ทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับการแมปข้อมูล—คู่มือฉบับสมบูรณ์

ความสามารถของบริษัทของคุณในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นส่วนสำคัญต่อความสำเร็จ แต่คุณเข้าใจชัดเจนว่าบริษัทของคุณมีข้อมูลอะไรบ้าง มาจากไหน และนำไปใช้อย่างไร

การแมปข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกสำหรับทีมในการควบคุมข้อมูลและรักษาคุณภาพของข้อมูลในขณะที่ย้ายข้ามระบบ ความท้าทายคือการแมปข้อมูลอาจเป็นเรื่องทางเทคนิคและรู้สึกหนักใจสำหรับทีม ซึ่งทำให้ไม่สามารถแมปข้อมูลได้ ซึ่งนำไปสู่ปัญหาคุณภาพข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่ดี และปัญหาความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น

เพื่อช่วยให้คุณแมปข้อมูลบริษัทของคุณได้อย่างมั่นใจ มาสำรวจว่าการแมปข้อมูลคืออะไร การแมปข้อมูลสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร และล้างขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการแมปข้อมูลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำแผนที่ข้อมูลคืออะไร?

การแมปข้อมูลเชื่อมต่อและติดตามช่องข้อมูลจากแหล่งหนึ่ง (จุด A) ไปยังอีกแหล่งหนึ่ง (จุด B) โดยไม่คำนึงถึงความแตกต่างในภาษา ช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในระบบต่างๆ ได้ นอกจากนี้ยังช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด ทำให้ข้อมูลของคุณเป็นมาตรฐาน และทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

มาดูการเปรียบเทียบแผนที่กัน ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด การแมปข้อมูลจะระบุ:

• แหล่งข้อมูล—รวมถึงแหล่งที่มาของข้อมูลและแอปพลิเคชันที่จัดเก็บข้อมูลนั้น คิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นทะเลสาบบนแผนที่แบบดั้งเดิม และ "ถนน" ทั้งหมดของคุณจะเริ่มต้นจากแหล่งเหล่านี้ เว็บไซต์ เซิร์ฟเวอร์ และแอปพลิเคชัน เช่น CRM ของคุณนับเป็นแหล่งข้อมูล
• เป้าหมายข้อมูล— แอปพลิเคชันใดๆ ที่ใช้ข้อมูลของคุณสิ่งเหล่านี้เปรียบได้กับอาคารและที่อยู่บนแผนที่ ถนนจะนำจากแหล่งข้อมูลของคุณไปยังเป้าหมายข้อมูล หรือจากเป้าหมายข้อมูลหนึ่งไปยังเป้าหมายถัดไป
• การแปลงข้อมูล —ทำให้ ข้อมูลของคุณเป็นมาตรฐานเพื่อให้สามารถใช้กับระบบของคุณได้ลองนึกถึงการแปลงข้อมูล เช่น การหยุดระหว่างทางไปยังเป้าหมายข้อมูล ในการหยุดแต่ละครั้ง ข้อมูลอาจต้อง "แปลง" เพื่อป้อนเป้าหมายข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป้าหมายข้อมูลใช้ข้อมูลจากหลายแหล่ง การแปลงข้อมูลอาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น การกำหนดรูปแบบวันเกิดของลูกค้าให้เป็นมาตรฐาน หรือทำให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นนิรนาม

เราเข้าใจว่าแนวคิดนี้เข้าใจได้ยาก ดังนั้น มาดูตัวอย่างการแมปข้อมูลเพื่อช่วย

ตัวอย่างการแมปข้อมูล

คิดถึงข้อมูลลูกค้าทั้งหมดที่คุณจัดเก็บ คุณรวบรวมรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่ สถานะสมาชิกประจำ การจัดการโซเชียลมีเดีย และการซื้อล่าสุด รวมถึง ข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย

CRM ของคุณน่าจะเป็นแหล่งข้อมูลส่วนใหญ่ของลูกค้า ดังนั้น CRM ของคุณจึงเป็น แหล่งข้อมูล แต่คุณอาจเก็บข้อมูลไว้ในที่อื่นๆ อีกสองสามแห่ง เช่น ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังเพื่อติดตามระดับสินค้าคงคลังของคุณ

สมมติว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงลูกค้าเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าสินค้าขายดีใกล้จะหมดแล้ว และพวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว

การทำแผนที่ข้อมูลจะทำให้เห็นภาพว่าข้อมูลจาก CRM และฐานข้อมูลสินค้าคงคลังของคุณถูกป้อนเข้าสู่เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลของคุณอย่างไรเพื่อเติมข้อมูลสำคัญ ด้วยการแมปข้อมูลในขั้นตอนนี้ คุณอาจตระหนักว่าคุณจำเป็นต้องรวมข้อมูลลูกค้าจากหลาย ๆ ที่ก่อนที่เครื่องมือการตลาดผ่านอีเมลของคุณจะใช้งานได้ หรือคุณอาจพบการตัดการเชื่อมต่อที่สำคัญซึ่งส่งผลเสียต่อระบบการตลาดอัตโนมัติทางอีเมลของคุณ

การจัดการข้อมูลเริ่มต้นด้วยการแมปข้อมูล

แม้ว่าการแมปข้อมูลอาจดูล้นหลามสำหรับผู้มาใหม่ แต่เป็นกระบวนการที่สำคัญที่จะทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับความต้องการในการจัดการข้อมูลทั้งหมดของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การแมปข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกสำหรับแต่ละความต้องการในการจัดการข้อมูลทั่วไปเหล่านี้:

การรวมข้อมูล

การรวมข้อมูลเกี่ยวข้องกับการรวมข้อมูลจากหลายแหล่งเพื่อให้ได้มุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวของข้อมูลทั้งหมดของคุณ การรวมข้อมูลจะใช้ชุดข้อมูลทั้งหมด จัดรูปแบบข้อมูลในลักษณะเดียวกัน และลบรายละเอียดหรือโปรไฟล์ที่ซ้ำกัน

การโยกย้ายข้อมูล

การย้ายข้อมูลเกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนชุดข้อมูลหนึ่งชุดหรือหลายชุดจากตำแหน่งหรือรูปแบบหนึ่งไปยังอีกชุดหนึ่งทั้งหมด ประเภททั่วไปของการย้ายข้อมูลคือเมื่อบริษัทย้ายข้อมูลไปยังแพลตฟอร์มคลาวด์ เช่น AWS จากศูนย์ข้อมูลในองค์กร เราอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีดำเนินการ ย้ายข้อมูล ในโพสต์นี้

การแปลงข้อมูล

การแปลงข้อมูล—ดังที่เรากล่าวไว้ข้างต้น—ใช้ข้อมูลในรูปแบบที่มีอยู่แล้วเปลี่ยนแปลงให้ตรงกับรูปแบบใหม่ เพื่อให้ระบบและเป้าหมายข้อมูลอื่น ๆ ของคุณสามารถนำไปใช้ได้ อันดับแรก ทีมงานจำเป็นต้องผ่าน การทำโปรไฟล์ข้อมูล จากนั้นจึงสร้างมาตรฐานและล้างข้อมูลตามความต้องการของเป้าหมายข้อมูล

การทำแผนที่ข้อมูลสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร

ประโยชน์ของการแมปข้อมูลจะชัดเจนที่สุดทันทีหลังจากที่คุณแมปข้อมูลของคุณครั้งแรก การทำแผนที่ข้อมูลจะช่วยปรับปรุงคุณภาพข้อมูลของคุณและช่วยให้คุณตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังมีข้อดีดังต่อไปนี้:

ระบุและลดความเสี่ยง

การแมปข้อมูลช่วยเพิ่ม ความปลอดภัย ให้กับข้อมูลของคุณ โดยช่วยให้คุณเข้าใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถูกเก็บไว้ที่ใดและระบบของคุณใช้งานอย่างไร เมื่อคุณเข้าใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณอยู่ที่ไหน คุณสามารถใช้โปรโตคอลความปลอดภัยและการจำกัดการเข้าถึงที่รับรองว่าเฉพาะบุคคลหรือระบบที่ได้รับอนุมัติเท่านั้นที่สามารถค้นหาและใช้ข้อมูลได้

เพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลที่ซับซ้อน

ข้อมูลถูกจัดเก็บและใช้ในรูปแบบต่างๆ ในระบบธุรกิจต่างๆ ของคุณ การแมปข้อมูลเป็นวิธีเดียวในการทำความเข้าใจว่าข้อมูลของคุณถูกใช้อย่างไร และหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการรวบรวม พื้นที่จัดเก็บ หรือการใช้งาน

การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

ข้อมูลการทำแผนที่ช่วยให้คุณมั่นใจมากขึ้นว่าคุณกำลังใช้ข้อมูลที่ถูกต้องทั้งหมดเพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจของคุณ แผนที่ข้อมูลช่วยให้คุณระบุว่าคุณขาดแหล่งข้อมูลสำคัญในเครื่องมือวิเคราะห์ของคุณหรือไม่ หรือหากมีการตัดการเชื่อมต่อระหว่างการเดินทางที่เป็นอันตรายต่อคุณภาพข้อมูลของคุณ เมื่อคุณยืนยันได้ว่าเครื่องมือวิเคราะห์ของคุณกำลังป้อนข้อมูลที่เชื่อถือได้ ทีมของคุณก็จะสามารถเลือกได้อย่างชาญฉลาดขึ้นจากข้อมูลนั้น

ปรับปรุงการทำงานภายใน

ด้วยการดูวิธีการทั้งหมดที่บริษัทของคุณจัดเก็บและใช้ข้อมูลอย่างแม่นยำ คุณจะสามารถระบุความซ้ำซ้อนและหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณได้ แผนที่ข้อมูลสามารถจัดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วทั้งองค์กรของคุณและให้ภาพรวมที่สมบูรณ์เกี่ยวกับวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลของคุณ

วิธีการแมปข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ: กระบวนการแมปข้อมูล

เมื่อคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าการแมปข้อมูลสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร ก็ถึงเวลาอธิบายวิธีเริ่มแมปข้อมูลของคุณ คุณอาจต้องการใช้เครื่องมือเพื่อช่วย และเราจะอธิบายถึงประโยชน์ของการทำเช่นนั้นในหัวข้อถัดไป แต่กระบวนการ—บางครั้งเรียกว่าเทมเพลตการแมปข้อมูล—จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่อไปนี้:

ระบุฟิลด์ข้อมูลทั้งหมด

แหล่งข้อมูลขององค์กรของคุณคืออะไร และคุณเก็บข้อมูลใดไว้ภายในแหล่งข้อมูลเหล่านั้น สร้างรายการแบบละเอียดของทุกฟิลด์ข้อมูลใน CRM ของคุณและแหล่งข้อมูลอื่นๆ รวมถึงวิธีการจัดรูปแบบฟิลด์

ประสานผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณทั่วทั้งองค์กรเพื่อระบุแหล่งข้อมูลของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมทุกอย่างแล้ว

ทำแผนที่ข้อมูล

เมื่อคุณระบุฟิลด์ข้อมูลของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มแมปวิธีการใช้ข้อมูลนั้นและเคลื่อนย้ายทั่วทั้งองค์กรของคุณ เห็นภาพว่าข้อมูลจะไหลจากแหล่งข้อมูลของคุณไปยังเป้าหมายข้อมูลหรือข้ามเป้าหมายข้อมูลของคุณอย่างไร โปรดทราบว่าเครื่องมือทางธุรกิจของคุณอาจใช้ข้อมูลจากหลายแหล่งได้อย่างไร เนื่องจากจะช่วยในขั้นตอนต่อไป

แปลงข้อมูล

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ข้อมูลของคุณมักถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ ในระบบของคุณ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแปลงข้อมูลก่อนที่จะใช้เครื่องมือทางธุรกิจของคุณ ภายในแผนผังข้อมูลของคุณ ให้ระบุการแปลงข้อมูลที่เกิดขึ้นในทุกขั้นตอนที่เป็นไปได้ รายการนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าคุณต้องการการแปลงเพิ่มเติมหรือต่างกัน หรือหากคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการรวบรวมข้อมูลเพื่อลดการแปลงข้อมูลของคุณ

การทดสอบ

เริ่มต้นด้วยชุดย่อยของชุดข้อมูลหลักของคุณเพื่อดูว่าคุณได้ทำข้อผิดพลาดใดๆ ในแผนที่ของคุณหรือไม่ และการพึ่งพาดาวน์สตรีมได้รับความเสียหายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ การทดสอบตรรกะของคุณจะช่วยรักษาคุณภาพข้อมูลของคุณและทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างยังคงทำงานตามที่ต้องการ เมื่อคุณมั่นใจว่าแผนที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ใช้เป็นเทมเพลตการแมปข้อมูลของคุณ

การปรับปรุง / การบำรุงรักษา

การทำแผนที่ข้อมูลเป็นการเดินทางที่ต่อเนื่อง ทีมของคุณจะแนะนำแหล่งข้อมูลใหม่ รวมหรือย้ายข้อมูล และใช้เครื่องมือใหม่ที่ใช้ข้อมูลของคุณในการวิเคราะห์ เยี่ยมชมแผนผังข้อมูลของคุณเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้เครื่องมือทางธุรกิจใหม่

หากแผนกต่างๆ กำลังพิจารณาลดค่าใช้จ่ายด้านไอที ให้ใช้แผนผังข้อมูลของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าระบบใดมีความสำคัญต่อความสำเร็จของคุณมากที่สุด

วิธีการแมปข้อมูลใดดีที่สุดสำหรับคุณ

การตัดสินใจครั้งใหญ่มาถึงแล้ว:คุณต้องการจับคู่ข้อมูลของคุณอย่างไร มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับทักษะ งบประมาณ และความอดทนของนักพัฒนาของคุณ:

อัตโนมัติ

การทำแผนที่ข้อมูลอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์เฉพาะที่อาศัยการเรียนรู้ของเครื่องในการประมวลผลข้อมูลของคุณ จับคู่ข้อมูล และแสดงภาพการเปลี่ยนแปลงของคุณ การแมปข้อมูลอัตโนมัติสามารถช่วยทีมของคุณประหยัดเวลาได้หลายร้อยชั่วโมงและความเครียดที่เกินจะวัดได้ เมื่อพิจารณาว่าโซลูชันเหล่านี้สร้างมาให้ใช้งานง่าย อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องทุ่มเทงบประมาณเพื่อนำเครื่องมือดังกล่าวมาใช้

กึ่งอัตโนมัติ

กระบวนการทำแผนที่ข้อมูลแบบกึ่งอัตโนมัติจะอาศัยการผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีและความพยายามด้วยตนเอง ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ สมาชิกในทีมของคุณจะใช้เครื่องมือเพื่อแมปแหล่งข้อมูลและเป้าหมาย จากนั้นทีมของคุณจะตรวจสอบแมปนั้นด้วยตนเองและทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น การดำเนินการนี้จะต้องใช้ทักษะในการเขียนโค้ดและจะใช้เวลามากกว่าโซลูชันอัตโนมัติ แต่เป็นทางเลือกที่ฉลาดที่สุดหากคุณเพิ่งเริ่มเส้นทางการแมปข้อมูล

คู่มือ

หากคุณไม่สามารถใช้เครื่องมือเพื่อรองรับการแมปข้อมูลแบบอัตโนมัติหรือกึ่งอัตโนมัติได้ คุณจะต้องมีนักพัฒนาที่มีความรู้ด้านการแมปข้อมูล การแมปข้อมูลแบบแมนนวลใช้เวลาค่อนข้างมาก และอาจทำให้มีข้อผิดพลาดได้ เนื่องจากโซลูชันข้อมูลและเครื่องมือต่างๆ มากมายที่ทีมใช้

ที่กล่าวว่า การแมปข้อมูลด้วยตนเองช่วยให้ทีมของคุณควบคุมกระบวนการได้อย่างสมบูรณ์ และอนุญาตให้คุณปรับแต่งการแมปข้อมูลให้ตรงกับความต้องการของคุณ

ใช้ข้อมูลลูกค้าให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ความสามารถในการใช้และไว้วางใจข้อมูลลูกค้าของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการดึงดูดลูกค้าด้วยวิธีที่มีความหมายและกระตุ้นยอดขาย

การแมปข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกในการทำความเข้าใจว่าคุณรวบรวม จัดเก็บ และใช้ข้อมูลลูกค้าของคุณอย่างไร แต่กระบวนการนี้อาจยุ่งยาก เราขอแนะนำให้คุณใช้เครื่องมือเพื่อปรับปรุงส่วนสำคัญของการแมปข้อมูลของคุณ และดำเนินการบำรุงรักษาเป็นประจำเพื่อให้แผนที่ของคุณทันสมัยอยู่เสมอ

เพื่อช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลลูกค้าของคุณ ให้ลงทะเบียนสำหรับตอนต่อไปของ Data In Sight เพื่อรับเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อให้ CRM สะอาดและดำเนินการได้