การจัดการธุรกรรมดิจิทัล: เอกสารทั้งหมดที่คุณสามารถ dematerialize

คำว่า "การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล" เป็นสำนวนที่ได้ยินซ้ำๆ ในทุกที่ ในสาขาและบริบทที่หลากหลายที่สุด นอกจากนี้ยังเป็นสโลแกนที่ไม่มีความหมายในการปฏิบัติงาน

ในทางตรงกันข้าม ธุรกิจใดๆ ที่เป็นและต้องเป็นขอบเขตของความ สามารถใน การ ดำเนิน การ ดังนั้น การปฏิวัติทางดิจิทัลจึงต้องแปลเป็นการ ปรับปรุงกระบวนการที่เป็นรูปธรรม การทำให้เข้าใจง่าย การออม การขยายโอกาส และการเปลี่ยนแปลงทางความคิดที่แท้จริงภายในบริษัท ในทุกระดับ กล่าวอีกนัยหนึ่ง: “การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล” จะต้องกลายเป็น “ วุฒิภาวะทางดิจิทัล ”

และขั้นตอนพื้นฐานที่เป็นรูปธรรมและขาดไม่ได้ในการเติบโตนี้คือ ระบบ Digital Transaction Management (DTM)

DTM เป็น หมวดหมู่บริการที่หลากหลายมากซึ่งสร้างขึ้นเพื่อจัดการธุรกรรมทางเอกสารแบบดิจิทัล และผ่านการ ประมวลผลแบบคลาวด์

สาขานี้กว้างใหญ่อย่างที่คุณจินตนาการได้: ตั้งแต่ ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ไปจนถึง การโอนเอกสาร (ภายในหรือภายนอกบริษัท) จาก การรับรอง การรับรองความถูกต้อง และการเก็บถาวรแบบ dematerialized ; ตั้งแต่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ไปจนถึงแง่มุมทางกฎหมายของ " การไม่ปฏิเสธ " ไปจนถึง การเรียกดูร่วมกัน ระหว่างบริษัทและลูกค้า...และอีกมากมาย

ในการตอบคำถาม " ฉันสามารถแปลงเอกสารอะไรเป็นดิจิทัลได้ด้วยโซลูชัน DTM " คำตอบนั้นตรงไปตรงมามาก: " อาจเป็นทั้งหมด "

อย่างไรก็ตาม ในโพสต์นี้ เราตัดสินใจแยก 3 พื้นที่เฉพาะ ที่เรารู้สึกว่าเป็นศูนย์กลางในการทำงานประจำวันของบริษัทและขั้นตอนการดำเนินงานของบริษัท และครอบคลุมขอบเขตที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เรากำลังหมายถึงการ เก็บถาวรเอกสาร การรับรองความถูกต้อง และ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และสุดท้ายคือทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับ โฟล ว์เอกสารภายในภายในแผนกทรัพยากรบุคคล

พูดทันที: สิ่งเหล่านี้เป็นด้านชี้ขาดสามด้านที่มีจุดทับซ้อนกันและ การบูรณาการ หลายจุด (คำที่เราต้องจำไว้เสมอเมื่อเราพูดถึงการแปลงเป็นดิจิทัล!)

ก่อนที่เราจะวิเคราะห์สามประเด็นนี้ เรามาทบทวนข้อดีและ ข้อเสนอ Digital Transaction Management กันอย่างรวดเร็ว นั่นคือสิ่งที่เราจะทำในหัวข้อถัดไป

ประโยชน์ของข้อเสนอการจัดการธุรกรรมดิจิทัล

มีประโยชน์และโอกาสมากมายที่เกิดจากการนำระบบ DTM ไปใช้ในวงกว้าง มารวบรวมประเด็นหลักสองสามข้อ:

1. ประหยัดค่าใช้จ่าย : เนื่องจากลดต้นทุนการพิมพ์ การส่งจดหมาย การเก็บถาวร และการรับรอง (และบุคลากรที่เกี่ยวข้อง)

2. ประหยัดเวลา : แง่มุมที่ใช้งานง่ายเมื่อต้องเปลี่ยนจากแอนะล็อกเป็นดิจิทัล ลองนึกถึงความแตกต่าง เช่น ระหว่างการส่งและการเซ็นสัญญาทางไปรษณีย์กับการทำแบบดิจิทัลจากระยะไกลแทน ข้อควรสนใจ: การประหยัดเวลาไม่เพียงแต่สำหรับบริษัทและพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วย และนี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับชื่อเสียง ประสบการณ์ของลูกค้า และความภักดี

3. ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น : ด้วย DTM ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพ การสูญหายหรือเสียหายระหว่างการถ่ายโอน การจัดการ และการรั่วไหลของข้อมูลหรือการสูญเสียโดยทั่วไปจะลดลง ทุกอย่างยังคงติดตามได้อย่างสมบูรณ์แบบ เรียกกลับ และตรวจสอบได้ รวดเร็วและเป็นธรรมชาติ แน่นอนว่าสิ่งนี้เป็นจริงเมื่อโครงสร้างพื้นฐานเป็นแบบคลาวด์

4. ความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาด : คุณสมบัติสองประการที่ได้รับโดยตรงจากสถาปัตยกรรม Cloud Computing ซึ่งระบบ DTM ถูกสร้างขึ้นเสมอ คุณลักษณะเหล่านี้จำเป็นต่อการเอาชนะความท้าทายของระบบนิเวศในปัจจุบัน ซึ่งมีความลื่นไหลและรวดเร็วมาก และจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงการสะดุดและคอขวดในจุดใด

5. การบูรณาการกับระบบ CRM และ CCM : นี่คือศูนย์กลางอย่างแท้จริง บริษัทไร้กระดาษเป็นบริษัทที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดของเสีย เพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่าย ดำเนินการได้เร็วขึ้น และทำให้กระบวนการภายในมีความชาญฉลาดมากขึ้น แต่ที่สำคัญที่สุด เป็นบริษัทที่สามารถมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าได้

โซลูชัน DTM มีความสำคัญเพียงใดในเรื่องนี้? ผลการวิจัยที่ได้รับมอบหมายจาก Forrester บอกเราว่า:

• 32% ของผู้ที่ละทิ้งการปิดสัญญา ข้อตกลง และธุรกรรมต่างๆ ทำเช่นนั้น เพราะพวกเขารู้สึกท้อแท้กับขั้นตอนของกระดาษและคู่มือ (ที่มา: docusign.co.uk)

ปิดส่วนนี้ด้วยตัวเลขอื่นที่แสดงให้เห็นถึงความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของระบบ DTM ในระบบนิเวศการผลิตทั้งหมด:

• ในปี 2564 ตลาดการจัดการธุรกรรมดิจิทัลทั่วโลกมีมูลค่า 8.04 พันล้านดอลลาร์ จากปี 2022 ถึงปี 2030 คาดว่าจะเติบโตเฉลี่ยปีละ 25.5% (CAGR) (ที่มา: grandviewresearch.com)

ตามที่ได้สัญญาไว้ เราจะพูดถึงทั้งสามด้านที่เรากล่าวถึง โดยเริ่มจากหัวข้อการเก็บถาวรเอกสาร

1. การเก็บถาวรเอกสารแบบไม่มีมิติ

จุดเริ่มต้นสำหรับองค์กรไร้กระดาษสามารถ เป็นระบบเก็บถาวรดิจิทัลเท่านั้น หากปราศจากรากฐานนี้ สถาปัตยกรรมที่เหลือก็ไม่สามารถยืนหยัดได้ อย่างไรก็ตาม ระวัง: Dematerialization เป็นแนวคิดที่นอกเหนือไปจากการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลอย่าง ง่าย

ผ่านกระบวนการ Dematerialization เอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูกกำจัดได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากเอกสารดิจิทัลใช้มูลค่าทางกฎหมายและหลักฐานที่ ครบถ้วนสมบูรณ์ เรากำลังพูดถึงความแตกต่างที่มีค่าทางกฎหมายที่ละเอียดอ่อนและสำคัญมาก อะไรคือข้อดีของเอกสาร Dematerialized มากกว่าเอกสารแอนะล็อก? มีมากมาย.

อีกครั้งมันเป็นเรื่องของ ประสิทธิภาพ และ การ ประหยัด เวลาและเงิน จากนั้นมีประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ ความง่ายในการค้นหา ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับเอกสารทั้งหมด แต่ยังรวมถึงบางส่วนของเอกสารด้วย (สมมติว่ามีการดำเนินการกระบวนการย้ายไปยังเอกสารที่ไม่เป็นสาระสำคัญแล้วด้วย) จากนั้นให้นึกถึงทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการ แบ่งปัน ความฉับไว หลายช่องทาง และความโปร่งใส

กล่าวโดยสรุป เป็นชุดของข้อดีที่ชัดเจนและเข้าใจได้ง่ายทั้งชุด อย่างไรก็ตาม เราต้องการเน้นในแง่มุมที่ไม่ค่อยตรงไปตรงมา แต่อย่างใดอย่างหนึ่งที่อาจชี้ขาดได้มากที่สุด

ไฟล์เก็บถาวรที่ไม่ระบุตัวตนจะกลายเป็นเหมืองข้อมูลอันล้ำค่า ข้อมูลที่มักกล่าวกันว่าเป็นทรัพย์สินของบริษัทสมัยใหม่ ที่จริงแล้ว ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของกระบวนการภายในและเหนือสิ่งอื่นใด เกี่ยวกับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และลูกค้า ยังคงถูกเก็บไว้และพร้อมใช้งานเสมอ

การมีข้อมูลนี้ การรู้วิธีตีความโดยอัตโนมัติและชาญฉลาด และการตัดสินใจจากความรู้นี้เป็นเคล็ดลับในการ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง

2. การรับรองความถูกต้องและลายเซ็นดิจิทัล

การระบุและรับรองความถูกต้องเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารดิจิทัล

นี่คือจุดที่ การรักษาความปลอดภัย การปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบัน และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการ ปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยทั่วไป เข้ามามีบทบาทอย่างมาก และนี่คือความสำคัญของการพึ่งพาบริษัทที่เชี่ยวชาญในการจัดการพื้นที่เหล่านี้เพื่อลดความเสี่ยงทุกประเภท ในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพของระบบที่วางไว้ให้เหมาะสม แต่มากระชับวงกลมรอบๆ หนึ่งในเครื่องมือที่แพร่หลายและขาดไม่ได้ที่สุด: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ .

เป็น Digital Administration Code ที่ควบคุมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ ซึ่งมีดังนี้:

• ลาย เซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย (SES);
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง (AES) ตามกฎทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องภายใต้หัวข้อ V มาตรา 55-61 ของพระราชกฤษฎีกาของนายกรัฐมนตรีเมื่อวันที่ 22 กุมภาพันธ์ 2556
• ลายเซ็นด้วย SPID รักษาความปลอดภัยข้อมูลประจำตัวดิจิทัล ตามแนวทาง AgID ที่เกี่ยวข้อง
• ลายเซ็นดิจิทัลหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง
• ลายเซ็นรับรองต่อหน้าทนายความสาธารณะหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ ตามมาตรา 25 ของ CAD

อย่าหลงทางในเทคนิคที่มากเกินไป อย่างไรก็ตาม มีแง่มุมหนึ่งที่เราอยากจะเน้นย้ำ: หากคุณใช้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น บริการที่ Doxee นำเสนอ ข้อดีอย่างหนึ่งที่ชัดเจนที่สุดคือความเป็นไปได้ในการผสานรวมกับโซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัลอื่นๆ

บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Doxee สามารถรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ พื้นที่เก็บข้อมูลดิจิทัลมาตรฐาน แต่ยังรวมถึงระบบ CRM และ CCM

กล่าวโดยย่อ ไม่ใช่แค่การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายเท่านั้น มันเกี่ยวกับการสร้าง กระบวนการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลที่สมบูรณ์ ซึ่งรวมการปฏิบัติตามกฎระเบียบเข้ากับประสบการณ์ของลูกค้าและผู้ใช้ระดับสูง

3. กระบวนการภายในและแผนกทรัพยากรบุคคล

มาถึงด้านสุดท้ายที่เกี่ยวข้องกับโซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัลที่เรารู้สึกว่าจำเป็นต้องแยกออก หลังจากการเก็บถาวรแบบ Dematerialized และการรับรองความถูกต้องที่เกี่ยวข้องสำหรับลายเซ็นดิจิทัล เราต้องการเน้นที่ โฟลว์ เอกสารภายในภายในบริษัท

ในสาขานี้ เป้าหมายหลักสำหรับบริษัทที่มีประสิทธิภาพและร่วมสมัยคือการ ไม่พิมพ์สัญญาจ้าง งาน ในรูปแบบที่แตกต่างและหลากหลายทั้งหมดบนกระดาษอีกต่อไป ตั้งแต่การว่าจ้าง การจัดการความสัมพันธ์ ไปจนถึงการเลิกจ้าง แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด ยังมีด้านราชการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการขอลาพักร้อน ลาพักร้อน บาดเจ็บ เจ็บป่วย เบิกค่าใช้จ่าย และอื่นๆ เรากำลังพูดถึงเรื่อง ที่ซับซ้อนและละเอียดอ่อน ซึ่ง ความเสี่ยง อาจแฝงตัวอยู่ ซึ่งรวมถึงเรื่องอาชญากรรม สิ่งที่ อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด แต่ก็อาจสูญเสียเวลามหาศาล เช่นกัน

โชคดีที่การจัดการอย่างมืออาชีพของโฟลว์ภายในเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ได้อย่างมาก และในขณะเดียวกันก็ช่วยลดเวลาที่ใช้ในกิจกรรมเหล่านี้ได้อย่างมาก

อย่างไรก็ตาม เอกสารที่ไม่เป็นรูปเป็นร่างจะต้องรับประกันข้อกำหนดบางประการที่หลีกเลี่ยงไม่ได้:

• อนุญาตให้ระบุแหล่งที่มาและการประพันธ์ของเอกสารได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่สามารถปรับเปลี่ยนได้และความสมบูรณ์ ;
• เชื่อมโยง การแสดงเจตจำนงเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเอกสารกับบุคคลที่แสดงออกว่าจะ ผ่านขั้นตอนทางคอมพิวเตอร์ (เรียกว่าผู้ลงนามหรือผู้ถือลายเซ็น)
• เปิดใช้งานการยึดมั่นของผู้ลงนามในเนื้อหาของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับลายเซ็น (ที่นี่อีกครั้งเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ของการส่งคืนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์)

กล่าวโดยย่อ: ภาระผูกพัน ข้อบังคับ และขั้นตอนที่ละเอียดอ่อนต้องปฏิบัติตามอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัลช่วย จัดการทั้งหมดนี้ด้วยวิธีที่ปลอดภัย คล่องตัว และโปร่งใสที่สุด

อย่างไรก็ตาม ขอเน้นย้ำอีกครั้ง: พร้อมกับภาระผูกพันทั้งหมดเหล่านี้ยังมี โอกาสที่จะถูกยึด โอกาสเหล่านี้รวมถึงการประหยัดเวลา (ของเวลาและเงิน) ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น และความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นของบริษัทกับพนักงาน ผู้ทำงานร่วมกัน และลูกค้า

ผลิตภัณฑ์ Paperless Experience ของ Doxee ซึ่งตอบสนองความต้องการในการลดทอนความเป็นสาระสำคัญของกระบวนการในด้านภาษีและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอิตาลีและยุโรป สร้างขึ้นบนรากฐานนี้ และเป็นพันธมิตรที่ดีที่สุดในการทำให้บริษัทของคุณมีวุฒิภาวะทางดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ