การจัดการธุรกรรมดิจิทัล: 4 ขั้นตอนสู่องค์กรไร้กระดาษ

สำหรับบริษัทที่ประสบความสำเร็จในปัจจุบัน ไม่มีสิ่งใดที่เรียกได้ว่าเป็น Digital Transformation ที่เติบโตเต็มที่ เว้นแต่ จะมีการนำโซลูชัน Digital Transaction Management ที่ดีที่สุดมาใช้ ทั่วทั้งกระดาน เริ่มต้นด้วยการถามคำถาม: DTM ย่อมาจากอะไร

ประกอบด้วย บริการคลาวด์ประเภทต่างๆ ที่สร้างขึ้นเพื่อจัดการธุรกรรมทางดิจิทัลตามโฟลว์ของเอกสาร ทั้งหมดนี้ทำในบริบทที่รับรอง ความปลอดภัยของข้อมูล และเป็นไปตาม (ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง) ระเบียบข้อบังคับด้าน ความเป็นส่วนตัว

เรากำลังพูดถึง: ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ การโอนเอกสาร การรับรองความถูกต้อง ลายเซ็นดิจิทัล การรับรอง และการจัดเก็บ ที่ปลอดภัยและไม่เป็นสาระสำคัญ แง่มุมทางกฎหมายของ " การไม่ปฏิเสธ " และ การเรียกดูร่วมกัน ระหว่างบริษัทและลูกค้า

จากตัวอย่างเหล่านี้ เราสามารถเข้าใจได้ว่า โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัล เหมาะสมกับการดำเนินการที่กว้างขวางและชัดเจนซึ่งเกี่ยวข้องกับแง่มุมที่เกี่ยวข้องกันมากมาย

ในโพสต์นี้ เราจะเน้นที่ 4 ประเด็นสำคัญ ที่เป็นศูนย์กลางของการเปลี่ยนผ่านไปสู่บริษัทที่ชาญฉลาดและไร้กระดาษ แต่ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจประโยชน์ของการนำระบบ DTM ไปใช้กันก่อน

ประโยชน์ของการจัดการธุรกรรมดิจิทัล

เราได้พูดถึง ประโยชน์ของโซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัล แล้ว ซึ่งคุณสามารถอ้างอิงถึงภาพรวมเชิงลึกเพิ่มเติมได้ ที่นี่ เราสามารถสรุปประโยชน์หลัก:

1) การ ประหยัดต้นทุน : ด้วยกระบวนการดิจิทัล ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ การส่งจดหมาย การยื่นเอกสาร และการรับรอง (และบุคลากรที่เกี่ยวข้อง) จะหมดไป

2) การ ประหยัดเวลา : การประหยัดเวลาที่ทำได้เมื่อเปลี่ยนจากแอนะล็อกเป็นดิจิทัลก็มีผลกระทบทางการเงินเช่นกัน โปรดทราบ: การประหยัดเวลาไม่เพียงแต่ในด้านบริษัท แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วย...และนี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับชื่อเสียงของแบรนด์ ประสบการณ์ของลูกค้า และความภักดี

3) เพิ่มความปลอดภัย : ด้วย DTM ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพ การสูญหายหรือเสียหายระหว่างการถ่ายโอน การปลอมแปลง และที่เกี่ยวข้องกับการรั่วไหลหรือการสูญเสียข้อมูลโดยทั่วไปจะลดลง ทุกอย่างยังคงติดตามได้อย่างสมบูรณ์แบบ เรียกกลับ และตรวจสอบได้ รวดเร็วและเป็นธรรมชาติ

4) ความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขยายได้ : ลักษณะสองประการที่เกิดขึ้นโดยตรงจากสถาปัตยกรรมการประมวลผลแบบคลาวด์ซึ่งระบบ DTM สร้างขึ้นเสมอ และจำเป็นต่อการตอบสนองความท้าทายของระบบนิเวศของไหลและเร่งความเร็วในปัจจุบัน

ตัวอย่างเช่น การเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็ก อาจพบว่าตัวเองต้องจัดการธุรกรรมที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่คาดฝันในกรอบเวลาอันสั้น หากไม่มี โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัล ที่มีประสิทธิภาพ ก็จะเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาคอขวดที่ป้องกันไม่ให้คว้าโอกาสในการเติบโตอย่างรวดเร็วโดยไม่ได้วางแผนไว้

5) การบูรณาการกับระบบ CRM และ CCM : นี่เป็นจุดศูนย์กลางที่ไม่สามารถสรุปได้เพียงไม่กี่บรรทัด แต่เราจะกลับมาที่โพสต์นี้ในภายหลัง เมื่อเราจะมุ่งเน้นไปที่กระบวนการดิจิทัล

สุดท้าย นี่คือตัวเลขที่มีคารมคมคายซึ่งเกิดจากการวิจัยล่าสุด: ในปี 2564 ตลาดการจัดการธุรกรรมดิจิทัลทั่วโลกมีมูลค่า 8.04 พันล้านดอลลาร์ คาด ว่าจะ เติบโตจากปี 2565 ถึง 2573 ในอัตราเฉลี่ยต่อปี (CAGR) ที่ 25.5% (ที่มา: grandviewresearch.com)

ตอนนี้ ตามที่ได้สัญญาไว้ มาดูข้อมูลเฉพาะของ โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัล ตามที่คาดไว้ เราได้แยกสี่สิ่งที่จำเป็นและมีแนวโน้มมากที่สุดสำหรับปัจจุบันและอนาคตอันใกล้

1. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ตามเว็บไซต์ของ Agency for Digital Italy (AgID) "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง (FEQ) - หรือลายเซ็นดิจิทัล - เป็นผลมาจากขั้นตอนคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่าการตรวจสอบความถูกต้องซึ่งรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการไม่ปฏิเสธ เอกสารคอมพิวเตอร์” (agid.gov.it)

จากคำจำกัดความทางเทคนิคเพิ่มเติม ข้อดีของลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร

สิ่งแรกและสำคัญที่สุด ความเร็ว และ ความสะดวก : เอกสารคอมพิวเตอร์สามารถตรวจสอบได้ทุกที่ โดยไม่มีข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์หรืออุปกรณ์ กระดาษน้อยลง : ด้วยการกำจัดการพิมพ์และค่าใช้จ่าย (ด้วยความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่เราได้กล่าวไปแล้ว) สิ่งนี้ส่งผลในเชิงบวกในแง่ของ ประสิทธิภาพ ทำให้กระบวนการลงนามในสัญญาทุกประเภทมีความคล่องตัวและชาญฉลาดยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังมี ความปลอดภัย เพิ่มขึ้น อีกด้วย

การใช้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่น บริการที่ Doxee นำเสนอ มีส่วนสำคัญในการผสานรวมกับ โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัล อื่นๆ โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Doxee สามารถผสานรวมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลที่เป็นไปตามข้อกำหนด แต่ยังรวมถึงระบบ CRM และ CCM

กล่าวโดยสรุป คือ กระบวนการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลแบบสมบูรณ์ที่รวมการปฏิบัติตามกฎระเบียบเข้ากับ ประสบการณ์ของลูกค้าและผู้ใช้ระดับสูง

2. บล็อคเชน

จากเครื่องมือที่เป็นที่ยอมรับ เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เราหันไปใช้เทคโนโลยีที่ค่อนข้างใหม่ ซึ่งยังมีอีกมากที่จะนำเสนอ

เรากำลังพูดถึง Blockchain ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของสาขาที่กว้างขึ้นของ เทคโนโลยีบัญชีแยกประเภท (DLT) เทคโนโลยีนี้ก้าวขึ้นสู่แถวหน้าของประชาชนทั่วไปด้วยกระแสความกระตือรือร้นใน Bitcoin และระบบนิเวศของสกุลเงินดิจิทัล แต่การใช้งานของมันไปไกลกว่าลักษณะทางการเงินอย่างเคร่งครัด

ในความเป็นจริง blockchain มีพื้นฐานมาจากแนวคิดของ การกระจายฉันทามติ และเป็น บัญชีแยกประเภทของธุรกรรมที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง ได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้หน่วยงานกลางทำหน้าที่เป็นตัวกลาง เป็นการ ปฏิวัติที่แท้จริง ซึ่งส่วนใหญ่ยังไม่ได้สำรวจ ซึ่งส่งผลกระทบต่อธุรกรรมทุกประเภท การโอนเอกสาร การเป็นเจ้าของ การรับรอง และการรับรองความถูกต้อง

ลองนึกถึงสิ่งที่เรียกว่า “ สัญญาอัจฉริยะ ” หมายถึงการเปิดใช้งานอัตโนมัติของสัญญาระหว่างบุคคลประเภทต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีซอฟต์แวร์บัญชีแยกประเภทแบบกระจาย และด้วยการรับประกันที่รัดกุมที่สุดที่เกี่ยวข้องกับความสมบูรณ์ของข้อมูลเกี่ยวกับบริการ กระบวนการ ธุรกรรม หรือเอกสาร

คำสำคัญ คือ disintermediation และในทิศทางนี้อย่างแม่นยำว่าสภาพแวดล้อมทางสังคมและเศรษฐกิจกำลังเคลื่อนที่ด้วยขั้นตอนที่เด็ดขาดมากขึ้น ไม่น่าแปลกใจที่หน่วยงานกำกับดูแลทั่วโลก (รวมถึงอิตาลี) หันมาใช้เทคโนโลยีประเภทนี้อย่างเปิดเผยมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อควบคุมวิธีการใช้งาน

3. การจัดเก็บแบบไม่มีมิติ

โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัล ที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการเก็บรักษาเอกสารแบบไม่มีเนื้อหา

แต่ก่อนที่เราจะไปต่อ เรามาทำความเข้าใจกับความเข้าใจผิดกันเสียก่อน: การทำให้ เป็นดิจิทัลและการทำให้เป็นกลางเป็นสองแนวคิดที่แตกต่างกัน

Dematerialization เป็นกระบวนการที่นอกเหนือไปจากการแปลงเป็นดิจิทัลอย่างง่าย ด้วยสิ่งนี้ เอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูก กำจัด ได้อย่างสมบูรณ์ เนื่องจากคู่สัญญาดิจิทัลใช้ มูลค่าทางกฎหมายและหลักฐาน ที่สมบูรณ์

ในสาขานี้คุณไม่สามารถด้นสดได้ และ สิ่งสำคัญคือต้องพึ่งพาบริษัทที่เชี่ยวชาญ เป็นเวลากว่า 10 ปีแล้วที่ Doxee Standard Digital Preservation ได้รับเลือกจากบริษัทหลายร้อยแห่งจากภาคส่วนต่างๆ โดยมีการ จัดเก็บเอกสารมากกว่า 2 พันล้านฉบับ และนิติบุคคลมากกว่า 400 แห่งที่ได้รับการจัดการ 

ที่สำคัญกว่านั้น โซลูชันการเก็บรักษาแบบ Dematerialized ของ Doxee ไม่เพียงแต่ปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายและรับรองการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับกฎระเบียบ แต่ยังได้รับการออกแบบตามความต้องการของแต่ละบริษัทเพื่อให้สามารถรวมเข้ากับระบบ CRM และ CCM จากทุกช่องทางและ มุมมองที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

เป็นกระบวนการทางดิจิทัลที่แม่นยำ เช่น CRM และ CCM ที่เราจะนำไปใช้ในการปิดโพสต์นี้

4. กระบวนการดิจิทัล CRM และ CCM

บริษัทไร้กระดาษเป็นบริษัทที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยลดของเสีย ปรับต้นทุนให้เหมาะสม และเพิ่มความเร็วและทำให้กระบวนการภายในมีความชาญฉลาดยิ่งขึ้น

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด มีจุดสำคัญยิ่งกว่านั้นอีก: บริษัทไร้กระดาษยังเป็นบริษัทที่สามารถมอบ ประสบการณ์ลูกค้าที่ดีที่สุด ให้กับลูกค้าได้

โซลูชัน DTM มีความสำคัญเพียงใดในเรื่องนี้? ที่นี่เราจะให้ข้อมูลพูดแทนเรา ในการศึกษาที่จัดทำโดย DocuSign for Forrester ผู้ตอบแบบสอบถาม 32% กล่าวว่าพวกเขาละทิ้งสัญญาการปิดสัญญา ข้อตกลง และการทำธุรกรรม เนื่องจากพวกเขารู้สึกท้อแท้จากการใช้กระดาษและขั้นตอนปฏิบัติด้วยตนเอง (ที่มา: docusign.co.uk)

และที่นี่เรามาถึงจุดแตกหัก: ความเป็นไปได้ใน การผสานรวมระบบการจัดการธุรกรรมดิจิทัลเข้ากับระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์และระบบการจัดการการสื่อสารลูกค้า นี่คือวงจรที่มีคุณธรรมอย่างแท้จริง: การนำโซลูชัน DTM มาใช้ เช่น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และที่เก็บข้อมูลที่ไม่เป็นสาระสำคัญ บริษัทมีข้อมูลจำนวนมหาศาล พร้อม ใช้ ตรงประเด็นมากขึ้น: มีข้อมูลที่ละเอียดอย่างยิ่งซึ่งสามารถดึงและจัดเรียงในลักษณะอัตโนมัติและใช้งานได้ ทั้งหมดนี้แปลว่าอะไร?

ซึ่งแปลเป็น ความสามารถในการถ่ายภาพ กระบวนการดิจิทัลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์กับลูกค้า ได้ อย่างแม่นยำ ติดตามประวัติศาสตร์ รู้ลักษณะเฉพาะของบุคคล นิสัย ความชอบ และความต้องการที่เป็นไปได้

จากความรู้ในเชิงลึกนี้ เราสามารถ สร้างความสัมพันธ์ที่ปรับแต่งได้มาก เท่ากับที่มีลูกค้าเอง: แน่นอนโดยอัตโนมัติ

และที่นี่ ด้วยการรวมมุมมองที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเข้ากับระบบ CRM และ CCM การเปลี่ยนจากความสัมพันธ์แบบ หนึ่งต่อกลุ่มไปเป็นการโต้ตอบแบบหนึ่งต่อหนึ่ง ที่แท้จริงจึงสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

กล่าวโดยย่อ: ผลสุกที่สุดของการใช้โซลูชันการจัดการธุรกรรมดิจิทัลคือการสามารถบรรลุคำสัญญาที่สำคัญที่สุดของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล: ความสามารถในการให้บุคคลเป็นศูนย์กลางของทุกธุรกิจ อย่างแท้จริง