คู่มือเริ่มต้นใช้งาน G Suite ฉบับย่อสำหรับผู้เริ่มต้นในปี 2021

Google Workspace (เดิมเรียกว่า G Suite) เป็นชุดแอปที่น่าสนใจที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดกว่าที่เคย ฉันเป็นแฟนตัวยงของพื้นที่ทำงาน ฉันจึงได้สร้างคู่มือ G Suite นี้สำหรับผู้เริ่มต้นเช่นคุณเพื่อเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว

G Suite คืออะไร? จะได้รับประโยชน์จากแอพที่ประดิษฐ์ขึ้นเองของ Google อย่างไร บทแนะนำ G Suite จะตอบคำถามเหล่านี้ร่วมกับคนอื่นๆ นอกจากนี้ ฉันจะบอกคุณ 3 สิ่งที่คุณต้องทำก่อนและหลังใช้งาน Google Workspace

การใช้ G Suite มีประโยชน์มากมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลจำนวนมากโดยรวมพลังของ Workspace นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

G Suite ดีขึ้นและได้เปลี่ยนชื่อเป็น Google Workspace นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันจะใช้ชื่อทั้งสองนี้แทนในโพสต์นี้ ฟังดูยุติธรรม? มาเริ่มกันเลยดีกว่า!

Google Space คืออะไร: คู่มือ G Suite

ฉันต้องการให้คุณได้รับประโยชน์จาก Google Workspace แม้ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ก็ตาม มันจะช่วยได้ถ้าคุณรู้ว่ามันคืออะไรและทำไมฉันถึงแนะนำให้ใช้มัน ดังนั้นถ้าคุณเคยสงสัย ให้ฉันบอกคุณว่า

“Google Workspace (เดิมเรียกว่า G Suite) คือชุดของแอป Google ที่จะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจหรือความคิดริเริ่มด้านการศึกษาได้อย่างราบรื่น “

แอปเหล่านี้บางแอป เช่น Gmail หรือ Google ไดรฟ์ มีเวอร์ชันฟรีด้วย แต่สิ่งที่คุณได้รับจาก Google Workspace นั้นมุ่งสู่ธุรกิจ Google ได้ออกแบบใหม่เพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและเป็นมืออาชีพ

ตัวอย่างเช่น คุณมักจะได้รับ “[email protected]” กับ Gmail แต่เมื่อใช้ Google Workspace คุณจะได้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ เช่น “[email protected]” ที่ลงท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณ Google ไดรฟ์เวอร์ชันฟรีช่วยให้คุณใช้พื้นที่เก็บข้อมูลได้ 15GB แม้ว่าเวอร์ชัน G Suite จะมีพื้นที่เก็บข้อมูล 30GB ถึงไม่จำกัด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแผนบริการของคุณ

ทำไมฉันถึงชอบแอป G Suite

ฉันชอบแอป Google Workspace เพราะเหตุผลเดียว การบูรณาการที่ราบรื่น คุณจึงสร้างบัญชีอีเมลสำหรับพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจ และให้สิทธิ์เข้าถึงแอปทั้งหมดสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่น แอป G Suite ให้การทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็วกับสมาชิกในทีมของคุณ

แอป Google Workspace (G Suite)

คุณสามารถใช้แอพเหล่านี้ได้เกือบทั้งหมดโดยไม่ต้องจ่ายเล็กน้อยสำหรับการใช้งานส่วนตัวของคุณ แต่ถ้าคุณต้องการอัปเกรดรูปแบบการทำงานที่ชาญฉลาด คุณต้องใช้ผลิตภัณฑ์ G Suite ที่มีฟังก์ชันเพิ่มเติม นี่คือเคล็ดลับสำหรับมือโปร ติดตั้งแอปเช่นส่วนขยายของ Google Chrome

ฉันขอชี้แจงให้ชัดเจนว่าฉันจะพูดถึงแอปเวอร์ชัน G Suite ในตอนนี้

Gmail

Gmail ของ G Suite เป็นโซลูชันการตลาดทางอีเมลที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของขั้นตอนการทำงานได้ ช่วยให้คุณทำงานที่สำคัญที่สุดอยู่เสมอ เป็นโซลูชันอีเมลแบบไม่มีโฆษณาพร้อมการสื่อสารที่มีความปลอดภัยสูง

ต่อไปนี้คือคุณลักษณะเพิ่มเติมบางประการที่คุณจะได้รับใน Gmail เวอร์ชันที่ต้องชำระเงิน:

• การบูรณาการกับบุคคลที่สาม
• ที่อยู่อีเมลที่กำหนดเอง
• พื้นที่เก็บข้อมูล 30GB (อย่างน้อย)
• รับประกันความพร้อมในการทำงาน 99.99%
• ไม่จำกัดที่อยู่อีเมลกลุ่ม

แต่เดี๋ยวก่อน ยังมีอีก Gmail ให้คุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานผ่าน Google Meet หรือ Google Chat น่าทึ่งหรือไม่ที่คุณสามารถทำได้ทั้งหมดโดยไม่ต้องออกจาก Gmail ในตอนนี้ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลได้ถึง 30 รายการสำหรับผู้ใช้แต่ละราย ว้าว!

Google Meet

ช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อได้อย่างปลอดภัยระหว่างการสื่อสาร แอป Google มีมากเกินพอที่จะดำเนินธุรกิจได้ทุกที่ และ Google Meet เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมในการเพลิดเพลินกับการประชุมที่ราบรื่น

เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถดูการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ทั้งหมดได้ เพื่อไม่ให้พลาดการประชุม Google Meet ยังช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมที่ใช้ Skype for Business ได้อีกด้วย และผู้เข้าร่วมภายนอกที่ไม่ใช่ผู้ใช้ G Suite ก็เข้าร่วมการประชุมของคุณได้

Google ไดรฟ์

สร้าง รักษาความปลอดภัย และเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ทุกที่ด้วย Google ไดรฟ์ หากคุณมีข้อมูลอยู่แล้ว คุณสามารถย้ายข้อมูลไปยัง Google ไดรฟ์ได้อย่างราบรื่น ไดรฟ์เวอร์ชันของ Google Workspace มีแผนบริการพื้นที่เก็บข้อมูลที่ยืดหยุ่น

แตกต่างจาก Google Drive เวอร์ชันฟรีอย่างไร เวอร์ชันธุรกิจช่วยให้คุณมีพื้นที่เก็บข้อมูล การสนับสนุน และไดรฟ์ที่แชร์มากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแผนของคุณ และการสนับสนุนทางอีเมลและโทรศัพท์ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันเป็นสิ่งที่น่ายกย่อง

Google เอกสาร ชีต สไลด์ และฟอร์ม

ด้วยแอปเหล่านี้ คุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์จำนวนมากเพื่อสร้างเอกสาร Rich Text แผ่นงาน สไลด์ และแบบฟอร์ม ทำงานแบบออฟไลน์ ช่วยคุณแชร์ไฟล์กับภายนอก และแปลงเอกสารที่มีอยู่เป็น Google เอกสาร (เอกสาร แผ่นงาน และสไลด์)

Google ชีตมีฟังก์ชันมากกว่า 400 ฟังก์ชัน และคุณสามารถสร้างฟังก์ชันที่กำหนดเองได้เช่นกัน ในทางกลับกัน Google สไลด์มีเทมเพลตขนาดใหญ่ให้เลือก และคุณสามารถวาดแผนภูมิและสร้างไดอะแกรมได้เช่นกัน

คู่มือ G Suite: Google ปฏิทิน

ใช้เวลามากขึ้นในการดำเนินการและติดตามการดำเนินการบน Google ปฏิทิน ทำงานร่วมกับแอปอื่นๆ ทั้งหมดอย่าง Gmail, Sites หรือไดรฟ์ได้อย่างราบรื่น

จัดกำหนดการกิจกรรมและตรวจสอบความพร้อมของเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณสามารถกำหนดให้ปฏิทินเป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัวสำหรับสมาชิกในทีมบางส่วน

Google Chat

การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ และ Google Chat ก็ช่วยให้คุณทำได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องออกจากแอป Google Workspace แอพช่วยลดความยุ่งยากในการส่งข้อความแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่มเช่นกัน คุณสามารถปรับปรุงข้อความทั้งหมดของคุณในหนึ่งเดียวเพื่อให้จดจ่อกับธุรกิจของคุณได้

Google Sites

ด้วยแอปนี้ คุณสามารถสร้างไซต์แบบไดนามิกสำหรับทีม โครงการ หรือกิจกรรมของคุณได้ คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะการเขียนโปรแกรมหรือการออกแบบสำหรับสิ่งนั้น และไม่ใช่แค่เกี่ยวกับทีมของคุณเท่านั้น ผู้เยี่ยมชมภายนอกยังสามารถเยี่ยมชมไซต์ได้ Google ยังช่วยให้คุณได้รับโดเมนที่กำหนดเองสำหรับเว็บไซต์ธุรกิจของคุณ

Currents โดย Google

Google Currents เป็นเหมือนโซเชียลมีเดียภายในทีมของคุณ ช่วยให้คุณเพลิดเพลินกับการสนทนาที่มีคุณค่าเพื่อจดจ่อกับการบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

ถ่ายทอดความคิดของคุณเข้าสู่ทีมและรับข้อเสนอแนะทันที ผู้ใช้จากภายนอกองค์กรยังเข้าถึง Currents ได้หากผู้ดูแลระบบที่เกี่ยวข้องอนุญาต

เก็บโดย Google

ฉันชอบจดบันทึกด้วย Keep ไร้รอยต่อ เรียบง่าย และมีสีสันอีกด้วย คุณสามารถบันทึกได้ไม่เพียงแค่ข้อความแต่ยังสามารถจับภาพหน้าจอและอื่น ๆ ได้อีกด้วย

Keep ของ G Suite ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในโน้ต รายการ รูปภาพ และอื่นๆ ได้

คู่มือ G Suite: Apps Script

Google พยายามอย่างเต็มที่เพื่อนำเสนอทุกสิ่งภายใต้ร่มเดียวกันสำหรับความต้องการทางธุรกิจอันชาญฉลาดทั้งหมดของคุณ Apps Script เป็นส่วนหนึ่งของความพยายามดังกล่าว เป็นแพลตฟอร์มการเขียนสคริปต์สำหรับการพัฒนาแอปแบบเบา คุณจึงพัฒนาแอปได้โดยไม่ต้องออกจาก Google Workspace

สิ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับ Apps Script คือคุณสามารถใช้ประโยชน์จาก Google Workspace API ได้ คุณยังสามารถผสานรวมบริการอื่นๆ ของ Google เช่น YouTube, BigQuery และอื่นๆ ได้อีกด้วย เป็นโอกาสที่ดีหากคุณเป็นธุรกิจที่กำลังเติบโตจากการพัฒนาแอป

การค้นหาบนคลาวด์

เป็นผู้ช่วยที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ Google นำเสนอเพื่อช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งแชร์ได้ในแอปทั้งหมด มีการออกแบบสไตล์การ์ด

แอปนี้ช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของเพื่อนร่วมงานและคู่ค้าทางธุรกิจของคุณ

Jamboard

ไวท์บอร์ดต้องเป็นสื่อกลางที่ดีในการแบ่งปันความคิดร่วมกัน Jamboard ของ Google นำพาสิ่งต่างๆ ให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

เพื่อนร่วมงานทุกคนของคุณสามารถนำเสนอ บันทึก แชร์ และใช้งานได้เหมือนกับไวท์บอร์ด และพวกเขาสามารถเข้าร่วม Jams ได้จากทุกที่

Google Workspace (G Suite) สำหรับธุรกิจ

G Suite เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับธุรกิจอัจฉริยะทุกประเภท มันเหมือนกับมีดสวิสสำหรับธุรกิจ คุณมีเครื่องมือทั้งหมดอยู่ในที่เดียว Google Workspace ช่วยให้คุณทำงานร่วมกัน จัดระเบียบ และทำการตลาดแนวคิด ผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ ถ้าคุณไม่เลือก คุณจะต้องซื้อเครื่องมือมากมายในราคาที่แตกต่างกัน

คู่มือ G Suite: ราคาพื้นที่ทำงานสำหรับธุรกิจ

ราคา Google Workspace สำหรับธุรกิจคิดจากผู้ใช้ต่อเดือน แผน Business Starter มีค่าใช้จ่ายเพียง $6/เดือนสำหรับผู้ใช้หนึ่งราย หากคุณเพิ่งเริ่มต้น และคุณจะได้รับที่อยู่อีเมลที่กำหนดเอง การประชุมผู้เข้าร่วม 100 คน พื้นที่เก็บข้อมูล 30GB พร้อมด้วยการควบคุมความปลอดภัย

แผน Business Standard สำหรับ Google Workspace มีค่าใช้จ่าย $12/เดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละราย และมาพร้อมกับฟีเจอร์ 'Starter' ทั้งหมดพร้อมกับการประชุมผู้เข้าร่วม 150 คนพร้อมการบันทึก คุณยังได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 2TB

สำหรับคุณสมบัติ 'Business Plus' คุณต้องจ่าย 18 เหรียญต่อเดือนสำหรับผู้ใช้ทุกคน และฟีเจอร์นี้รวมทุกอย่างตั้งแต่การประชุม 'Plus' และผู้เข้าร่วม 250 คน การเข้าร่วม และการบันทึก นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับพื้นที่จัดเก็บ 5TB พร้อมด้วยคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง

และหากคุณต้องการอัปเกรดมากกว่านี้ แผน 'องค์กร' จะทำงานได้ดีสำหรับคุณ สำหรับราคาที่แน่นอน คุณต้องแจ้งให้ Google ทราบถึงความต้องการของคุณ ราคาค่อนข้างต่ำสำหรับมูลค่าที่คุณนำมาด้วย Workspace นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันได้สร้างคู่มือ G Suite สำหรับผู้เริ่มต้นเช่นคุณ

Google Workspace (G Suite) เพื่อการศึกษา

G Suite for Education เปลี่ยนเป็น Google Workspace for Education Fundamentals แล้ว เป็นชุดเครื่องมือฟรีที่จะช่วยให้คุณมีพื้นฐานที่ยืดหยุ่นสำหรับการเรียนรู้และการทำงานร่วมกันทั้งหมดของคุณ รุ่น 'พื้นฐาน' ให้บริการฟรีสำหรับสถาบันที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนดเท่านั้น

ราคา Google Workspace เพื่อการศึกษา

นอกจากนี้ยังมีรุ่นอื่นๆ สำหรับผู้เรียนขั้นสูงด้วยราคาที่ต่ำอย่างไม่น่าเชื่อ

อย่างที่คุณเห็น ราคาสำหรับ Google Workspace for Education นั้นน่ายกย่องอย่างไม่ต้องสงสัย รุ่น 'มาตรฐาน' มีค่าใช้จ่ายเพียง $3 ต่อนักเรียนหนึ่งคนตลอดทั้งปี

คู่มือ G Suite: 3 สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างบัญชีใน Google Workspace ให้ฉันบอกคุณ 3 สิ่งที่คุณต้องการ และสิ่งเหล่านี้ได้แก่:

• ชื่อโดเมน: ไม่จำเป็น หากคุณต้องการจดทะเบียนโดเมนกับ Google  
• บัตรเครดิตที่ใช้งานได้: คุณอาจต้องใช้แม้จะทดลองใช้ 14 วัน
• ที่อยู่อีเมลสำรอง: เตรียมที่อยู่อีเมลที่ไม่ใช่ของ G Suite เพื่อความปลอดภัย

ไม่มีชื่อโดเมน? ซื้อใน NameCheap เพราะมีชื่อเฉพาะในราคาที่เหมาะสม ทุกอย่างขึ้นและทำงาน? มาลงชื่อสมัครใช้ Workspace กันเถอะ

คู่มือ G Suite: วิธีลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace

การสร้างบัญชี Google Workspace นั้นง่ายพอๆ กับการสร้างบัญชี Google หรือ Facebook ของคุณ วางเมาส์เหนือหน้าแรกของ Workspace และ 'เริ่มต้น'

ป้อนชื่อธุรกิจของคุณ จำนวนพนักงาน และข้อมูลติดต่อ Google Workspace ยังถามด้วยว่าคุณมีชื่อโดเมนอยู่แล้วหรือต้องการซื้อชื่อใหม่

คุณต้องเชื่อมต่อโดเมนของคุณ ถ้าคุณมีอยู่แล้ว มิฉะนั้น G Suite จะแจ้งให้คุณสร้างชื่อโดเมน จากนั้นกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณ

ตรวจสอบรายละเอียดบัญชีของคุณและดำเนินการชำระเงิน ตอนนี้ Google จะส่งอีเมลยืนยันถึงคุณ ยืนยัน และคุณพร้อม

คู่มือ G Suite: 3 สิ่งที่ต้องทำหลังจากที่คุณลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace

คุณอาจต้องตั้งค่าหน้า Google Workspace หลังจากสิ้นสุดช่วงทดลองใช้ฟรี 14 วัน ไปที่แผงการดูแลระบบของคุณและคลิกที่ไอคอน 'เพิ่มเติม' เพื่อดูหน้า และการตั้งค่าจะต้องการสามสิ่งจากคุณ:

• ยืนยันโดเมนของคุณ: Google จำเป็นต้องยืนยันว่าโดเมนนั้นเป็นของคุณ
• เพิ่มเพื่อนร่วมทีมของคุณ: ไม่จำเป็น แต่คุณต้องเพิ่มผู้ใช้ ไม่ได้คุณ?
• แบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่ม: แบ่งสมาชิกในทีมออกเป็นกลุ่มสำหรับองค์กร

มาทำสามสิ่งนี้ด้วยกันเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

ยืนยันชื่อโดเมนของคุณ

Google จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนการตั้งค่าบัญชีของคุณ เมื่อได้รับแจ้งให้ยืนยันชื่อโดเมนของคุณ คุณจะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

• เข้าสู่ระบบ cPanel
• เพิ่มแท็ก "เมตา" ลงในไซต์ของคุณ (ไม่บังคับ)
• เพิ่มระเบียน MX ที่จัดเตรียมโดย Google

อาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงในการเผยแพร่การตั้งค่า DNS ใหม่ ในกรณีของฉัน ระเบียน DNS มีการเปลี่ยนแปลงภายในครึ่งชั่วโมง ดังนั้นมันอาจแตกต่างกันแน่นอน ในระหว่างนี้ ให้ตั้งค่าลายเซ็น รูปโปรไฟล์ หรือโลโก้ของคุณ และแจ้งให้สมาชิกทราบเกี่ยวกับอีเมลใหม่ของคุณ (ถ้ามี)

เพิ่มผู้ใช้ในพื้นที่ทำงานของคุณ

เลือกชื่อโดเมนของคุณ เปิดเมนู และเลือก 'อีเมล' จากตัวเลือก ไปที่ "เพิ่มหรือนำบุคคลออกจาก Google Workspace" เพื่อเพิ่มผู้ใช้ เลือกบทบาทและคลิก 'เพิ่ม' นั่นคือวิธีเพิ่มเพื่อนร่วมทีมในบัญชี G Suite

สร้างกลุ่มบนพื้นที่ทำงาน

ลงชื่อเข้าใช้บัญชี G Suite แล้วไปที่ "กลุ่ม" ไปที่ 'สร้างกลุ่ม' และตั้งชื่อ การเพิ่มคำอธิบายจะเป็นประโยชน์ คุณยังสามารถตั้งค่าเจ้าของกลุ่มได้หากต้องการ คุณต้องสร้างกลุ่มหลังจากคลิกปุ่ม 'ถัดไป'

ตั้งค่าระบบ Cold Email ของคุณด้วย G Suite Guide

เมื่อคุณลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace แล้ว ก็เป็นเวลาที่เหมาะสมในการตั้งค่าระบบอีเมลเย็นหากต้องการ ดูวิดีโอนี้เพื่อสิ่งนั้น

สรุปเกี่ยวกับคู่มือ G Suite

Google Workspace คือชุดเครื่องมืออันทรงคุณค่าที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในธุรกิจได้อย่างชาญฉลาด แอปเหล่านี้รวมถึงเวอร์ชันอัปเกรดของ Gmail, ไดรฟ์, สคริปต์ของแอป และอื่นๆ เมื่อคุณอยู่ในแดชบอร์ด G Suite คุณจะทำงานร่วมกันและสื่อสารกันได้ทุกที่ทุกเวลา

การแบ่งปันผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณและรับคำติชมจากเพื่อนร่วมงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจของคุณนั้นราบรื่นด้วย Workspace คุณสร้างโปรไฟล์ของบริษัท สร้างโครงการ และวางแผนตามนั้น เหมือนเป็นพื้นที่ทำงานภายในสำหรับธุรกิจของคุณ

คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับ Google Workspace ในที่สุดคุณจะดำเนินธุรกิจอย่างชาญฉลาดด้วยแอพหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง