ลายเซ็นดิจิทัลคืออะไร? เรียนรู้วิธีรักษาความปลอดภัย

การปฏิวัติซอฟต์แวร์ได้นำมาซึ่งประสิทธิภาพและความสะดวกสบายอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน อย่างไรก็ตาม ยังนำไปสู่ภัยคุกคามที่เพิ่มขึ้นในรูปแบบของการแฮ็กและการละเมิดข้อมูลอีกด้วย

การปลอมลายเซ็นเป็นรูปแบบการฉ้อโกงที่เก่าแก่ที่สุดรูปแบบหนึ่งในหนังสือเล่มนี้ และอาจเป็นวิธีที่เร็วที่สุดสำหรับอาชญากรในการโน้มน้าวสถาบันกฎหมายหรือธุรกิจว่าพวกเขาไม่ใช่คนที่ตนไม่ใช่ ด้วยการรักษาความปลอดภัยด้วยลายเซ็นดิจิทัล ในที่สุดเราก็มีวิธีตรวจสอบกิจกรรมออนไลน์ได้

เมื่อดูเผินๆ การเปลี่ยนจากลายเซ็นลายลักษณ์อักษรแบบดั้งเดิมไปเป็นซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการดำเนินธุรกิจดูเหมือนจะทำให้การเลียนแบบที่เป็นอันตรายนี้ง่ายกว่าที่เคย ท้ายที่สุดแล้ว ศิลปะทางกายภาพของการสร้างสรรค์ลายเซ็นก็ถูกแทนที่ด้วยลายเส้นและรูปภาพของสไตลัสที่เรียบง่าย

โชคดีที่ปัญหานี้อยู่ในแนวหน้าของผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีและบริษัทซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การปกป้องข้อมูลประจำตัวและข้อมูลถือเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของโมเดลธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม โซลูชันซอฟต์แวร์ทั้งหมดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน ดังนั้นจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการพัฒนาความเข้าใจเกี่ยวกับมาตรการรักษาความปลอดภัยที่จำเป็นในการปกป้องธุรกิจและลูกค้าของคุณ

ลายเซ็นดิจิทัลทำงานอย่างไร

หัวใจหลักของการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทุกรูปแบบเหล่านี้คือลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นดิจิทัลจะแยกจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป เนื่องจากไม่ได้เป็นตัวแทนของลายเซ็นจริงที่ 'เป็นทางการ' และไม่ได้ใช้สำหรับการรับรองเอกสารทางธุรกิจและข้อตกลงทางกฎหมาย

ลายเซ็นดิจิทัลเป็นเครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่ประกอบด้วยอัลกอริธึมทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อนซึ่งใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องและความถูกต้องของข้อความที่ส่งทางอินเทอร์เน็ต

ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใช้ลายเซ็นดิจิทัลเพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับผู้ใช้ ฟังก์ชันพื้นฐานของกระบวนการนี้คือการจัดหา “คีย์” ดิจิทัลสองชุดสำหรับเอกสารโดยใช้สิ่งที่เรียกว่าระบบโครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ (PKI)

คีย์แรกคือคีย์สาธารณะที่ผู้ส่งเอกสารถืออยู่ ในขณะที่คีย์ที่สองคือคีย์ส่วนตัวที่สร้างขึ้นโดยการลงนามในเอกสารเอง

เมื่อเอกสารรับรองถูกส่งกลับไปยังเอนทิตีดั้งเดิม อัลกอริธึมการเข้ารหัสลับที่ฝังไว้จะเปรียบเทียบคีย์ทั้งสอง หากคีย์ส่วนตัวที่ผู้ลงนามส่งไม่ตรงกับคีย์สาธารณะที่ผู้รับถือ เอกสารจะยังคงล็อคอยู่

กระบวนการเข้ารหัสง่ายๆ นี้ยังคงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการรับรองว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังคงปลอดภัย และบันทึกข้อตกลงและข้อตกลงที่ทำขึ้นนั้นถูกต้องและสะท้อนถึงสถานะที่แท้จริงของธุรกิจหรือนิติบุคคลอื่น

ประเภทของลายเซ็นดิจิทัล

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วระบบ PKI มาตรฐานจะมีเพียงพอสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ แต่บางองค์กรก็ทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างยิ่ง และต้องการการปกป้องเพิ่มเติมอีกชั้นสำหรับข้อตกลงที่พวกเขาจัดการ

ลายเซ็นรับรอง

ลายเซ็นที่ผ่านการรับรองก็เหมือนกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไปที่ใช้ในการรับรองเอกสารทางกฎหมายและทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ยังรวมระดับความปลอดภัยและการรับประกันเพิ่มเติมในรูปแบบของใบรับรองดิจิทัลอีกด้วย

ใบรับรองเหล่านี้ออกโดยบุคคลที่สามที่เรียกว่าผู้ออกใบรับรอง (CA) และช่วยให้ผู้รับตรวจสอบที่มาและความถูกต้องของเอกสารที่เป็นปัญหา

ลายเซ็นอนุมัติ

ลายเซ็นการอนุมัติทำงานแตกต่างจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์รูปแบบอื่นๆ เล็กน้อย

จริงๆ แล้วสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งที่ผู้รับคนสุดท้ายตั้งใจจะลงนามเลย แต่ทำหน้าที่แสดงว่าเอกสารนั้นได้รับการอนุมัติโดยบุคคลหรือนิติบุคคลใดบุคคลหนึ่ง เพื่อป้องกันการติดต่อสื่อสารที่ไม่จำเป็น และปรับขั้นตอนการทำงานและกระบวนการราชการให้เหมาะสม

ลายเซ็นที่มองไม่เห็น

ลายเซ็นดิจิทัลรูปแบบนี้ช่วยให้ผู้ส่งสามารถถ่ายโอนเอกสารประเภทหนึ่งซึ่งการแสดงลายเซ็นด้วยภาพอาจไม่เหมาะสม ในขณะที่ยังคงตรวจสอบได้ว่าได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสม (ในกรณีของลายเซ็นอนุมัติ) และ/หรือมี รับรองความถูกต้อง

โดยทั่วไปตัวเลือกระหว่างการให้ลายเซ็นดิจิทัลที่มองเห็นหรือมองไม่เห็นจะขึ้นอยู่กับนโยบายเฉพาะของบริษัทและจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการมอบให้กับผู้ลงนาม

คลาสของลายเซ็นดิจิทัล

นอกจากลายเซ็นดิจิทัลประเภทต่างๆ แล้ว ยังมีการรักษาความปลอดภัยดิจิทัลระดับเฉพาะต่างๆ อีกด้วย โดยเรียงลำดับจากปลอดภัยน้อยที่สุดไปมากที่สุด การมีอยู่ของคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่เฉพาะเจาะจงอาจส่งผลต่อการจัดอันดับโซลูชันเฉพาะและเชื่อมโยงกับกระบวนการโดยรวมของการรับรองลายเซ็นที่กล่าวถึงข้างต้น

คลาส I

ลายเซ็นดิจิทัลระดับแรก ใบรับรองลายเซ็นคลาส I ให้ระดับความปลอดภัยขั้นพื้นฐาน และโดยทั่วไปจะได้รับการตรวจสอบตามรหัสอีเมลและชื่อผู้ใช้เท่านั้น ด้วยเหตุนี้ ลายเซ็นที่เชื่อมโยงกับสิ่งนี้จึงไม่ถูกต้องสำหรับเอกสารทางกฎหมายหรือข้อตกลงทางธุรกิจส่วนใหญ่

คลาสที่สอง

ลายเซ็นดิจิทัลประเภทที่สองมักใช้ในการรักษาความปลอดภัยภาษีและเอกสารทางการเงินอื่นๆ และบันทึกที่มีความเสี่ยงและข้อกังวลด้านความปลอดภัยทั่วไปต่ำหรือปานกลาง

ลายเซ็น Class II ทำงานโดยการเปรียบเทียบข้อมูลประจำตัวของผู้ลงนามกับฐานข้อมูลที่ปลอดภัย เพื่อช่วยควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลเฉพาะใดได้บ้าง

คลาสที่สาม

การรักษาความปลอดภัยลายเซ็นดิจิทัลระดับที่สามและสุดท้ายมาในรูปแบบของ "จุดตรวจสอบ" ออนไลน์ที่กำหนดให้องค์กรหรือบุคคลต้องแสดงรูปแบบการระบุตัวตนที่เฉพาะเจาะจง เช่น ใบขับขี่ ก่อนที่จะสามารถลงนามในข้อตกลงหรือเอกสารที่เป็นปัญหาได้ .

การรักษาความปลอดภัยด้วยลายเซ็นประเภทนี้ใช้สำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การยื่นฟ้องต่อศาล การออกบัตรโดยสารอิเล็กทรอนิกส์ และพื้นที่อื่นๆ ที่จำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยระดับสูง

คุณสมบัติความปลอดภัยของลายเซ็นดิจิทัล

แม้ว่าแนวคิดทั่วไปเหล่านี้จะตอบแทนตัวเองได้หลายครั้งตลอดอาชีพการงานของคุณ แต่บางครั้งคุณเพียงแค่ต้องประเมินซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชิ้นใดชิ้นหนึ่งโดยพิจารณาจากสาระสำคัญของข้อกำหนด

ด้านล่างนี้คือรายการคุณสมบัติต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของเอกสารและลายเซ็น ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเป็นแนวทางในการค้นหาของคุณในขณะที่คุณค้นหาวิธีที่จะรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ

PIN รหัสผ่าน และรหัส

คุณสมบัติแรกนี้เป็นคุณสมบัติพื้นฐานและตรงไปตรงมาที่สุด อย่างไรก็ตาม ความแพร่หลายที่ใกล้เคียงนี้เป็นข้อพิสูจน์ถึงประสิทธิภาพของระดับความปลอดภัยพื้นฐานและตัวมันเองก็มีความซับซ้อนอย่างหลอกลวง

ด้วยการใช้เอกสารที่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่เจ้าของเอกสารส่ง คุณสามารถช่วยให้ผู้ลงนามรู้ว่าสิ่งที่พวกเขาลงนามนั้นเป็นของแท้ พร้อมทั้งป้องกันการปลอมแปลงเอกสารที่ไม่พึงประสงค์ในเวลาเดียวกัน

การรักษาความปลอดภัยบนคลาวด์

ด้วยซอฟต์แวร์ลายเซ็นดิจิทัลจำนวนมากหรือทั้งหมดที่นำเสนอภายใต้โมเดล Software as a Service (SaaS) จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าคุณรู้ว่าจะต้องมองหาอะไรเมื่อพูดถึงโปรโตคอลความปลอดภัยที่จะใช้งานจากระยะไกลเพื่อ ปกป้องข้อตกลงทางกฎหมายและธุรกิจของคุณโดยผู้ขายเอง

การทำความเข้าใจการละเมิดความปลอดภัยในอดีต การสูญหายของข้อมูล และความเสี่ยงอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการสร้างทางเลือกที่ดีที่สุดให้กับองค์กรของคุณ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี

ขั้นแรก คุณต้องแน่ใจว่าผู้ขายที่เป็นปัญหาใช้โครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์ที่แข็งแกร่ง ซึ่งโดยปกติจะผ่านการเป็นหุ้นส่วนกับผู้ให้บริการ เช่น Microsoft Azure หรือ IBM SoftLayer ประโยชน์ของสิ่งนี้ก็คือ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยขั้นพื้นฐานของผู้จำหน่ายเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบต่างๆ สำหรับการรักษาความปลอดภัยทางดิจิทัลระดับแนวหน้า

ปริศนาชิ้นถัดไปมาในรูปแบบของการทำความเข้าใจวิธีที่ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์เข้าถึงการเข้ารหัสข้อมูล สำหรับสิ่งนี้ มีคำศัพท์สำคัญสองคำที่คุณต้องเข้าใจ:

• ข้อมูลการพักผ่อน: ข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์คลาวด์หรือบนฮาร์ดไดรฟ์ที่โปรแกรมไม่สามารถเข้าถึงได้ในขณะนี้
• ข้อมูลการขนส่ง : ข้อมูลระหว่างทางหมายถึงการเคลื่อนย้ายข้อมูลระหว่างเซิร์ฟเวอร์และแอปพลิเคชัน

เพื่อให้มีการรักษาความปลอดภัยบนคลาวด์ที่ครอบคลุมอย่างแท้จริง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จำหน่ายที่คุณกำลังพิจารณามีการเข้ารหัสข้อมูลที่รัดกุมทั้งในช่วงที่เหลือและช่วงการส่งผ่านของวงจรชีวิตข้อมูล ซึ่งจะช่วยปกป้องข้อตกลงและข้อตกลงในปัจจุบันตลอดจนรับประกันความปลอดภัยของบันทึกและเอกสารประกอบ

การรับรองความถูกต้องของผู้ใช้

อีกวิธีหนึ่งในการรับรองความปลอดภัยอีกชั้นอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำหรับเอกสารและข้อตกลงของคุณคือการใช้คุณสมบัติเพื่อช่วยตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนามที่ต้องการ

คุณสมบัติเหล่านี้ประกอบด้วยเครื่องมือในการตรวจสอบความถูกต้องของผู้ลงนามก่อนที่จะดำเนินการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เช่นเดียวกับวิธีการผูกการรับรองความถูกต้องนั้นกับบันทึกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยรวม

ตามหลักการแล้ว โซลูชันที่ใช้ชุดโปรโตคอลการตรวจสอบความถูกต้องของผู้ใช้ที่ดีจะช่วยให้มีวิธีการตรวจสอบความถูกต้องได้หลายวิธี เช่น การอนุญาต ID และรหัสผ่านระยะไกล การตรวจสอบที่อยู่อีเมล หรือการอัพโหลดเอกสาร เช่น ใบขับขี่หรือเอกสารราชการอื่นๆ

การประทับเวลา

โดยปกติการประทับเวลาจะเชื่อมโยงกับลายเซ็นที่ได้รับการรับรองเพื่อใช้ในการแสดงการตรวจสอบเอกสารหรือข้อตกลงนั้นๆ ด้วยสายตา

การมีอยู่ของการประทับเวลาที่ได้รับอนุญาตแบบดิจิทัลบ่งชี้ว่าเนื้อหาของไฟล์ได้รับการตรวจสอบในเวลาที่กำหนดโดยบุคคลหรือนิติบุคคลใดบุคคลหนึ่ง และไม่มีการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่นั้นมา แสตมป์เหล่านี้จะถูกดึงและนำไปใช้ผ่านบริการอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการรับรองลายเซ็นดิจิทัล

การทดลองตรวจสอบแบบฝัง

ความสามารถในการตรวจสอบและเก็บถาวรลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างอิสระสามารถมอบระดับการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณได้

กระบวนการนี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อชิ้นส่วนของซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ฝังลายเซ็นลงในเอกสารโดยตรง ทำให้เกิดบันทึกแบบพกพาที่ควบคุมได้เองและพกพาได้โดยปราศจากอิทธิพลของผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ดั้งเดิม

ผลกระทบโดยรวมของสิ่งนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถควบคุมบันทึกและเอกสารของคุณได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในบัญชีกับผู้ขายจะไม่ส่งผลกระทบต่อความสามารถของคุณในการเข้าถึงบันทึก

รายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด E-Sign

ตอนนี้ คุณได้พัฒนาความเข้าใจเกี่ยวกับคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่คุณต้องการเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณยังคงสอดคล้องกับการกำกับดูแลด้านกฎระเบียบต่างๆ ขององค์กรหรืออุตสาหกรรมของคุณ

ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายบางประการเพื่อให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณทำหน้าที่เป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ถูกต้อง

สิ่งเหล่านี้รวมอยู่ในกฎหมาย E-Sign Act ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พร้อมสถานะทางกฎหมาย

• เจตนาในการลงนาม: เช่นเดียวกับลายเซ็นแบบดั้งเดิม สิ่งนี้หมายถึงเงื่อนไขทางกฎหมายมาตรฐานที่ลายเซ็นจะมีผลเฉพาะเมื่อทุกฝ่ายตั้งใจที่จะลงนามเท่านั้น
• ความยินยอมในการดำเนินธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์: เพื่อให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการพิจารณาว่ามีผลผูกพันทางกฎหมาย ทุกฝ่ายจะต้องตกลงที่จะลงนามในรูปแบบดิจิทัล
• การเชื่อมโยงลายเซ็นกับบันทึก: ส่วนถัดไปของการรับรองการปฏิบัติตาม E-Sign คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการรับรองเอกสารของข้อตกลงจะเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องซึ่งสะท้อนถึงกระบวนการสร้างลายเซ็น
• การเก็บรักษาบันทึก: ส่วนสุดท้ายคือเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกจะถูกเก็บไว้อย่างสมบูรณ์และสามารถทำซ้ำได้อย่างถูกต้องโดยโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการลงนาม

ขั้นตอนการลงนามสำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการลดความเสี่ยงต่อองค์กรของคุณมาในรูปแบบของการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สิ่งเหล่านี้เป็นการทบทวนที่ดำเนินการโดยหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกเพื่อประเมินการปฏิบัติตามแนวทางด้านกฎระเบียบและข้อกำหนดของธุรกิจในด้านขนาด สถานที่ตั้ง อุตสาหกรรม และอื่นๆ

ในส่วนหนึ่งของการตรวจสอบเหล่านี้ บริษัทมักจะถูกขอให้จัดทำบัญชีโดยละเอียดสำหรับกระบวนการทางธุรกิจของตน รวมถึงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือเข้าถึงเอกสาร และโดยใคร

เมื่อพูดถึงการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินธุรกิจ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการลงนามจากโซลูชันซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกนั้นสามารถตรวจสอบกระบวนการลงนามโดยละเอียดได้ ข้อมูลนี้จะแสดงให้เห็นว่าลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจผ่านอินเทอร์เน็ตได้อย่างไร และปฏิบัติตามข้อตกลงในการตรวจสอบธุรกิจของคุณ

สิ่งนี้อาจไม่จำเป็นหากบริษัทของคุณไม่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลด้านกฎระเบียบ อย่างไรก็ตาม หากคุณทำเช่นนั้น คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณมีพื้นฐานทั้งหมดที่ครอบคลุมในเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ลงนามและปลอดภัย

ไม่ว่าคุณจะวางแผนดำเนินธุรกิจประเภทใด ข้อกังวลด้านความปลอดภัยของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถชดเชยได้อย่างง่ายดายด้วยการเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์อย่างรอบคอบซึ่งตรงตามข้อกำหนดเฉพาะขององค์กรและอุตสาหกรรมขององค์กรของคุณ

การปฏิบัติตามรายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดข้างต้นและการทำความเข้าใจคุณลักษณะด้านความปลอดภัยต่างๆ จะช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างแน่ชัดถึงสิ่งที่คุณต้องการในการจัดการความเสี่ยงใดๆ และทั้งหมด

กำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปกป้องข้อมูลของคุณอยู่ใช่ไหม? คำแนะนำเกี่ยวกับความปลอดภัยทางไซเบอร์ของ G2 จะช่วยให้คุณมีความรู้ทั้งหมดที่จำเป็นในการรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย