เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมล: ทำความเข้าใจว่าทำไมและทำไม

เมื่อรายชื่ออีเมลของคุณเติบโตขึ้น การส่งข้อความที่เกี่ยวข้องถึงสมาชิกทุกคนจะกลายเป็นเรื่องท้าทาย

ไม่เพียงเท่านั้น แต่คุณต้องส่งอีเมลออกในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้สมาชิกไม่หมดความสนใจในแบรนด์ของคุณ

หากรายชื่ออีเมลของคุณยังอยู่ในช่วงเริ่มต้น คุณสามารถส่งข้อความด้วยตนเองได้ง่ายๆ แต่เมื่อคุณสร้างรายการแล้ว ให้รู้ว่าอีเมลของคุณจะใช้เวลานานขึ้นมาก

นั่นเป็นสาเหตุที่เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลมีประโยชน์

เวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติของอีเมลคืออะไรและเหตุใดจึงทำงาน

หากรายชื่อสมาชิกของคุณถึงระดับเบฮีมอธแล้ว คุณก็ทราบเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของอีเมลอยู่แล้ว

บางท่านอาจจะยังไม่มา นี่คือสิ่งที่ระบบอัตโนมัติคืออะไร

เวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติคือชุดของอีเมลที่ส่งเมื่อมีการทริกเกอร์ ซึ่งทริกเกอร์เหล่านี้จะขึ้นอยู่กับข้อมูลของสมาชิก เช่น พฤติกรรม หรือตำแหน่งของพวกเขาในวงจรชีวิตของลูกค้า

ที่มา: Emma

เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลประสบผลสำเร็จด้วยเหตุผลหลายประการ: ไม่เพียงแต่ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการแบบวันต่อวันเท่านั้น แต่ยังช่วยรับประกันว่าคุณกำลังส่งเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณตั้งค่า กำหนด และเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์แล้ว งานของคุณก็เสร็จสิ้น ซอฟต์แวร์ของคุณจะทำทุกอย่างเมื่อสมาชิกของคุณเรียกใช้แคมเปญ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติ

หากคุณเคยขลุกอยู่ในขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติของอีเมลมาก่อน คุณจะรู้ว่ามันไม่ง่าย คุณจะไม่สามารถสร้างแคมเปญต้อนรับแล้วเรียกมันว่าวัน ต้องมีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายประการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแต่ละข้อมีไว้เพื่อช่วยคุณออกแบบเวิร์กโฟลว์ตามความต้องการของสมาชิก ไม่ใช่ของคุณเอง

ฝึกสุขอนามัยรายการอีเมลที่เหมาะสม

สุขอนามัยรายการอีเมลเป็นอย่างมาก สิ่งสำคัญคือต้องไม่ส่งเนื้อหาไปยังสมาชิกที่ไม่ได้ใช้งาน ข้อควรจำ: อาจมีคนป้อนที่อยู่อีเมลในแบบฟอร์มของคุณ แต่ไม่ได้หมายความว่ามีการใช้งานอยู่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการของคุณเป็นปัจจุบัน ปลอดจากสมาชิกที่ไม่ได้ใช้งาน และชัดเจนจากผู้ที่ไม่ต้องการข้อความจากคุณ

บุคคลส่วนใหญ่ไม่มีปัญหาในการยกเลิกการสมัครจากรายการ คนอื่นก็จะไม่ทำงาน แทนที่จะรอให้พวกเขาทำเครื่องหมายข้อความของคุณว่าเป็นสแปม ให้ส่งอีเมลถามพวกเขาว่าต้องการลบหรือไม่

ที่มา: อีเมลที่ดีจริงๆ

ทำให้แคมเปญของคุณเข้าถึงได้

ผู้คนหลายล้านคนทั่วโลกประสบกับความบกพร่องที่ส่งผลต่อความสามารถในการอ่านหรือแยกแยะเนื้อหาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณได้

อะไรทำให้เข้าถึงอีเมลได้ เพื่อนของเราที่ Campaign Monitor ได้รวบรวมรายการข้อกำหนดการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่สะดวกสำหรับคุณโดยเฉพาะ

ที่มา: Campaign Monitor

เน้นสร้างสัมพันธ์

แต่ละเวิร์กโฟลว์ควรเน้นที่การสร้างความสัมพันธ์กับสมาชิกของคุณ

การสื่อสารทางอีเมลทำให้สมาชิกของคุณได้รับการสื่อสารแบบตัวต่อตัว ซึ่งไม่สามารถทำได้ผ่านช่องทางการตลาดอื่นๆ

ต่อไปนี้คือบางวิธีในการมุ่งเน้นที่การสร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้อ่านแต่ละคน:

• เพิ่มการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ

• แคมเปญตามกลุ่มความเกี่ยวข้อง

• สร้างแคมเปญที่ตรงเป้าหมาย

ที่มา: Campaign Monitor

ประเภทของเวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติที่คุณควรใช้

อีเมลต้อนรับอัตโนมัติเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการขอบคุณสมาชิกใหม่ แต่นั่นเป็นเพียงส่วนเล็กของเวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติ มีอีเมลทริกเกอร์ที่แตกต่างกันหลายสิบฉบับที่ช่วยลดความซับซ้อนในการสื่อสารของคุณ และทำให้มั่นใจว่าแบรนด์ของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายที่มีผู้คนหนาแน่น

อีเมลตามข้อมูล

แม้ว่าเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลจำนวนมากจะขึ้นอยู่กับการกระทำและพฤติกรรมของสมาชิกของคุณ การทำงานอัตโนมัติของอีเมลตามข้อมูลก็มีความสำคัญเช่นเดียวกันที่จะรวมไว้ในกล่องเครื่องมือของคุณ อีเมลที่ใช้ข้อมูลมักใช้ข้อมูล เช่น วันเกิดของสมาชิกหรือวันที่เข้าร่วม (เพื่อเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญโดยเฉพาะ)

อีเมลอัตโนมัติเหล่านี้ยอดเยี่ยมเพราะแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าคุณใส่ใจกับพวกเขา พวกเขายังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าแต่ละรายต่อไป

ที่มา: อีเมลที่ดีจริงๆ

อีเมลเปิดใช้งานใหม่

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด คุณเข้าใจดีอยู่แล้วว่าอีเมลการเปิดใช้งานใหม่หรือการมีส่วนร่วมใหม่มีความสำคัญต่อการรักษาสมาชิกของคุณอย่างไร เมื่อสมาชิกไม่มีการใช้งาน การพยายามดึงดูดพวกเขาให้กลับมามีส่วนร่วมอีกครั้งจะคุ้มค่ากว่าการพยายามเปลี่ยนพวกเขาเสมอ

อีเมลการเปิดใช้งานใหม่สามารถตั้งค่าให้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลได้โดยการกำหนดทริกเกอร์ตามเวลา

ตัวอย่างเช่น หากผู้สมัครสมาชิกใช้งานอีเมลของคุณเป็นเวลา 6 เดือนโดยไม่ได้มีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณ ให้ลองส่งข้อความการเปิดใช้งานใหม่ — เช่นตัวอย่างด้านล่างจาก Prezi อีเมลของพวกเขาได้รับการออกแบบมาเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและทำให้พวกเขาโต้ตอบได้อีกครั้ง

ที่มา: อีเมลที่ดีจริงๆ

อีเมลรถเข็นที่ถูกละทิ้ง

อีเมลรถเข็นที่ถูกละทิ้งเป็นอีกหนึ่งตัวอย่างที่ดีของเวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติที่คุณควรใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป้าหมายหลักของคุณคืออีคอมเมิร์ซ ในปี 2019 อีเมลรถเข็นที่ถูกละทิ้งได้รับอัตราการเปิดเฉลี่ยมากกว่า 43% และอัตราการแปลงเฉลี่ยมากกว่า 8%

โปรดจำไว้ว่า อีเมลเหล่านี้ควรได้รับการออกแบบให้เป็นตัวช่วยเตือนความจำที่เป็นประโยชน์ พวกเขาไม่ควรเร่งรีบ นั่นเป็นวิธีที่แน่นอนในการถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

ที่มา: อีเมลที่ดีจริงๆ

การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

หากคุณกำลังพิจารณาเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมล ทีมของคุณอาจกำลังทำงานกับซอฟต์แวร์ที่ให้เครื่องมือนี้แก่คุณ

แม้ว่าซอฟต์แวร์การตลาดแต่ละรายการจะมีวิธีการที่แตกต่างกันเล็กน้อย แต่ขั้นตอนในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ก็ค่อนข้างใกล้เคียงกัน

เราจะใช้ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลของ Emma เพื่อแสดงวิธีการดำเนินการ

1. วางแผนออก

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมล ให้จัดวางทั้งหมดบนกระดาษ แม้ว่าขั้นตอนนี้อาจดูเหมือนเป็นขั้นตอนเพิ่มเติมที่น่าเบื่อ แต่ก็จะช่วยให้คุณเสร็จสิ้นกระบวนการก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานจริง

เริ่มต้นด้วยปากกาและกระดาษ จัดทำแผนภูมิแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ของคุณและดูว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของแคมเปญอย่างไร ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การสร้างความสนใจในตัวสินค้า คอนเวอร์ชั่น หรือการสร้างการรับรู้ถึงแบรนด์

ที่มา: Delivra

2. สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่

เมื่อคุณเตรียมแผนของคุณพร้อมแล้วก็ถึงเวลาทำงาน เริ่มต้นด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ สำหรับผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของ Emma ให้ไปที่แท็บ "การทำงานอัตโนมัติ" แล้วคลิกปุ่ม "สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่"

เมื่อคุณเริ่มต้นกระบวนการแล้ว ให้ตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณและเลือกผู้ชมว่าเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลนี้จะมีผลบังคับ

3. เลือกเหตุการณ์ทริกเกอร์ของคุณ

เมื่อคุณกำหนดข้อมูลข้างต้นแล้ว คุณสามารถเลือกเหตุการณ์ทริกเกอร์เพื่อเริ่มต้นอีเมลฉบับแรกได้ เหตุการณ์ทริกเกอร์มักจะรวมถึง:

• ลงทะเบียน: เมื่อมีคนใหม่ลงทะเบียนผ่านแบบฟอร์มหรือการรวมระบบอื่น ๆ

• ตามวันที่: วันที่เฉพาะที่จัดเก็บไว้ในบันทึกของผู้ติดต่อ

• เปลี่ยนฟิลด์: เมื่อผู้ใช้ของคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลภายในบันทึกของพวกเขา

• การคลิกลิงก์: เมื่อมีคนคลิกลิงก์เฉพาะในแคมเปญของคุณ

ที่มา: Emma

คุณอาจเลือกที่จะจบขั้นตอนการทำงานที่นี่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลที่คุณกำลังดำเนินการ หากเป็นกรณีนี้ คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนที่ห้าได้

อย่างไรก็ตาม หากเป็นเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลหลายขั้นตอน ให้ย้ายไปที่ขั้นตอนที่สี่

4. การเพิ่มสาขาเวิร์กโฟลว์

เมื่อสมาชิกเข้าสู่เวิร์กโฟลว์แบบหลายขั้นตอน คุณจะต้องเพิ่มสาขาเพื่อกำหนดขั้นตอนต่อไปในกระบวนการ

คุณอาจตัดสินใจรวมขั้นตอนการรอที่อนุญาตให้สมาชิกมีเวลาโต้ตอบกับข้อความของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณมี จากนั้น คุณสามารถเพิ่มสาขาที่แบ่งกลุ่มสมาชิกของคุณเป็นผู้ที่โต้ตอบและผู้ที่ไม่ได้ ผู้ที่ทำอาจถูกส่งการยืนยันง่ายๆ ในขณะที่ผู้ที่ไม่ได้รับอาจส่งข้อเสนอติดตามผล

5. เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ของคุณ

สุดท้าย เมื่อคุณทำเวิร์กโฟลว์ระบบอัตโนมัติของอีเมลเสร็จแล้ว คุณจะต้องเปิดใช้งาน ซึ่งอาจทำได้ง่ายเพียงแค่คลิก “เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์” หรือ “บันทึกเวิร์กโฟลว์”

สรุป

เวิร์กโฟลว์อีเมลอัตโนมัติช่วยให้คุณจัดระเบียบและส่งอีเมลที่ถูกต้องไปยังผู้อ่านของคุณ ที่สำคัญที่สุดคือช่วยให้แบรนด์ของคุณมีความเกี่ยวข้องและสมาชิกของคุณมีส่วนร่วม

ตัวอย่างบางส่วนของเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลที่คุณควรใช้ ได้แก่:

• อีเมลตามข้อมูล

• อีเมลเปิดใช้งานใหม่

• อีเมลรถเข็นที่ถูกละทิ้ง

พร้อมที่จะเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของอีเมลแล้วหรือยัง กำหนดเวลาการสาธิตสดของคุณวันนี้