คู่มือการจัดประชุมกำหนดการโครงการ

คิดถึงวันแรกของการทำงานล่าสุดของคุณ คุณอาจใช้เวลาทั้งคืนก่อนที่จะจัดเสื้อผ้า ขอคำแนะนำจากเพื่อนสักคนหรือสองคน และคิดถึงวิธีที่คุณจะเก่งในตำแหน่งใหม่นี้ จากนั้นคุณก็ปรากฏตัวขึ้นในวันรุ่งขึ้นโดยพร้อมที่สุดเท่าที่จะทำได้และพร้อมที่จะสร้างความประทับใจครั้งแรกให้กับเจ้านายและเพื่อนร่วมงานของคุณซึ่งจะเป็นรากฐานสำหรับเวลาของคุณในตำแหน่งนี้

นี่คือแนวความคิดที่คุณควรใช้เมื่อคุณเข้าร่วมการประชุมเพื่อเริ่มโครงการกับลูกค้ารายใหม่ ลูกค้ารายนี้ได้ตกลงที่จะเป็นพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจกับเอเจนซีของคุณ และตอนนี้ก็ถึงเวลาที่คุณต้องทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจของพวกเขาได้รับการคัดเลือกมาเป็นอย่างดี มาพูดคุยกันถึงความจำเป็นของการดำเนินการประชุมกำหนดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ ตั้งแต่การเตรียมการไปจนถึงการตั้งค่าความคาดหวังเพื่อติดตามผล

การประชุมแจ้งกำหนดการโครงการคืออะไร?

การประชุมเปิดตัวโครงการเป็นการโต้ตอบที่แท้จริงครั้งแรกที่ผู้จัดการโครงการและทีมที่เกี่ยวข้องจะมีกับลูกค้าหลังจากกระบวนการขายสิ้นสุดลง การประชุมครั้งนี้เป็นเวลาเพื่อหารือกับลูกค้าในรายละเอียดเพิ่มเติมว่าลำดับความสำคัญ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของพวกเขาเป็นอย่างไรสำหรับโครงการ ฉันชอบจัดการประชุมนี้เป็นบทสนทนาที่ค่อนข้างมีโครงสร้างระหว่างลูกค้าและทีมของเรา เพื่อให้แน่ใจว่าเราได้กำหนดความคาดหวังสำหรับไทม์ไลน์และการดำเนินการ และใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความรู้จักกับลูกค้าทั้งในระดับมืออาชีพและส่วนบุคคล

ในการสนทนาที่สำคัญเหล่านี้กับลูกค้า คุณต้องแน่ใจว่าคุณและทีมของคุณพร้อมแล้ว ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงขั้นตอนในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมเพื่อเริ่มโครงการ

1. การเตรียมการประชุมเปิดโครงการ

จัดการประชุมแจ้งกำหนดการโครงการภายใน

ขั้นตอนแรก (และอาจสำคัญที่สุด) ในการเตรียมการประชุมเพื่อเริ่มโครงการคือการจัดการประชุมภายในเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าให้ได้มากที่สุดก่อนจะเริ่มต้นโครงการจริง ที่ Go Fish Digital ผู้จัดการโครงการจะตั้งค่าการประชุมภายในที่แตกต่างกันสองสามรายการเพื่อเริ่มต้น ขึ้นอยู่กับขอบเขตงานของลูกค้า

การประชุมภายในครั้งแรกจะอยู่ระหว่างผู้จัดการโครงการและใครก็ตามที่เดินผ่านกระบวนการขายกับลูกค้าเสมอ การประชุมนี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้จัดการโครงการมีความรวดเร็วในข้อมูลเบื้องหลังที่สมาชิกในทีมขายอาจรวบรวมไว้ รวมถึงเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ลูกค้าได้แบ่งปันไปแล้ว นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่จะเริ่มพูดคุยกันว่าสมาชิกในทีมคนใดเหมาะสมที่สุดที่จะทำงานในโครงการของลูกค้า

การประชุมครั้งต่อไปที่เราตั้งขึ้นคือสิ่งที่เราเรียกว่าการประชุมการค้นพบ ในระหว่างการประชุมนี้ นักยุทธศาสตร์และนักวิเคราะห์ที่ตัดสินใจแล้วจากแต่ละแนวงานภายในขอบเขตงานของลูกค้าจะมารวมตัวกันเพื่อรวบรวมงานวิจัยเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ามี SEO เป็นส่วนหนึ่งของขอบเขตโครงการ เราอาจพิจารณาสิ่งต่างๆ เช่น การมองเห็น ลิงก์ย้อนกลับ และความเร็วของไซต์ เราอาจดำเนินการรวบรวมข้อมูลไซต์สั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการติดธงแดง เวลานี้ช่วยให้ทีมเริ่มเข้าใจไซต์ของลูกค้าและเรียกสิ่งที่เราอาจต้องการแจ้งลูกค้าในระหว่างการแจ้งกำหนดการโครงการ

การประชุมภายในครั้งสุดท้ายจะจัดขึ้นในวันก่อนการเริ่มโครงการกับสมาชิกในทีมทั้งหมดจากแต่ละประเภทธุรกิจภายในขอบเขตงานเฉพาะของลูกค้า การประชุมนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้สึกสบายใจกับประเด็นการพูดคุยที่วางไว้ในการนำเสนอและกำหนดการเริ่มโครงการ (ซึ่งเราจะพูดถึงด้านล่าง) และไม่มีใครมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ

สร้างการนำเสนอและวาระการประชุมกำหนดการโครงการ

การสร้างการนำเสนอและวาระการประชุมเพื่อเปิดตัวโครงการเป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการจะทำงานในสัปดาห์ที่นำไปสู่การโทร วาระการประชุมช่วยให้ทีมภายในรู้สึกพร้อมและรู้ว่าจะพูดถึงประเด็นใด และชุดการนำเสนอช่วยให้ลูกค้าปฏิบัติตามและเห็นภาพความคาดหวังบางส่วนที่เราจะตั้งไว้ตลอดการประชุม

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอเจนซีของคุณมีเทมเพลตสำหรับทั้งระเบียบวาระการประชุมและชุดการนำเสนอ เพื่อให้มีความสม่ำเสมอและประสิทธิภาพในการดำเนินการประชุมเหล่านี้

2. ดำเนินการประชุมกำหนดการโครงการ

แนะนำทีม

ส่วนแรกของการประชุมเริ่มโครงการควรเป็นการแนะนำทีม ไม่ใช่ทุกคนในทีมที่จะเผชิญหน้ากับลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นประโยชน์ในการแสดงชื่อที่ลูกค้าอาจโต้ตอบด้วยผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการหรือช่องทางการสื่อสารดิจิทัลตลอดทั้งโครงการ ฉันมักจะสนับสนุนให้ทีมของเราเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้โดยเปิดกล้อง แม้ว่าลูกค้าจะปิดกล้องแล้ว เพื่อช่วยให้ลูกค้าได้รู้จักทีมของเรามากขึ้นอีกเล็กน้อย

ถามคำถามเบื้องหลัง

ขั้นตอนต่อไปในการประชุมเปิดตัวโครงการที่ประสบความสำเร็จคือการให้โอกาสลูกค้าในการแนะนำตนเองและทีมของพวกเขา นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะถามคำถามใดๆ ที่คุณอาจมีโดยพิจารณาจากสิ่งที่คุณได้เรียนรู้จากการส่งมอบการขายหรือจากการวิจัยที่ทำก่อนการประชุม

ในความคิดของฉัน นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดของการโทรแจ้งกำหนดการ สิ่งนี้จะกำหนดรากฐานสำหรับความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปีต่อจากนี้ ก่อนการโทรแจ้งกำหนดการ คุณควรใช้เวลาสำรวจเว็บไซต์ของลูกค้า รวบรวมบันทึกย่อของคุณจากการโทรแฮนด์ออฟการขาย และทำการวิจัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าเพื่อรวบรวมรายการคำถามที่ถามลูกค้าระหว่างการโทร ฉันยังทำให้เป็นจุดที่จะขอให้ลูกค้าส่งการเข้าถึงคุณสมบัติ Google ทั้งหมดของพวกเขาซึ่งจะเป็นประโยชน์ภายในขอบเขตของพวกเขา ฉันได้รวมรายการคำถามสองสามข้อที่ฉันมักจะถามไว้ด้านล่างระหว่างการโทรแจ้งกำหนดการของโครงการ

• คุณมีเป้าหมายอะไรสำหรับการทำงานร่วมกันในโครงการนี้?
• คีย์เวิร์ดสำคัญของคุณคืออะไร?
• ใครคือคู่แข่งหลักของคุณ?
• ใครคือผู้ชมหลักของคุณ?
• ผลิตภัณฑ์/บริการหลักของคุณคืออะไร?
• คุณช่วยบอกเราเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณได้ไหม
• คุณเคยมีปัญหาหรือปัญหาเกี่ยวกับการมีอยู่ของการตลาดดิจิทัลในอดีตที่เราควรรู้หรือไม่?
• คุณใช้ CMS ใด คุณให้สิทธิ์ทีมของเราเข้าถึง CMS ของคุณได้ไหม
• วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับทีมของคุณคืออะไร? (เราใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่เรียกว่า ClickUp เพื่อสื่อสารกับลูกค้าของเรา แต่ฉันมั่นใจเสมอว่าวิธีนี้ใช้ได้ผล และ/หรือหากพวกเขาต้องการสื่อสารผ่านช่องทางอื่น เช่น อีเมลหรือ Slack ด้วย)

คุณยังต้องการให้แน่ใจว่าจะสละเวลาเพื่อให้ลูกค้าถามคำถามใดๆ ที่พวกเขาอาจเตรียมไว้หรือที่อาจเกิดขึ้นขณะนำเสนอการนำเสนอกำหนดการของโครงการ คำถามบางข้อที่พวกเขาถามอาจต้องการการวิจัยเพิ่มเติมหรือต้องได้รับคำตอบ แต่การช่วยให้ลูกค้ารู้สึกว่าได้ยินในการโทรครั้งแรกนี้มีประโยชน์เสมอ

ตั้งความคาดหวังและขั้นตอนต่อไป

เมื่อคุณมีภูมิหลังของลูกค้าเพียงพอที่จะเริ่มสร้างกลยุทธ์แล้ว ให้นักวางกลยุทธ์แนวตั้งแต่ละคนภายในขอบเขตงานของลูกค้าวาดภาพให้ชัดเจนว่าลูกค้าควรคาดหวังอะไรในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า เราคิดว่ามันมีประโยชน์มากในการใช้ไทม์ไลน์แบบภาพ ตัวอย่างเช่น สำหรับแคมเปญประชาสัมพันธ์ดิจิทัล ช่วงสองสามสัปดาห์แรกมีไว้สำหรับการค้นคว้า รวบรวมข้อมูล และสร้างเนื้อหา จากนั้นเราก็สามารถเริ่มนำเสนอแคมเปญนี้กับนักข่าวเพื่อหวังว่าจะได้รับลิงก์ย้อนกลับ นี่คือสิ่งสำคัญในการแจ้งให้ลูกค้าทราบในระหว่างการประชุมกำหนดการโครงการ เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าเมื่อใดควรคาดหวังการอัปเดตและผลลัพธ์

3. การติดตามผลและขั้นตอนถัดไป

เมื่อการประชุมเริ่มโครงการสิ้นสุดลง งานจริงก็เริ่มขึ้น คุณได้เตรียมการ ค้นคว้า และกำหนดความคาดหวังได้ดีมาก แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดในตอนนี้คือทำให้แน่ใจว่าคุณได้ทำตามสิ่งที่พูดคุยกันระหว่างการโทรครั้งนี้ ขยันหมั่นเพียรในการย้อนดูบันทึกที่คุณจดไว้ในวาระการประชุมเพื่อเริ่มโครงการและติดตามผลกับลูกค้าในสิ่งที่พวกเขาถามถึง นอกจากนี้ พูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับจังหวะของการเรียกสถานะการติดตามและงานที่คุณจะดำเนินการเพื่อก้าวไปข้างหน้า เพื่อให้พวกเขามีแผนงานที่ชัดเจนสำหรับสัปดาห์ที่จะมาถึง

บทสรุป

การประชุมเปิดตัวโครงการมีความสำคัญอย่างยิ่งในการวางรากฐานที่ดีสำหรับความสัมพันธ์กับลูกค้าที่ยาวนาน อย่าคาดหวังว่าการประชุมทุกครั้งจะดำเนินไปอย่างสมบูรณ์แบบ แต่หากคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ขั้นตอนข้างต้น คุณจะสามารถเริ่มขั้นตอนแรกในการสนับสนุนทีมของคุณในการจัดการประชุมเพื่อเริ่มโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล