เหตุใดการรวมแบบไฟล์ CSV จึงดีกว่าการรวมแบบอิง API

ผู้ค้ามักต้องย้ายข้อมูลจำนวนมาก (เช่น แคตตาล็อกสินค้า คำสั่งซื้อ หรือข้อมูลลูกค้า) จากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งเพื่อการประมวลผลหรือองค์กร ปัญหาอยู่ที่ว่าระบบหนึ่งมีโครงสร้างและยอมรับข้อมูลอย่างไรอาจไม่เหมือนกับระบบปลายทาง คุณจะถ่ายโอนและแบ่งปันข้อมูลระหว่างระบบได้อย่างไร (นอกเหนือจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ)?

หลายคนพึ่งพาการผสานรวมที่ใช้ไฟล์ CSV (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) เพื่อส่งออกและนำเข้าไฟล์ข้อความของข้อมูลระหว่างระบบ CSV เป็นประเภทไฟล์สากลที่รองรับระบบจำนวนมากและผู้ค้ารู้สึกสบายใจในการจัดการ แม้ว่าการรวมไฟล์มักจะเป็นตัวเลือกการรวม แต่ก็มีข้อจำกัดด้วยเช่นกัน ในขณะที่คุณประเมินแนวทางการรวมข้อมูลนี้ บทความนี้จะพิจารณาว่าเหตุใดการรวมแบบไฟล์ผ่านไฟล์ CSV จึงดีกว่าการรวมระบบโดยใช้ API

การรวมไฟล์แบบเรียบคืออะไร?

การรวมแบบอิงตามไฟล์เกิดขึ้นเมื่อข้อมูลต้นทางและ/หรือข้อมูลปลายทางต้องแสดงในไฟล์ (เช่น ไฟล์ CSV) บางระบบต้องการสิ่งนี้เป็นทางเลือกแทน API หรือการเชื่อมต่อฐานข้อมูลโดยตรง การรวมตามไฟล์ช่วยให้สามารถส่งข้อมูลระหว่างฐานข้อมูลต่างๆ หรือระบบปฏิบัติการ โดยไม่ต้องเชื่อมต่อโดยตรงกับฐานข้อมูล

แม้ว่าการรวมแบบอิงตามไฟล์อาจรวมถึงไฟล์ประเภทต่างๆ (เช่น XML, JSON) บทความนี้จะเน้นที่การรวมไฟล์ CSV โดยเฉพาะ ไฟล์ CSV สามารถมีไฟล์ได้เพียงไฟล์เดียว แม้ว่าบางครั้งการรวมแบบอิงตามไฟล์จะทำให้คุณต้องรวมองค์ประกอบจากหลายไฟล์ ไฟล์เหล่านี้เรียกว่าไฟล์ 'ทำให้เรียบ' โดยมีการกำหนดเร็กคอร์ดเดียวในหลายแถว

CSV ใช้เพื่อเก็บข้อมูลแบบตาราง ซึ่งหมายความว่าสามารถนำเข้าและส่งออกจากโปรแกรมที่จัดเก็บข้อมูลในตาราง เช่น Microsoft Excel หรือซอฟต์แวร์สเปรดชีตอื่นๆ เพื่อให้เป็นรูปแบบที่อ่านได้ สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า CSV ไม่สามารถรวมสูตรหรือคุณลักษณะการจัดรูปแบบใดๆ ของแผ่นงาน Excel ได้ หากคุณบันทึกเอกสาร Excel เป็น CSV ข้อมูลพิเศษทั้งหมดจะถูกแยกออก

ผู้ค้าประสบความสำเร็จในการใช้การรวมไฟล์ CSV มานานหลายทศวรรษเพื่อย้ายข้อมูลระหว่างระบบด้วยเหตุผลหลายประการ อย่างไรก็ตาม ในช่วง 10 – 15 ปีที่ผ่านมา API ได้กลายเป็นวิธีที่ “ทันสมัยกว่า” สำหรับสองระบบในการสื่อสารหรือบูรณาการซึ่งกันและกัน อะไรคือความแตกต่าง?

การรวม API กับแนวทางการรวม CSV

API (Application Program Interface) คือชุดของโค้ดที่ช่วยให้โปรแกรมซอฟต์แวร์สองโปรแกรมสามารถสื่อสารกันได้ API ของซอฟต์แวร์ระบุวิธีมาตรฐานและคาดการณ์ได้สำหรับนักพัฒนาในการเขียนโปรแกรมเพื่อขอบริการจากระบบหรือแอปพลิเคชันอื่น

REST (Representational State Transfer) API ยอมรับคำขอ HTTP ไปยังข้อมูล GET, PUT, POST หรือ DELETE REST แสดงถึงรูปแบบสถาปัตยกรรมและแนวทางการสื่อสารที่ใช้ในการพัฒนาบริการเว็บที่ทันสมัยที่สุด ดังนั้นจึงมักใช้เพื่อสร้าง API ที่อนุญาตให้ผู้ใช้เชื่อมต่อและโต้ตอบกับบริการคลาวด์

SOAP (Simple Object Access Protocol) เป็นโปรโตคอลอื่นที่ใช้ในการพัฒนา API เป็นเรื่องปกติใน API ใหม่น้อยกว่า REST แต่ทำสำเร็จในสิ่งเดียวกันโดยพื้นฐาน

การรวม API ช่วยให้คุณเชื่อมต่อสองระบบโดยการตีความและแปลข้อมูลระหว่างสองระบบผ่าน API ของระบบ เปิดใช้งานการไหลของข้อมูลเช่น "GET Product" จากจุดสิ้นสุด API ที่รู้จักใน ERP และ "PUT Product" ไปยังจุดปลาย API ที่รู้จักในแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ

แม้ว่าการรวม API จะเป็นแนวทางที่ทันสมัยกว่า แต่ก็ไม่ใช่โซลูชันที่ถูกต้อง (หรือเป็นไปได้) เสมอไปสำหรับผู้ค้าที่ต้องการผสานรวมระบบของตน ต่อไปนี้คือข้อมูลโดยละเอียดว่าทำไมการผสานรวมแบบอิงตามไฟล์จึงดีกว่าการรวม API

เหตุใดการรวมตามไฟล์จึงดีกว่าการรวม API

มีบางกรณีที่การรวม CSV อาจเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ดูข้อดีหลักบางประการของแนวทางการรวมระบบด้านล่างนี้

เก็บและเชื่อมต่อระบบโดยไม่ต้องใช้ API

ระบบซอฟต์แวร์บางระบบเท่านั้นที่มี API สำหรับการผสานรวม กรณีนี้มักเป็นกรณีของซอฟต์แวร์ "ดั้งเดิม" ที่เก่ากว่า แต่ก็เป็นกรณีสำหรับระบบสมัยใหม่ เช่น แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ Salesforce Commerce Cloud (Demandware) การผสานรวมกับระบบเหล่านี้จะต้องดำเนินการโดยไม่ใช้ API ซึ่งหมายความว่าตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณอาจเป็นการรวมแบบอิงไฟล์

อย่างน้อยระบบส่วนใหญ่ยอมรับ CSV ผ่านกระบวนการนำเข้าด้วยตนเอง โดยไม่คำนึงถึงอายุของซอฟต์แวร์ บางอย่าง (เช่น Salesforce Commerce Cloud) เสนอความสามารถในการนำเข้า CSV โดยอัตโนมัติโดยชี้ไปที่เซิร์ฟเวอร์ SFTP

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าผู้ค้าจำนวนมากจะใช้แนวทางการรวมนี้ แทนที่จะใช้โปรเจ็กต์ที่มีราคาแพงในบางครั้งเพื่ออัปเกรดหรือเปลี่ยนระบบที่ไม่ใช้ API เหล่านี้

ไม่มีกรรมสิทธิ์

ไฟล์ CSV ไม่เป็นกรรมสิทธิ์ของผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์รายใดรายหนึ่ง การสร้างและแบ่งปัน CSV เป็นวิธีการทั่วไปในการจัดการข้อมูล ทำให้ง่ายต่อการโต้ตอบและแบ่งปันระหว่างบุคคลและระบบ คุณสามารถสร้าง CSV ได้โดยใช้ Excel หรือซอฟต์แวร์สเปรดชีตอื่นๆ และคนส่วนใหญ่ก็สบายใจที่จะจัดการด้วยวิธีนี้ ไม่ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ใด การนำเข้าและส่งออกไฟล์ CSV นั้นไม่ได้มีลักษณะเฉพาะสำหรับซอฟต์แวร์หรือแบรนด์นั้น

สร้างไฟล์ได้ง่ายขึ้น

เนื่องจาก CSV เป็นไฟล์ข้อความธรรมดา นักพัฒนาเว็บหรือสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณจึงสร้าง ดู และตรวจสอบข้อมูลเป็นสเปรดชีตได้ง่ายขึ้น สิ่งที่คุณต้องมีคือแถวส่วนหัวที่ด้านบนและแถวถัดไปของข้อมูล คุณจะสามารถจัดการข้อมูลเพื่อจัดระเบียบได้ตามที่คุณต้องการ จากนั้นจึงแชร์ข้อมูลนี้ข้ามระบบต่างๆ ได้ง่าย

ไม่มีความสัมพันธ์แบบลำดับชั้นระหว่างข้อมูล เว้นแต่คุณจะเป็นตัวแทนของลำดับชั้นนั้นด้วยไฟล์ CSV หลายไฟล์ หากคุณต้องการทำเช่นนี้ จะทำให้การผสานรวมแบบ CSV มีความซับซ้อนมากขึ้น

ตัวอย่างทั่วไปของไฟล์ CSV ที่ผู้ค้าอาจสร้างขึ้น ได้แก่ ใบกำหนดราคา รายชื่อลูกค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ ข้อมูลคำสั่งซื้อ และส่วนลดเพื่อแชร์ระหว่างระบบอีคอมเมิร์ซกับ ERP หรือ POS

มาตรฐานการสื่อสารระหว่างหลายแหล่ง

ไฟล์ CSV ยังเป็นวิธีมาตรฐานในการสื่อสารข้อมูล ซึ่งทำให้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมและรวบรวมข้อมูลจากแหล่งหรือระบบต่างๆ แม้ว่ารูปแบบของข้อมูล (ซึ่งคอลัมน์ในลำดับใด) จะมีแนวโน้มแตกต่างกันไป แต่ CSV ก็เป็นประเภทไฟล์ที่เป็นที่ยอมรับและสนับสนุนในระดับสากลเกือบทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น คุณอาจรวบรวมแคตตาล็อกสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายราย ไม่ว่าพวกเขาจะใช้ระบบใดในการควบคุมข้อมูลผลิตภัณฑ์ พวกเขาควรจะสามารถส่งออก CSV ของข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั้งหมดได้ จากนั้น คุณสามารถเลือกและนำเข้า CSV นี้ไปยังระบบของคุณได้ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการรวมเข้ากับระบบของพวกเขาโดยตรง คุณอาจไม่มีการรวม API โดยตรงเป็นตัวเลือกเนื่องจากความปลอดภัยหรือข้อกังวลอื่นๆ

ข้อจำกัดของการรวมตามไฟล์

มีข้อเสียสำหรับแนวทางการรวมนี้ที่คุณควรพิจารณา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเปรียบเทียบวิธีการนี้กับทางเลือกอื่น เช่น การผสานรวมบน API

ความรับผิดชอบด้านความปลอดภัย

เมื่อทำการถ่ายโอนไฟล์ CSV โดยอัตโนมัติ คุณจะต้องวางไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ที่ระบบอื่นเลือกไว้ ใครเป็นคนดูแลเซิร์ฟเวอร์? คุณรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยตลอดกระบวนการนั้นอย่างไร

การรวมระบบโดยใช้ไฟล์ทำให้ผู้ค้าต้องคำนึงถึงความปลอดภัยด้วยวิธีที่ต่างออกไป แม้ว่าคุณต้องการให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยตลอดการถ่ายโอน คุณก็ไม่สามารถเข้าใช้งานที่ยากเกินไปได้เช่นกัน มิฉะนั้น การสื่อสารกับระบบธุรกิจอื่นๆ จะยากมาก เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องค้นหาความสมดุลนั้น และทำให้แน่ใจว่าทุกคน (และอีกไม่เกิน) สามารถเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ได้ตามต้องการ

การซิงค์แบทช์

เมื่อรวมระบบเข้าด้วยกัน ผู้ค้าส่วนใหญ่ต้องการซิงค์ข้อมูลระหว่างระบบแบบเรียลไทม์หรือในทันที

สิ่งนี้จะมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับข้อมูล เช่น รายการอีคอมเมิร์ซที่มีสินค้าคงคลังที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วหรือคำสั่งซื้อที่ต้องดำเนินการสำหรับการจัดส่งภายในสองวัน ทันทีที่มีการสั่งซื้อทางออนไลน์ คุณต้องการลดปริมาณสินค้าคงคลังในช่องทางการขายทั้งหมดของคุณ และเริ่มดำเนินการตามคำสั่งซื้อ ความล่าช้าในการซิงค์นี้ แม้จะเล็กเพียง 30 นาที ก็สามารถทำให้เกิดการขายมากเกินไปในช่วงเวลาที่มียอดขายสูงสุด เช่น ช่วงลดราคาแฟลชหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ พวกเขายังสามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้ช้า ทำให้คุณพลาดวันจัดส่งที่รับประกัน ลูกค้าของคุณต้องทนทุกข์กับผลที่ตามมา

การรวมไฟล์ CSV ส่วนใหญ่ตามค่าเริ่มต้นไม่สามารถซิงค์ได้ในทันที เนื่องจากไม่สามารถเขียนบรรทัดใหม่อย่างต่อเนื่องไปยัง CSV ในขณะที่ระบบอื่นกำลังอ่านบรรทัดใหม่จาก CSV อย่างต่อเนื่อง คุณต้องเขียนหลายบรรทัดลงในไฟล์ วางไฟล์นั้นเพื่อรับ แล้วเริ่มไฟล์ใหม่

ซึ่งหมายความว่ากฎของคุณสำหรับการเริ่มไฟล์ใหม่คือ "จำนวนแถว" หรือ "ระยะเวลา" กระบวนการนี้จะล่าช้า

ลองนึกถึงการรวมไฟล์ CSV ด้วยวิธีอื่น: คุณไม่ได้ส่งอีเมลแบบออนดีมานด์เหมือนที่อีเมลจะมาถึง วันละครั้ง คุณอาจได้รับจดหมายจำนวนหนึ่ง และคุณส่งออกเป็นชุดๆ ด้วยเช่นกัน

การจัดการโครงสร้างข้อมูลที่ซับซ้อน

แม้ว่าโครงสร้างไฟล์แบบเรียบของ CSV จะเป็นข้อได้เปรียบ แต่ก็อาจเป็นความหายนะได้เช่นกัน จากการออกแบบ ข้อมูล CSV ไม่ได้เป็นแบบลำดับชั้นหรือเชิงวัตถุ ซึ่งหมายความว่ามีโครงสร้างที่แพร่หลาย สำหรับผู้ค้าบางราย ปัญหานี้คือเมื่อคุณมีข้อมูลหลายชั้นที่เกี่ยวข้องกัน ลองนึกถึงวิธีที่คุณจะต้องแสดงคำสั่งซื้อที่มีรายการโฆษณาหลายรายการหรือผลิตภัณฑ์ที่มีหลายขนาดหรือหลายสี

คุณจะต้องสร้างไฟล์ CSV หลายไฟล์เพื่อพยายามแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลของคุณ การพยายามจัดการและจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยาก

กำลังตรวจสอบข้อมูล

ขั้นตอนสำคัญในการรวมระบบคือการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่คุณกำลังถ่ายโอน คุณไม่ต้องการส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ถูกต้องไปยังระบบอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด "ไม่ถูกต้อง" ด้วยการรวมไฟล์ CSV การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจึงเป็นกระบวนการที่ผู้ใช้กำหนดเอง

เมื่อคุณจัดการกับ CSV หลายไฟล์ที่มีข้อมูลหลายร้อยแถว การตรวจสอบจะจัดการได้ยาก คุณจะไม่สามารถ "ดูถูก" ว่าทุกอย่างดูดีที่จะส่ง ผู้ใช้จะใช้สูตรหรือมาโครที่เขียนใน Excel เพื่อเน้นเซลล์แทนหากเซลล์นั้นผิด จากนั้นคุณต้องลงมือทำเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด กระบวนการนี้ใช้เวลานานและผิดพลาดเมื่อตรวจสอบข้อมูลจำนวนมาก

ในบางกรณี ระบบที่คุณกำลังโหลดข้อมูล CSV อาจให้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน CSV ที่นำเข้า แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน การมีอยู่และความทนทานของฟีเจอร์เหล่านี้ไม่สอดคล้องกันระหว่างแพลตฟอร์มต่อแพลตฟอร์ม และบ่อยครั้งที่พวกเขาไม่สามารถจัดการธุรกรรมการนำเข้าได้ดีเมื่อเกิดความล้มเหลว นั่นอาจหมายความว่าหากแถวหนึ่งใน 100,000 แถวไม่ถูกต้อง การนำเข้าทั้งหมดอาจล้มเหลว

การกู้คืนจากข้อผิดพลาดระหว่างการถ่ายโอนข้อมูล

การรวมไฟล์ CSV อาศัยการวางและรับไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ ตลอดกระบวนการนั้น มีหลายอย่างที่อาจผิดพลาดได้ เช่น ไฟล์เสียหายหรือเซิร์ฟเวอร์หรือระบบไฟล์ล่ม โดยปกติแล้ว จะไม่มีการตรวจสอบอักขระที่ไม่ถูกต้อง ไม่มีคำอธิบายข้อมูล หรือปัญหาเนื้อหาไฟล์อื่นๆ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณส่งไฟล์ที่มีปัญหาเหล่านี้ คุณวางแผนจะแก้ไขอย่างไร

การจัดการทรัพยากรคอมพิวเตอร์สำหรับการประมวลผลข้อมูล

ขึ้นอยู่กับวิธีการเขียนโค้ดเพื่อรวมระบบของคุณ การรวมแบบอิงตามไฟล์อาจใช้ CPU และ RAM จำนวนมากเพื่ออ่านชุดข้อมูลขนาดใหญ่ในหลายไฟล์

ปัญหาการเข้ารหัสอักขระ

แต่ละระบบมีค่าเริ่มต้นของตัวเองสำหรับการเข้ารหัสอักขระ เช่น UTF-8 เมื่อแชร์ไฟล์ข้อความ (เช่น CSV) ผู้ค้าต้องพิจารณาว่าไฟล์นั้นจำเป็นต้องใช้อักขระเข้ารหัสเดียวกัน หากไม่เป็นเช่นนั้น ไฟล์ CSV ไฟล์ใดไฟล์หนึ่งของคุณอาจถูกปฏิเสธหรือข้อมูลอาจดูเหมือนไม่ถูกต้อง เนื่องจากระบบไม่สามารถอ่านอักขระของคุณได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ระบบปลายทางอาจไม่สามารถอ่านเครื่องหมายอะพอสทรอฟีหรืออักขระเฉพาะสำหรับภาษาเอเชียได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการผสานการทำงาน CSV

ผู้ค้ามีตัวเลือกในการรวมระบบของตน และสำหรับหลายๆ คน การผสานรวมตามไฟล์ผ่าน CSV ก็เป็นตัวเลือกที่เหมาะสม อย่างไรก็ตาม วิธีการผสานรวมนี้ไม่ได้มาโดยปราศจากข้อเสียที่คุณควรพิจารณา

หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำให้ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติผ่านการผสานการทำงานแบบไฟล์ โปรดเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันการถ่ายโอนไฟล์ของ nChannel ซึ่งสร้างขึ้นเพื่อจัดการกับความท้าทายทั้งหมดที่อธิบายไว้ในเอกสารนี้โดยตรง