สมาคมเจ้าของบ้านคืออะไร? เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการจัดการ HOA

หากคุณอยู่ในตลาดที่จะซื้อบ้านหรือคอนโด คุณอาจจะเจอ HOA (หรือหลายๆ อย่าง)

Homeowner's Association (HOA) สามารถสร้างหรือทำลายได้ไม่ว่าคุณจะได้บ้านในฝัน ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าพวกเขาคืออะไรและทำงานอย่างไร

และหากคุณเป็นเจ้าของทรัพย์สินหรือประธาน HOA คุณต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยให้ HOA ของคุณเป็นระเบียบและทำงานได้อย่างราบรื่น ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชุมชนที่หลากหลายในท้องตลาด คุณจะพบโซลูชันที่เหมาะกับ HOA ของคุณมากที่สุด

HOA ยังมีการประชุมเป็นประจำหรือเป็นครั้งคราวเพื่อวางแผนว่าจะใช้จ่ายเงินรวมนี้อย่างไร พิจารณาว่าจำเป็นต้องมีการอัปเกรดหรือไม่ หรือจัดกิจกรรมชุมชน เช่น ปาร์ตี้บล็อกหรืองานสังสรรค์ในวันหยุด

สมาคมเจ้าของบ้านทำงานอย่างไร

เจ้าของบ้านที่มีศักยภาพมักจะต้องได้รับการอนุมัติจาก HOA ก่อนจึงจะสามารถซื้อบ้านในชุมชนได้ และเกณฑ์จะแตกต่างกันไปในแต่ละสมาคม HOA บางแห่งอาจกำหนดให้บ้านหรือสนามหญ้าต้องรักษาความสวยงามหรือมาตรฐานการบำรุงรักษาที่เฉพาะเจาะจง

บางแห่งอาจจำกัดขนาด จำนวน และสายพันธุ์ของสัตว์เลี้ยงในชุมชน บทลงโทษสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม CC&R (พันธสัญญา เงื่อนไข และข้อจำกัด) จะแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีการเสียค่าปรับ HOA บางรายอาจฟ้องคุณหรือยึดบ้านของคุณหากคุณยังไม่ได้ชำระค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับ HOA ในระยะเวลาหนึ่ง

ใครเป็นผู้ดำเนินการ HOA?

HOA หลายแห่งดำเนินการโดยประธานาธิบดี ซึ่งมักได้รับเลือกจากสมาชิก HOA สำหรับคำศัพท์เฉพาะ ประธาน HOA จะจัดกำหนดการและนำการประชุม ติดต่อประสานงานกับเจ้าหน้าที่ซ่อมบำรุงหรือก่อสร้าง และอาจทำหน้าที่เป็นผู้แบ่งคะแนนสำหรับการลงคะแนนเสียงบางรายการ HOA บางแห่งดำเนินการโดยบริษัทจัดการทรัพย์สิน ซึ่งช่วยลดโอกาสที่ความไม่พอใจส่วนตัวจะเกิดขึ้นหากการเลือกตั้งไม่เป็นไปในทางที่แน่นอน

ค่าธรรมเนียม HOA คืออะไร?

ค่าธรรมเนียม HOA แตกต่างกันไปตามมูลค่าทรัพย์สินและสิ่งอำนวยความสะดวกที่มี แต่มักจะอยู่ที่ไม่กี่ร้อยดอลลาร์ต่อเดือน สมาคมบางแห่งอาจมีทุนสำรองสำหรับค่าบำรุงรักษาทั่วไปและเงินกองกลางสำหรับค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นหรือในกรณีฉุกเฉิน หาก HOA ตัดสินใจว่าต้องการเพิ่มสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น แหล่งรวมของชุมชน เงินเหล่านั้นอาจถูกดึงออกจากแหล่งเงินที่จัดสรรไว้สำหรับโครงการดังกล่าว หรือ HOA อาจลงคะแนนว่าได้เงินเหล่านั้นมาได้อย่างไร (อาจมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ในแต่ละเดือนโดยเฉพาะเพื่อไปสร้างสระว่ายน้ำ) หรือจัดสรรให้

ค่าธรรมเนียมคอนโดมักจะมุ่งไปที่ค่าบำรุงรักษาพื้นที่ส่วนกลาง เช่น ยิม สระว่ายน้ำ หรือห้องปาร์ตี้ ค่าธรรมเนียมเหล่านี้สามารถนำไปใช้กับการบำรุงรักษาทั่วไปในโถงทางเดิน ลิฟต์ บันได และล็อบบี้ สำหรับโครงการบ้านจัดสรรที่มีบ้านแยกจากกัน ค่าธรรมเนียมเหล่านี้อาจนำไปใช้กับการจัดสวนพื้นที่สีเขียวนอกทรัพย์สินแต่ละหลัง การบำรุงรักษาสระว่ายน้ำส่วนกลางหรือห้องกิจกรรม หรือการบำรุงรักษาถนนและทางเท้า เช่น การไถในฤดูหนาว

เคล็ดลับในการจัดการ HOA

หากคุณเป็นผู้เช่าที่เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของเจ้าของบ้าน คุณอาจสงสัยว่าคุณต้องรู้อะไรบ้างเมื่อตกลงสู่ชุมชนใหม่ของคุณ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับยอดนิยมบางประการเพื่อให้การเดินทาง HOA ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้กฎ ก่อนที่จะตกหลุมรักสถานที่ใด คุณต้องยอมรับกฎที่กำหนดโดย HOA ก่อน กฎเหล่านี้อาจรวมถึงสีที่คุณสามารถใช้ได้ วิธีจัดสวน วิธีเปิดเพลงเสียงดัง ฯลฯ ทำความคุ้นเคยกับกฎเหล่านี้และรู้จักกฎเหล่านี้ให้ดี
• เสนอให้มีส่วนร่วมในกิจกรรมของชุมชน ในบางครั้ง HOA จะเปิดโอกาสให้เข้าร่วมกลุ่มอาสาสมัครของพวกเขา หากคุณสนใจที่จะมีส่วนร่วมในชุมชนของคุณมากขึ้น อย่าลืมสมัคร! การเป็นกระบอกเสียงในชุมชนทำให้คุณสามารถเป็นตัวแทนของเจ้าของบ้านได้อย่างเป็นทางการมากขึ้น
• ให้การสื่อสารลื่นไหล ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการปล่อยลูกบอลเมื่อมีการสื่อสารกับ HOA ของคุณ ซึ่งรวมถึงการพูดคุยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่คุณต้องการทำ การอัปเดตกฎหรือข้อบังคับใหม่ และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ การจัดลำดับความสำคัญของการสื่อสารภายในชุมชนก็มีความสำคัญเช่นเดียวกัน เมื่อคุณและเพื่อนบ้านเข้าใจตรงกัน การถกปัญหาหรือการดำเนินการกับ HOA นั้นน่ากลัวน้อยกว่ามาก
• จ่ายตรงเวลาทุกครั้ง ในตอนท้ายของวัน เมื่อพูดถึงการอาศัยอยู่ที่ไหนสักแห่งกับ HOA มันเป็นความสัมพันธ์ทางธุรกิจจริงๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามจุดที่ตกลงไว้ในสัญญาและชำระค่าธรรมเนียม HOA ในเวลาที่เหมาะสม
• รู้ว่า HOA ของคุณทำอะไรได้บ้างและทำอะไรไม่ได้ สัญญาจะไปทั้งสองทางเสมอ หลังจากค้นหากฎสำหรับตัวคุณเองในฐานะผู้เช่าแล้ว อย่าลืมใช้เวลาทำความคุ้นเคยกับพลังที่ HOA ของคุณมีจริงๆ
• ใช้เทคโนโลยี. พิจารณาพึ่งพาระบบอัตโนมัติในการชำระเงินเหล่านั้น ยิ่งไปกว่านั้น ติดต่อ HOA ของคุณเพื่อดูว่าพวกเขายินดีติดตั้งซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชุมชนหรือไม่ เพื่อให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชุมชนที่ดีที่สุด

ไม่ว่าใครจะเป็นผู้ดำเนินการ HOA พวกเขาต้องการวิธีการจัดระเบียบและแก้ไขปัญหาที่จะเกิดขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชุมชนได้รับการออกแบบอย่างชัดเจนเพื่อทำเช่นนั้น

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชุมชน HOA สามารถกำหนดเวลาการประชุมคณะกรรมการ บันทึกรายงานการประชุมและผลการลงคะแนน จัดการฐานข้อมูลผู้อยู่อาศัย และจัดเตรียมพอร์ทัลสำหรับผู้อยู่อาศัยในการชำระค่าธรรมเนียมและโต้ตอบกับผู้อื่น

เพื่อให้รวมอยู่ในหมวดหมู่นี้ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ต้อง:

• เสนอเครื่องมือสำหรับสมาคม คอนโด หรือสหกรณ์
• รวมฐานข้อมูลผู้อยู่อาศัยที่ปรับแต่งได้
• อนุญาตให้กำหนดการประชุมสมาคมชุมชน
• จัดทำพอร์ทัลการสื่อสารสำหรับผู้อยู่อาศัยและผู้จัดการทรัพย์สิน

*ด้านล่างนี้คือโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชั้นนำ 5 อันดับแรกจากรายงานกริดประจำฤดูหนาวปี 2023 ของ G2 บทวิจารณ์บางส่วนอาจมีการแก้ไขเพื่อความชัดเจน

1. ผู้จัดการทรัพย์สิน AppFolio

AppFolio Property Manager ได้รับการออกแบบให้เป็นโซลูชันการจัดการทรัพย์สินแบบ all-in-one ที่สมบูรณ์แบบสำหรับทั้งชุมชนหลายครอบครัวและครอบครัวเดี่ยว แม้ว่าการจัดการสมาคมชุมชนจะไม่ใช่หน้าที่หลักของเครื่องมือนี้ แต่ก็มีคุณลักษณะการจัดการสมาคมชุมชนนอกเหนือไปจากเครื่องมือการจัดการทรัพย์สินอื่นๆ ที่หลากหลาย

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบมากที่สุด:

“ ฉันใช้ AppFolio มาหกปีแล้วและพบว่าแพลตฟอร์มนี้เป็นมิตรกับผู้ใช้ คุณสมบัติที่ฉันชอบคือใบสมัครออนไลน์ เทมเพลตสัญญาเช่า และประกาศตำแหน่งงานว่าง ฉันยังใช้รายงานจำนวนมากทุกเดือนโดยเฉพาะรายงานการค้างชำระ การส่งข้อความถึงผู้เช่าแต่ละยูนิตและทรัพย์สินนั้นสะดวกมาก”

- รีวิวผู้จัดการทรัพย์สิน AppFolio, Kathy L.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ ค่าใช้จ่ายสูงเล็กน้อย แต่นั่นคือต้นทุนในการทำธุรกิจสำหรับสิ่งที่พวกเขาเสนอ ฉันต้องการเห็นความเปิดกว้างอีกเล็กน้อยเมื่อพูดถึงการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์อื่นโดยไม่คิดค่าธรรมเนียม ”

- รีวิวผู้จัดการทรัพย์สิน AppFolio, Robert D.

2. ท็อป[ONE]

TOPS[ONE] สร้างขึ้นสำหรับทั้งบริษัทจัดการบุคคลที่สามและ HOA ที่ดำเนินการเอง TOPS[ONE] สามารถจัดการการจัดการทรัพย์สิน การบัญชี และแม้แต่การทำงานบางอย่างโดยอัตโนมัติ ทุกคนสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและเบราว์เซอร์ เนื่องจากเป็นเครื่องมือบนคลาวด์

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบมากที่สุด:

“ ฝ่ายสนับสนุนและพนักงานของ TOPS นำแนวคิดจากบริษัทของเราไปใช้จริงในซอฟต์แวร์ของ TOPS ได้กลายเป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับงานทั้งหมดของเรา! ฉันสามารถปรับปรุงรายการงานเกือบทั้งหมดได้ พอร์ทัลขั้นสูงช่วยให้เจ้าของบ้านของเราและลดภาระงานด้านการดูแลระบบโดยรวม ความสามารถในการนำทางอย่างรวดเร็ว สร้างรายงานที่กำหนดเอง เรียกใช้รายงานเหล่านั้น และนำเสนอต่อคณะกรรมการในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งที่มีค่าสำหรับเรา! ”

- รีวิว TOPS[ONE] จอห์น ซี.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ สิ่งหนึ่งที่ควรปรับปรุงคือด้านผู้ใช้ ฉันมีหลายคนที่เป็นเจ้าของยูนิตหลายยูนิตที่ต้องการเข้าถึงยูนิตแต่ละยูนิต ฉันได้รับแจ้งว่าพวกเขาต้องมีอีเมลที่แตกต่างกันสำหรับที่พักแต่ละแห่งในการลงทะเบียน สำหรับคนที่ลงทุนในคอนโดคอมมูนิตี้นี่ห้ามเลย ฉันขอแนะนำให้ทำให้ส่วนนั้นเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น ”

- รีวิว TOPS[ONE] Katie W.

3. ยาร์ดี บรีซ

Yardi Breeze เป็นเครื่องมือจัดการทรัพย์สินบนคลาวด์ ด้วยคุณสมบัติ HOA ผู้ใช้สามารถจัดการคุณสมบัติทั้งหมดได้จากอุปกรณ์เครื่องเดียว สื่อสารกับผู้เช่า และติดตามบัญชีแยกประเภทในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบมากที่สุด:

“ Yardi Breeze ใช้งานง่าย! เป็นมิตรกับผู้ใช้มากและความสามารถในการสนทนาสดกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนนั้นยอดเยี่ยมมาก พวกเขาพร้อมที่จะช่วยเหลือและตอบคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมี นอกจากนี้ บรีสยังมีหลักสูตรการฝึกอบรมสดสำหรับการอัปเดต และหากคุณต้องการทบทวนความสามารถด้านงานต่างๆ บรีสก็มีให้ ”

- รีวิว Yardi Breeze, Danielle D.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ ฉันคิดว่าควรมีวิธีที่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่านี้ในการลงทะเบียนฝั่งผู้เช่าเพื่อชำระเงินด้วยชื่อและเลือกคุณสมบัติ ฉันขอแนะนำให้ทำขั้นตอนการส่งลิงก์ไปยังผู้เช่าอีกครั้งสำหรับบุคคลเพียงคนเดียว ไม่ใช่ผู้เช่าทั้งหมดในการเลือกสถานที่ให้บริการ หรือเมื่อลงทะเบียนแล้ว การยืนยันเป็นเรื่องยากสำหรับผู้เช่าอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีความรู้น้อย ”

- รีวิว Yardi Breeze, Lisa H.

4. บิลด์เดียม

Buildium เป็นโซลูชันการจัดการทรัพย์สินที่จัดลำดับความสำคัญของระบบอัตโนมัติและการสนับสนุนที่ได้รับรางวัล ด้วย Buildium เจ้าของอสังหาริมทรัพย์สามารถสื่อสารกับผู้อยู่อาศัย ติดตามคำสั่งบำรุงรักษา โฆษณาอสังหาริมทรัพย์ที่ว่าง ปรับแต่งใบสมัครเช่า และจัดการกระบวนการทางบัญชี

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบมากที่สุด:

“ ก่อนอื่นเลย ฉันชื่นชมรูปร่างหน้าตาของ Buildium อินเทอร์เฟซไม่ดังเกินไปสำหรับดวงตา คุณสามารถนำทางหรือไปยังหน้าที่คุณต้องการดูได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา ข้อมูลผู้เช่าทั้งหมดของเราอยู่ในฐานข้อมูลเดียว พวกเขายังส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เช่าของเราเมื่อใกล้ถึงกำหนดเช่า ด้วยเหตุผลอื่นๆ ฉันชอบ Buildium แต่สิ่งที่ฉันชอบที่สุดคือความรวดเร็วในการสนับสนุนลูกค้าของพวกเขาที่ตอบคำถามของฉัน แม้ว่าฉันจะติดต่อพวกเขาทางอีเมลก็ตาม ”

- รีวิว Buildium, ไอริช ซี.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ สิ่งที่ฉันชอบน้อยที่สุดเกี่ยวกับ Buildium คือการขาดการปรับแต่ง ไม่มีการสร้างแบรนด์หรือรายละเอียดในแอปพลิเคชัน เว็บพอร์ทัลเรียบง่าย เทมเพลตข้อความสั้นมาก ฯลฯ ฉันชอบที่จะปรับแต่งเว็บไซต์ Buildium ได้มากกว่าแค่แดชบอร์ด สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มั่นคง ซอฟต์แวร์นี้อาจไม่ใช่ซอฟต์แวร์ในอุดมคติ ”

- รีวิว Buildium, MacKenzie C.

5. การควบคุมคอนโด

ทำให้ทุกกระบวนการจัดการโครงการเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วย Condo Control Condo Control นำเสนอเครื่องมือในการแบ่งปันเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ สร้างแบบฟอร์มดิจิทัล จัดการความปลอดภัย และปรับปรุงการสื่อสารผู้อยู่อาศัยด้วยแอพมือถือ

สิ่งที่ผู้ใช้ชอบมากที่สุด:

“ Condo Control เป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายและเป็นประโยชน์สำหรับทั้งผู้จัดการชุมชนและเจ้าของบ้าน ช่วยให้เจ้าของบ้านสื่อสารกับเราและทำให้งานของเราง่ายขึ้น คุณยังสามารถปรับแต่งให้เป็นประโยชน์กับชุมชนของคุณ โดยรวมแล้วเป็นเครื่องมือที่น่าทึ่ง เป็นเว็บไซต์ในอุดมคติของผู้จัดการชุมชน! ฉันขอแนะนำ Condo Control ให้กับผู้จัดการชุมชนที่ต้องการมีเว็บไซต์ที่เป็นมิตร เหนียวแน่น และมีประสิทธิภาพ ”

- รีวิวการควบคุมคอนโด, Courtney H.

สิ่งที่ผู้ใช้ไม่ชอบ:

“ ฉันไม่ชอบที่คุณไม่สามารถป้อนที่อยู่อีเมล 2 บัญชีในยูนิตที่ต่างกันได้ เนื่องจากเจ้าของบางคนปล่อยเช่าหลายยูนิต และนี่เป็นวิธีหนึ่งในการติดต่อพวกเขา ”

- รีวิวการควบคุมคอนโด, เจสสิก้า โอ.

ขั้นตอนต่อไปกับการเป็นเจ้าของทรัพย์สิน

HOA สามารถเป็นส่วนสำคัญในการซื้อและเป็นเจ้าของบ้าน ดังนั้น ความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นประโยชน์อย่างมาก ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการสมาคมชุมชน คุณสามารถเรียกใช้และโต้ตอบกับ HOA ของคุณได้อย่างง่ายดาย

ต้องการกลับไปสู่พื้นฐานหรือไม่? เรียนรู้เพิ่มเติมว่าการจัดการทรัพย์สินคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ

บทความนี้เผยแพร่ครั้งแรกในปี 2019 เนื้อหาได้รับการปรับปรุงด้วยข้อมูลใหม่