การจัดการภาวะวิกฤต: จะทำให้ธุรกิจของคุณอยู่รอดได้อย่างไร

คุณเคยกังวลเกี่ยวกับการทำธุรกิจผิดพลาดที่อาจทำลายชื่อเสียงของบริษัทคุณหรือไม่?

ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจำนวนมากจึงระมัดระวังในการประชาสัมพันธ์ โชคดีที่มีวิธีป้องกันวิกฤตไม่ให้เกิดขึ้นได้

บล็อกด้านล่างอธิบายว่าการจัดการวิกฤตคืออะไรและจะนำไปใช้อย่างไร

การจัดการวิกฤตคืออะไร?

การจัดการภาวะวิกฤตใช้กลยุทธ์การจัดการเฉพาะเพื่อจัดการกับเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์อย่างกะทันหันและที่สำคัญสำหรับบริษัทอย่างชำนาญ

เหตุการณ์เหล่านี้อาจแตกต่างกัน ซึ่งเป็นผลมาจากการกระทำของคุณหรือเหตุการณ์ที่คาดเดาไม่ได้ อย่างไรก็ตาม คุณควรพร้อมที่จะตัดสินใจอย่างรวดเร็วโดยลดความเสียหายให้เหลือน้อยที่สุดในทั้งสองกรณี

ตัวอย่างเช่น ความเสียหายอาจเกิดขึ้นกับความปลอดภัย สุขภาพของพนักงาน การเงินขององค์กร และแน่นอน ชื่อเสียงของบริษัท

ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะเตรียมตัวและมีประสิทธิภาพในการกระทำของคุณสำหรับตัวเลือกเหล่านี้และตัวเลือกอื่น ๆ ที่เป็นไปได้มากมาย

วัตถุประสงค์ของการจัดการภาวะวิกฤตคือการรู้ว่าวิกฤตใด ๆ ที่เป็นทางป้องกันมิให้เกิดขึ้น เมื่อเกิดวิกฤตขึ้น ให้ยึดกลยุทธ์การจัดการวิกฤตของคุณเพื่อดับไฟอย่างรวดเร็ว เรามาดูวิธีการสร้างกลยุทธ์ดังกล่าวกัน

การจัดการภาวะวิกฤตเป็นกระบวนการที่ยาวนาน และคุณควรดำเนินการก่อนที่จะเกิดความเสียหายขึ้น แน่นอนว่ามีจุดมุ่งหมายเพื่อลดความเสียหายหลังวิกฤตและเพื่อฝึกการจัดการวิกฤตทั้งก่อน ระหว่าง และหลังเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์เกิดขึ้น

กฎข้อแรกของการจัดการวิกฤต: รู้ว่ากำลังพูดถึงคุณว่าอย่างไร

เมื่อพูดถึงหลักการจัดการวิกฤต คุณควรเน้นย้ำความรับผิดชอบต่อสาธารณะ วิกฤตที่ซ่อนอยู่สามารถทำลายชื่อเสียงของคุณได้ และความคิดเห็นเชิงลบของสาธารณชนที่มักเกิดขึ้นเมื่อเกิดวิกฤตการประชาสัมพันธ์สามารถทำลายความน่าเชื่อถือของคุณได้ นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่ต้องทำปฏิกิริยาทันที นอกจากนี้ การตอบกลับอย่างรวดเร็วต่อสาธารณะจะทำให้ข้อความปรากฏและน่าเชื่อถือมากขึ้น

การโพสต์ข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์บนโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของคุณและการส่งอีเมลถึงลูกค้าของคุณนั้นเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ผู้ชมของคุณเป็นปัจจุบัน การทำเช่นนี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะสูญเสียความไว้วางใจของพวกเขา และการสูญเสียความไว้วางใจจากลูกค้าอาจหมายความว่าพวกเขายังหยุดใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ซึ่งอาจเป็นหายนะอีกอย่างหนึ่งที่คุณอาจประสบจากวิกฤตการประชาสัมพันธ์

ในการสร้างกลยุทธ์การจัดการวิกฤตที่แข็งแกร่ง การตรวจสอบสิ่งที่กำลังพูดเกี่ยวกับบริษัทของคุณทางออนไลน์อย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณได้รับผลตอบรับเชิงลบและเชิงบวกมากน้อยเพียงใดในแต่ละวัน และตื่นตัวหากชื่อเสียงของคุณเริ่มลดลง

นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องฝึกฝนทักษะเฉพาะซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการกับวิกฤตได้สำเร็จ

ทักษะการจัดการวิกฤตที่สำคัญ

โดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ บุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการกับวิกฤตควรแสดงให้เห็นถึงทักษะสากลหลายประการสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

การควบคุมตนเอง

หลีกเลี่ยงความตื่นตระหนกในทุกกรณี การตัดสินใจทางอารมณ์จะทำให้เกิดความโกลาหลมากขึ้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาความชัดเจนของจิตใจ ซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจอย่างมีเหตุผลและแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสาร

เวลามีความสำคัญในวิกฤต ดังนั้นผู้รับผิดชอบจึงต้องสื่อสารอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา ด้วยวิธีนี้ เพื่อนร่วมงานจะดำเนินการเร็วขึ้นและสงบสติอารมณ์ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะส่งผลต่อคุณภาพของการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

ความคิดสร้างสรรค์

วิกฤตจะไม่มีวันเป็นกรณีตัวอย่างง่ายๆ ความคิดสร้างสรรค์เป็นสิ่งสำคัญเมื่อมีปัญหา คุณต้องคิดให้รอบคอบและพัฒนาการกระทำที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การใช้ความคิดสร้างสรรค์ของคุณจะทำให้คุณสามารถมองเรื่องนี้จากมุมมองต่างๆ ได้ ซึ่งนำไปสู่การประเมินสถานการณ์ตามความเป็นจริง

การจัดการความสัมพันธ์

หากวิกฤตหมายถึงความขัดแย้งกับบริษัทอื่นหรือบุคคลอื่น ตำแหน่งของคุณจะต้องเป็นมิตรแต่มั่นคง ความอดทนและความเข้าใจในสถานการณ์ดังกล่าวเป็นกุญแจสู่การเป็นพันธมิตรของทั้งสองฝ่าย ส่งผลให้การเจรจาเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาและดีกว่าที่คุณคาดไว้

การปรับตัว

แม้ว่าคุณจะจัดการกับวิกฤตการณ์ PR ก่อนหน้านี้โดยไม่มีการร้องเรียนใดๆ ก็ตาม โซลูชันของคุณอาจไม่ได้ผลในกรณีปัจจุบัน ดังนั้นจึงควรยอมรับความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ความหลากหลายของมุมมองในทีมมีผลดีและมีนัยสำคัญต่อการแก้ปัญหา

เมื่อคุณฝึกฝนทักษะเหล่านี้แล้ว คุณก็พร้อมที่จะใช้วิธีการจัดการวิกฤต

5 วิธีจัดการวิกฤตอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ใจเย็นๆ

ความสงบของจิตใจทำให้คุณมีเหตุผลมากขึ้น มันจะได้ผลดีกว่าการตัดสินใจภายใต้อิทธิพลของอารมณ์เชิงลบและความตื่นตระหนก

2. ดำเนินการอย่างรวดเร็ว

อย่ารอช้า! ติดตามรายงานของคุณและแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์จาก Mediatoolkit จะช่วยคุณในเรื่องนี้

3. สื่อสารกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

คำนึงถึงความคิดเห็นของผู้อื่นด้วย ซึ่งจะช่วยขจัดข้อผิดพลาดให้ได้มากที่สุดและผลที่ตามมาจากวิกฤตการณ์ต่อไป

4. รับผิดชอบ

เป็นผู้ใหญ่และไม่แก้ตัว แทนที่จะรับผิดชอบไหล่ของคุณโดยให้ข้อมูลเฉพาะ มิฉะนั้น ผู้ชมอาจคิดว่าคุณต้องการหลีกเลี่ยงผลที่ตามมา

5. ประเมินผลลัพธ์และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

ประเมินกิจกรรมของผู้ใช้อย่างต่อเนื่องและตอบสนองเมื่อจำเป็น ต้องขอบคุณ Mediatoolkit's Reports คุณจะสร้างภาพที่เป็นกลางของสถานการณ์เพื่อแนะนำวิธีแก้ไขและการดำเนินการในเชิงบวกเพิ่มเติม

ขั้นตอนสู่แผนการจัดการวิกฤตที่ประสบความสำเร็จ

เมื่อคุณมีทักษะที่เหมาะสมและรู้วิธีการที่เหมาะสมในการจัดการกับวิกฤตแล้ว คุณสามารถเริ่มจัดทำแผนการจัดการภาวะวิกฤตได้

แผนการจัดการวิกฤตเป็นเครื่องมืออ้างอิง ประกอบด้วยรายการข้อมูลติดต่อที่สำคัญ ช่วยในการรวบรวมข้อมูลและแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถอ้างอิงได้ กิจกรรมดังกล่าวสามารถช่วยประหยัดเวลาของคุณได้อย่างมากเมื่อทุกนาทีมีค่า

ขั้นตอนที่ 1: จัดตั้งทีมจัดการวิกฤต

ทีมจัดการวิกฤตควรมีบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการประชาสัมพันธ์ การรักษาความปลอดภัย ทรัพยากรบุคคล การเงิน การรักษาความปลอดภัย และแง่มุมทางกฎหมายของธุรกิจของคุณ การมีบุคลากรจากทีมต่างๆ ในทีมจัดการวิกฤตจะช่วยยกระดับความพยายามของคุณด้วยมุมมองที่แตกต่างกัน ที่สามารถช่วยให้คุณสร้างการตอบสนองที่สมเหตุสมผลต่อวิกฤตการณ์ต่างๆ ได้ในขณะเดียวกันก็คำนึงถึงแง่มุมต่างๆ หลายประการ ตั้งแต่มุมมองของฝ่ายทรัพยากรบุคคลไปจนถึงมุมมองทางการเงินของการตอบสนองของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ประเมินว่าองค์ประกอบใดในบริษัทของคุณที่อาจเสี่ยงต่อวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นได้มากที่สุด ขั้นแรก ให้พิจารณาตัวเลือกที่ชัดเจนน้อยที่สุดเมื่อทำการวิจัยเชิงลึกของคุณ จากนั้นระบุทุกแง่มุมที่อาจเกี่ยวข้องและวิเคราะห์ร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณผลกระทบ

ค้นหาผลกระทบของการกระทำแต่ละอย่างและผลที่ตามมา บางทีวิกฤตอาจไม่ส่งผลกระทบต่อส่วนอื่น ๆ ของบริษัท แต่สถานการณ์ก็นำมาซึ่งปัญหาอื่น อดทนและมีการวิเคราะห์เหตุและผลอย่างละเอียดถี่ถ้วน

ขั้นตอนที่ 4: สร้างแผนการตอบกลับ

การตอบสนองต่อวิกฤตของคุณต้องรวดเร็ว ตอบกลับภายในสองสามชั่วโมงแรกของการเริ่มต้นวิกฤต แน่นอนว่าสิ่งนี้สร้างแรงกดดันอย่างสูงต่อผู้ที่รับผิดชอบในการเตรียมข้อความดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม พึงระลึกว่าสื่อมักจะเติมช่องว่างของคุณในข้อมูลด้วยข้อมูลเท็จ คุณต้องนำเสนอเหตุการณ์ของคุณด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและข้อมูลที่จะตั้งคำถามได้ยากเพราะมีหลักฐานยืนยัน การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้ชมของคุณทราบว่าคุณควบคุมสถานการณ์และทำให้พวกเขาได้รับความไว้วางใจและความเคารพในตัวคุณมากขึ้น หากต้องการมีข้อมูลสำคัญทั้งหมดอยู่ในมือคุณในเวลาเพียงไม่กี่วินาที – ให้หันไปใช้การตรวจสอบสื่อ หากเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยทางไซเบอร์ คุณอาจต้องพิจารณาติดตามตรวจสอบการขโมยข้อมูลประจำตัวด้วย

ขั้นตอนที่ 5: สร้างระบบติดตามวิกฤต

นอกจากการมีทักษะที่กล่าวถึงข้างต้นและบุคลากรจากแผนกต่างๆ ของบริษัทในทีมการจัดการวิกฤตแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องรู้อยู่เสมอว่าสาธารณชนคิดอย่างไรเกี่ยวกับบริษัทของคุณเพื่อสร้างการตอบสนองต่อวิกฤตการณ์ที่ดี

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น การมีกลยุทธ์การจัดการวิกฤตที่ดี จำเป็นต้องรับรู้อย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการรับรู้ของบริษัทของคุณและแนวโน้มโดยรวมในอุตสาหกรรมของคุณเพื่อตอบสนองต่อข้อเสนอแนะเชิงลบใดๆ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยและใช้เวลานานมากในการดำเนินการนี้ด้วยตนเอง ดังนั้นในการเริ่มต้นการติดตามวิกฤต การใช้เครื่องมือตรวจสอบสื่อที่ยอดเยี่ยม เช่น Mediatoolkit จึงเป็นสิ่งสำคัญ

เครื่องมือติดตามสื่อจะตรวจสอบเว็บสำหรับการกล่าวถึงคำหลักที่คุณต้องการ และควรเป็นผู้ช่วยของคุณในการป้องกันและตอบสนองต่อวิกฤตการประชาสัมพันธ์

วิธีใช้ Mediatoolkit สำหรับการจัดการวิกฤต

ตั้งค่าแบบสอบถาม

ในการรวบรวมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับบริษัทของคุณ คู่แข่ง ฯลฯ ให้เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าคำถามที่คุณสนใจใน Mediatoolkit คุณสามารถค้นหาคำสำคัญ เช่น ชื่อแบรนด์ แฮชแท็ก หรือหัวข้อ

จากนั้นสร้างตัวกรองอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้คุณกรองผลลัพธ์ของคุณตามความรู้สึก ผู้มีอิทธิพล แหล่งที่มา ผู้เขียน สถานที่ การเข้าถึง ความนิยม ฯลฯ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ถึงการวิจัยที่รวดเร็ว เข้มข้น และล้ำหน้า

เปิดการแจ้งเตือน

Mediatoolkit จะช่วยให้คุณได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ รวมถึงการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการกล่าวถึงบนพอร์ทัล เช่น Facebook, Twitter, Youtube, เว็บไซต์, บล็อก และฟอรัม คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนและเลือกเวลาและวิธีที่คุณต้องการรับข้อมูลของคุณ

คุณลักษณะที่มีประโยชน์อีกประการหนึ่งสำหรับการจัดการภาวะวิกฤตคือ Spike Alert ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อใดก็ตามที่มีจำนวนการกล่าวถึงคำหลักที่ติดตามของคุณเพิ่มขึ้น

ใช้ประโยชน์จากไดเจสต์

ด้วย Mediatoolkit คุณยังสามารถสร้างสรุปรายวันที่จะช่วยคุณสร้างรายงานที่เชื่อถือได้และประเมินสถานการณ์วิกฤตอย่างเป็นกลาง

ขั้นตอนที่ 6: เตรียมแผนปฏิบัติการโซเชียลมีเดีย

ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการเพิกเฉยต่อความเป็นไปได้ในการตอบสนองต่อโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของคุณ ทุกวันนี้ โซเชียลมีเดียมีผลกระทบอย่างมากต่อผู้ชมของคุณ และเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเข้าถึงสาธารณะ ช่องทางโซเชียลมีเดียเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแสดงความคิดเห็นต่อสาธารณะในยามวิกฤต เพื่อหลีกเลี่ยงจุดสุดยอดของความคิดเห็นเชิงลบ ให้เผยแพร่คำชี้แจงเกี่ยวกับกรณีของคุณผ่านโซเชียลมีเดียทันทีที่เกิดวิกฤต

Mediatoolkit จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข่าวลือออนไลน์ที่สำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับคำหลักที่คุณสนใจบนโซเชียลมีเดีย

เริ่มติดตามการกล่าวถึงออนไลน์ของคุณวันนี้

เพื่อรับมือกับวิกฤตอย่างมีประสิทธิภาพได้สำเร็จ คุณต้องพิจารณาปัจจัยหลายประการ เริ่มต้นจากทัศนคติของคุณ การตอบสนองอย่างรวดเร็ว และการสื่อสารที่เพียงพอด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ ก่อนอื่น อย่าลืม:

• ประเมินระดับความเสี่ยง
• เลือกทีมที่ใช่
• มีการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อวิกฤต
• วิเคราะห์และสร้างรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ

วิกฤตที่เพิ่มขึ้นอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจของคุณ ดังนั้นจึงควรระมัดระวัง Mediatoolkit จะช่วยให้คุณติดตามสิ่งที่พูดเกี่ยวกับคุณทางออนไลน์ได้อย่างพิถีพิถัน ด้วยข้อมูลและการวิเคราะห์ที่สำคัญทั้งหมด คุณจะพร้อมที่จะป้องกันและแก้ไขวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นได้

คุณสามารถทดลองใช้ Mediatoolkit ได้ฟรีวันนี้ และดูว่าเหตุใดจึงควรเป็นตัวช่วยในการจัดการวิกฤตของคุณ