วิธีจัดการคำขอลาหยุดเหมือนเจ้านาย

อาจเป็นเรื่องยากที่จะรักษาสมดุลระหว่างความต้องการลาพักร้อนของพนักงานในฐานะนายจ้าง การหาจุดประนีประนอมที่เหมาะสมที่สุดระหว่างการปรับตัวเข้ากับการทำให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณมีความครอบคลุมเพียงพออาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: เคล็ดลับความสมดุลในชีวิตการทำงานสำหรับพนักงาน

ข้อดีและสิทธิพิเศษของการจ้างงานเป็นสิ่งที่พนักงานให้ความสำคัญมากกว่าตัวค่าจ้าง ประเภทของบุคคลที่สมัครงานกับคุณได้รับผลกระทบอย่างมากจากวิธีที่คุณจัดการคำขอลาหยุด

หากข้อจำกัดด้านเวลาหยุดของคุณเข้มงวด การดึงดูดผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะเป็นเรื่องยาก

หากคุณทำให้คำขอลาหยุดไม่ยุติธรรมหรือท้าทาย คุณจะมีปัญหาในการดูแลพนักงานให้พร้อมทำงาน หากคุณไม่มีนโยบาย คุณจะมีปัญหาในการดูแลบุคลากรตลอดช่วงวันหยุดที่ยุ่งที่สุด

การรักษาชีวิตส่วนตัวที่มีสุขภาพดีให้ห่างไกลจากการทำงานเมื่อจำเป็นและคุณภาพชีวิตถือว่าสัมพันธ์กันโดยตรง สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจวิธีจัดการคำขออย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การสร้างนโยบายการขอลาหยุดที่เป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่ายอาจทำได้ดังนี้

กำหนดกระบวนการและกำหนดเวลา

อลิซา ไนมาน ผู้จัดการของ Olgam Life เล่าว่า “คุณต้องกำหนดวิธีการขอเวลาลาพักร้อนที่พนักงานต้องปฏิบัติตามหากคุณต้องการจัดการคำขออย่างเท่าเทียมกัน

รวมไว้ในนโยบายของคุณว่าพนักงานต้องส่งคำขอล่วงหน้านานแค่ไหน ธุรกิจหลายแห่งขอระยะเวลาหนึ่ง เช่น สองสัปดาห์

ธุรกิจบางแห่งอาจชอบกำหนดวันหยุดพักผ่อนประจำปีและขอให้ทุกคนส่งคำขอในเดือนมกราคม

คุณอาจเตรียมพร้อมสำหรับการขาดแคลนพนักงานโดยกำหนดให้พนักงานส่งคำขอภายในวันที่กำหนด คุณสามารถคำนวณความคุ้มครองที่คุณต้องการได้โดยการคาดการณ์ว่าใครจะไม่อยู่ในสำนักงาน

การกำหนดเส้นตายยังช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับเวลาหยุด (เช่น มีพนักงานจำนวนมากเกินไปที่ขอวันหยุดวันเดียวกัน)

รวมบุคคลที่พนักงานต้องตอบคำถามด้วย (เช่น ผู้จัดการ หัวหน้างาน ฯลฯ) จากนั้นพนักงานจะทราบว่าต้องส่งคำขอเมื่อใดและกับใคร

ระบุว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพนักงานไม่สามารถขอเวลานอกได้ตามกำหนดเวลา คุณยังคงคำนึงถึงคำขอของพวกเขาหรือไม่? คำขอของคนงานคนอื่นจะมีความสำคัญเหนือคำขอของพวกเขาหรือไม่”

กำหนดเส้นตายของคำขอ

ทุกภาคส่วนมีฤดูกาลที่มีความเข้มข้นสูงไม่เหมือนกัน ซึ่งการหยุดงานมากเกินไปอาจส่งผลเสียต่อการดำเนินงานของบริษัท ตัวอย่างเช่น การค้าปลีกต้องการความช่วยเหลืออย่างมากในช่วงวันหยุดฤดูหนาว

Susan Melony, CMO ของ FreePeopleSearch อ้างว่า: “คุณอาจต้องการกำหนดวันปิดรับเมื่อสามารถส่งคำขอหยุดงานได้ในบางสถานการณ์

คุณอาจต้องการก้าวไปอีกขั้นและกำหนดเส้นตายสำหรับการส่งคำขอ”

เธอกล่าวต่อว่า: “สิ่งนี้ทำขึ้นเพื่อหยุดไม่ให้ผู้คนถามถึงสิ่งต่างๆ ในปีหน้า ซึ่งไม่ได้จ้างคนงานทุกคน

หากคุณกำหนดเส้นตายของคำขอ ให้แจ้งเจ้าหน้าที่ทุกคนพร้อมกัน นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากคุณอาจไม่สามารถยอมรับทุกคำขอลาหยุดได้ ดังนั้นคุณจะต้องมีขั้นตอนเพื่อตรวจสอบว่าใครได้รับคำขอของพวกเขาและใครไม่ได้รับ

เทคนิคต่างๆ เหล่านี้ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ส่งคำขอเริ่มต้น ซึ่งจะยุติธรรมก็ต่อเมื่อทุกคนทราบเท่าๆ กันว่าพวกเขามีสิทธิ์ที่จะทำเช่นนั้น

นโยบายมาก่อนได้ก่อนมักใช้โดยธุรกิจต่างๆ เพื่อควบคุมเวลาพักร้อน รองลงมาคือนโยบายเกี่ยวกับความอาวุโส

มาก่อนได้ก่อน: ผู้ที่ขอเวลานอกก่อนจะได้ไป นี่คือเหตุผลที่คุณประกาศกำหนดเส้นตายให้พนักงานทุกคนทราบพร้อมกันและล่วงหน้า

ความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากพนักงานบางคนอาจมาก่อนเสมอ คุณไม่ต้องการให้พนักงานคนเดิมถูกบังคับให้ทำงานในวันหยุดเพียงเพราะพวกเขาไม่ได้ส่งคำขอจนกว่าจะถึงวันถัดไป

ความอาวุโส: วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อมีการขอลาหยุดที่ถูกต้องตามกฎหมายเท่าเทียมกันและขัดแย้งกันด้วยเหตุผลอื่นๆ ทั้งหมด”

อ่านเพิ่มเติม: การพนันอย่างมีความรับผิดชอบและการจัดการทางการเงิน

ความโปร่งใสว่าใครไม่อยู่และเมื่อใด

รายงานสรุปสถานะของบริษัทเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการวันหยุด

การสื่อสารและการวางแผนการทำงานของหัวหน้าทีมได้รับความช่วยเหลือจากข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการไม่มีผู้ใต้บังคับบัญชา

นอกจากนี้ยังทำให้การจัดการงานง่ายขึ้นด้วยการกำหนดผู้ช่วยระบบเพื่อดูแลธุรกิจของบุคคลที่ขาดงานในขณะที่ลางาน

นอกจากนี้ พนักงานยังชอบความเปิดเผยและการเข้าถึงข้อมูลปัจจุบัน เวลาเลยกำหนด เวลาที่ใช้ไป เวลาพักผ่อนที่ร้องขอ หรือไม่ได้ใช้

การมีข้อมูลทั้งหมดนี้ในที่เดียวทำให้การจัดการแผนวันหยุดของคุณกับผู้บังคับบัญชาง่ายขึ้น

ระบบที่ชัดเจนยังช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บไฟล์พร้อมข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการลาที่มีและใช้งาน

ข้อกำหนดเฉพาะภาคส่วน

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับภาคส่วน ซึ่งอาจรวมถึงการรักษาระดับพนักงานขั้นต่ำเพื่อความปลอดภัยของผู้ป่วย

คุณอยู่ในอุตสาหกรรมการค้าปลีกคริสต์มาสที่มีผู้คนพลุกพล่าน หรืออาจจะเป็นธุรกิจบัญชีในช่วงฤดูภาษีหรือไม่? ทันทีที่พนักงานเริ่มทำงานให้คุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทราบถึงช่วงหยุดงานขอลาหยุดใดๆ

ขอทราบวัตถุประสงค์ในการขอ

ดูเหมือนว่าการชั่งน้ำหนักเหตุผลของพนักงานแต่ละคนในการขอลาหยุดอาจเป็นประโยชน์ และในบางกรณีก็อาจเป็นเช่นนั้น

แม้เมื่อใช้ร่วมกับเกณฑ์วัตถุประสงค์อื่น ๆ ขึ้นอยู่กับ "เหตุผลในการร้องขอ" เพียงอย่างเดียวก็อาจกลายเป็นเกมที่ชั่วร้ายของการตั้งค่าอัตนัยในไม่ช้า

อ่านเพิ่มเติม: ทำไมคนงานผิวดำถึงได้รับผลกระทบอย่างหนักจากการเลิกจ้าง?

คำนึงถึงคำขอก่อนหน้า

การคำนึงถึง “คำขอก่อนหน้า” สำหรับวันหยุดอาจยุ่งยากในแง่ของการติดตาม เหมือนกับ “ตารางที่หมุนเวียน” แต่ไม่มีอะไรที่ระบบที่มีการจัดการอย่างดีไม่สามารถจัดการได้

วิธีการนี้ใช้มุมมองที่กว้างกว่าเวลาและระยะเวลาที่พนักงานใช้ไป แทนที่จะเน้นเฉพาะคำขอลางานในวันหยุดก่อนหน้า