GDPR ส่งผลต่อข้อมูล B2B อย่างไร

GDPR ย่อมาจาก General Data Protection Regulation ซึ่งเป็นกฎหมายด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดที่สุดในโลก แม้ว่าสหภาพยุโรปจะร่างและผ่านร่างกฎหมายแล้ว แต่ภาระหน้าที่ของ GDPR ก็มีการกำหนดไว้สำหรับธุรกิจต่างๆ ทั่วโลก

จากที่กล่าวมา จำเป็นต้องเข้าใจ GDPR และความเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอย่างไร ดังนั้น มาขุดลึกลงไปอีกเล็กน้อยในโพสต์นี้

หลักการเจ็ดประการของ GDPR

มีหลักการสำคัญเจ็ดประการที่กำหนดไว้ใน GDPR:

1. ความโปร่งใส เป็นธรรม และถูกต้องตามกฎหมาย
2. ความรับผิดชอบ
3. ข้อจำกัดวัตถุประสงค์
4. การรักษาความลับและความซื่อสัตย์
5. การลดขนาดข้อมูล
6. ข้อจำกัดในการจัดเก็บ
7. ความแม่นยำ

หลักการเหล่านี้เป็นหัวใจสำคัญของ GDPR มีการจัดตั้งขึ้นเมื่อเริ่มต้นกฎหมายและแจ้งทุกสิ่งที่ตามมา

พวกเขาไม่ได้นำเสนอกฎที่ยากและรวดเร็ว พวกเขารวบรวมจิตวิญญาณของ GDPR การปฏิบัติตามหลักการเหล่านี้จึงเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างแนวทางปฏิบัติด้านการปกป้องข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ

GDPR เป็นปัญหาสำหรับธุรกิจ B2B หรือไม่

หากคุณดำเนินธุรกิจแบบ B2B คุณอาจคิดว่า GDPR ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องกังวล ท้ายที่สุด คุณจัดการธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับธุรกิจ มากกว่าธุรกรรมระหว่างผู้บริโภคกับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มันไม่ง่ายอย่างนั้น

GDPR ใช้กับธุรกิจ B2B! หากคุณกำลังประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลประเภทใดก็ตาม GDPR จะมีผลบังคับใช้

แล้วข้อมูลส่วนตัวคืออะไร? นี่คือข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถระบุตัวบุคคลได้ ไม่ว่าโดยตรงหรือโดยอ้อม

ข้อมูลส่วนบุคคลสามารถเป็นอะไรก็ได้ที่ทำให้สามารถระบุตัวบุคคลได้ ตัวอย่างที่ดี ได้แก่ ที่อยู่อีเมลส่วนตัว ที่อยู่ IP หมายเลขโทรศัพท์ และชื่อ

ฉันยังคงใช้ข้อมูล B2B ภายใต้ GDPR ได้หรือไม่

เมื่อ GDPR เกิดขึ้นครั้งแรก ทีมขายจำนวนมากจากทั่วโลกต่างกังวลว่าการให้ความช่วยเหลือแบบเย็นจะสิ้นสุดลงในคราวเดียว

ทีมขายขาออกที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีแหล่งข้อมูล B2B ที่ดี หากคุณไม่สามารถใช้ข้อมูลนี้ได้ มันจะทำร้ายคุณ โชคดีที่ไม่เป็นเช่นนั้น

อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องดูแลข้อมูลส่วนบุคคลด้วยความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตาม GDPR นี่คือคำถามบางข้อที่เราแนะนำให้ถามตัวเอง:

1. คุณกำลังติดต่อใคร

คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับ GDPR หากคุณไม่ได้ติดต่อใครก็ตามที่ตั้งอยู่ในสหภาพยุโรป อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของ CASL และ CAN-SPAM

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังติดต่อใครก็ตามที่อยู่ในสหภาพยุโรป คุณต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตาม GDPR สิ่งนี้ใช้ได้แม้ว่าธุรกิจของคุณจะไม่ได้ตั้งอยู่ในสหภาพยุโรป

มีข้อ จำกัด ในแง่ของผู้ที่คุณสามารถติดต่อได้ หากคุณขายให้กับบริษัทอื่น ไม่น่าจะมีปัญหาที่สำคัญที่นี่ อย่างไรก็ตาม หากคุณขายให้กับหุ้นส่วนหรือผู้ค้ารายเดียว มีกฎที่คุณต้องปฏิบัติตาม

• การติดต่อบุคคลภายในบริษัท – หากคุณติดต่อบุคคลในอีเมลธุรกิจของแต่ละคน คุณต้องปฏิบัติตาม GDPR
• การติดต่อหุ้นส่วนและผู้ค้ารายเดียว – หากคุณติดต่อหุ้นส่วนหรือผู้ค้ารายเดียว คุณต้องปฏิบัติตาม GDPR คุณสามารถโทร ส่งข้อความ หรือส่งอีเมลถึงพวกเขาได้ก็ต่อเมื่อพวกเขาให้ความยินยอมอย่างชัดแจ้งแก่คุณในการดำเนินการดังกล่าว

2. คุณแหล่งข้อมูลอย่างไร

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังจัดหาข้อมูลอย่างเหมาะสม หากคุณรวบรวมข้อมูลภายในองค์กรเอง การตรวจสอบเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดหาข้อมูลของคุณเป็นไปตาม GDPR

คุณควรตรวจสอบเครื่องมือที่คุณใช้เพื่อตรวจทานข้อมูลและตรวจสอบว่าคุณกำลังจัดเก็บข้อมูลในลักษณะที่ปลอดภัยเมื่อข้อมูลได้รับการควบคุมแล้ว

หากคุณใช้ผู้จัดหาข้อมูลบุคคลที่สาม คุณควรตรวจสอบว่าข้อมูลของพวกเขาสอดคล้องกับ GDPR ส่วนสำคัญของ GDPR คือการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล และคุณต้องแน่ใจว่าคุณจัดการกับมันด้วยความระมัดระวัง

ข้อควรพิจารณาด้านการตลาด B2B GDPR ที่สำคัญ

มีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อพูดถึง GDPR สำหรับธุรกิจ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• หากกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลของคุณไม่ได้เกิดขึ้นเป็นครั้งคราวหรือธุรกิจของคุณมีผู้ปฏิบัติงานมากกว่า 250 คน คุณต้องแน่ใจว่าคุณเก็บและรักษาบันทึกที่ครอบคลุมและเป็นปัจจุบันอย่างสมบูรณ์ของกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลเฉพาะที่คุณดำเนินการ
• หากคุณขึ้นอยู่กับความยินยอม บุคคลนั้นมีสิทธิ์เพิกถอนความยินยอมได้ทุกเมื่อ หากการยินยอมถูกเพิกถอน คุณจะต้องหยุดการประมวลผลข้อมูล
• หากคุณขึ้นอยู่กับผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายสำหรับการตลาดแบบตรงและมีคนคัดค้าน คุณต้องหยุดการประมวลผลข้อมูลนี้ทันที

การใช้ GDPR กับอีเมล B2B ของคุณ

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลที่เย็นชา คุณต้องยืนยันว่าคุณได้รับอนุญาตให้ติดต่อบุคคลนี้ภายใต้ GDPR มีหกวิธีที่คุณสามารถสร้างพื้นฐานทางกฎหมายในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของใครบางคน เหล่านี้มีดังนี้:

1. ความยินยอม – บุคคลดังกล่าวได้ให้ความยินยอมที่ชัดเจนแก่คุณในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ
2. สัญญา – การประมวลผลข้อมูลมีความสำคัญสำหรับสัญญาที่คุณมีกับบุคคลหรือเพราะพวกเขาขอให้คุณทำตามขั้นตอนบางอย่างก่อนที่จะทำสัญญา
3. ภาระผูกพันทางกฎหมาย – คุณต้องประมวลผลข้อมูลเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย
4. ผลประโยชน์ที่สำคัญ – การประมวลผลข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ในการปกป้องชีวิตของใครบางคน
5. งานสาธารณะ – การประมวลผลข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคุณในการทำงานสำหรับหน้าที่อย่างเป็นทางการของคุณหรือเพื่อสาธารณประโยชน์ และหน้าที่หรืองานนั้นมีพื้นฐานที่ชัดเจนในกฎหมาย
6. ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย – คุณต้องประมวลผลข้อมูลเพื่อผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของคุณหรือผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของบุคคลที่สาม เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ดีที่ข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลนั้นจะได้รับการคุ้มครอง ซึ่งจะแทนที่ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายเหล่านั้น

เป็นผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายประการหลัง ที่คุณควรพึ่งพาเมื่อคุณส่งอีเมลเย็นไปยังที่อยู่อีเมลธุรกิจ เช่น [email protected]

ตามผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย ข้อมูลจะต้องถูกใช้ในลักษณะที่ผู้คนคาดหวังอย่างสมเหตุสมผลว่าจะใช้ข้อมูลในขณะที่มีผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัวเพียงเล็กน้อย ในสถานการณ์ที่สิทธิส่วนบุคคลของบุคคลจะถูกละเมิด สิทธิ์ของพวกเขาจะแทนที่ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของคุณ

พูดง่ายๆ ก็คือ คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนที่เหมาะสมพร้อมข้อความที่พวกเขาจะสนใจที่จะได้ยิน

อีกทางหนึ่ง หากคุณได้รับความยินยอมที่ตรวจสอบได้จากแบบฟอร์มลงทะเบียน คุณก็ไม่เป็นไร!

อย่างไรก็ตาม คุณควรสังเกตว่าการตัดสินใจในแง่ของพื้นฐานทางกฎหมายที่บังคับใช้อาจเป็นเรื่องยาก และด้วยเหตุนี้ จึงเป็นความคิดที่ฉลาดที่จะปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายในเรื่องนี้

พึงระลึกไว้เสมอว่าหากที่อยู่อีเมลไม่ได้ผูกกับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น [ป้องกันอีเมล] อีเมล นั้นอาจอยู่นอกขอบเขตของ "ข้อมูลส่วนบุคคล"

ปฏิบัติตาม GDPR ที่ธุรกิจ B2B ของคุณ

มีขั้นตอนต่างๆ มากมายที่คุณสามารถปฏิบัติตาม GDPR ในธุรกิจของคุณได้ รวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

• จัดการความยินยอมในลักษณะที่สอดคล้องและเก็บบันทึกความยินยอมที่ถูกต้อง
• เก็บบันทึกที่ถูกต้องของกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลทั้งหมด เช่น บันทึกการประมวลผลภายใน
• ตรวจสอบระบบของคุณเพื่อเคารพสิทธิ์ของผู้ใช้ GDPR
• มีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เป็นไปตามข้อกำหนด – ตาม GDPR นโยบายทั้งหมดต้องอ่านและเข้าใจได้ง่าย รวมถึงเข้าถึงได้ง่าย และจะต้องเป็นปัจจุบันและมีข้อมูลที่ถูกต้อง
• ระบุและ/หรือทบทวนพื้นฐานทางกฎหมายของคุณสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โดยได้รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย
• ใช้การลดขนาดข้อมูลเป็นหลักการ ยิ่งกระบวนการของคุณมีข้อมูลประเภทต่างๆ มาก ความเสี่ยงก็จะยิ่งมากขึ้น ดังนั้น คุณต้องวางกลยุทธ์และวางแผนโดยคำนึงถึงความเสี่ยง

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ปฏิบัติตาม GDPR

คุณอาจสงสัยว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากคุณตัดสินใจที่จะไม่ปฏิบัติตาม GDPR พูดง่ายๆ ก็คือ การไม่ปฏิบัติตามไม่ควรเป็นทางเลือก

ผลที่ตามมาของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจถูกปรับ 4% ของมูลค่าการซื้อขายทั่วโลกต่อปีของคุณหรือ 20 ล้านดอลลาร์ แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า

การละเมิด GDPR ไม่ได้ส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับทั้งหมด การลงโทษอาจรวมถึงความเสียหายที่เกิดจากความรับผิด การตำหนิอย่างเป็นทางการ และการตรวจสอบการปกป้องข้อมูลเป็นระยะ ซึ่งอาจทำให้คุณถูกห้ามไม่ให้ใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการละเมิด รวมถึงรายชื่ออีเมลทั้งหมด

คำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับ GDPR สำหรับองค์กร B2B

คุณมีทุกอย่างแล้ว: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ GDPR และวิธีที่สิ่งนี้ใช้กับองค์กร B2B

หากคุณกำลังจัดการข้อมูลส่วนบุคคลประเภทใดก็ตาม คุณต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎและแนวทางที่กำหนดไว้ภายใต้ GDPR

เพียงเพราะลูกค้าของคุณเป็นธุรกิจ ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่จัดการข้อมูลส่วนบุคคล คุณอาจมีชื่อผู้ติดต่อส่วนบุคคลหรือข้อมูลการชำระเงินสำหรับบัญชีบุคคลธรรมดา และทั้งหมดนี้จำเป็นต้องได้รับการจัดการตาม GDPR ดังนั้น คุณต้องจัดกระบวนการสำหรับสิ่งนี้