วิธีสร้างฐานความรู้สำหรับการจัดการงานการตลาด

เครื่องมือการจัดการงานด้านการตลาดสามารถให้ประโยชน์กับองค์กรของคุณได้หลายวิธี รวมถึงการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ พวกเขายังช่วยจัดการทีมที่ทำงานจากระยะไกล แต่ด้วยความสามารถทั้งหมดนี้ สิ่งสำคัญคือสมาชิกในทีมต้องรู้วิธีใช้งาน

การสร้างฐานความรู้สำหรับระบบการจัดการงานด้านการตลาดของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่ใช้งานอยู่ในหน้าเดียวกัน ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเกี่ยวกับสิ่งที่ควรรวมไว้ในฐานความรู้ด้านการจัดการงานการตลาดของคุณ

คำแนะนำเมื่อใช้เครื่องมือการจัดการงานการตลาดเทียบกับเครื่องมืออื่น

“ฐานความรู้…มีไว้สำหรับทีมของคุณและผู้ทำงานร่วมกันในเครื่องมือ เพื่อให้พวกเขาสามารถอ้างอิงคำแนะนำและแนวทางการใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดได้ตลอดเวลา” Brianna Miller ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดและการสร้างอุปสงค์ของบริษัทวิเคราะห์การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการดูแลสุขภาพกล่าว Protenus ในการประชุม MarTech

เครื่องมือการจัดการงานด้านการตลาดมีความสำคัญต่อการเพิ่มโครงการ ส่งโครงการเพื่อขออนุมัติ และแบ่งปันการอัปเดตที่สำคัญอื่นๆ ในกรณีส่วนใหญ่ การสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการควรทำภายในเครื่องมือการจัดการงาน

หากมีคำขอโครงการหรือการอัปเดตที่เกี่ยวข้องกับโครงการผ่านช่องทางอื่น ควรมีแนวทางปฏิบัติว่าเมื่อใดควรปล่อยการอัปเดตเหล่านี้ไว้ที่เดิมและเมื่อใดควรเพิ่มลงในเครื่องมือการจัดการงานด้านการตลาด

นี่คือตัวอย่างแนวทางปฏิบัติตาม องค์กรของคุณอาจใช้แอพอีเมลหรือแอพส่งข้อความเช่น Slack แตกต่างกัน แต่นี่ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเป็นอย่างน้อย

แนวทางในการเริ่มงานหรือโครงการ

คุณควรมีหลักเกณฑ์เฉพาะเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นโครงการ หลักเกณฑ์เหล่านี้ควรแบ่งตามช่อง

ระบุตัวอย่างวิธีจัดการคำขอเมื่อส่งคำขอผ่าน:

• อีเมล.
• Slack/Teams และแอพส่งข้อความอื่นๆ
• การประชุม (เสมือนหรือด้วยตนเอง)
• แบบฟอร์มคำขอ

เจาะลึก: วิธีตัดสินใจว่าคุณควรซื้อแพลตฟอร์มการจัดการประสิทธิภาพทางการตลาดหรือไม่

คำแนะนำเกี่ยวกับผู้ที่สามารถสร้างโครงการและเปลี่ยนแปลงข้อมูลโครงการที่สำคัญ

“มีแนวทางว่าใครสามารถสร้างโครงการและเปลี่ยนแปลงข้อมูลโครงการที่สำคัญ” มิลเลอร์กล่าว “สิ่งเล็กๆ นี้สามารถสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้ เพราะจะมีเจ้าของคนเดียว และมีคนๆ ​​เดียวที่รู้ว่าวันครบกำหนดคือเมื่อใด และโครงการอาจมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด”

ตั้งค่าแบบแผนการตั้งชื่อสำหรับโครงการและงาน

ชื่อเรื่องที่ชัดเจนช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจประเภทของงานที่พวกเขากำลังมองหาในเครื่องมือการจัดการงานด้านการตลาด ช่วยประหยัดเวลาและช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

“ฟังก์ชันการค้นหาและเครื่องมือต่างๆ นั้นยอดเยี่ยมพอๆ กับการสร้างชื่อที่ชัดเจนจะช่วยทีมของคุณประหยัดเวลาได้มาก” มิลเลอร์กล่าว

หลักการตั้งชื่อขององค์กรของคุณอาจพิจารณาใช้วิธี "ดูรายละเอียดแนวลึก" ซึ่งเริ่มจากคำทั่วไปไปจนถึงคำที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเกี่ยวกับแต่ละโครงการ

ต่อไปนี้เป็นกฎอื่นๆ ที่ควรพิจารณานำมาใช้กับแบบแผนในการตั้งชื่อทีมของคุณ:

• ใช้ตัวเลขและวันที่ในชื่อเรื่อง
• เพิ่มบริบทโดยตั้งชื่อแผนกและประเภทโครงการ
• สั้นดีกว่า
• ใช้คำกริยาเพื่อกำหนดการกระทำที่เกี่ยวข้องกับงาน (เขียน ออกแบบ ร่าง ตรวจทาน ฯลฯ)

คำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการในระบบ

รวมแนวทางเกี่ยวกับกระบวนการในฐานความรู้ของคุณ เพื่อให้สมาชิกในทีมรู้ว่าต้องดำเนินการอย่างไรเกี่ยวกับการทำงานและโครงการให้สำเร็จ

นอกจากนี้ ให้กำหนดความแตกต่างระหว่างงานและโครงการให้ชัดเจน และระบุให้ชัดเจนว่ากระบวนการใดนำไปใช้กับระดับงานและระดับโครงการ

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างแนวทางเกี่ยวกับกระบวนการ:

• ควรบันทึกงานทั้งหมดไว้ในรายละเอียดงาน
• ควรใช้ส่วนความคิดเห็นหากจำเป็นต้องพูดถึงบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงกับงาน เฉพาะในกรณีที่คำถามเกี่ยวข้องกับโครงการโดยรวมเท่านั้น ควรแสดงความคิดเห็นในระดับโครงการ
• เมื่องานพร้อมสำหรับการตรวจสอบในงานที่มีการอัปโหลดไฟล์แนบแล้ว ให้กล่าวถึงสมาชิกในทีมที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบและเปลี่ยนสถานะของงานเป็น "อยู่ระหว่างการตรวจสอบ"
• เมื่อกระบวนการตรวจสอบเสร็จสิ้น เจ้าของงานจะเปลี่ยนสถานะของงานเป็น "เสร็จสมบูรณ์"
• เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ เจ้าของโครงการควรย้ายโครงการไปยังโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" ที่เหมาะสม

ลงทะเบียนและรับชม The MarTech Conference ที่นี่

รับ MarTech! รายวัน. ฟรี. ในกล่องจดหมายของคุณ

ที่อยู่อีเมลธุรกิจ

ติดตาม กำลังประมวลผล...

ดูข้อกำหนด