อารมณ์เบื้องหลังอีเมล: วิธีจัดการข้อความที่ท้าทายในช่วงเวลาที่ท้าทาย

ปีนี้ได้โยนพวกเราทั้งหมดเพื่อให้วนซ้ำอย่างน้อยที่สุด จากการระบาดใหญ่ ผลกระทบทางเศรษฐกิจครั้งใหญ่ และความไม่สงบ เราได้รับความท้าทายในหลาย ๆ ด้าน ทั้งในฐานะมนุษย์และในฐานะนักการตลาด

กล่องขาเข้าของอีเมลมักมีความยุ่งเหยิงและถูกกระตุ้นมากเกินไป และนั่นไม่เคยเป็นจริงมากไปกว่านี้ตอนนี้ แต่เรายังต้องสื่อสารกัน—แล้วเราจะทำสิ่งนั้นได้อย่างไรในลักษณะที่มีมนุษยธรรม มีน้ำใจ และอ่อนไหวต่อพื้นที่ที่เราอยู่ทางสังคมในขณะที่ยังเข้าถึงนักเรียน คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ และศิษย์เก่าของเราอย่างมีประสิทธิภาพ

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงรายการที่มีประโยชน์สำหรับการคิดเกี่ยวกับผลกระทบทางอารมณ์ของอีเมลของเรา รวมทั้งให้คำแนะนำในการปรับแต่งข้อความของคุณให้มีส่วนร่วมด้วยความเคารพ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ: เนื้อหาที่เราส่งช่วยให้ผู้ชมของเรารู้สึกว่ามีคนเห็นหรือไม่

นักการตลาดมักคิดว่าอีเมลของเราควรเป็นอีเมลส่วนตัวหรือเป็นมืออาชีพมากกว่ากัน แต่เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราควรพิจารณาว่าเนื้อหาที่เราส่งช่วยให้ผู้ชมรู้สึกอย่างไร อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะตกอยู่ในแนวทางซ้ำๆ กับแพลตฟอร์มดิจิทัลที่มีการโปรโมตมากเกินไปหรือวิธีการ "กระดานข่าว" มากเกินไป

รูปแบบที่เบากว่าที่คุณปรับใช้ได้คือการใช้การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเพื่อสร้างอีเมลฉบับต่อไป จำไว้ว่าเป็นคุณ มนุษย์ ที่เขียนอีเมล แม้ว่าจะในนามของแผนกหรือสำนักงานหรือแบรนด์ของคุณก็ตาม การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณทั้งหมดมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความคุ้นเคยกับสมาชิกของคุณ โดยธรรมชาติแล้ว อีเมลจำนวนมากกำลังลดความเป็นส่วนตัว ดังนั้น เมื่อเราเริ่มต้นจากฐานนั้น เราต้องพยายามและปรับแต่งมันใหม่

บ่อยครั้ง ในฐานะมนุษย์ เมื่อความต้องการของเราถูกมองเห็นและไม่ได้ยิน เรารู้สึกโดดเดี่ยว การจดจำสิ่งนี้เมื่อคุณสร้างข้อความอีเมลฉบับต่อไปสามารถไปได้ไกล โปรดจำไว้ว่า:

• ความเกี่ยวข้อง – ตระหนักถึงความต้องการของผู้อ่านของคุณ
• เป็นของ - คุณจะเสริมความต้องการขั้นพื้นฐานของมนุษย์ได้อย่างไร? คิดย้อนกลับจากอารมณ์ที่คาดหวังหรือต้องการซึ่งแสดงออกมาจากอีเมลของคุณ

แนวคิดบางประการที่นี่: ผู้ชมของคุณรู้สึกโดดเดี่ยวหรือไม่? ระบุวิธีการเชื่อมต่อ บางทีพวกเขาอาจจะรู้สึกท่วมท้น? แบ่งปันเครื่องมือบางอย่างเพื่อช่วยในการจัดการความเครียด

แม้แต่อีเมลธุรกรรมหรืออีเมลบังคับที่อาจจำกัดความคิดสร้างสรรค์ของคุณ เราขอแนะนำให้กระชับและกระชับเพื่อหลีกเลี่ยงการเพิ่มความรู้สึกที่ท่วมท้นและสื่อสารด้วยความเคารพ

บรรทัดด้านล่าง: ในตอนท้ายของวัน พูดเหมือนมนุษย์

Cadence: เราควรส่งบ่อยแค่ไหน?

สำหรับทุกสถาบัน การพิจารณาว่าคุณส่งบ่อยเพียงใด แผนกอื่นๆ กำลังส่งอีเมลบ่อยเพียงใด และการสื่อสารจำนวนนี้จะรู้สึกล้นหลามหรือไม่หากเป็นความสัมพันธ์ของมนุษย์ออฟไลน์

มีข้อแม้ในเรื่องนี้เสมอ ไม่ว่าคุณจะกำลังสื่อสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตารางเรียนในนาทีสุดท้ายหรือสถานการณ์ที่กำลังพัฒนาอย่างรวดเร็วซึ่งอาจต้องอาศัยการอัปเดตอย่างต่อเนื่องอย่างรวดเร็ว

นอกเหนือจากนั้น การสื่อสารทางอีเมลยังสะท้อนถึงประสบการณ์ของมนุษย์ ควรสะท้อนความสัมพันธ์ของมนุษย์ที่ดีต่อสุขภาพ ถอยออกมาแล้วถามว่า “ถ้าฉันได้ยินใครซักคนทุกวัน มันจะรู้สึกช่วยหรือเอาแต่ใจหรือเปล่า”

ถือว่ายุติธรรมที่จะถือว่าผู้ชมของคุณได้รับอีเมลนับร้อยในกล่องจดหมายต่อสัปดาห์ ด้วยพื้นที่ที่แออัด เราขอแนะนำให้คุณหยุดชั่วคราวและประเมินการส่งของคุณด้วยคำถามเหล่านี้:

• สิ่งนี้อยู่ในอีเมลหรือไม่ มีช่องทางอื่นที่เราควรพิจารณาหรือไม่?
• ผู้รับของคุณสามารถอยู่ในรายชื่ออื่นๆ ได้กี่รายการ (ทั่วทั้งสถาบัน)
  • คุณมีกระบวนการหรือเครื่องมือที่จะทราบจำนวนการส่งที่พวกเขาได้รับจากบริษัทของคุณหรือไม่? ถ้าไม่คุณควรหาหนึ่งออก?
• คุณหรือหน่วยงานอื่นพยายามทำซ้ำหรือไม่? คุณสามารถรวมหรือทำงานร่วมกันได้หรือไม่?
• ข้อความนี้ใช้โทนเสียงแบบใดตามเวลาที่ส่ง (เช่นส่งเช้าวันธรรมดาเทียบกับวันหยุดสุดสัปดาห์)

บรรทัดด้านล่าง: กล่องจดหมายที่ไม่ล้นหลามจะสร้างความปรารถนาดีให้กับผู้ชมของคุณได้ อาจเป็นการดีหากคุณใช้ช่วงฤดูร้อนเพื่อดูว่าคุณจะตรวจสอบและประเมินจังหวะของคุณได้อย่างไร

การแบ่งส่วน: ใครจำเป็นต้องได้รับสิ่งนี้และใครสามารถทำได้โดยไม่ต้อง?

การแบ่งกลุ่มเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่จะช่วยให้คุณทราบว่าใครต้องการรับอีเมลของคุณและใครที่สามารถทำได้โดยไม่ต้องทำ ช่วยให้คุณปรับแต่งการส่งตามภูมิศาสตร์ ปีเรียน สาขาวิชา ภูมิศาสตร์ และอื่นๆ ลองนึกถึงกลุ่มเช่นห้องเรียนที่เล็กกว่ามาก ช่วยให้คุณใส่ใจกับความต้องการเฉพาะของผู้ที่คุณส่งถึงด้วยวิธีที่ละเอียดยิ่งขึ้นและใกล้ชิดยิ่งขึ้น และช่วยให้คุณปรับแนวทางของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและอิสระมากขึ้น

คุณยังสามารถปรับแต่งข้อความของคุณตามความสนใจ ผู้มีส่วนร่วม ผู้ที่กำลังติดตาม ใครไม่เปิดอีเมลของคุณ และอื่นๆ โดยรวมแล้ว การแบ่งส่วนทำให้คุณเป็นมนุษย์ ปรับเปลี่ยนตามบุคคล มีความเกี่ยวข้อง และมีน้ำใจกับการส่งทั้งหมดของคุณได้ง่ายขึ้น

บรรทัดล่าง: ยิ่งข้อมูลของคุณเป็นส่วนตัว ตรงไปตรงมา และมีความเกี่ยวข้องมากขึ้นเท่าใด คุณก็จะสร้างความไว้วางใจ ความปรารถนาดี และศรัทธามากขึ้นกับคนที่คุณส่งถึง

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: วิธีเริ่มตั้งค่าเซ็กเมนต์ใน Emma มีดังนี้

การช่วยสำหรับการเข้าถึง: ฉันกำลังพิจารณาทุกวิธีที่ผู้คนอาจได้รับเนื้อหาของเราหรือไม่

ตอนนี้ มาพิจารณาทุกวิถีทางที่ผู้คนใช้อีเมลของคุณ คำถามแรกๆ ที่ควรถามตัวเองคือ “เนื้อหาของฉันสมเหตุสมผลไหมหากไม่มีภาพใดๆ เลย”

การพึ่งพาภาพมากเกินไปอาจทำให้ผู้อ่านที่บริโภคเนื้อหาผ่านโปรแกรมอ่านหน้าจอแปลกแยก บ่อยครั้ง รูปภาพสามารถสื่อความหมายได้มากกว่าข้อความ ดังนั้น หนึ่งในคำแนะนำของเราคือการใช้ข้อความเพื่อแสดงแก่นแท้ของเนื้อหาของคุณ และเพื่อให้เกิดความชัดเจนมากขึ้น และใช้ภาพเพื่อเน้นหรือทำให้บางสิ่งบางอย่างซับซ้อนขึ้น และอย่าลืมเกี่ยวกับการสร้างข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพและสื่อความหมายได้อย่างเหมาะสมเมื่อคุณอ่านออกเสียง

พื้นที่อื่น ๆ ที่ควรพิจารณาการเข้าถึงคือ:

• วิดีโอ – ตรวจสอบคำอธิบายภาพและการถอดเสียงอีกครั้ง บางครั้งการเติมคำบรรยายอัตโนมัติบน Facebook หรือ YouTube ทำให้เกิดข้อผิดพลาด
• กราฟิกโซเชียลมีเดีย – โพสต์ของคุณต้องใช้ภาพ คัดลอก แสดงผล และภาษาประเภทใด
• อะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับ COVID-19 – เนื้อหาที่คุณกำลังแชร์จะทำให้เกิดปฏิกิริยาทางอารมณ์หรือไม่? คุณกำลังส่งข้อความเกี่ยวกับ “โควิด-19” มากมายจนคุณเสี่ยงต่อการทำให้ผู้ชมของคุณอ่อนไหวหรือไม่? การพิจารณานี้ไม่ใช่แนวคิดดั้งเดิมของความสามารถในการเข้าถึง แต่เราควรพิจารณาความเหมาะสมของภาษา ข้อความ และภาพในช่วงเวลาที่มีการแบ่งขั้วและความยากลำบากนี้ และสิ่งที่สิ่งเหล่านี้อาจกระตุ้นการตอบสนองที่กระทบกระเทือนจิตใจหรือทางอารมณ์

บรรทัดล่าง: บางครั้งการช่วยสำหรับการเข้าถึงอาจทำได้ง่ายพอๆ กับการเข้าถึงทุกสิ่งที่เราสร้างขึ้นด้วยความเคารพและมีน้ำใจ แทนที่จะเพิ่มความเร่งด่วนหรือภาษาที่กลัวว่าจะพลาด ให้เลือกบรรเทาความวิตกกังวลและพยายามทำให้ผู้ฟังรู้สึกพิเศษด้วยเนื้อหาที่รอบคอบและเป็นส่วนตัว

ช่องทางการสื่อสาร: อีเมลเป็นสื่อที่เหมาะสมสำหรับข้อความนี้หรือไม่

แม้ว่าอีเมลจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเข้าถึงผู้ชมของคุณ แต่วิธีการสื่อสารอื่นๆ ก็อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน และมักจะทำงานได้ดีที่สุดในการประสานงานระหว่างกัน

ตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยเทนเนสซีส่งแบบสำรวจคำถามง่ายๆ แบบคำถามเดียวไปยังกลุ่มนักศึกษาเพื่อเรียนรู้สถานะของผู้ฟังในช่วงเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ จากนั้นพวกเขาตัดสินใจว่าจะเป็นการดีที่สุดหากคณาจารย์และเจ้าหน้าที่ รวมถึงอธิการบดี ใช้เวลาโทรหานักเรียนแต่ละคนเพื่อดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไร มีคำถามอะไรบ้าง และ UT จะช่วยได้อย่างไร

นั่นเป็นรูปแบบการโต้ตอบที่มีมนุษยธรรมและมีน้ำใจมากกว่าอีเมล แม้ว่าพวกเขาจะสามารถใช้อีเมลเพื่อเริ่มการสนทนากับแบบสำรวจได้

เนื่องจากการระบาดใหญ่กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีที่เราสื่อสารและวิธีดำเนินการของสังคม สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องทำลายกำแพงและค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการแสดงให้ชุมชนของเราในวิทยาเขตและทางออนไลน์ วิธีที่ผู้นำในวิทยาเขตนิยามคำว่า "มืออาชีพ" และ "เหมาะสม" ในปีที่แล้วอาจดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง และเราขอสนับสนุนให้มันดูแตกต่างออกไป

บางคนอาจคิดว่าข้อความตรงจากนักเรียนหรือผู้ปกครองบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียนั้นไม่เหมาะสม แต่ลองคิดใหม่ว่า: คุณเพิ่งได้รับโอกาสในการเชื่อมต่อ! แม้ว่าจะไม่เหมาะจากมุมมองของเวิร์กโฟลว์การสนับสนุน คุณยังสามารถเชื่อมโยงพวกเขากับบุคคลที่เหมาะสมได้

คุณยังสามารถใช้แนวทางส่วนตัวนี้กับอีเมลของคุณ กระตุ้นให้สมาชิกตอบกลับคำถามเฉพาะ ไม่ใช่แค่ใช้การอัปเดตล่าสุดของคุณเท่านั้น

โซนความสะดวกสบายมีความสำคัญ และแนวทางนี้แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงในห้องเรียนดิจิทัล แต่ถ้าเป้าหมายคือการสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของ นั่นอาจต้องเริ่มในแพลตฟอร์มอื่นเพื่อให้อีเมลทำงานในลักษณะที่จำเป็น

บรรทัดล่าง: สร้างเว็บการเชื่อมต่อที่เหนียวแน่นข้ามแพลตฟอร์มเพื่อพยายามเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณทุกที่ที่พวกเขารู้สึกสบายใจและทุกที่ที่รู้สึกว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับพวกเขา

สรุป

แม้ว่าอีเมลจะเป็นกลยุทธ์และเครื่องมือสื่อสารดิจิทัล แต่เราทุกคนยังคงหยั่งรากลึกในความเป็นมนุษย์เดียวกันและเป้าหมายที่เรามีสำหรับสถาบันของเรา แก่นของความเป็นมนุษย์และความเห็นอกเห็นใจควรเป็นแนวทางในการติดต่อกับผู้คนในช่วงเวลานี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งทางอีเมล

เราหวังว่าโพสต์นี้ (รวบรวมอย่างเรียบร้อยในรายการตรวจสอบ PDF ที่สามารถพิมพ์ได้ด้านล่าง) จะเป็นประโยชน์ในขณะที่เราทุกคนพยายามแสดงให้เห็นในรูปแบบดิจิทัลและในชีวิตจริงในฐานะมนุษย์เป็นอันดับแรกและนักการตลาดเป็นอันดับสอง