4 สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการตรวจสอบเครดิตของพนักงาน

การตรวจสอบเครดิตเป็นการประเมินสุขภาพทางการเงินของคุณเป็นหลัก นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับอันดับเครดิตซึ่งเป็นสิ่งสำคัญหากคุณวางแผนที่จะรับจำนองหรือสินเชื่อรถยนต์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สถานะเครดิตของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดแม้ในขณะที่กำลังมองหางาน นายจ้างบางรายจะขอตรวจสอบเครดิตเพื่อพิจารณาว่าบันทึกเครดิตของพนักงานนั้นดีหรือไม่ มันทำให้นายจ้างเห็นตัวอย่างการจัดการทางการเงินและนิสัยของคุณที่ส่วนอื่น ๆ ของใบสมัครของคุณอาจไม่เปิดเผย การตรวจสอบเครดิตจะวิเคราะห์ประวัติการชำระเงิน สถานที่ ชื่อ การล้มละลาย และหนี้สินของคุณ

ตอนนี้คุณอาจถามว่า การตรวจสอบเครดิตเหล่านี้มีความสำคัญหรือไม่? ใช่แล้ว เพราะมันมีประโยชน์ในการป้องกันการฉ้อโกง คุณไม่ต้องการให้ผู้ต้องสงสัยเข้ามามีบทบาทในองค์กรของคุณและก่อให้เกิดปัญหาในอนาคต ดังนั้นการตรวจสอบเครดิตจึงเป็นการดำเนินการอย่างรอบคอบโดยนายจ้างหรือสถาบันใดก็ตามที่อาจร้องขอ

อย่างไรก็ตาม หากคุณตรวจสอบเครดิต ให้ตระหนักว่าต้องมีการปฏิบัติตามกระบวนการโดยขึ้นอยู่กับว่าคุณอาศัยอยู่ที่ไหนและกฎหมายของรัฐ ควรขอตรวจสอบเครดิตตามเงื่อนไขเฉพาะ ที่กล่าวว่านี่คือบางส่วนของสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำโดยทั่วไปของการตรวจสอบเครดิต

การตรวจสอบเครดิตของพนักงาน

1. ไม่เลือกปฏิบัติ

ตอนนี้ สำหรับรายงานใดๆ ที่จะสร้างภาพที่ถูกต้อง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนี้ไม่ได้เลือกปฏิบัติกับใครก็ตามตามเพศ สีผิว สัญชาติ ศาสนา หรือความทุพพลภาพ จำเป็นที่พนักงานทุกคนต้องได้รับการจัดอันดับในสนามแข่งขันที่เท่าเทียมกัน ไม่มีใครควรมีสิทธิที่จะเลือกปฏิบัติต่อผู้อื่น

จุดเน้นของรายงานเครดิตไม่ใช่เพื่อแยกย่อยตัวแปรเหล่านี้ทั้งหมด เป้าหมายควรเป็นการประเมินสุขภาพทางการเงินของแต่ละบุคคล หากคุณยอมให้การเลือกปฏิบัติแทรกซึมกระบวนการของคุณ คุณเสี่ยงที่จะได้รับการประเมินที่มีอคติ ดังนั้น หากบริษัทของคุณมีการเลือกปฏิบัติ คุณอาจถูกฟ้องและถูกลงโทษเนื่องจากการกระทำดังกล่าว

2. พิจารณากฎหมายที่เกี่ยวข้อง

โดยปกติ กฎหมายของรัฐอนุญาตให้นายจ้างดำเนินการตรวจสอบประวัติพนักงาน เนื่องจากมีความจำเป็นในการป้องกันการฉ้อโกง อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องพิจารณากฎหมายหรือข้อบังคับเฉพาะเกี่ยวกับการตรวจสอบเครดิตเหล่านี้ กฎหมายเหล่านี้แนะนำนายจ้างเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการดำเนินการตรวจสอบเครดิตที่เหมาะสม

โปรดจำไว้ว่า เมื่อทำการตรวจสอบเครดิต มีโอกาสที่คุณอาจพบข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นกฎหมายเหล่านี้จึงกำหนดพารามิเตอร์ที่สามารถปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานได้ในระดับหนึ่ง ข้อจำกัดเหล่านี้จำเป็นสำหรับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้นไม่ว่าคุณจะตรวจสอบประวัติอะไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้อยู่ภายใต้ขอบเขตของกฎหมาย มันไม่เหมาะที่คุณจะทำสิ่งผิดกฎหมายและละเมิดความเป็นส่วนตัวของผู้อื่นเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว โปรดทราบว่ามีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับสิ่งที่คุณได้ทำ นอกจากนี้ คุณควรให้ความสนใจกับการกระทำอื่นๆ ที่อาจส่งผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมต่อวิธีการตรวจสอบเครดิตที่ควรจะทำ

3. แจ้งหน่วยงานเครดิตหรือบริษัท

โดยปกติ บริษัทจะจ้างงานนี้ให้กับบริษัทสินเชื่อมืออาชีพในพื้นที่ของคุณ เช่น Softpullsolutions.com ซึ่งเป็นพันธมิตรกับสำนักสินเชื่อรายใหญ่ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลเครดิตส่วนบุคคลได้ ในทำนองเดียวกัน บริษัทสินเชื่อเหล่านี้ยังทำงานตามกฎระดับชาติหรือระดับรัฐที่จัดตั้งขึ้น เนื่องจากการตรวจสอบเครดิตมีข้อมูลส่วนตัว ดังนั้น หน่วยงานที่ดำเนินการตรวจสอบภูมิหลังจำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังดำเนินการดังกล่าวในลักษณะที่เป็นไปตามข้อกำหนด ดังนั้น คุณต้องแสดงหลักฐานว่าสมาชิกในทีมได้อนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรให้คุณดำเนินการทดสอบต่อไป แต่คุณต้องพิสูจน์ด้วยว่าใบสมัครของคุณเป็นไปตามข้อกำหนด Fair Credit Reporting Act (FCRA) หรือกฎหมายที่คล้ายคลึงกันที่เกี่ยวข้องกับภูมิภาคของคุณ

4. ให้คำบอกกล่าวแก่ผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นพนักงานหรือสมาชิกในทีม

สิ่งนี้ไม่น่าแปลกใจเลย ก่อนอื่นคุณต้องแจ้งสมาชิกในทีมเพื่อแจ้งรายละเอียดความตั้งใจที่จะขอตรวจสอบเครดิต โปรดทราบว่าความโปร่งใสสร้างความไว้วางใจ นอกจากนี้ คุณควรได้รับการเตือนว่าเนื่องจากเรื่องนี้เป็นเรื่องร้ายแรง คุณต้องปฏิบัติตามกระบวนการนี้อย่างขยันขันแข็ง เราควรจำไว้ว่าการตรวจสอบเครดิตเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการประเมินอดีตของบุคคลอย่างละเอียด ดังนั้นจึงควรแจ้งพวกเขาก่อนและรอการอนุมัติ

ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องการอนุมัติดังกล่าวเป็นบันทึก รัฐส่วนใหญ่เห็นอกเห็นใจเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและอาจตรวจสอบเป็นประจำว่าขั้นตอนของคุณเป็นไปตามกฎและข้อบังคับหรือไม่ จะเป็นการดีที่จะให้พวกเขารู้ว่ากระบวนการทำงานอย่างไรและรายละเอียดใดที่คุณต้องการในการตรวจสอบเครดิตนั้น โดยทั่วไปแล้ว คนส่วนใหญ่ทราบและเข้าใจว่าบริษัทต่างๆ อาจจำเป็นต้องทำการตรวจสอบภูมิหลังเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ ดังนั้นพวกเขาจึงอาจไม่ปฏิเสธ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีเหตุผลดีๆ อยู่เบื้องหลังคำขอของคุณ

ห้ามตรวจสอบเครดิตของพนักงาน

1. พึ่งพารายงานเท่านั้น

แม้ว่ารายงานเครดิตจะเป็นภาพรวมที่ดีของสถานะทางการเงินของแต่ละบุคคล แต่คุณไม่ควรเชื่อถือรายงานดังกล่าวเป็นแหล่งข้อมูลเพียงอย่างเดียว คุณควรตระหนักว่ามีหลายเหตุผลที่คนอาจมีคะแนนไม่ดี มีหลายกรณีที่พวกเขามีสถานการณ์ทางการเงินที่ไม่แข็งแรงและการจัดการเงินที่ไม่ดี อย่างไรก็ตาม ยังมีความเป็นไปได้ที่จะมีการรายงานข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างดำเนินการ หรือบางทีบุคคลนั้นอาจประสบเหตุการณ์ที่เปลี่ยนแปลงชีวิตซึ่งสร้างความหายนะให้กับการเงิน ทำให้พวกเขาล้มละลายและผิดนัดชำระหนี้

รายงานเครดิตอาจไม่เพียงพอสำหรับคุณในการสรุปผล มันสามารถทำหน้าที่เป็นปัจจัยเพิ่มเติมเท่านั้น มีปัจจัยอื่นๆ มากมายที่คุณต้องพิจารณาก่อนตัดสินใจว่าคุณจะยังจ้างบุคคลนี้อยู่หรือไม่ หากคุณกำลังจะตัดสินใจ คุณต้องแน่ใจว่าการตัดสินใจนั้นมีความรอบรู้และปราศจากข้อผิดพลาดและอคติ

2. ปฏิเสธโดยไม่มีคำอธิบาย

ตาม FCRA หากคุณกำลังจะปฏิเสธสมาชิกในทีมเนื่องจากรายงานเครดิตของพวกเขา คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ ไม่ใช่เรื่องผิดที่จะเลิกจ้างใครบางคนตามรายงานเครดิตของพวกเขา แต่คุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบว่าทำไม คุณควรจัดเตรียมบทสรุปของรายงานเครดิตและให้โอกาสพวกเขาในการอธิบายตนเอง การทำเช่นนี้ คุณจะสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณเคารพพวกเขา และคุณต้องการให้ทุกอย่างโปร่งใสที่สุด

โปรดจำไว้ว่า มีบางกรณีที่รายงานข้อผิดพลาดเกิดขึ้นกับรายงานเครดิตเหล่านี้ ดังนั้นบุคคลจะต้องได้รับโอกาสในการยืนยันว่าข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้อง อย่าลืมว่ารายงานของคุณต้องปราศจากการเลือกปฏิบัติ เนื่องจากผู้ที่อาจเป็นสมาชิกในทีมอาจฟ้องร้องคุณได้หากพบว่ามีคนบิดเบือนข้อมูล

3. ประกาศการดำเนินการที่ไม่พึงประสงค์

จำเป็นที่คุณจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงสิทธิ์ในการโต้แย้งคะแนนรายงานเครดิตหากพบว่าไม่ถูกต้อง อย่าปิดบังข้อมูลสำคัญนี้ เพราะเป็นส่วนหนึ่งของสิทธิ์ที่จะรู้ทุกอย่าง นอกจากนี้ ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของพวกเขาเป็นเดิมพัน ดังนั้น ให้ประโยชน์จากข้อสงสัยกับพวกเขา และให้พวกเขาพิสูจน์ว่าพวกเขาไม่ใช่สิ่งที่รายงานเครดิตระบุ ให้รายละเอียดของหน่วยงานที่ดำเนินการตรวจสอบเครดิตและแจ้งที่อยู่ อีเมล และรายละเอียดการติดต่ออื่นๆ โปรดทราบว่าพวกเขายังมีสิทธิ์ขอสำเนารายงานเครดิตของตนภายใน 60 วันนับจากวันที่เผยแพร่ ทำให้ชัดเจนว่าพวกเขามีสิทธิ์ที่จะปกป้องตัวเองหากพวกเขาเชื่อว่ามีความคลาดเคลื่อนในรายงานสินเชื่อที่เผยแพร่

4. ลืมทิ้งเอกสาร

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ทุกครั้งที่คุณใช้รายงานเครดิตเหล่านี้เสร็จ และเมื่อคุณมั่นใจว่าไม่ต้องการใช้แล้ว ให้ทำลายหรือกำจัดทิ้งอย่างปลอดภัย สาเหตุหลักมาจากความปลอดภัย คุณไม่ต้องการให้คนอื่นได้รับรายละเอียดส่วนบุคคลเหล่านี้เกี่ยวกับสมาชิกในทีมคนหนึ่ง ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดหากคุณกำจัดทิ้งทันทีหลังการใช้งาน

คุณสามารถทำได้โดยการทำลายเอกสารหรือเบิร์นสำเนาเอกสารและลบไฟล์ดิจิทัลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีร่องรอยของเอกสารเหล่านั้นในไฟล์ของคุณ อย่างไรก็ตาม อย่าประมาทกับการกำจัดสิ่งของเหล่านี้ หลังจากตรวจสอบรายงานสินเชื่ออย่างละเอียดแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำจัดทิ้งอย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบทางกฎหมายอันเนื่องมาจากการละเมิดกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

บทสรุป

เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ที่จะดำเนินการตรวจสอบเครดิตซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้างานนี้ทำให้พนักงานที่คาดหวังต้องรับผิดชอบทางการเงินสำหรับบริษัท เป็นเรื่องถูกต้องที่บริษัทจะตรวจสอบภูมิหลังทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นเชื่อถือได้และมีความซื่อสัตย์ในการจัดการด้านการเงินหรือไม่

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณดำเนินการตรวจสอบเครดิตเหล่านี้ จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมายหรือกฎหมายเฉพาะเกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าวเสมอ คุณควรขอความยินยอมจากบุคคลที่เกี่ยวข้องก่อนเสมอและรอการอนุมัติก่อนดำเนินการต่อ ปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับเสมอ ปฏิบัติตามกระบวนการและเคารพสิทธิของบุคคลทุกคน พึงระลึกไว้เสมอว่ามีวิธีที่เหมาะสมในการทำสิ่งต่าง ๆ โดยไม่กระทบต่อชื่อเสียงของบริษัทของคุณ