Data Stewardship คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ

ธุรกิจพึ่งพาข้อมูลมากขึ้นกว่าเดิมในการปรับปรุงกระบวนการ เพิ่มรายได้ และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ แต่การพึ่งพาอาศัยกันมากขึ้นย่อมมีความเสี่ยงมากขึ้น

การจัดระเบียบข้อมูลที่ไม่ดี ข้อมูลคุณภาพต่ำ และการขาดการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล อาจทำให้โอกาสในการรวบรวมข้อมูลไม่สมดุล ยิ่งไปกว่านั้น ไม่มีประโยชน์ที่จะรวบรวมข้อมูลจำนวนมากหากไม่ได้ดำเนินการ

ดังนั้นคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อมูลของคุณใช้ได้ผลสำหรับคุณ ไม่ใช่เพื่อต่อต้านคุณ?

นั่นคือที่มาของการดูแลข้อมูล

การดูแลข้อมูลคืออะไร?

การดูแลข้อมูลคือการจัดการข้อมูลของธุรกิจในทางปฏิบัติ ตั้งแต่เมื่อข้อมูลถูกสร้างขึ้นไปจนถึงเมื่อข้อมูลถูกลบ แนวทางปฏิบัตินี้ทำให้และเก็บรักษาข้อมูลให้เข้าถึง ใช้งานได้ และปลอดภัยตามนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลของธุรกิจ

การดูแลข้อมูลกับการกำกับดูแลข้อมูล

การกำกับดูแลข้อมูล หมายถึงกฎเกณฑ์ที่บริษัทกำหนดขึ้นเองเกี่ยวกับการเข้าถึง การใช้งาน และการจัดการข้อมูล ในขณะที่การดูแลข้อมูลจะดูแลและบังคับใช้กฎเหล่านั้นในทางปฏิบัติ บุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลและบังคับใช้กฎเหล่านี้เรียกว่าผู้ดูแลข้อมูล

ผู้ดูแลข้อมูลคืออะไร?

ผู้ดูแลข้อมูลทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการจัดการตามนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลของบริษัท พวกเขาดูแลและจัดทำเอกสาร:

• ข้อมูลใดที่สร้างหรือบันทึก
• ข้อมูลนั้นถูกเก็บไว้ที่ไหนและอย่างไร
• ใครเข้าได้บ้าง
• ใช้และจัดการอย่างไร

พวกเขาด้วย:

• ระบุและแก้ไข ปัญหา คุณภาพของข้อมูล
• บังคับใช้นโยบายข้อมูล
• ให้ความรู้แก่ผู้อื่นในบริษัทเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับข้อมูล
• ระบุวิธีที่ธุรกิจสามารถใช้ข้อมูลของตนเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

เนื่องจากหน้าที่ความรับผิดชอบ ผู้ดูแลข้อมูลจึงมักทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างไอทีและแผนกอื่นๆ พวกเขาต้องมีทักษะทางเทคนิคและต้องเป็นนักสื่อสารที่ยอดเยี่ยมด้วย

บริษัทขนาดเล็กมักไม่มีผู้ดูแลข้อมูลโดยเฉพาะ ในกรณีนี้ การดูแลข้อมูลมักจะถูกแบ่งระหว่างบุคคลหลายคน และ/หรือ (บางส่วน) จากบุคคลภายนอก

ในทางตรงกันข้าม บริษัทขนาดใหญ่สามารถมีผู้ดูแลข้อมูลได้หลายคน สิ่งเหล่านี้สามารถกำหนดให้กับประเภทข้อมูลเฉพาะ (การดูแลแนวตั้ง) หรือให้กับหน่วยธุรกิจหรือแผนกเฉพาะ (การดูแลในแนวนอน)

เหตุใดการดูแลข้อมูลจึงมีความสำคัญ

ง่ายกว่าที่เคยสำหรับธุรกิจในการรวบรวมข้อมูล ความสะดวกนี้มาพร้อมกับความรับผิดชอบมากพอๆ กับโอกาส เพื่อให้ข้อมูลใช้งานได้ จะต้องมีการตรวจสอบคุณภาพ จัดระเบียบ วิเคราะห์ ทำให้เข้าถึงได้ และเก็บไว้ใช้ได้อย่างง่ายดาย

นอกเหนือจากการมีแผนการ จัดการข้อมูล ที่มั่นคง แล้ว บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องรักษาข้อมูลของตนให้ปลอดภัย ความปลอดภัยของข้อมูล มีความสำคัญมากกว่าที่เคย และการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายข้อมูลอาจทำให้บริษัทประสบปัญหาร้ายแรงได้

การดูแลข้อมูลจะจัดการกับข้อควรพิจารณาเหล่านี้ทั้งหมดและอื่นๆ อีกมากมาย มาดูกันเลย

ข้อมูลคุณภาพสูงกว่า

ผู้ดูแลข้อมูลจับตาดูสายเลือดข้อมูล พวกเขาติดตามที่มาของข้อมูลแต่ละส่วน ที่เก็บข้อมูล และวิธีการใช้งาน ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามปัญหาข้อมูลย้อนกลับไปยังช่วงเวลาที่เกิดปัญหา ซึ่งอาจเป็นประโยชน์เมื่อเกิดปัญหาขึ้น

การดูแลข้อมูลยังรวมถึงการสร้างและติดตามตัววัดคุณภาพข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และการแก้ไขเมื่อจำเป็น ตลอดจนการลบข้อมูลซ้ำที่อาจเป็นไปได้

กิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้นำไปสู่ข้อมูลที่มีคุณภาพสูงขึ้น ซึ่งหมายความว่ามีความเสี่ยงน้อยกว่าในการตัดสินใจที่ผิดพลาดและข้อผิดพลาดทั่วทั้งบริษัท เนื่องจากทุกคนทำงานกับข้อมูลที่ดีขึ้น

ข้อมูล CRM เป็นตัวอย่างที่ดีของข้อมูลที่สามารถเสื่อมคุณภาพได้อย่างรวดเร็ว ผู้คนย้ายถิ่น ลงชื่อสมัครใช้ด้วยที่อยู่อีเมลที่พวกเขาแทบไม่ใช้ หรือมีบัญชีต่างกันด้วยที่อยู่อีเมลต่างกัน การดูแลข้อมูลที่ดีจะระบุปัญหาเหล่านี้และแก้ไขเพื่อให้ทีมการตลาดของคุณไม่ส่งแคมเปญอีเมลเดียวกันไปยังลูกค้ารายเดิมสองครั้ง

ความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว

การรับประกันคุณภาพของข้อมูลเป็นสิ่งหนึ่ง การรักษาให้ปลอดภัยเป็นอีกเรื่องหนึ่ง เป็นเรื่องยากสำหรับบางคนที่ต้องการเข้าถึงฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท ดังนั้น หนึ่งในความรับผิดชอบของการดูแลข้อมูลคือการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เก็บข้อมูลเป็นความลับที่สุด แต่ยังจำกัดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกจัดการอย่างไม่ถูกต้องและเสียหาย

สุดท้ายผู้ดูแลข้อมูลจะตรวจสอบว่ามีขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดและปฏิบัติตามเพื่อเก็บข้อมูลภายในบริษัทหรือไม่ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถป้องกันการละเมิดความปลอดภัยและหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ที่ข้อมูลถูกขโมยหรือ—มีความรุนแรงน้อยกว่าแต่ยังไม่พึงปรารถนา—ถูกแบ่งปันกับคนที่ไม่ถูกต้อง

สมมติว่าผู้จัดการฝ่ายการตลาดของคุณจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดผ่านอีเมลอิสระเพื่อปรับปรุงช่องทางอีเมลของคุณ นักแปลอิสระรายนั้นจะต้องเข้าถึงช่องทางการตลาดที่มีอยู่ของคุณ แต่พวกเขาไม่ควรส่งออกรายชื่ออีเมลทั้งหมดของคุณและข้อมูลลูกค้าเป้าหมายที่สามารถระบุตัวตนได้ทั้งหมดที่อยู่ในนั้น

การปฏิบัติตามกฎหมาย

มีความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการเป็นเจ้าของข้อมูล การดูแลข้อมูลที่ดีช่วยป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้น ผู้ดูแลข้อมูลไม่เพียงแต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของพวกเขาปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทั้งหมด เช่น GDPR และ CCPA พวกเขายังฝึกอบรมผู้อื่นภายในบริษัทให้ทำเช่นเดียวกัน

นอกจากนี้ การดูแลข้อมูลสามารถช่วยขับเคลื่อนการสนทนาเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยการสื่อสารอย่างเปิดเผยกับหน่วยงานกำกับดูแลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติและความท้าทายด้านข้อมูล

ปรับปรุงกระบวนการและการตัดสินใจ

เนื่องจากผู้ดูแลข้อมูลมีทั้งข้อมูลเชิงลึกทางเทคนิคเกี่ยวกับการสร้าง การจัดเก็บ และการจัดการข้อมูล และความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในการทำงานของบริษัท พวกเขาจึงสามารถช่วยให้แผนกต่างๆ ได้รับประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลที่มีอยู่

ซึ่งรวมถึงการช่วยเหลือทีมในการปรับปรุงกระบวนการ ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้ดียิ่งขึ้น บ่อยครั้ง ข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับจากการดูแลข้อมูลสามารถนำไปสู่ความได้เปรียบในการแข่งขัน เนื่องจากบริษัทต่างๆ ได้รับความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับตลาดและกลุ่มเป้าหมายของตนผ่านการวิเคราะห์ข้อมูล

สมมติว่าคุณดำเนินธุรกิจ SaaS และทีมการตลาดของคุณทำแบบสำรวจเป็นประจำเพื่อวัดว่าลูกค้าของคุณพึงพอใจกับคุณลักษณะผลิตภัณฑ์ของคุณในระดับ 1 ถึง 10 มากน้อยเพียงใด ข้อมูลดังกล่าวมีค่ามากสำหรับทีมพัฒนาของคุณเช่นกัน เพราะมันสามารถช่วยพวกเขาได้ กำหนดสิ่งที่จะจัดลำดับความสำคัญ อย่างไรก็ตาม ทีมพัฒนาของคุณอาจไม่ใส่ใจกับการสำรวจที่นักการตลาดของคุณกำลังทำอยู่

ในกรณีนี้ ผู้ดูแลข้อมูลสามารถสร้างสะพานเชื่อมระหว่างสองแผนกและแนะนำให้นักพัฒนาของคุณรวมข้อมูลประเภทใหม่นี้ไว้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดลำดับความสำคัญของงาน

การดูแลข้อมูลไม่สามารถต่อรองได้

ความสำคัญของการดูแลข้อมูลไม่สามารถประเมินค่าสูงไปได้ แนวทางปฏิบัตินี้จะดูแลทุกวิธีในการจัดการข้อมูลภายในบริษัทของคุณ (รวมถึง CRM) และทำให้แน่ใจว่าข้อมูลมีคุณภาพสูงสุด

ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ปรับกระบวนการให้เหมาะสม เป็นนวัตกรรม และรับข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ป้องกันปัญหาความปลอดภัยของข้อมูล และอยู่ทางด้านขวาของกฎหมาย

โดยไม่คำนึงถึงขนาดและการแบ่งบทบาทของบริษัท การดูแลข้อมูลไม่ได้เป็นเพียงหน้าที่เท่านั้น แต่ยังเป็นคุณค่าของบริษัทที่ทุกคนเข้าใจและสนับสนุน การจัดการ ตรวจสอบ และปกป้องข้อมูลจะง่ายขึ้นมากเมื่อทุกคนปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การปกป้องสุขอนามัยของข้อมูลเป็นองค์ประกอบสำคัญของการดูแลข้อมูลให้ประสบความสำเร็จ สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนในการทำความสะอาดข้อมูล CRM ของคุณ โปรดดู eBook ของเรา: “ The Dirt on Data Quality ”