานยอดนิยม เช่น Microsoft และ Google พร้อมด้วยซอฟต์แวร์ CRM , ERP หรือ HR ช่วยให้ผู้ใช้สามารถลงนาม ส่งลายเซ็น และติดตามสัญญาโดยไม่ต้องออกจากพื้นที่ทำงาน การผสานรวมนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสัญญาจะถูกแบ่งปันอย่างถูกต้องทั่วทั้งระบบ ทำให้ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

การผสานรวมสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นหนึ่งเดียวซึ่งงานที่เกี่ยวข้องกับสัญญาจะสอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่กว้างขึ้นของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ ตัวอย่างเช่น การสร้างสัญญาโดยอัตโนมัติตามโอกาสทางการขาย เมื่อมีการระบุโอกาสใหม่ในระบบ CRM สามารถสร้างเทมเพลตสัญญาที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาและปรับปรุงความสม่ำเสมอ

5. ใช้ไลบรารีเทมเพลตสัญญา

เทมเพลตสัญญาคือเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างสัญญา โดยมีรูปแบบที่มีโครงสร้างที่สามารถปรับแต่งได้เพื่อให้สะท้อนถึงรายละเอียดเฉพาะ การมีชุดแม่แบบสัญญาที่เป็นมาตรฐานทำให้สามารถร่างได้เร็วขึ้น แทนที่จะต้องเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเทมเพลตที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าซึ่งปรับแต่งให้เหมาะกับวัตถุประสงค์เฉพาะได้อย่างง่ายดาย ช่วยเร่งกระบวนการสร้างสัญญา ประหยัดเวลาและแรงงาน

การบำรุงรักษาไลบรารีของเอกสาร สัญญา และข้อตกลงที่ใช้กันทั่วไปช่วยให้เข้าถึงเทมเพลตที่ได้รับอนุมัติได้ง่าย ส่งเสริมความสอดคล้องในภาษาและโครงสร้างของสัญญา ลดโอกาสของข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกันในการสร้างสัญญา

ไลบรารีเทมเพลตสัญญายังช่วยให้แน่ใจว่ามีการควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ด้วยการรวมศูนย์แม่แบบไว้ในไลบรารี ธุรกิจสามารถจัดการและอัปเดตได้อย่างง่ายดายตามต้องการ รับประกันว่าผู้ใช้ทำงานกับเวอร์ชันล่าสุดเสมอ ลดความเสี่ยงในการใช้เทมเพลตที่ล้าสมัยและคงไว้ซึ่งความสอดคล้อง

6. ใช้การวิเคราะห์สัญญาและการรายงาน

ซอฟต์แวร์การวิเคราะห์สัญญา ช่วยให้ธุรกิจได้รับความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการปฏิบัติตามสัญญา องค์กรสามารถระบุรูปแบบ แนวโน้ม และขอบเขตของการปรับปรุงโดยการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานะของสัญญา เวลาตอบสนอง และการใช้งาน ความรู้นี้ช่วยให้พวกเขาสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ และแก้ปัญหาคอขวด ท้ายที่สุดจะทำให้กระบวนการจัดการสัญญาคล่องตัวขึ้น

การสร้างรายงานเกี่ยวกับเมตริกของสัญญาให้มุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับกิจกรรมและประสิทธิภาพของสัญญา รายงานเหล่านี้นำเสนอการมองเห็นตามเวลาจริงของสถานะสัญญา เหตุการณ์สำคัญ และตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก เมื่อข้อมูลนี้พร้อมใช้งาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามความคืบหน้า ระบุความล่าช้า และใช้มาตรการเชิงรุกเพื่อให้สัญญาเป็นไปตามแผนได้อย่างง่ายดาย

ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลสัญญาในอดีต ธุรกิจสามารถจัดการปัญหาเชิงรุก ลดความเสี่ยง และเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงการจัดการสัญญาโดยรวม

แผนกต่างๆ ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สัญญาอย่างไร

สัญญาเป็นส่วนสำคัญสำหรับทีมต่างๆ เช่น ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายขาย และฝ่ายการเงิน การทำงานร่วมกันและการประสานงานระหว่างทีมเหล่านี้อำนวยความสะดวกในการโต้ตอบ ลดการส่งต่อ และปรับปรุงการสื่อสาร ช่วยเพิ่มผลผลิต ลดข้อผิดพลาด เร่งรอบสัญญา และสุดท้ายให้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับองค์กร

มาดูกันว่าทีมต่างๆ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญาอย่างไร

1. การขายและการตลาด

ทีมขายและการตลาดใช้สัญญาเพื่อสนับสนุนกิจกรรมของพวกเขา รวมถึงข้อตกลงการขาย พันธมิตรทางการตลาด ข้อตกลงระดับการบริการ และข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล ทีมงานเหล่านี้ทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและเจรจาเงื่อนไขของสัญญา และทำงานร่วมกับทีมการเงินเพื่อจัดการราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และการรับรู้รายได้

ทีมขายและการตลาดสร้างสัญญา กระบวนการอนุมัติ และการติดตามเอกสารโดยอัตโนมัติ ช่วยเร่งรัดการดำเนินการตามสัญญาและลดการใช้เอกสารด้วยตนเอง วิธีการทำงานร่วมกันนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า และขับเคลื่อนการเติบโตของรายได้

2. กฎหมาย

ฝ่ายกฎหมายจัดการข้อตกลงผู้ขาย สัญญาลูกค้า ข้อตกลงการจ้างงาน ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล และข้อตกลงการให้สิทธิ์ใช้งาน การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับแผนกกฎหมาย เนื่องจากพวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมต่างๆ รวมถึงการจัดซื้อจัดจ้าง ทรัพยากรบุคคล การเงิน และความเป็นผู้นำของผู้บริหาร

ฝ่ายกฎหมายดำเนินการสร้างสัญญา กระบวนการอนุมัติ และการจัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญา การรวมศูนย์สัญญาไว้ในที่เก็บข้อมูลดิจิทัลช่วยให้สามารถติดตามสถานะของสัญญา เข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง และทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้เสียแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย ปรับปรุงการมองเห็นสัญญา ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

3. ชม

ทีมทรัพยากรบุคคลใช้สัญญาการจ้างงาน จดหมายเสนองาน ข้อตกลงการรักษาความลับ และข้อตกลงที่ไม่แข่งขันกันในเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญาในแผนกทรัพยากรบุคคลเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันระหว่างผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ทีมกฎหมาย ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้าง และพนักงานใหม่

ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถเร่งกระบวนการจัดการสัญญาได้โดยใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการร่างและส่งสัญญาเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ บันทึกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บและจัดการเอกสารสัญญาอย่างปลอดภัย

4. การดำเนินงานด้านไอที

ทีมปฏิบัติการด้านไอทีอำนวยความสะดวกในการปรับใช้เทคโนโลยี ข้อตกลงกับผู้ขาย ข้อตกลงระดับบริการ และสัญญาการบำรุงรักษา สัญญาเหล่านี้จำเป็นสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายภายนอก การดำเนินการที่ราบรื่น และรักษาความสมบูรณ์ของโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที

การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สัญญาในแผนกปฏิบัติการด้านไอทีเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันระหว่างผู้เชี่ยวชาญด้านไอที ทีมจัดซื้อ แผนกกฎหมาย และผู้ขายภายนอก ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและกระบวนการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพ ทีมเหล่านี้สามารถปรับปรุงการสร้างสัญญา การเจรจา และการดำเนินการตามสัญญา

5. การเงินและการบัญชี

ทีมการเงินและการบัญชีใช้สัญญาเพื่อจัดการข้อตกลงทางการเงิน ความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่าย การมีส่วนร่วมกับลูกค้า และภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ สัญญาเหล่านี้รับประกันการทำธุรกรรมทางการเงินที่ถูกต้อง ลดความเสี่ยง และรักษาความสมบูรณ์ทางการเงิน

แผนกการเงินและบัญชีทำงานร่วมกับทีมกฎหมาย แผนกจัดซื้อ และบุคคลภายนอก เวิร์กโฟลว์สัญญาอัตโนมัติช่วยติดตามเหตุการณ์สำคัญของสัญญา เงื่อนไขการชำระเงิน และข้อผูกมัดทางการเงิน ทำให้มั่นใจได้ว่าจะออกใบแจ้งหนี้ทันเวลา เรียกเก็บเงิน และปฏิบัติตามข้อกำหนดในสัญญา

การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญา ทำให้ทีมการเงินและบัญชีสามารถปรับปรุงความถูกต้องทางการเงิน ปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสด ลดความเสี่ยงด้านสัญญา และรับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

แอปพลิเคชันเฉพาะอุตสาหกรรมของเวิร์กโฟลว์การจัดการสัญญา

ในอุตสาหกรรมต่างๆ การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญาทำให้เกิดข้อได้เปรียบเฉพาะที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละภาคส่วน ลองดูที่พวกเขาด้านล่าง

1. การดูแลสุขภาพ

โรงพยาบาล บริษัทยา สถาบันวิจัย และผู้ให้บริการด้านสุขภาพพึ่งพาการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้การทำงานราบรื่นและเป็นไปตามข้อกำหนด มันเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อตกลงกับผู้ขาย ซัพพลายเออร์ ผู้ให้บริการด้านสุขภาพ และผู้ประกันตน

ประเด็นสำคัญประการหนึ่งคือการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและกฎหมายความเป็นส่วนตัว เช่น HIPAA เพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญของผู้ป่วย

เวิร์กโฟลว์สัญญาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้สามารถดำเนินการตามสัญญาได้ทันเวลา เพิ่มความร่วมมือของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และช่วยให้ปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญา ด้วยการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือดิจิทัลและระบบอัตโนมัติ องค์กรด้านการดูแลสุขภาพจะปรับปรุงกระบวนการทำสัญญาของตน โดยมุ่งเน้นไปที่การดูแลผู้ป่วยและส่งเสริมความสัมพันธ์เชิงบวกของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

2. เทคโนโลยี

บริษัทเทคโนโลยี ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ และผู้ให้บริการ SaaS พึ่งพาการจัดการสัญญาที่คล่องตัวเพื่อขับเคลื่อนนวัตกรรม รักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า และปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม

เวิร์กโฟลว์สัญญาในภาคส่วนเทคโนโลยีครอบคลุมข้อตกลงต่างๆ เช่น ข้อตกลงการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์ ข้อตกลงระดับบริการ สัญญาการพัฒนาซอฟต์แวร์ ข้อตกลงทรัพย์สินทางปัญญา และสัญญาหุ้นส่วน สัญญาเหล่านี้กำหนดสิทธิ์ หน้าที่ และความคาดหวังของทั้งผู้ให้บริการเทคโนโลยีและลูกค้า

นอกจากนี้ บริษัทด้านเทคโนโลยียังดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด พวกเขาจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล มาตรฐานความปลอดภัย และข้อบังคับเฉพาะอุตสาหกรรม การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญาช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนด จัดการความเสี่ยง และแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

3. อสังหาริมทรัพย์

ในอุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์ เวิร์กโฟลว์สัญญามีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดการสัญญาเช่า สัญญาขายทรัพย์สิน และสัญญาผู้ขาย ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์สามารถทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น สัญญาเช่า การต่ออายุสัญญาเช่า และสัญญาการบำรุงรักษาทรัพย์สิน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม

เวิร์กโฟลว์สัญญาที่มีประสิทธิภาพยังช่วยปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าของทรัพย์สิน ผู้เช่า และทีมจัดการทรัพย์สิน เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานจะราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ยิ่งไปกว่านั้น การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญาช่วยให้องค์กรด้านอสังหาริมทรัพย์ปฏิบัติตามข้อบังคับท้องถิ่นและข้อกำหนดทางกฎหมาย ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและรับประกันกระบวนการที่ถูกต้องตามกฎหมาย

4. การผลิต

ในอุตสาหกรรมการผลิต เวิร์กโฟลว์สัญญาที่คล่องตัวช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น ตั้งแต่การจัดการสัญญาซัพพลายเออร์และข้อตกลงการจัดซื้อไปจนถึงการจัดการสัญญาซัพพลายเชน

ผู้ผลิตสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรได้โดยการทำให้คำสั่งซื้ออัตโนมัติ การต้อนรับซัพพลายเออร์ และการต่ออายุสัญญา ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมทางธุรกิจหลักได้ นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์สัญญาที่มีประสิทธิภาพยังช่วยเพิ่มความร่วมมือระหว่างผู้ผลิต ซัพพลายเออร์ และผู้จัดจำหน่าย ส่งเสริมความร่วมมือที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นและการสื่อสารที่ราบรื่นตลอดห่วงโซ่อุปทาน

5. บริการทางการเงิน

เวิร์กโฟลว์สัญญาในอุตสาหกรรมบริการทางการเงินทำให้สัญญาเงินกู้ การเริ่มใช้งานลูกค้า และเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ประมวลผลได้เร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาดด้วยตนเอง และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

องค์กรสามารถรับประกันความโปร่งใส ลดความล่าช้า และกระชับความสัมพันธ์กับลูกค้าโดยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างสถาบันการเงิน ลูกค้า และทีมกฎหมาย เวิร์กโฟลว์สัญญาที่คล่องตัวทำให้มั่นใจได้ว่าบริการทางการเงินเป็นไปตามข้อบังคับ เช่น กฎหมายต่อต้านการฟอกเงิน (AML) และข้อกำหนด Know Your Customer (KYC)

ด้วยการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของสัญญา สถาบันสามารถใช้มาตรการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ และลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

วิธีเลือกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์สัญญาที่เหมาะสม

ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่มากมาย การค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย

เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจอย่างรอบรู้ ต่อไปนี้เป็นคำถามสำคัญ 5 ข้อที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และสัญญา

1. มันมอบประสบการณ์การใช้งานที่เป็นธรรมชาติหรือไม่?

การใช้งานง่ายเป็นปัจจัยสำคัญในการเลือกซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มองหาโซลูชันที่มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ช่วยให้พนักงานลงนามในเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว คุณลักษณะต่างๆ เช่น การส่งสัญญาไปยังผู้ลงนามหลายคนพร้อมกัน การเซ็นเอกสารหลายฉบับในเซสชันเดียว การสร้างเทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ การเรียกใช้เวิร์กโฟลว์เพิ่มเติม และการอัปเดตสถานะตามเวลาจริงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับประสบการณ์การเซ็นชื่อที่คล่องตัวและสะดวกสบาย

2. มันรวมเข้ากับเครื่องมือที่มีอยู่ของฉันหรือไม่?

พิจารณาความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์กับแอปพลิเคชันทางธุรกิจปัจจุบันของคุณ มองหาโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผสานรวมกับเครื่องมือยอดนิยมได้อย่างลงตัว ซอฟต์แวร์ควรมีตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือ API ที่ยืดหยุ่นเพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น และเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์ของคุณในแพลตฟอร์มต่างๆ

3. มันมอบประสบการณ์มือถือที่ราบรื่นหรือไม่?

ในโลกที่เน้นอุปกรณ์พกพาในปัจจุบัน การเลือกซอฟต์แวร์ที่ให้ประสบการณ์ที่ราบรื่นบนอุปกรณ์พกพาเป็นสิ่งสำคัญ มองหาโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีแอปแบบเนทีฟสำหรับแพลตฟอร์มหลักๆ เช่น iOS, Android และเว็บ ช่วยให้พนักงานสามารถส่ง เซ็นชื่อ และจัดการเอกสารได้อย่างปลอดภัยในขณะเดินทาง ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและรับประกันว่างานจะเสร็จทันเวลา

4. ซอฟต์แวร์มีความปลอดภัยอะไรบ้าง?

ความปลอดภัยเป็นข้อกังวลอันดับต้น ๆ ในการจัดการเอกสารที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เช่น การเข้ารหัส SSL สำหรับการป้องกันเอกสาร มองหาคุณลักษณะต่างๆ เช่น วิธีการรับรองความถูกต้อง (ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบ ลายเซ็นดิจิทัลที่ปลอดภัย) การปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรม (เช่น E-SIGN Modernization Act, eIDAS, HIPAA, SOC 2) และเส้นทางการตรวจสอบโดยละเอียดเพื่อติดตามกระบวนการลงนามและจัดเตรียม หลักฐานทางกฎหมายหากจำเป็น

5. ระบบการกำหนดราคารองรับการขยายตัวหรือไม่?

พิจารณาความสามารถในการปรับขนาดและความคุ้มค่าของซอฟต์แวร์ หากองค์กรของคุณมีการเติบโตสูง ให้เลือกโซลูชันที่สามารถรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของคุณโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจำนวนมาก มองหาการใช้งานที่รวดเร็ว ประสบการณ์การใช้งานที่สนุกสนาน การสนับสนุนลูกค้าที่เชื่อถือได้ และคุณสมบัติประหยัดค่าใช้จ่ายที่สามารถแทนที่กระบวนการเซ็นชื่อแบบกระดาษ

องค์กรขนาดเล็กที่มีงบประมาณจำกัดควรหาผู้จำหน่ายที่นำเสนอโซลูชันที่จัดการง่าย การผสานรวมกับแอปพลิเคชันที่มีอยู่อย่างราบรื่น และความสามารถในการปรับขนาดสำหรับกรณีการใช้งานในอนาคต เลือกผู้ให้บริการที่ให้การสนับสนุนการใช้งาน การฝึกอบรม และการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างครอบคลุมเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะประสบความสำเร็จ

บรรลุคำสั่งในความโกลาหล

การเปลี่ยนจากความยุ่งเหยิงไปสู่ลำดับงานในการจัดการสัญญาไม่ได้เป็นเพียงความเป็นไปได้ แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะประสบความสำเร็จ องค์กรต่างๆ สามารถปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงานตามสัญญาด้วยพลังของระบบอัตโนมัติและความคิดที่คำนึงถึงดิจิทัลเป็นอันดับแรก

เมื่อเริ่มดำเนินการในเส้นทางนี้ ธุรกิจต่างๆ จะเปิดประตูสู่กระบวนการที่เหมาะสมที่สุด ความเสี่ยงที่ลดลง และประสิทธิภาพสูง การเปลี่ยนแปลงนี้จะปลดล็อกประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น การลดต้นทุน และวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน

การค้นหาเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณมีความสำคัญเนื่องจากความลับในการจัดการสัญญาอยู่ในซอฟต์แวร์