แผนภูมิแกนต์: ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด (รวมเทมเพลตแผนภูมิแกนต์ฟรี)

ทีมการตลาดที่ดีที่สุดสามารถสร้างแนวคิดที่พร้อมใช้งานทันทีผ่านระบบที่แข็งแกร่งซึ่งส่งเสริมประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกัน การมองเห็นงานและการจัดการทรัพยากรเป็นกุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มการมองเห็นงาน ทีมงานจากทุกอุตสาหกรรมใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างกำหนดการที่มีความแม่นยำมากขึ้น

แผนภูมิแกนต์จะแสดงงานที่ทีมต้องทำโดยสรุปและแต่ละงานมีความเกี่ยวข้องกับงานอื่นอย่างไร ความสามารถเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผนแนวทางที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้

แผนภูมิแกนต์คืออะไร?

แผนภูมิแกนต์คือกราฟแท่งแนวนอนที่แสดงถึงงานที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จสิ้น พร้อมด้วยกำหนดการที่คาดว่าจะเริ่มต้นและสิ้นสุด นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นถึงการพึ่งพา ลำดับชั้น และเหตุการณ์สำคัญที่เกี่ยวข้อง

เป็นที่นิยมโดย Henry Gantt วิศวกรชาวอเมริกัน ตอนแรกวาดด้วยมือและดูแลยาก แต่ด้วยการเพิ่มขึ้นของคอมพิวเตอร์ในช่วงปี 1980 แผนภูมิของแกนต์จึงง่ายต่อการจัดการและได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น

คลิกที่นี่สำหรับเทมเพลตแผนภูมิแกนต์ฟรีของเรา

ประเภทของแผนภูมิแกนต์

ขอบเขตและระดับรายละเอียดทำให้แผนภูมิแกนต์ทั้งสองประเภทแยกความแตกต่าง

- แผนภูมิแกนต์ระดับสูง

แผนภูมิแกนต์ระดับสูงช่วยตรวจสอบความคิดริเริ่มของบริษัทหลักๆ ช่วงเวลาที่นี่มักจะเป็น เดือน หรือ ไตรมาส เนื่องจากแต่ละรายการแสดงถึงความพยายามที่เกี่ยวข้องกับงานหลายร้อยงานและจำนวนทีม

แผนภูมิแกนต์ที่ติดตามแคมเปญการสื่อสารการตลาดตลอดทั้งปีคือตัวอย่างแผนภูมิแกนต์ระดับสูง

แผนภูมิแกนต์ระดับโครงการ

แผนภูมิแกนต์เฉพาะโปรเจ็กต์จะตรวจสอบโปรเจ็กต์ขนาดเล็กซึ่งมักจะเชื่อมต่อกับความคิดริเริ่มหลัก งานที่นี่อาจเป็นเรื่องสำคัญ ดังนั้นช่วงเวลาโดยทั่วไปจึงเป็น วัน หรือ สัปดาห์ ในบางครั้งอาจเป็น ชั่วโมง

ตามตัวอย่างแคมเปญการสื่อสารการตลาดของเราด้านบน แผนภูมิแกนต์เฉพาะโครงการที่เชื่อมโยงกับแผนภูมิอาจเป็นแผนภูมิสำหรับติดตามบทความที่จะเผยแพร่ในบล็อกของคุณ

การใช้แผนภูมิแกนต์ทั้งสองประเภทในสถานการณ์นี้สามารถช่วยให้คุณ สร้างเนื้อหาใน วงกว้างได้ ในขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจได้ว่าแผนภูมิทั้งหมดสอดคล้องกับข้อความหลักของแคมเปญของคุณ

วิธีอ่านแผนภูมิแกนต์

หากต้องการอ่านแผนภูมิแกนต์ คุณจะต้องเข้าใจว่าแต่ละส่วนแสดงถึงอะไร

มาตราส่วนเวลา

ด้านบนของแกน x ของแผนภูมิแกนต์แสดงช่วงเวลาที่คุณต้องการใช้เพื่อติดตามงานของคุณ โดยอาจเป็นวัน สัปดาห์ เดือน หรือไตรมาส บางครั้งแม้กระทั่งชั่วโมง

งานและงานย่อย

ด้านซ้ายสุดของแผนภูมิแกนต์แสดงรายการงานที่คุณต้องทำให้สำเร็จเพื่อย้ายโครงการไปข้างหน้า

แถบกิจกรรมและเส้นความคืบหน้า

แถบบนแผนภูมิแกนต์แสดงถึงระยะเวลาโดยประมาณสำหรับงานที่จะเสร็จสิ้น ภายในแถบมีเส้นแสดงความคืบหน้าของทีม

เมื่อเส้นอยู่ในกราฟแท่ง แสดงว่างานอยู่ในขั้นตอนปกติ เส้นที่เกินกำหนดหมายถึงงานที่ทำเกินตารางเวลาที่ตั้งใจไว้ สิ่งเหล่านี้สามารถส่งสัญญาณความล่าช้าสำหรับการขึ้นต่อกันหรือความจำเป็นในการติดตามผล งบประมาณ หรือทรัพยากรเพิ่มเติม

เหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญทำหน้าที่เป็นจุดตรวจเพื่อความสำเร็จของโครงการ เพชร เป็นตัวแทนของเพชรเหล่านี้เนื่องจากโดยปกติแล้วจะไม่มีระยะเวลาเหมือนงานปกติ

ลูกศร

ลูกศรที่เชื่อมต่อแถบกิจกรรมจากกันและกันหมายถึงงานที่มีการพึ่งพาซึ่งกันและกัน เราจะพูดถึงการขึ้นต่อกันเพิ่มเติมในหัวข้อถัดไป แต่สิ่งเหล่านี้เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญเมื่อจัดกำหนดการ

เครื่องหมายเส้นแนวตั้ง

เครื่องหมายเส้นแนวตั้งช่วยให้คุณระบุกิจกรรมที่กำลังทำ ณ จุดใดเวลาหนึ่ง ในฐานะผู้จัดการโครงการ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณเห็นได้ว่าควรเช็คอินกับใคร เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาจะได้รับการสนับสนุนที่จำเป็น

วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน 5 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุเป้าหมายและภารกิจของคุณ

ในการเริ่มต้นสร้างแผนภูมิแกนต์ ให้ระบุเหตุการณ์สำคัญที่ทำเครื่องหมายจุดความคืบหน้าที่สำคัญ เหตุการณ์สำคัญอาจเป็นการนำเสนอการอัปเดตสถานะให้กับฝ่ายบริหาร การสาธิตต้นแบบ การส่งที่ส่งมอบ และอื่นๆ ใส่ไว้ในแผนภูมิแกนต์ของคุณโดยใช้เพชร

เมื่อคุณมีแล้ว ให้ระบุงานที่คุณต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และแสดงรายการทางด้านซ้ายของแผนภูมิ คุณสามารถจัดกลุ่มเป็นงานและงานย่อยเพื่อให้ย่อยได้

ขั้นตอนที่ 2: ระบุช่วงเวลาที่คุณต้องการ

ช่วงเวลาที่คุณใช้สำหรับแผนภูมิแกนต์อาจอยู่ในระดับสูงเป็นสัปดาห์และเดือน หรือระดับต่ำเป็นชั่วโมงหรือวัน

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แผนภูมิแกนต์อาจเป็นระดับสูงหรือเฉพาะโครงการก็ได้ แผนภูมิแกนต์สำหรับแคมเปญตลอดทั้งปีของคุณ เช่น ใช้เดือนเป็นช่วงเวลาได้ ในทางกลับกัน การติดตามบทความที่คุณจะเผยแพร่บนบล็อกของคุณ สามารถตรวจสอบได้ดีขึ้นด้วยวันหรือสัปดาห์

ขั้นตอนที่ 3: ทำเครื่องหมายการพึ่งพา

การพึ่งพาคืองานที่การเริ่มต้นขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ของงานอื่น บนแผนภูมิแกนต์ ลูกศรจะทำเครื่องหมายงานที่เชื่อมโยงถึงกัน

สามสิ่งอาจทำให้เกิดการพึ่งพา: ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน ข้อกำหนดเบื้องต้น หรือระยะเวลา

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีศิลปินกราฟิกเพียงคนเดียวในทีม แสดงว่าคุณทั้งหมดต้องพึ่งพา ทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน ศิลปินของคุณไม่สามารถเริ่มรูปภาพเด่นของบทความของคุณได้จนกว่าเขาจะสร้างรูปภาพในโซเชียลมีเดียของคุณเสร็จ และอื่นๆ

ในทางกลับกัน ข้อกำหนดเบื้องต้น คือผลลัพธ์ที่จำเป็นในการเริ่มงานอื่น ตัวอย่างเช่น นักเขียนไม่สามารถเริ่มทำงานกับบทความโดยไม่มีบทสรุปได้ ทำให้การเขียนบทความขึ้นอยู่กับบทสรุปที่เสร็จสิ้นก่อน

สุดท้าย การขึ้นต่อกันของเวลา หมายถึงงานที่คุณสามารถทำได้ในเวลาที่กำหนดเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเผยแพร่โพสต์บนโซเชียลมีเดียคริสต์มาสในวันคริสต์มาสเท่านั้น อีกตัวอย่างหนึ่ง: คุณสามารถสัมภาษณ์เจ้าหน้าที่ทรัพยากรของคุณเมื่อเธอว่างเท่านั้น

การสังเกตว่างานใดที่คุณทำได้ (และทำไม่ได้) พร้อมกันจะช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาที่ถูกต้องและกระจายทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 4: เลือกเครื่องมือ

คุณสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์โดยใช้ คุณลักษณะแท่งแบบเรียงซ้อน ของ Microsoft Excel หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเฉพาะทาง เช่น Workamajig Workamajig ช่วยให้คุณสร้างกำหนดการในทันทีแต่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

แม้ว่าจะใช้เครื่องมือแบบแมนนวลเพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ได้ แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการก็มาพร้อมกับคุณสมบัติต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้

ขั้นตอนที่ 5: ป้อนรายละเอียด

เมื่อคุณเลือกเครื่องมือแล้ว คุณสามารถเริ่มพิมพ์งานที่ระบุไว้และทำเครื่องหมายเป้าหมายของคุณได้ จากนั้น เพิ่มแถบกิจกรรม ทำเครื่องหมายการพึ่งพา และมอบหมายงาน

กระบวนการนี้อาจฟังดูตรงไปตรงมาบนกระดาษ แต่ก็ไม่ง่ายเสมอไป อันที่จริง คุณควรคาดหวังการทำซ้ำและการปรับเปลี่ยนเมื่อคุณทำ อาจมีการพึ่งพาที่คุณไม่ได้ตระหนักถึง คุณอาจต้องเจรจากำหนดเวลาใหม่ หรือทีมของคุณอาจต้องการคนเพิ่ม

อย่าตื่นตระหนกหากสิ่งนี้เกิดขึ้น นี่คือความงดงามของแผนภูมิแกนต์และความสามารถในการปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว แน่นอน ดีกว่าเสมอที่จะระบุปัญหาได้เร็วกว่าในภายหลัง

ข้อดีและข้อจำกัดของแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่น่าทึ่ง แต่พวกเขาก็มีจุดแข็งและจุดอ่อน

ทำไมต้องใช้แผนภูมิแกนต์

เห็นภาพกิจกรรมโครงการ

แผนภูมิแกนต์สามารถแสดงข้อมูลจำนวนมหาศาลได้ในพริบตา ไม่ว่าจะเป็นเส้นทางที่สำคัญ ความคืบหน้า และเส้นตายของเหตุการณ์สำคัญ เป็นต้น มุมมองมุมสูงของกิจกรรมในโครงการของคุณสามารถช่วยให้คุณโทรได้ดีขึ้นและปรับปรุงการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

โครงสร้างกิจกรรมของคุณ

ความจำเป็นในการทำลายเหตุการณ์สำคัญและสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นงานที่ดำเนินการได้ ผลักดันคุณและทีมของคุณให้ตรวจสอบ ประเมิน และจัดระเบียบแผนของคุณ สิ่งนี้รองรับการจัดตำแหน่งและช่วยให้มั่นใจในความชัดเจน

จัดทำตารางเวลาที่ถูกต้อง

ตรงกันข้ามกับมุมมองของบุคคลภายนอก กำหนดการไม่สามารถสรุปได้โดยการเพิ่มค่าประมาณทั้งหมดของคุณและหารตามจำนวนคนที่คุณมีในทีมของคุณ

คุณต้องพิจารณาการพึ่งพา และแผนภูมิแกนต์สามารถช่วยให้คุณมองเห็นได้ การมีข้อมูลนี้ในมือเมื่อคุณส่งมอบผลงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะช่วยให้คุณวางแผนกำหนดการและกำหนดเวลาที่เป็นจริงได้

ดึงดูดทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การดูงานที่มีโครงสร้างบนแผนภูมิแกนต์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้ทีมของคุณเห็นว่ากิจกรรมในแต่ละวันของพวกเขามีส่วนช่วยในภาพรวมได้อย่างไร รูปแบบย่อยได้ทำให้ง่ายต่อการปรับให้เข้ากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเช่นกัน

จัดการการเปลี่ยนแปลงและขอบเขตการคืบคลาน

ขอบเขตที่คืบคลานและ การให้บริการลูกค้า มากเกินไปเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดความล้มเหลวของโครงการ เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสอบถามเกี่ยวกับคำขอใหม่ แผนภูมิ Gantt สามารถช่วยให้คุณสื่อสารว่าคำขอดังกล่าวจะส่งผลต่อกำหนดการผลิตของคุณอย่างไร การส่งข้อมูลชิ้นนี้จะช่วยให้พวกเขาประเมินว่ายังคงคุ้มค่าที่จะเพิ่มและตกลงในการประนีประนอมที่สมเหตุสมผลหรือไม่

อะไรคือข้อเสียของแผนภูมิแกนต์?

- สามารถเติบโตได้ซับซ้อน

แผนภูมิแกนต์มีประโยชน์ในขณะที่ยังคงความเป็นระเบียบและเป็นระเบียบ หากไม่มีตัวกรองที่เหมาะสม พวกมันก็อาจรก เสียสมาธิ และในที่สุดก็เข้าใจยาก

ในการจัดการสิ่งนี้ ให้เลือกซอฟต์แวร์ที่ให้คุณจัดกลุ่ม กรอง ค้นหา และจัดระเบียบงานได้อย่างง่ายดาย คุณลักษณะเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าแผนภูมิแกนต์ของคุณช่วยให้ทีมของคุณจดจ่ออยู่กับเหตุการณ์สำคัญและลำดับความสำคัญที่เหมาะสม

- ข้อมูลจำกัด

แผนภูมิแกนต์ของคุณสามารถแสดงข้อมูลจำนวนมากได้ แต่มันไม่สามารถแสดงให้คุณเห็นได้ทั้งหมด แม้ว่าจะสามารถแสดงกำหนดการ การมอบหมายกำลังคน และระยะเวลาของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่สามารถแสดงระดับความยากของงานได้ และทรัพยากรที่คุณจะต้องใช้ในการทำให้สำเร็จ

หลีกเลี่ยงการตัดสินใจที่สำคัญ เพียง เกี่ยวกับสิ่งที่คุณเห็นในแผนภูมิแกนต์ของคุณ สนับสนุนด้วยเอกสารและเครื่องมือติดตามที่สามารถช่วยให้บริบทเพิ่มเติมเพื่อให้คุณสามารถรับทราบข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

- สามารถปรับและบำรุงรักษาได้ยาก

เมื่อรายการงานเพิ่มขึ้น การปรับเปลี่ยนก็ซับซ้อนมากขึ้นโดยไม่ต้องใช้ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสม การมองข้ามการขึ้นต่อกันหรือการไม่สังเกตเห็นการทับซ้อนเล็กน้อยอาจทำให้เกิดเอฟเฟกต์ก้อนหิมะในส่วนที่เหลือของโปรเจ็กต์ของคุณ ข้อเท็จจริงนี้เน้นย้ำถึงความจำเป็นของระบบ กระบวนการ การตรวจสอบและความสมดุลที่แข็งแกร่งเมื่อใดก็ตามที่คุณใช้การเปลี่ยนแปลง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับแผนภูมิแกนต์

หมายเหตุวันหยุดทำงาน

วันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ถือเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญในการวางแผนตารางการทำงานของคุณ แต่นั่นไม่ใช่วันทำงานเพียงวันเดียวที่คุณต้องจำไว้

ประสานงานกับฝ่ายบริหารอาคารและทีมปฏิบัติการของคุณ: มีบริการปิดตามกำหนดเวลาและบริการบำรุงรักษาหรือไม่? พิจารณาที่ตั้งสำนักงานของคุณ: มีวันที่คุณประสบฝนตกหนักหรือหิมะตกบ่อยไหม เช็คอินกับเพื่อนร่วมทีมของคุณ: พวกเขามีแผนการลางานและวันหยุดพักผ่อนประจำปีหรือไม่?

คุณไม่สามารถคาดเดาการหยุดชะงักของงานทุกครั้งได้ แต่ด้วยความพากเพียรที่เพียงพอ คุณก็สามารถเตรียมความพร้อมในเชิงรุกสำหรับความเป็นไปได้ของสาเหตุภายนอกของความล่าช้าเหล่านี้ได้

ใช้สีเพื่อประโยชน์ของคุณ

สีสามารถละทิ้งได้ง่ายเนื่องจากการอัปเกรดผิวเผิน แต่หากใช้ได้ดี จะช่วยให้แผนภูมิแกนต์ของคุณอ่านง่ายขึ้นและใช้งานง่ายขึ้น นี่คือคำแนะนำบางประการ:

• กำหนดสีต่อเหตุการณ์สำคัญหรือการส่งมอบ เพื่อให้คุณสามารถแยกแยะได้ว่างานของคุณเชื่อมต่อกับที่ใด
• กำหนดสีต่อคนเพื่อให้ทีมของคุณสามารถระบุงานที่ได้รับมอบหมายให้แต่ละคนได้อย่างรวดเร็ว
• สำหรับการรายงานหรือการแก้ไขปัญหาที่ง่าย ให้ระบายสีงานแต่ละงานตามสถานะ (เช่น สีเขียวหากเป็นไปด้วยดี สีเหลืองหากต้องการความสนใจเป็นพิเศษ สีแดงหากเกินกำหนดแล้ว เป็นต้น)

การเพิ่มสีสันให้กับแผนภูมิ Gantt ไม่เพียงแต่จะดีสำหรับจุดประสงค์ด้านสุนทรียะเท่านั้น ด้วยระบบที่เหมาะสม พวกเขาสามารถเพิ่มชั้นองค์กรใหม่ที่คุณ ทีมของคุณ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณสามารถได้รับประโยชน์

เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

การดูแลรักษาแผนภูมิแกนต์อาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการสิ่งนี้คือการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

การเรียงลำดับ การจัดกลุ่ม การค้นหา และการกรองควรเป็นข้อกำหนดที่ตายตัว ระบบอัตโนมัติเป็นข้อดีที่สำคัญ สิ่งที่ถูกต้องสามารถทำให้การเคลื่อนย้ายสิ่งของง่ายขึ้นมาก สุดท้าย ให้พิจารณาว่าการเรียนรู้และใช้งานนั้นง่ายเพียงใด

ด้วยระบบและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม คุณสามารถเพิ่มจุดแข็งของแผนภูมิแกนต์และลดจุดอ่อนของแผนภูมิได้

บทสรุป

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด พวกเขามีวิธีในการจัดระเบียบและจัดทีมและโครงการ

ข้อมูลดังกล่าวสามารถนำเสนอข้อมูลจำนวนมหาศาล เช่น งาน การประมาณการ การมอบหมาย เหตุการณ์สำคัญ การขึ้นต่อกัน และความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว การตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบและเครื่องมือที่ทนทานในการสร้างและบำรุงรักษาสามารถช่วยเพิ่มการมองเห็นโครงการ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และมีส่วนร่วมกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

Workamajig ได้รวมแผนภูมิแกนต์และคุณสมบัติการจัดการโครงการอื่นๆ เพื่อช่วยให้คุณติดตามแคมเปญ ทีม และการริเริ่มทั้งหมดของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เครื่องมือการจัดการโครงการของ Workmajig เพื่อดูว่าเครื่องมือเหล่านี้จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และเพิ่มผลผลิตของคุณได้อย่างไร