วิธีปรับปรุงคุณภาพการโทรและลดต้นทุนสำหรับธุรกิจของคุณ

การสื่อสารเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญสำหรับธุรกิจ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่ชัดเจนและเชื่อถือได้: ทีมของคุณจะต้องสามารถสื่อสารระหว่างกันและกับลูกค้าได้อย่างสม่ำเสมอ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์ Call Center ที่ดีที่สุดในปี 2022-23

อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงคุณภาพการโทรมักหมายถึงการเพิ่มค่าใช้จ่าย ซึ่งทำให้เกิดการคำนวณที่ซับซ้อน ประโยชน์ของการสื่อสารที่ดีขึ้นจะสร้างรายได้เพียงพอที่จะจ่ายเองและปรับค่าใช้จ่ายหรือไม่?

แต่ถ้าคุณรู้วิธีปรับปรุงคุณภาพการโทรและลดค่าใช้จ่ายในเวลาเดียวกัน คุณก็ไม่ต้องกังวลกับการชั่งน้ำหนักต้นทุนและผลประโยชน์เหล่านี้ อย่างน้อยก็ไม่มากเท่านี้

แน่นอน เราจะพูดถึงวิธีการปรับปรุงคุณภาพการโทรในขณะเดียวกันก็ลดค่าใช้จ่าย เพื่อทำให้ชีวิตธุรกิจของคุณง่ายขึ้นและมีกำไรมากขึ้น

วิธีลดต้นทุน เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทาง

การปรับปรุงคุณภาพการโทรในขณะที่ลดต้นทุนเป็นเรื่องของการนำกลยุทธ์และเทคโนโลยีการสื่อสารมาใช้ซึ่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในบางกรณี คุณสามารถใช้กลยุทธ์บนเครือข่ายการสื่อสารใดก็ได้ที่คุณมี กลยุทธ์อื่นๆ ต้องการโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารที่มีความสามารถมากขึ้น

นี่คือสิ่งที่ต้องทำ โดยเริ่มจากด้านเทคโนโลยี

อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับในการเริ่มต้นธุรกิจใหม่ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างหนัก

โอนย้ายการสื่อสารของคุณไปยังแพลตฟอร์ม SIP Trunking

โดยพื้นฐานแล้ว การเดินสายไฟ SIP ใช้การเชื่อมต่อแบบดิจิทัลเพื่อเชื่อมต่อระบบโทรศัพท์ของคุณกับอินเทอร์เน็ต ดังนั้นการโทรของคุณจึงอาศัยโครงสร้างพื้นฐานอินเทอร์เน็ต แทนที่จะเป็นสายโทรศัพท์แบบเดิม ผู้ให้บริการเดินสาย SIP เช่น Telnyx ให้อำนาจแก่คุณในการย้ายระบบโทรศัพท์ของคุณไปยังแพลตฟอร์มเดินสาย SIP โดยไม่คำนึงว่าคุณกำลังใช้ระบบโทรศัพท์รุ่นเก่าหรือการสื่อสาร VoIP

การเดินสาย SIP มีประโยชน์หลายอย่างเหนือทั้งระบบ VoIP มาตรฐานและระบบโทรศัพท์รุ่นเก่า:

• การจัดการการโทรขั้นสูง ผู้ให้บริการเดินสาย SIP สามารถควบคุมวิธีการโทรของคุณผ่านเครือข่ายได้ดีขึ้น

ซึ่งช่วยให้สามารถนำเสนอคุณลักษณะขั้นสูงเพิ่มเติมได้ เช่น การกำหนดเส้นทางการโทรแบบกำหนดเองสำหรับแต่ละหมายเลขโทรศัพท์ การบันทึกการโทร และการควบคุมการโทรแบบเป็นโปรแกรม สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมและมีตัวเลือกมากขึ้นสำหรับการกำหนดเส้นทางการโทรและการใช้ระบบอัตโนมัติ

• คุณภาพการโทรที่ดีขึ้น การเดินสาย SIP ให้การเชื่อมต่อโดยตรงระหว่างเครือข่ายระบบโทรศัพท์ภายในของคุณและเครือข่ายบริเวณกว้างของอินเทอร์เน็ต

ซึ่งหมายถึงสายที่น้อยลงและชิ้นส่วนฮาร์ดแวร์ที่น้อยลงในการเชื่อมต่อโทรศัพท์ของคุณ การลดความซับซ้อนของโครงสร้างพื้นฐานในการเชื่อมต่อช่วยลดสัญญาณรบกวนและส่งสัญญาณที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเพื่อเสียงการโทรที่ดีขึ้นและการสนทนาทางวิดีโอที่คมชัด

• มีความยืดหยุ่นมากขึ้น การเดินสาย SIP เข้ากันได้กับโทรศัพท์ทั้งแบบแข็งและแบบซอฟต์โฟน

หากคุณมีโทรศัพท์ตั้งโต๊ะจริงสำหรับทีมของคุณ พวกเขาจะทำงานบนเครือข่ายเดินสายไฟ SIP แต่การเดินสาย SIP ยังให้ทางเลือกแก่คุณในการใช้ซอฟต์โฟน ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณสามารถใช้สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์สำหรับการสื่อสารทางโทรศัพท์ได้

การใช้ซอฟต์โฟนมักจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเนื่องจากใช้โปรแกรมโทรออกอัตโนมัติและเครื่องมือโทรศัพท์อื่นๆ บนซอฟต์โฟนได้ง่าย

อ่านเพิ่มเติม: ข้อดี 10 อันดับแรกของบริการย้ายสำนักงานแบบมืออาชีพ

• เพิ่มความปลอดภัย ผู้ให้บริการเดินสาย SIP คุณภาพเป็นเจ้าของและดำเนินการเครือข่าย IP ของตนเอง

ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถรักษาความปลอดภัยข้อมูลการโทรของคุณจากต้นทางถึงปลายทาง แทนที่จะปกป้องข้อมูลของคุณจนกว่าข้อมูลจะออกจากเครือข่ายของผู้ให้บริการ SIP และข้ามไปยังเครือข่ายของบุคคลที่สาม หรือที่แย่กว่านั้นก็คืออินเทอร์เน็ตสาธารณะ

การรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้นช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลร้ายแรง ซึ่งอาจรุนแรงพอที่จะทำให้บริษัทล้มละลายได้

• การทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิผลมากขึ้น การสื่อสารที่ชัดเจนและเชื่อถือได้มากขึ้นหมายความว่าทีมของคุณสามารถแบ่งปันข้อมูลได้ดีขึ้นและทำสำเร็จได้มากขึ้น การเดินสาย SIP ยังรองรับการแชทและการส่งข้อความเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถเชื่อมต่อได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
• ลดค่าใช้จ่าย การเดินสาย SIP นั้นคุ้มค่ากว่าเทคโนโลยีโทรคมนาคมอื่น ๆ

ด้วยการเดินสายไฟ SIP คุณสามารถจัดเตรียมและยกเลิกหมายเลขโทรศัพท์ได้ตามต้องการ ซึ่งหมายความว่าคุณจะจ่ายเฉพาะการเชื่อมต่อที่คุณต้องการเท่านั้น เมื่อคุณต้องการ ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่มีหมายเลขโทรศัพท์ว่าง สิ้นเปลืองงบประมาณของคุณโดยเปล่าประโยชน์

อย่างไรก็ตาม การเดินสาย SIP มักจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่า VoIP และโทรคมนาคมแบบเดิมเสมอ ทั้งแบบต่อหมายเลขและแบบต่อนาที

ปัจจัยการลดต้นทุนทั้งสองนี้รวมกันเพื่อลดต้นทุนที่สำคัญสำหรับธุรกิจ

ตั้งค่าการติดตามข้อความเสียง

การติดตามข้อความเสียงช่วยปรับปรุงการส่งข้อความเสียง

เทคโนโลยีนี้คอยติดตามดูข้อความเสียงของคุณเมื่อมีการกำหนดเส้นทางไปยังไซต์ภายนอก จากนั้นจะส่งกลับการแจ้งเตือนเมื่อไซต์ตรวจสอบข้อความและเมื่อข้อความถูกส่งจริง

สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความเสียงของคุณจะถูกส่งผ่านเครือข่ายที่ดีที่สุด โดยพิจารณาจากความคับคั่งของเครือข่ายและปัจจัยภายนอก เช่น สภาพอากาศ เนื่องจากการติดตามข้อความเสียงจะตรวจพบเมื่อการส่งข้อความล้มเหลวหรือใช้เวลานานกว่าที่ควร

เมื่อคุณทราบว่ามีการส่งข้อความเสียง คุณจะมีความรับผิดชอบของพนักงานที่ดีขึ้น เนื่องจากคุณทราบเมื่อมีการส่งข้อความ อย่างไรก็ตาม การได้รับอัตราการส่งข้อความสูงสุดช่วยลดความล้มเหลวในการสื่อสารซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของทีมของคุณ

อ่านเพิ่มเติม: ตัวเลือกการชำระเงินสำหรับธุรกิจสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณในปี 2565

ใช้การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR)

คุณอาจคุ้นเคยกับระบบตอบรับเสียงโต้ตอบ (IVR) แม้ว่าคุณจะไม่คุ้นเคยกับคำนี้ก็ตาม หากคุณเคยโทรหาธุรกิจและเชื่อมต่อกับระบบเมนูอัตโนมัติที่ตอบสนองต่อคำสั่งเสียง แสดงว่าคุณเคยใช้ระบบ IVR

โดยทั่วไป ระบบ IVR ช่วยให้ระบบโทรคมนาคมของคุณสามารถกำหนดเส้นทางการโทรไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้โดยอัตโนมัติ

หากไม่มีระบบ IVR คุณจะต้องใช้เมนูแบบเสียงสัมผัส ซึ่งยุ่งยากกว่าและมีความสามารถน้อยกว่าระบบ IVR หรือคุณต้องมีตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าสำหรับกำหนดเส้นทางการโทรด้วยตนเองโดยเฉพาะ

ทั้งสองตัวเลือกนี้ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดี

ระบบ IVR ไม่เพียงแต่กำหนดเส้นทางการโทรโดยอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังสามารถให้การสนับสนุนแบบอัตโนมัติได้อีกด้วย ปัญหาบางอย่างของลูกค้าสามารถแก้ไขได้ด้วยคำแนะนำหรือข้อมูลง่ายๆ ที่บันทึกไว้

หากคุณทำการโทรหาฝ่ายบริการลูกค้าทั่วไปโดยอัตโนมัติ นั่นจะทำให้ทีมบริการลูกค้าของคุณมีเวลามากขึ้นในการช่วยเหลือลูกค้าที่มีปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น

ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการแก้ไขปัญหาสำหรับคำถามเกี่ยวกับบริการลูกค้าทั้งหมดของคุณ ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าของคุณ

ใช้ประโยชน์จากการกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรง

การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรงช่วยลดจำนวนการเชื่อมต่อที่จำเป็นในการโอนสายจากหมายเลขหนึ่งไปยังอีกหมายเลขหนึ่ง

คุณอาจคิดว่าการโทรจะโอนสายโดยตรงจากหมายเลขหนึ่งไปยังอีกหมายเลขหนึ่งตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป

ผู้ให้บริการโทรคมนาคมบางรายใช้เครือข่ายของบุคคลที่สามหรือใช้อินเทอร์เน็ตสาธารณะในการเชื่อมต่อการโทร การดำเนินการนี้อาจทำให้การเชื่อมต่อการโทรของคุณยุ่งยาก เนื่องจากเครือข่ายบุคคลที่สามและเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสาธารณะไม่ได้มีประสิทธิภาพสูงสุดเสมอไป และมักจะเพิ่มคำว่า "hops" ลงไปเมื่อโอนสายจากหมายเลขหนึ่งไปยังอีกหมายเลขหนึ่ง

ตามหลักการแล้ว ผู้ให้บริการเดินสาย SIP ของคุณจะใช้การกำหนดเส้นทางโดยตรงตามค่าเริ่มต้น สถานการณ์ที่ดีที่สุดอันดับสองคือผู้ให้บริการ SIP ของคุณจะมีตัวเลือกให้คุณใช้การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรง

อ่านเพิ่มเติม: 8 ขั้นตอนในการปรับปรุงความปลอดภัยในขณะที่เปิดธุรกิจของคุณอีกครั้ง

การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรงทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความจะถูกส่งอย่างน่าเชื่อถือและปรับปรุงการสื่อสารแบบเรียลไทม์ทั้งหมดของคุณ เมื่อมีการกำหนดเส้นทางการโทรโดยอ้อม อาจทำให้เกิดเสียงรบกวนและเสียงพูดคุยในสายสนทนาและภาพคุณภาพต่ำในการสนทนาทางวิดีโอ

การกำหนดเส้นทางการโทรโดยตรงทำให้เกิดการสื่อสารที่น่าเชื่อถือและชัดเจนยิ่งขึ้นระหว่างทีมและกับลูกค้าของคุณ

เริ่มลดต้นทุนก่อนที่จะสายเกินไป

ดังที่คุณอาจสังเกตเห็น สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่ต้องการการเชื่อมต่อการเดินสาย SIP

VoIP มาตรฐานและระบบโทรศัพท์รุ่นเก่าขาดความสามารถและความสามารถในการกำหนดค่าเพื่อใช้กลยุทธ์เหล่านี้ หากคุณยังคงใช้หนึ่งในโครงสร้างพื้นฐานโทรคมนาคมแบบดั้งเดิมเหล่านี้ คุณจะไม่สามารถตั้งค่าการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้

ดังนั้น ขั้นตอนแรกคือการโอนย้ายการสื่อสารของคุณไปยังแพลตฟอร์มการเดินสายไฟ SIP

สำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ วิธีนี้จะลดต้นทุนทันทีและปรับปรุงคุณภาพการโทร อย่างไรก็ตาม เมื่อการสื่อสารของคุณทำงานบนการเชื่อมต่อ SIP คุณสามารถกำหนดค่าโทรคมนาคมของคุณและเพิ่มความพยายามในการลดต้นทุนของคุณเป็นสองเท่า