การวางแผนกิจกรรมขององค์กร 101: 5 เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ
เผยแพร่แล้ว: 2023-06-22
กิจกรรมขององค์กรสามารถมีได้หลายรูปแบบ รวมถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การส่งเสริมการขาย การสร้างทีม การสร้างเครือข่าย และการฝึกอบรมและการพัฒนาทางวิชาชีพ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การวางแผนอาจเป็นเรื่องที่ท่วมท้น โดยเฉพาะเมื่อเป็นแนวคิดใหม่
นอกจากนี้ คุณต้องเริ่มต้นก่อนเพื่อที่จะประสบความสำเร็จ ด้วยรายละเอียดมากมายที่ต้องพิจารณา การให้เวลาตัวเองมากขึ้นจะช่วยป้องกันความผิดพลาด เช่น การทิ้งข้อมูลสำคัญ เช่น การเชิญผู้ถือหุ้นหรือการวางแผนงบประมาณ
คุณอาจต้องการพิจารณาทำงานร่วมกับนักวางแผนงานในพื้นที่ของคุณเพื่อลดความกดดัน ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะจัดงานในลอนดอน ให้ติดต่อนักวางแผนงานที่มีประสบการณ์เพื่อรับแนวคิดในการวางแผนงานองค์กรที่ดีที่สุด
หากคุณสงสัยว่าจะจัดงานของบริษัทให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร คู่มือนี้จะให้ข้อมูลเชิงลึก คำแนะนำ และคำแนะนำใหม่ๆ เพื่อช่วยคุณในการวางแผน:
ประเมินวัตถุประสงค์หลักของคุณ
การระบุจุดประสงค์และวัตถุประสงค์ของงานเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มวางแผน ซึ่งจะให้ภาพที่ชัดเจนว่าส่วนใดที่จะรวมไว้ในโปรแกรม คนที่จะเชิญ และงานใดที่จะมอบหมายให้กับทีม
โดยทั่วไปจะเป็นแนวทางในการตัดสินใจทั้งหมดของคุณและช่วยให้คุณสามารถวัดความสำเร็จของกิจกรรมได้ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณในแต่ละขั้นตอนในขณะที่ดำเนินไป
เพื่อปรับปรุงการวางแผน อย่าลืมรวมเป้าหมายหลักเหล่านี้:
- สร้างรายได้ให้กับบริษัท
- เพิ่มการรับรู้ของแบรนด์ของคุณ
- ดึงดูดนักลงทุนที่มีศักยภาพและลูกค้าใหม่
- สร้างชุมชนผ่านการปฏิสัมพันธ์ทางสังคม
- แนะนำแนวคิดใหม่หรือท้าทาย
- ฉลองความสำเร็จหรือความก้าวหน้าล่าสุด
- ยกย่องพนักงานในความทุ่มเท
- ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน
การกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณเป็นขั้นตอนสำคัญในการวางแผน จัดงาน และดำเนินกิจกรรมขององค์กรให้ประสบความสำเร็จ
กำหนดประเภทและขนาดของงาน
เมื่อคุณทราบวัตถุประสงค์แล้ว การกำหนดประเภทของกิจกรรมที่จะวางแผนจะง่ายขึ้น ขึ้นอยู่กับโทนเสียงที่คุณต้องการตั้งค่า แต่ละเหตุการณ์อาจแตกต่างกันไปในครั้งต่อไป ด้วยเหตุผลนี้ บริษัทต่างๆ ควรพิจารณาขนาดของงานอย่างรอบคอบ
โดยเฉลี่ยแล้ว กิจกรรมขององค์กรส่วนใหญ่จัดอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งต่อไปนี้:
- Micro: สิ่งเหล่านี้มีไว้สำหรับองค์กรในการจัดกิจกรรมที่เรียบง่ายโดยมีแขกมากถึง 100 คน การวางแผนงานดังกล่าวค่อนข้างง่าย แต่อาจขึ้นอยู่กับผู้รับมอบสิทธิ์ที่ได้รับเชิญ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีผู้จัดการอาวุโสมากขึ้น คุณอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการจัดระบบขนส่งและที่พักโดยขึ้นอยู่กับกรอบเวลา
- ขนาดเล็ก: กิจกรรมเหล่านี้มักจะรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ 100-250 คน ปริมาณงานที่คุณทำจะขึ้นอยู่กับอันดับของผู้เข้าร่วมประชุมด้วย อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับกิจกรรมย่อย คุณต้องสร้างโปรแกรมที่อนุญาตการหยุดพักและวางแผนการเดินทางสำหรับแขกของผู้จัดการอาวุโส
- ขนาดกลาง: เป็นกิจกรรมขนาดใหญ่ที่สามารถรองรับแขกได้มากถึง 2,000 คน ส่วนใหญ่ใช้สำหรับการสร้างเครือข่ายและงานแสดงสินค้าเมื่อผู้บริหารระดับสูงต้องการพบปะกับลูกค้าระดับสูง ต้องมีการวางแผนมากขึ้นเนื่องจากคุณอาจต้องรวมความบันเทิงหลังการประชุมควบคู่ไปกับที่พักและการขนส่ง
- ขนาดใหญ่: เป็นกิจกรรมขององค์กรที่โดดเด่นที่สุด โดยมีผู้เข้าร่วมประชุมประมาณ 10,000 คน การดำเนินการตามข้อตกลงเหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย และคุณจะต้องได้รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น คุณยังสามารถใช้เทคโนโลยีระดับองค์กรสำหรับการจองเที่ยวบินและที่พัก การลงทะเบียน และการจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ
งานของบริษัทของคุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเมื่อคุณประมาณการแขกที่จะวางแผนไว้ ช่วยให้คุณวางแผนได้อย่างเหมาะสมและหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่อาจทำลายโปรแกรมทั้งหมด ลองนึกภาพว่าจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณมีผู้ร่วมประชุมมากกว่า 500 คน ทั้งๆ ที่คุณวางแผนไว้เพียง 200 คน!
สร้างงบประมาณของคุณ
วัตถุประสงค์และขนาดของงานจะส่งผลต่องบประมาณ ซึ่งแตกต่างจากการลงทุนทางการเงินอื่น ๆ ที่คุณสร้างงบประมาณและมุ่งเน้นการตัดสินใจของคุณ การวางแผนกิจกรรมขององค์กรเกี่ยวข้องกับการกำหนดงบประมาณของคุณโดยขึ้นอยู่กับขนาด เป้าหมาย และประเภทของแขกที่คุณเชิญ
ตัวอย่างเช่น เมื่อการสัมมนาย่อยมีไว้สำหรับผู้จัดการระดับสูงเท่านั้น คุณอาจต้องการทรัพยากรมากกว่าการวางแผนสำหรับการฝึกอบรมพนักงานกลุ่มเล็กๆ ที่มีสมาชิกในทีมประมาณ 200 คน
อาจเป็นเพราะบริษัทอาจต้องจัดหาพาหนะ ที่พัก และความบันเทิงสำหรับแขกวีไอพี ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่างบประมาณดังต่อไปนี้:
- สถานที่พร้อมอุปกรณ์และวัสดุ
- อาหารว่างและอาหาร
- ของขวัญพรีเมี่ยม
- ค่าใช้จ่ายในการส่งเสริมการขาย
- กรณีฉุกเฉินรวมถึงไฟฟ้าดับโดยไม่คาดคิด ซึ่งจำเป็นต้องใช้โซลูชันสำรองข้อมูล
การพิจารณาค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นและฉุกเฉินอื่นๆ จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอสำหรับเหตุการณ์ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น จะไม่มีที่ว่างสำหรับเซอร์ไพรส์ และคุณมีโอกาสมากขึ้นที่จะประสบความสำเร็จในกิจกรรมขององค์กร
เลือกสถานที่และวันที่สะดวก
สถานที่ที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งและจำนวนผู้เข้าร่วมงาน อย่างไรก็ตาม อย่าลืมจองสถานที่ล่วงหน้าอย่างน้อย 2-3 เดือนเพื่อให้แน่ใจว่าจะว่าง ยิ่งคุณรักษาสถานที่ได้เร็วเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งส่งคำเชิญได้เร็วเท่านั้น
เมื่อเลือกสถานที่ คุณต้องคำนึงถึงงบประมาณของคุณด้วย คุณอาจต้องการสิ่งที่หรูหราและประณีตเพื่อสร้างความฮือฮา แต่คุณก็ไม่ต้องการทรัพยากรของบริษัทมากเกินไป หากงบประมาณไม่อำนวยสำหรับสถานที่หรูหรา ให้เลือกสถานที่ที่ดีและตกแต่งตามมาตรฐานของบริษัทของคุณ
คุณต้องคำนึงถึงสถานที่จัดงานด้วย ผู้เข้าพักต้องสามารถเข้าถึงได้โดยมีสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็น เช่น ห้องน้ำ ต้องใหญ่พอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ทั้งหมดและจัดวางได้พอดีไม่ดูคับแคบเกินไป สถานที่นั้นควรปลอดภัย มีโปรโตคอลฉุกเฉินและแผนอพยพที่เหมาะสม
สร้างทีมของคุณ
คุณต้องมีทีมผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยในการวางแผนงาน ตั้งแต่การจองสถานที่และที่พักตรงเวลา การจัดกำหนดการ และการส่งคำเชิญไปจนถึงการสร้างสื่อ การให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในการเตรียมการดังกล่าวจะช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมและช่วยให้แน่ใจว่างานได้รับการมอบหมายและเสร็จสิ้นในรายละเอียด
นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการแสดงทักษะและความรู้ของพนักงานปัจจุบันเมื่อต้องวางแผนงาน ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดสามารถช่วยเหลือเกี่ยวกับรายการส่งเสริมการขายและแผ่นพับได้ หากจำเป็น ในขณะที่แผนกกราฟิกดูแลการออกแบบการ์ดเชิญและแบนเนอร์ออนไลน์
นอกจากนี้ยังอาจให้ข้อมูลเชิงลึกและแนวคิดอันมีค่าเพื่อให้งานประสบความสำเร็จ วิธีวางแผนโปรแกรมให้ดีขึ้น และข้อควรพิจารณาอื่นๆ ดังนั้น ในขณะที่คุณอาจมีนักวางแผนงานมืออาชีพโดยได้รับค่าจ้าง ให้แน่ใจว่าคุณได้จัดสรรความรับผิดชอบบางอย่างให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณด้วย
บทสรุป
การวางแผนกิจกรรมขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบจับต้องได้ อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายและท้าทาย เพียงจำไว้ว่าการพิจารณาที่สำคัญที่สุดคือขนาดของงานและวัตถุประสงค์ ด้วยทีมงานที่เหมาะสมซึ่งประกอบไปด้วยพนักงานที่ดีที่สุดในปัจจุบันและนักวางแผนงานมืออาชีพจากภายนอก กิจกรรมขององค์กรครั้งแรกของคุณอาจประสบความสำเร็จมากจนได้รับความไว้วางใจให้จัดการงานเหล่านั้นอีกครั้งในครั้งต่อไป