วิธีจบอีเมลอย่างมืออาชีพ

ความแตกต่างระหว่างการลงท้ายอีเมลและลายเซ็นคืออะไร

ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีการสิ้นสุดอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างการลงชื่อออกจากอีเมลและลายเซ็น

ลายเซ็นคือกลุ่มข้อความที่ปรากฏอยู่ท้ายอีเมลของคุณ

โดยทั่วไปแล้วจะมีชื่อ ตำแหน่งงาน และข้อมูลติดต่อของคุณ แต่อาจมีโลโก้บริษัท รูปถ่ายหน้าตรง หรือแม้แต่คำขวัญส่วนตัวก็ได้

ในทางกลับกัน การลงชื่อออกจากอีเมลคือคำหรือวลีที่คุณใช้เพื่อสรุปข้อความของคุณ มันเป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณเขียนก่อนที่จะกด "ส่ง"

ตัวอย่างเช่น การลงชื่อออกจากอีเมลทั่วไป ได้แก่ "ไชโย" "ขอบคุณ" และ "ขอแสดงความนับถือ"

ลายเซ็นและการลงชื่อออกมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันมาก ลายเซ็นได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้รับมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเพื่อติดต่อกับคุณหรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทของคุณ

การลงชื่อออกจากอีเมลจึงเป็นการสิ้นสุดข้อความของคุณด้วยความสุภาพและเป็นมืออาชีพ

ที่กล่าวว่าไม่มีกฎตายตัวเกี่ยวกับจุดสิ้นสุดของลายเซ็นและการลงชื่อออก ในกรณีส่วนใหญ่ การออกจากระบบของคุณจะอยู่หลังลายเซ็นของคุณ

แต่ถ้าคุณทำให้อีเมลของคุณสั้นและน่าสนใจ การเลือกลงชื่อออกอาจเป็นสองเท่าของลายเซ็นของคุณ

มันขึ้นอยู่กับคุณจริงๆ เพียงจำไว้ว่าลายเซ็นไม่ใช่สิ่งเดียวกับการลงชื่อออก และแต่ละลายเซ็นมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน

ทำไมต้องเรียนรู้วิธีจบอีเมล?

โอเค เราเข้าใจแล้ว คุณกำลังยุ่ง และไม่มีเวลาที่จะทนทุกข์กับการออกจากระบบที่สมบูรณ์แบบสำหรับอีเมลทุกฉบับ

แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรกลบเกลื่อนท้ายข้อความทั้งหมด

คิดถึงครั้งสุดท้ายที่คุณได้รับอีเมลขาย

คุณจำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้มากที่สุด?

เป็นไปได้ว่าไม่ใช่ผลิตภัณฑ์หรือบริการในตัวของมันเอง มันอาจจะเป็นวิธีที่อีเมลทำให้คุณรู้สึก

มันทำให้คุณรู้สึกตื่นเต้นกับความเป็นไปได้หรือไม่? หรือมันทำให้คุณรู้สึกเย็นชาและไม่สนใจ?

วิธีที่คุณสิ้นสุดอีเมลอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการได้รับอีเมล

การลงชื่อออกจากระบบที่ได้รับการคัดเลือกมาเป็นอย่างดีสามารถทำให้คุณดูเป็นมิตรและมีความสัมพันธ์ที่ดี ขณะเดียวกันก็ทำให้ผู้รับรู้สึกซาบซึ้ง ให้เกียรติ และเห็นคุณค่า

ในทางกลับกัน การสิ้นสุดอีเมลที่ไร้ความคิดหรือไม่เหมาะสมอาจทิ้งรสเปรี้ยวไว้ในปากของผู้รับ แม้ว่าข้อความที่เหลือของคุณจะไม่มีปัญหาก็ตาม

กล่าวอีกนัยหนึ่ง วิธีที่คุณสิ้นสุดอีเมลมีความสำคัญ

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? ไม่ต้องกังวล เรามีคุณครอบคลุม

ในส่วนด้านล่าง เราจะให้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสิ้นสุดอีเมลของคุณอย่างมืออาชีพ

วิธีลงท้ายอีเมล 101: พื้นฐาน

คุณมีคำเพียงไม่กี่คำที่จะสร้างความประทับใจและโน้มน้าวให้ผู้อ่านดำเนินการ

ดังนั้น เป็นครั้งที่ 100 การสิ้นสุดอีเมลของคุณมีความสำคัญมากทีเดียว

นอกจากนี้ วิธีที่คุณสิ้นสุดอีเมลสามารถบอกอะไรได้มากมายเกี่ยวกับตัวคุณในฐานะบุคคลและมืออาชีพ

ตัวอย่างเช่น หากคุณลงชื่อออกด้วยคำว่า "ไชโย" เสมอ ผู้คนอาจรู้สึกว่าคุณเป็นคนที่รักความสนุกสนาน

ในทางกลับกัน ถ้าคุณใช้คำว่า “Regards” ตลอดเวลา คนอื่นอาจมองว่าคุณเป็นทางการและสงวนไว้มากกว่า

แน่นอน ไม่มีอะไรผิดปกติกับสิ่งเหล่านั้น แต่สิ่งสำคัญคือต้องระวังว่าผู้อ่านอาจรับรู้การลงชื่อออกจากอีเมลของคุณอย่างไร

ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับทั่วไปบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกลงชื่อออกจากอีเมลของคุณ:

ให้มันสั้นและหวาน

เมื่อสงสัย น้อยแต่มาก การลงชื่อออกควรมีความยาวเพียงไม่กี่คำ อะไรที่ยาวกว่านั้นเสี่ยงฟังดูคุ้นเคยหรือเป็นทางการเกินไป

การลงชื่อออกจากอีเมลที่ดีที่สุดนั้นสั้นและตรงประเด็น ไม่จำเป็นต้องเขียนนิยาย แค่คำง่ายๆ จริงใจก็พอ

สิ่งสำคัญคือคุณต้องหลีกเลี่ยงสิ่งที่คุ้นเคยเกินไป คุณอาจใช้ชื่อจริงกับผู้รับ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณควรลงชื่อออกด้วย

"รัก,

ชื่อของคุณ."

การเป็นมิตรไม่ใช่เรื่องผิด แต่คุณคงไม่อยากถูกมองว่าคุ้นเคยหรือไม่เป็นมืออาชีพเกินไป

เลือกการลงชื่อออกที่เหมาะสมกับสถานการณ์

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในกรณีของการตรวจหาอีเมล คุณต้องการสร้างสมดุลระหว่างความเป็นมิตรและความเป็นมืออาชีพ

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นครั้งแรก อาจไม่ใช่ความคิดที่ดีที่สุดที่จะลงชื่อออกด้วยคำว่า "ไชโย"

คุณอาจต้องการเลือกการลงชื่อออกจากระบบที่เป็นทางการกว่านี้เล็กน้อยแทน เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ดีที่สุด”

แน่นอนว่ากฎนั้นมีข้อยกเว้นอยู่เสมอ หากคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าหรือลูกค้าของคุณ อย่าลังเลที่จะลงชื่อออกจากอีเมล

เพียงให้แน่ใจว่าคุณรู้จักผู้ชมของคุณก่อนที่จะเริ่มคุ้นเคยมากเกินไป

พิจารณาน้ำเสียงของคุณ

ส่วนท้ายของอีเมลควรตรงกับโทนข้อความของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลที่สนุกสนานและสนุกสนาน อาจเป็นการเหมาะสมที่จะลงท้ายด้วยบางอย่าง เช่น “ไชโย” หรือ “ขอให้มีความสุขมาก ๆ ”

ในทางกลับกัน หากคุณกำลังส่งอีเมลที่จริงจังกว่านี้ คุณอาจต้องการลงท้ายด้วยบางอย่างเช่น “ดีที่สุด” หรือ “ขอแสดงความนับถือ”

สิ่งสำคัญที่สุดคือคุณต้องการให้ลงชื่อออกจากอีเมลเพื่อให้เข้ากับโทนข้อความของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณจะพบว่ามีความสม่ำเสมอและเป็นมืออาชีพ

หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ไพเราะ

เป็นเรื่องปกติที่จะเป็นมิตรในอีเมล แต่ไม่จำเป็นต้องลงน้ำ

วลีน่ารักๆ เช่น “กอด!” หรือ “XOXO” สงวนไว้สำหรับการติดต่อส่วนตัวอย่างดีที่สุด ไม่ใช่อีเมลธุรกิจ

และก่อนที่คุณจะพูดว่า "ไม่มีทางที่คนจะทำอย่างนั้นได้จริงๆ" ให้รู้ว่าเราเห็นมาหลายครั้งเกินกว่าที่เราจะนับได้

ดังนั้น เว้นแต่คุณจะส่งอีเมลถึง BFF ด้วยเหตุผลบางอย่าง วิธีที่ดีที่สุดคือหลีกเลี่ยงการใช้วลีที่ไพเราะในการลงชื่อออกจากอีเมลของคุณ

อย่าคิดมาก ท้ายที่สุดแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณดูเหมือนตัวเอง

ดังนั้น อย่ามัวแต่เลือกระบบที่ "สมบูรณ์แบบ" สำหรับอีเมลของคุณ เพียงแค่เลือกสิ่งที่ให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติและเหมาะสมกับสถานการณ์

และด้วยเหตุนี้ เราจะปิดบทความนี้ด้วยตัวอย่างสองสามตัวอย่างการลงชื่อออกจากอีเมลที่คุณสามารถใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้

วิธีที่ดีที่สุดในการสิ้นสุดอีเมล

ตอนนี้เราได้ดูเคล็ดลับทั่วไปสองสามข้อในการเลือกลงชื่อออกจากอีเมลแล้ว มาดูตัวอย่างเฉพาะกัน

อีเมลทางการ:

• ขอแสดงความนับถือ,
• ดีที่สุด,
• ความนับถือ,
• ขอแสดงความนับถือ

คุณจะไม่มีวันผิดพลาดกับการลงชื่อออกจากอีเมลแบบคลาสสิกเหล่านี้ เหมาะสำหรับเกือบทุกสถานการณ์และมั่นใจว่าจะเป็นมืออาชีพและสุภาพ

อีเมลทั่วไปเพิ่มเติม:

• ขอบคุณ,
• ไชโย
• ดูแล,
• มีวันที่ดี,

ส่วนท้ายของอีเมลเหล่านี้ดูธรรมดากว่าเล็กน้อย แต่ก็ยังเหมาะสมกับสถานการณ์ทางธุรกิจส่วนใหญ่

เพียงใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณและหลีกเลี่ยงสิ่งที่อาจดูเหมือนคุ้นเคยเกินไป

อีเมลฝ่ายขาย:

• รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ,
• ขอบคุณที่สละเวลา,
• คุยกันเร็วๆ

การลงชื่อออกเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อเปิดประตูทิ้งไว้เพื่อการสื่อสารต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าและเมื่อพูดถึงการติดตามอีเมลการขาย

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสิ้นสุดอีเมลการขาย เนื่องจากมีความสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างความเป็นมิตรและความเป็นมืออาชีพ ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการในอีเมลการขาย

บรรทัดล่างคือไม่จำเป็นต้องคิดมาก เพียงเลือกการลงชื่อออกจากอีเมลที่ให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติและเหมาะสมกับสถานการณ์

บรรทัดล่างสุด

การสิ้นสุดอีเมลเป็นศิลปะพอๆ กับวิทยาศาสตร์ แต่ด้วยการฝึกฝนเพียงเล็กน้อย คุณจะสามารถจบอีเมลอย่างมืออาชีพได้ในเวลาไม่นาน

มันค่อนข้างง่าย เพียงเลือกการลงชื่อออกจากระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์และมั่นใจได้ว่าจะเป็นมืออาชีพ

และด้วยเหตุนี้ คุณควรมีความเข้าใจที่ดีในการสิ้นสุดอีเมลการขาย อย่าลืมรักษาความเป็นมืออาชีพ สุภาพ และตรงประเด็น

ออกไปที่นั่นแล้วจบอีเมล!

ส่งอีเมลอย่างมีความสุข!