21 วิธีในการเริ่มต้นอีเมล

อีเมลเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารเนื่องจากมีการส่งและรับมากกว่า 300 พันล้านครั้งต่อวัน ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด พนักงานขาย และตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจประสบปัญหาในการสร้างวิธีการที่ดีในการเริ่มต้นอีเมลธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนถึงผู้รับที่ไม่คุ้นเคย

การเปิดอีเมลของคุณอาจส่งผลต่อการที่ผู้อ่านตัดสินใจอ่านส่วนที่เหลือหรือไม่ บทความนี้มุ่งเน้นไปที่ความสำคัญของอีเมลแนะนำตัวและตัวอย่างวิธีที่พนักงานขายสามารถเขียนคำแนะนำที่น่าสนใจ

อ่านเพิ่มเติม: สถิติการตลาดผ่านอีเมลที่คุณควรจัดการ

เหตุใดอีเมลแนะนำตัวจึงสำคัญ

เช่นเดียวกับการสนทนาทางโทรศัพท์และการประชุมทางวิดีโอ อีเมลเป็นเครื่องมือสำคัญในการติดต่อสื่อสาร อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งถึงเพื่อนร่วมงานควรถือเป็นโอกาสที่จะได้รับความเคารพจากพวกเขา คุณเพิ่มโอกาสในการสร้างความประทับใจแรกด้วยการสร้างอีเมลแนะนำที่ชัดเจน ความประทับใจแรกที่ดีสามารถโน้มน้าวให้ผู้รับอ่านข้อความทั้งหมดของอีเมลของคุณและดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ข้อคิดแก่ผู้ชมและจุดประสงค์ที่ชัดเจนของบทความของคุณ คุณอาจพัฒนาการสื่อสารที่ชัดเจนได้ด้วยการทำเช่นนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณริเริ่มความคิดริเริ่มและส่งเสริมความสัมพันธ์ คุณสามารถสร้างความประทับใจแรกที่ยอดเยี่ยมด้วยการเปิดอีเมลอย่างมืออาชีพ

อ่านเพิ่มเติม: สุดยอดเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการตลาดผ่านอีเมล

คุณจะเริ่มต้นอีเมลภายใต้สถานการณ์ต่างๆ ได้อย่างไร

มีหลายวิธีในการเริ่มต้นอีเมล ผู้ส่งอีเมลจะมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันทุกครั้ง นั่นคือเหตุผล อีเมลแต่ละฉบับจะมีย่อหน้าแยกจากกัน

บทความที่เกี่ยวข้อง: ตัวอย่างแคมเปญ Email Drip ที่ดีที่สุด

ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มส่งอีเมล ขึ้นอยู่กับสถานการณ์:

เรียน [ชื่อ]

คำทักทายที่ใช้ในอีเมลนี้เป็นที่ยอมรับสำหรับการติดต่อทางอีเมลที่เป็นทางการ เมื่อคุณต้องการแสดงความเคารพต่อผู้รับ คุณมักจะใช้ในจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการ จดหมายปะหน้า และการสื่อสารอื่นๆ

แม้ว่า “นาย”และ “นาง” เป็นเกียรติประวัติที่ยอมรับได้ พวกเขาเสี่ยงต่อการบิดเบือนเรื่องเพศหรือเข้าใจผิดว่าผู้อ่านแต่งงานแล้ว ใช้“Dear Adam”หรือ“Dear Adam Barney”แทน

สวัสดีหรือสวัสดี

ในแง่ของการทักทายทางอีเมล การใช้คำว่า“สวัสดี”ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคเป็นเรื่องปกติในการติดต่องานส่วนใหญ่ พิจารณาใช้คำทักทายว่า “สวัสดี” หากต้องการน้ำเสียงที่เป็นทางการกว่านี้ แม้จะเป็นการทักทายแบบสบายๆ แต่คำนี้ยังมีท่าทีที่เป็นธรรมชาติและจริงใจอีกด้วย

สวัสดีทุกคน สวัสดีทีม [ชื่อแผนก] หรือ สวัสดีทีม

คุณมีทางเลือกสองสามทางเมื่อส่งอีเมลถึงบุคคลสองคนขึ้นไป“สวัสดีทุกคน” “สวัสดีทีมงาน”หรือ“สวัสดี [ชื่อแผนก]”เป็นวิธีที่ไม่เป็นทางการแต่เหมาะสมในการกล่าวถึงกลุ่มคน

ยิ่งกว่านั้น อย่าใช้สรรพนามเรียกผู้รับของคุณ เช่น สุภาพสตรีหรือสุภาพบุรุษ เพราะเป็นคำที่ไม่เป็นทางการมาก และไม่เหมาะสมกับอีเมลธุรกิจ

ฉันหวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี หรือฉันหวังว่าคุณจะสนุกกับวันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณ

บรรทัดหัวเรื่องอีเมลเหล่านี้เป็นหัวเรื่องที่ดี เนื่องจากบรรทัดเหล่านี้เป็นการตอบรับผู้อ่านและสร้างสายสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานที่คุณรู้จักอยู่แล้วหรือต้องการมีความสัมพันธ์ที่จริงใจในการทำงานด้วย

ฉันกำลังติดต่อเกี่ยวกับ . .

การเริ่มอีเมลด้วยความสุภาพและตรงไปตรงมาด้วยคำว่า“ฉันติดต่อเกี่ยวกับ… ”เพราะเป็นการชี้แจงเป้าหมายของการสื่อสาร เนื่องจากมีการส่งอีเมลหลายร้อยฉบับตลอดวันทำการเดียว การเลือกวิธีนี้บ่งชี้ว่าคุณคำนึงถึงเวลาของผู้รับโดยมีความกระชับ

การแสดงเจตจำนงที่ชัดเจนยังช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความเข้าใจผิดหรือคลุมเครือในสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำ

ขอบคุณสำหรับ . . .

อีกวิธีหนึ่งในการจัดลำดับความสำคัญของผู้อ่านคือการแสดงความขอบคุณ การรับทราบตั้งแต่ต้นว่าอีเมลของคุณตอบกลับอีเมลหรือการดำเนินการของผู้รับจะช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมในที่ทำงาน

บทความที่เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ตัวแปรอีเมลสำหรับอีเมลจำนวนมาก

21 ตัวอย่างในการเริ่มต้นอีเมล

การแนะนำอีเมลเป็นส่วนสำคัญที่สุด เนื่องจากจุดเริ่มต้นของอีเมลดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้ย่อหน้าบทนำเป็นที่จับใจ

บทความที่เกี่ยวข้อง: วิธีเขียนอีเมลสำหรับการทำงานร่วมกัน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนในการเริ่มต้นอีเมลของคุณ:

สร้างหัวเรื่องลวง

สร้างหัวเรื่องที่น่าสนใจสำหรับอีเมลของคุณเพื่อโน้มน้าวให้ผู้รับเปิดอ่าน เคล็ดลับคือการดึงดูดความสนใจของพวกเขา เนื่องจากไม่มีการรับประกันว่าพวกเขาจะอ่านอีเมลของคุณเว้นแต่จะดึงดูดสายตาของพวกเขา ซึ่งแตกต่างจากอีเมลจากคนรู้จัก

หัวเรื่องเครือข่าย:

• “ฉันซื้ออาหารกลางวันให้คุณได้ไหม”
• “กาแฟกับฉัน?”

หัวเรื่องการขาย:

• “เติบโต 40% ใน 3 เดือน — ว้าว”
• “คุณมีหลักสูตรออนไลน์สำหรับ [หนังสือ] หรือไม่”

หัวข้อการค้นหางาน:

• “คุณกำลังมองหา [ตำแหน่งงาน] อยู่หรือเปล่า”
• “คุณอยากรู้ไหมว่าการทำงานที่ [บริษัท] เป็นอย่างไร”

ปรับคำทักทายของคุณให้เข้ากับโอกาสและอุตสาหกรรม

แม้ว่าการทักทายจะเป็นคำเดียว แต่การเลือกคำที่เหมาะสมก็มีความสำคัญ ใช้คำทักทายปกติว่า “เรียน” หากคุณเขียนจดหมายถึงใครบางคนในแวดวงดั้งเดิม เช่น ธนาคารหรือรัฐบาล ใช้ “สวัสดี” “สวัสดี”หรือ“สวัสดี”เมื่อส่งอีเมลถึงบุคคลจากอุตสาหกรรมที่ผ่อนคลายมากขึ้น รวมถึงสื่อ เทคโนโลยี การท่องเที่ยว หรือแฟชั่น

การเลือกต้อนรับที่พวกเขาคุ้นเคยกับการได้ยินแสดงให้เห็นถึงความขยันหมั่นเพียรของคุณ ชื่อของพวกเขารวมอยู่ในส่วนที่สองของคำทักทาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุชื่อพวกเขาด้วยชื่อจริง ที่กลายเป็นมาตรฐานในภาคส่วนทุกวันนี้

หลีกเลี่ยงการใช้“[ชื่อ] [นามสกุล]”เนื่องจากมันดูเป็นทางการและหุ่นยนต์มากเกินไป เช่นเดียวกับ“นาย/นาง/นางสาว[นามสกุล]” เพราะมันทำให้คุณดูเด็ก

รวม CTA

อย่าคลุมเครือ ลูกค้าของคุณควรรู้ว่าต้องทำอะไรต่อไปหลังจากได้รับอีเมลการขายคุณกำลังร้องขอการตอบกลับอีเมลหรือไม่?พวกเขาควรโทรหาพวกเขาหรือไม่?คุณต้องการให้พวกเขาจองเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อพูดหรือไม่?การใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน ในอีเมลของคุณจะช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารู้ว่าต้องทำอะไรหลังจากได้รับอีเมลของคุณ ดังนั้น เมื่อส่งอีเมล จำเป็นต้องเพิ่ม CTA เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจจุดประสงค์ของข้อความ

แนะนำตัวเอง

คุณไม่สามารถสันนิษฐานได้ว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณคุ้นเคยกับคุณหรือธุรกิจของคุณ การแนะนำตัวเองควรเป็นหนึ่งในการกระทำแรกของคุณ ไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำยาว เริ่มต้นด้วยการใส่ชื่อ ตำแหน่ง และชื่อธุรกิจของคุณ

ให้ค่าด่วน

ค้นหาวิธีเพิ่มมูลค่าทันที แม้ว่าจะเป็นเพียงประสบการณ์ส่วนตัวของคุณก็ตาม เพียงระวังอย่าให้รุนแรงในอีเมลเริ่มต้นของคุณ คำชมในช่วงแรกอาจทำให้คำวิจารณ์อ่อนลง

แสดงความยินดีกับพวกเขา

วันนี้เรามีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ามากกว่าที่เคย ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงเรื่องราวความสำเร็จของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้มากมายทางออนไลน์

สำหรับการอัปเดตทางการเงิน ตรวจสอบเว็บไซต์ของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ค้นหาข่าวสารของบริษัทบน Google สำรวจโปรไฟล์มืออาชีพของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าบน LinkedIn และเพิ่มข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รับลงในบันทึกการติดต่อของคุณ

อย่าพยายามเสนอผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหลังจากที่คุณได้ค้นพบเวลาที่เหมาะสมในการแสดงความยินดีกับพวกเขาแล้ว เพียงแค่ให้คำชมที่จริงใจแก่ใครบางคน

กล่าวถึงที่ติดต่อที่ใช้ร่วมกัน

การพูดถึงผู้ติดต่อที่คุณแบ่งปันเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการเริ่มต้นการสนทนากับบุคคลใหม่ เมื่อเริ่มต้นโดยไม่มีลิงก์ สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายอย่างรวดเร็วว่าทำไมผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าควรสนใจคุณในการเปิดอีเมลแนะนำตัว

ติดตาม

ไม่มีการตอบกลับอีเมลที่คุณส่งไป การแลกเปลี่ยนที่คุณมีไม่ได้อยู่ที่นั่น การไม่มีปฏิกิริยาไม่ได้บ่งบอกถึงความไม่สนใจเสมอไป ติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณอีกครั้ง คุณต้องคำนึงถึงปัจจัยบางประการ อีเมลไม่เคยไปถึงพวกเขา พวกเขายังไม่ได้รับการกระตุ้นให้ดำเนินการ เป้าหมายของคุณควร ติดตามผล อย่างน้อย 2 ครั้งหรือ 3 ครั้งเพื่อให้บทสนทนาดำเนินต่อไป

เพิ่มภารกิจของพวกเขา

ลองใช้กลยุทธ์นี้กับผู้จัดการระดับผู้บริหาร ผู้บริหารและเจ้าของกิจการมีหน้าที่ส่งเสริมวิสัยทัศน์ขององค์กร เพิ่มภารกิจของพวกเขาในบรรทัดเปิดเพื่อเชื่อมต่อกับผู้รับ

อธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ

แม้ว่าการหาเพื่อนทางจดหมายคนใหม่จะยอดเยี่ยม แต่เป้าหมายของเราในการใช้อีเมลแนะนำตัวคือการสร้างโอกาสทางการค้าหรือการจ้างงาน ด้วยเหตุนี้ คุณต้องมีความชัดเจนในข้อความของคุณว่าทำไมคุณถึงเขียนข้อความเหล่านั้น นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณไม่รู้จักพวกเขาเป็นการส่วนตัว

ให้ความช่วยเหลือ

โปรดจำไว้ว่าอีเมลฉบับแรกมีวัตถุประสงค์เพื่อรับการตอบกลับเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอาจต้องการการซ่อมแซมอย่างเร่งด่วนซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการของบริษัทของคุณ คุณยังสามารถช่วยเหลือผู้อ่านได้

พูดคุยกับพนักงานระดับล่าง

ทุกองค์กรมีคนงานที่โต้ตอบกับลูกค้า เริ่มต้นด้วยการถามพนักงานขายว่าพวกเขาเป็นอย่างไรบ้างและคิดว่าน่าจะทำได้ดีกว่านี้ตรงไหน ส่วนใหญ่แล้วพวกเขาจะตอบสนองพร้อมกัน

หลังจากนั้น ให้ติดต่อกับพวกเขาอีกครั้ง แบ่งปันผลลัพธ์ และสอบถามว่าบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณมีประโยชน์อย่างไร พนักงานขายอาจเต็มใจให้รายละเอียดของคุณแก่ผู้ติดต่อที่เหมาะสม หากมีวัตถุประสงค์ที่บริษัทอาจประสบความสำเร็จมากขึ้นหลังจากนำผลิตภัณฑ์ที่คุณขายไปใช้

สร้างบรรทัดแรกของคุณเกี่ยวกับพวกเขา

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของอีเมลแนะนำตัวคือบรรทัดเริ่มต้น เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความเกี่ยวข้อง หากคุณประสบความสำเร็จ คุณจะกระตุ้นให้ผู้อ่านอ่านต่อไป

ความคิดริเริ่มของคุณอาจเป็นการแนะนำตัวเอง เช่น“ฉันชื่อ ABC และฉันติดต่อคุณเพราะ…”แต่สิ่งนี้จะทำให้พวกเขาสงสัยเกี่ยวกับอีเมลเท่านั้น

ขอบคุณพวกเขาสำหรับการสมัคร

ถึงเวลายืนยันการเลือกของพวกเขาเมื่อพวกเขาสมัครรับข้อมูลของบริษัทของคุณ การขอบคุณสมาชิกของคุณช่วยเพิ่มความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนและส่งเสริมความไว้วางใจในบริษัทของคุณมากขึ้น

คุณกลายเป็นที่ชื่นชอบและทำให้แบรนด์ของคุณมีความเป็นมนุษย์โดยแสดงความขอบคุณต่อสมาชิกอีเมลรายใหม่ของคุณ

วันหยุด/วันหยุดสุดสัปดาห์/อื่นๆ ของคุณเป็นอย่างไร?

อย่าก้าวก่ายสิ่งนี้มากเกินไป ระวัง. อย่างไรก็ตาม การถามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณเกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อนของพวกเขาและพวกเขาเคยเยี่ยมชมสถานที่ท่องเที่ยวที่มีชื่อเสียงหรือไม่นั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับได้ ขอให้พวกเขาแบ่งปันประสบการณ์แต่อย่าเร่งเร้ามากนัก ขอแนะนำให้ติดต่อหลังจากที่พวกเขากลับมาจากการเดินทาง

ความปรารถนาดี

คุณไม่จำเป็นต้องทำตามคำทักทายของคุณด้วยข้อความสั้น ๆ ที่ยกระดับจิตใจ เช่น“หวังว่าทุกอย่างจะเรียบร้อยดี”หรือ“หวังว่าคุณจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี”วิธีนี้จะเหมาะที่สุดหากคุณติดต่อกับผู้รับเป็นเวลานานหรือใกล้ชิดกับพวกเขา คุณสามารถละเว้นย่อหน้านี้หากคุณทราบว่าผู้ฟังของคุณชอบบันทึกย่อที่มีเฉพาะรายละเอียดที่สำคัญเท่านั้น

ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคุณทำได้ดี

ด้วยการอวยพรให้อีกฝ่ายหายดีในทันที คุณสามารถสร้างน้ำเสียงที่เป็นมิตรสำหรับการแชทโดยไม่ต้องขอรายละเอียดส่วนตัวจากพวกเขามากเกินไป เนื่องจากคุณไม่รู้ว่าพวกเขาเป็นอย่างไร มันจึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับคนที่คุณไม่ได้เขียนจดหมายถึงมานาน

ติดตามการสนทนาของเราที่ [งาน/สถานที่]

นี่จะเป็นการเปิดงานที่ยอดเยี่ยมหากคุณได้พูดคุยกับใครซักคนในระหว่างงานสร้างเครือข่าย แต่มันต้องแม่นยำเพราะคุณคนใดคนหนึ่งต้องไปเพราะถึงเวลาที่พวกเขาต้องจากไป อย่างไรก็ตาม คุณได้แลกเปลี่ยนรายละเอียดการติดต่อส่วนบุคคลหรือนามบัตร ด้วยการแนะนำนี้ คุณสามารถเข้าสู่การสนทนาอีกครั้งในขณะที่ให้ภาพรวมโดยย่อว่าพวกเขารู้จักคุณได้อย่างไร

สรุป: “ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ”

คุณต้องการใช้น้ำเสียงที่ถูกต้องในขณะที่แสดงความขอบคุณและมั่นใจในอีเมลหลังการสัมภาษณ์ เนื่องจากรูปแบบของอีเมลนี้เป็นการแสดงความขอบคุณ ให้ดำเนินการต่อโดยสรุปแง่มุมของความรู้และประสบการณ์ของคุณ ซึ่งตามความเห็นของคุณ จะช่วยธุรกิจและทำให้คุณเหมาะสมกับตำแหน่ง

ฉันชอบการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลเฉพาะของ [ตำแหน่งงาน]

พึงระลึกไว้เสมอว่าคุณกำลังเลือกว่าบริษัทนั้นเหมาะสมที่สุดสำหรับคุณหรือไม่ นอกเหนือจากการที่บริษัทรู้สึกว่าคุณจะเหมาะสมสำหรับพวกเขาหรือไม่

บางครั้งคุณอาจสรุปได้ว่างานนั้นไม่เหมาะกับคุณ ในกรณีนั้น ให้ใช้การทักทายทางอีเมลนี้และแจ้งอย่างสุภาพว่าคุณจะไม่ดำเนินการสัมภาษณ์ต่อไป

คุณยังสนใจอยู่ไหม?

คำถามง่ายๆ เช่น“คุณสนใจไหม”สามารถปล่อยให้ใครบางคนหลบหนี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการสนทนาต่อหรือไม่ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นหัวเรื่องสำหรับอีเมลการขาย

อ่านเพิ่มเติม: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการติดตามการเผยแพร่ทางอีเมล

วิธีเขียนบรรทัดเปิดอีเมลที่ดีที่สุด

เมื่อคุณทักทายทางอีเมลเสร็จแล้ว ให้ไปที่ประโยคแรกนี่คือวิธีสร้างอุดมคติ:

ให้มันสั้น

แม้ว่าโปรแกรมเปิดอีเมลจะมีความสำคัญ แต่คุณไม่ควรเขียนอีเมลยาวๆ เนื่องจากข้อความแนะนำอีเมลเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมล คุณจึงมักมีข้อมูลสำคัญที่ต้องแจ้งหรือมีคำถามที่ต้องตอบ บรรทัดเริ่มต้นของอีเมลควรดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน

สุภาพและเป็นมิตร

น้ำเสียงของคุณในอีเมลอาจแตกต่างจากตอนพบปะกัน ท้ายที่สุด ผู้รับไม่สามารถเห็นการแสดงออกของคุณหรือได้ยินเสียงของคุณ ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้บรรทัดหัวเรื่องอีเมลที่ตรงมากและอาจดูไม่น่าฟัง รวมถึงสิ่งตลกขบขันที่ผู้รับอาจไม่รู้สึกสนุกสนาน

นอกจากนี้ แม้ว่า อีโมจิหน้ายิ้ม จะทำให้การแนะนำตัวของคุณดูยอดเยี่ยม แต่ให้แน่ใจว่าจะได้รับการตอบรับที่ดี สามารถใช้อิโมจิในอีเมลส่งถึงเพื่อนสนิทและเพื่อนร่วมงานได้ แต่คุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงเมื่อเขียนอีเมลที่สำคัญกว่า เช่น ส่งถึงเจ้านายหรือนายหน้า

เมื่อมีข้อสงสัย ไปเป็นทางการ

เมื่อคุณสงสัยว่าจะเริ่มต้นอีเมลอย่างไร ให้ทำตัวเป็นทางการ ความเป็นทางการและความสุภาพมากกว่าเล็กน้อยมักจะดีกว่าการไม่เป็นทางการมากเกินไปและอาจไม่เป็นมืออาชีพ คุณสามารถเปลี่ยนสไตล์และหัวเรื่องอีเมลของคุณอย่างถาวรในจดหมายฉบับต่อๆ ไป หากจำเป็น

สิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงในการเริ่มต้นอีเมลของคุณ

เรามักจะทำผิดพลาดเมื่อพิมพ์อีเมล อย่างไรก็ตาม เราไม่ตระหนักว่าข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ของเราอาจนำไปสู่ธุรกิจได้ ดังนั้นเมื่อเขียนอีเมลเราต้องใส่ใจกับสิ่งที่เรากำลังเขียน ผู้อ่านมักจะสูญเสียความสนใจหากอีเมลที่พวกเขากำลังอ่านมีข้อผิดพลาด

บทความที่เกี่ยวข้อง: สาเหตุที่แคมเปญอีเมลล้มเหลว

ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดบางประการที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้เมื่อเริ่มต้นการแนะนำตัวในอีเมล:

[ชื่อสะกดผิด]

ตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับก่อนที่จะใช้ในการทักทายทางอีเมล การพิมพ์ผิดเกิดขึ้นได้ แต่การพิมพ์ชื่อคนผิดทำให้เกิดความสงสัยว่าผู้ส่งไม่ได้เขียนอีเมลด้วยความใส่ใจ

คุณช่วยฉันหน่อยได้ไหม

ประโยคเกริ่นนำ เช่น “คุณช่วยอะไรฉันหน่อยได้ไหม”ฟังดูไม่ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อส่งอีเมลถึงใครเป็นครั้งแรก

ให้พิจารณาใช้บรรทัดเริ่มต้นอีเมล เช่น“ฉันติดต่อกลับเกี่ยวกับปัญหา…”ที่สื่อถึงปัญหาที่คุณคาดว่าจะแก้ไขด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา

ขอแนะนำตัวเอง

ตัวเปิดอีเมลนี้มักใช้เมื่อส่งอีเมลถึงผู้รับใหม่ ให้ฉันแนะนำตัวเองเทียบเท่ากับการอธิบายการแนะนำตัวของคุณในอีเมลคุณจะพูดเรื่องนี้ดัง ๆ กับคนอื่นหรือไม่?ฟังดูเหมือนยืนยันแต่สุดท้ายก็เสียเวลาเปล่า ให้เข้าประเด็นแทน

ฉันรู้ว่าคุณยุ่ง แต่ . .

บทนำของอีเมลนี้ชี้ให้เห็นว่าเวลาของผู้อ่านมีค่า ที่แย่ที่สุด มันบ่งบอกว่าคุณยังสมควรได้รับความสนใจจากพวกเขาแม้ว่าคุณจะรู้เรื่องนี้ก็ตาม

หลีกเลี่ยงบรรทัดเปิดนี้ไม่ว่าคุณจะอยู่ใกล้ผู้อ่านแค่ไหน ให้อธิบายภาพรวมคร่าวๆ เกี่ยวกับแรงจูงใจของคุณในการส่งข้อความแทน

ถึงผู้เกี่ยวข้อง

แม้ว่าคำว่า“อาจเกี่ยวข้องกับใคร”ดูเหมือนจะเป็นคำทักทายอย่างเป็นทางการ แต่ก็ไม่มีตัวตนและใช้มากเกินไป หมายความว่าคุณไม่สนใจที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณเป็นคนที่คุณคิดว่าพวกเขาเป็นใคร หรือว่าข้อความของคุณเกี่ยวข้องกับพวกเขาหรือไม่

คำ ทักทายทางอีเมล"Dear Sir or Madam"ก็อยู่ภายใต้สิ่งนี้เช่นกัน การทักทายแบบไบนารีของเพศนั้นล้าสมัยและสามารถดูเป็นแบบพิเศษได้

อ่านเพิ่มเติม: เวลาที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลเย็น

บทสรุป

อีเมลแนะนำเป็นองค์ประกอบสำคัญในอีเมล พวกเขาดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและถ่ายทอดข้อความของผู้ส่ง ดังนั้นบทนำจะต้องจับใจและดึงดูดความสนใจ อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนอีเมล ผู้ส่งมักจะทำผิดพลาดเล็กน้อย ซึ่งทำให้ผู้อ่านหมดความสนใจที่จะอ่านข้อความทั้งหมด นั่นคือเหตุผลที่การใส่ใจในรายละเอียดเล็กน้อยเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนอีเมลแนะนำตัว