ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา: ไม่ต้องปวดหัวอีกต่อไป

เงินทุกดอลลาร์ที่เข้าและออกจากบริษัทเชื่อมโยงกับสัญญา

สัญญาเป็นความชั่วร้ายที่จำเป็นสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ และการส่งต่อให้ฝ่ายกฎหมายขัดขวางการปิดข้อตกลง แต่ในขณะที่ทีมขาย การจัดซื้อจัดจ้าง และทีมธุรกิจอื่นๆ มีเครื่องมือพิเศษเพื่อทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ ฝ่ายกฎหมายต้องจมอยู่กับ Word เธรดอีเมล และไดรฟ์สำรองข้อมูลแบบเก่า (ทั้งออนไลน์และออฟไลน์) มานานหลายทศวรรษ

นั่นคือซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) ที่แก้ปัญหาได้ เครื่องมือ CLM ช่วยให้คุณเปลี่ยนความโกลาหลของสัญญาให้กลายเป็นความสอดคล้อง นำทุกแง่มุมของกระบวนการทำสัญญามารวมกันบนแพลตฟอร์มเดียว และเชื่อมช่องว่างระหว่างกฎหมายและธุรกิจ

ระบบการจัดการวงจรอายุสัญญาช่วยให้บริษัทต่างๆ ดำเนินการโดยอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการนี้ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในสัญญาหรือข้อตกลงที่กำหนด ตั้งแต่ฝ่ายกฎหมายไปจนถึงองค์กร เชื่อมโยงกันตั้งแต่ต้นจนจบ และสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย

แม้ว่าการจัดการวงจรชีวิตของสัญญาไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ แต่ความซับซ้อนของธุรกิจสมัยใหม่และสภาพแวดล้อมที่รวดเร็วนั้นต้องการมากกว่าสเปรดชีต โฟลเดอร์ และเครือข่ายอีเมลเพื่อจัดการส่วนต่างๆ ที่เคลื่อนไหวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วงจรอายุของสัญญารวมถึงชุดของงานที่หลากหลายและซับซ้อน โดยทั่วไปจะเกิดขึ้นในขั้นตอนต่อไปนี้:

1. การเขียนสัญญาหรือการสร้าง
2. การทำงานร่วมกันในสัญญาและการเจรจาต่อรอง
3. การอนุมัติสัญญา
4. การดำเนินการตามสัญญา
5. การติดตาม การตรวจสอบ และการรายงานสัญญา
6. การต่ออายุสัญญาหรือหมดอายุ

ข้อผิดพลาดในการจัดการสัญญาแบบดั้งเดิม

ตามธรรมเนียมแล้ว ทีมกฎหมายทำงานในสภาพแวดล้อมแบบแยกส่วน แยกจากแผนกอื่นๆ แต่ยังคงมีส่วนร่วมอย่างลึกซึ้งในทุกด้านของธุรกิจ สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหาคอขวดเนื่องจากการทำงานร่วมกันเป็นชั้นๆ และการไหลเวียนของข้อมูลระหว่างฟังก์ชันที่หยุดชะงัก ส่งผลให้กระบวนการขาดประสิทธิภาพ

ทีมกฎหมายที่ทำงานกับโมเดลที่ล้าสมัยอาจเผชิญกับความท้าทายต่อไปนี้

ขาดมาตรฐาน

หากไม่มีกระบวนการและเทมเพลตที่เป็นมาตรฐานสำหรับการสร้างและจัดการสัญญา ความโกลาหลจะครอบงำ ส่งผลให้ทีมต้องดิ้นรนกับรูปแบบและภาษาที่แตกต่างกัน สิ่งนี้ไม่เพียงทำให้การติดตามสัญญากลายเป็นฝันร้าย แต่ยังทำให้การบังคับใช้ข้อกำหนดของสัญญาอย่างถูกต้องและทันท่วงทีซับซ้อนขึ้นอีกด้วย

สิ่งที่ตกผ่านรอยแตก

สัญญาณที่ใหญ่ที่สุดของทีมกฎหมายที่ทำงานหนักเกินไปและกระบวนการทำสัญญาที่ไม่เป็นระเบียบคือเมื่อคุณพลาดการต่ออายุสัญญาหรือวันหมดอายุที่สำคัญ หรือมีปัญหาในการติดตามสัญญาที่ดำเนินการ ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงและขาดการปฏิบัติตาม

ขาดความสอดคล้องระหว่างลำดับความสำคัญของธุรกิจและกฎหมาย

การสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างธุรกิจและทีมกฎหมายนำไปสู่การจัดลำดับความสำคัญของบริษัทไม่ตรงกัน พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิผล สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและความล่าช้าที่ทำให้ทั้งสองทีมผิดหวังและส่งผลเสียต่อธุรกิจ

ทัศนวิสัยและเอกสารไม่เพียงพอ

คุณจะติดต่อใครหากคุณกำลังมองหาสัญญาเฉพาะหรือต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสัญญา ข้อมูลนี้พร้อมใช้งานหรือไม่? การไม่รักษาเอกสารสัญญาอย่างถูกต้องจะทำให้ยากต่อการค้นหาและอ้างอิงข้อกำหนดและเงื่อนไขเฉพาะเมื่อจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

การรับรู้เชิงลบภายในองค์กร

เนื่องจากฝ่ายกฎหมายสามารถขัดขวางข้อตกลงหรือความร่วมมือเมื่อจำเป็น ทีมที่ขาดการมองเห็นในการปิดข้อตกลงหรือช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับฝ่ายกฎหมายอาจรู้สึกผิดหวัง และสร้างระยะห่างระหว่างพวกเขา ทุกทีมต้องทำงานร่วมกันเพื่อปิดดีลและรับประกันความสำเร็จของธุรกิจ ดังนั้นการมองฝ่ายกฎหมายในทางลบมีแต่จะทำให้ธุรกิจมีปัญหามากขึ้น

ทำให้กระบวนการสัญญาแบบดั้งเดิมเป็นอัตโนมัติด้วยเทคโนโลยี

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้นจัดการวงจรชีวิตของสัญญาคือการใช้แอปพลิเคชันออนไลน์ เช่น บอร์ดคัมบัง ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ โซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ และสเปรดชีตเป็นอันดับแรก เพื่อนำรูปลักษณ์ขององค์กรมาสู่ที่เก็บสัญญาของคุณ หลายทีมยังใช้เครื่องมือ e-Signature เพื่อรวบรวมลายเซ็นโดยอัตโนมัติ

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณห่างไกลจาก:

• กระบวนการที่ล้าสมัย เช่น สัญญาที่จัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์แต่ละตัว
• กรองผ่านเธรดอีเมลเพื่อหาเบาะแสตามบริบท
• ขาดการมองเห็นในสัญญาที่ดำเนินการซึ่งอาจมีการต่ออายุหรือหมดอายุ
• ลงนามและสแกนข้อตกลงด้วยตนเองเพื่อแก้ปัญหาการดำเนินการ

คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์ CLM เฉพาะเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการวงจรชีวิตของสัญญาและขจัดสิ่งกีดขวางบนถนน เครื่องมือการจัดการสัญญาแบบพิเศษช่วยให้ทีมกฎหมายของคุณทำงานแบบแมนนวลซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆ ของวงจรชีวิตของสัญญา และช่วยระบุจุดที่ต้องปรับปรุงในกระบวนการปัจจุบันของคุณ

วิธีรับรู้ว่าทีมของคุณต้องการโซลูชัน CLM หรือไม่

ก่อนที่คุณจะลงทุนในการจัดการกระบวนการทำสัญญาของคุณ ให้ตรวจสอบกรณีการใช้งานของ CLM ในบริษัทของคุณ คุณต้องการซอฟต์แวร์ CLM หรือไม่

การนำโซลูชัน CLM มาใช้อาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ หากทีมกฎหมายของคุณประสบปัญหาในการจัดการสัญญาแบบดั้งเดิม ต่อไปนี้เป็นแบบฝึกหัดง่ายๆ เพื่อประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณและระบุความต้องการด้านระบบอัตโนมัติ

ที่มา: SpotDraft

แบบฝึกหัดนี้จะช่วยให้คุณสร้างกรณีธุรกิจเมื่อประเมินโซลูชัน CLM ต่างๆ และโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ได้รับเงินทุน

CLM ไม่ได้มีไว้สำหรับทีมกฎหมายเท่านั้น

แม้ว่าซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุของสัญญาจะเป็นตัวเปิดใช้ทางกฎหมายเป็นหลัก แต่ก็ทำหน้าที่เป็นตัวเปิดใช้ทางธุรกิจด้วย ทั้งองค์กรได้รับประโยชน์จากการจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ ทีมต่างๆ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถใช้ซอฟต์แวร์ CLM ในรูปแบบต่างๆ เพื่อปรับปรุงงานด้านกฎหมายและธุรกิจ ตั้งแต่การสร้างสัญญาโดยใช้เทมเพลตที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้า ไปจนถึงการติดตามข้อมูลสัญญาและข้อมูลเชิงลึก

ทีมขายสามารถปิดการขายได้เร็วขึ้น

เครื่องมือ CLM ช่วยให้การขายมีเอกสารที่เป็นมาตรฐานและได้รับอนุมัติล่วงหน้าเพื่อสร้างและปรับแต่งสัญญาได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับโซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อให้กระบวนการสร้างสัญญามีประสิทธิภาพและโปร่งใสมากขึ้น

ด้วย CLM ทีมขายสามารถปิดการขายได้เร็วขึ้น มุ่งเน้นที่คุณค่าที่นำเสนอ และเจรจาเงื่อนไขเฉพาะ แทนที่จะต้องต่อสู้กับโครงสร้างและภาษาโดยรวมของสัญญา ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในการร่างและเจรจาเงื่อนไขสัญญาตั้งแต่เริ่มต้น เทมเพลตที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการละเว้นที่อาจทำให้การทำสัญญาล่าช้า

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญายังช่วยทีมขายปรับปรุงกระบวนการเจรจาสัญญา ติดตามกิจกรรม เร่งกระบวนการตรวจสอบ ติดตามสถานะของสัญญา ระบุโอกาสในการขายต่อยอดหรือขายต่อเนื่อง และอื่นๆ อีกมากมาย

การเงินได้รับการมองเห็นและข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ

สัญญาเป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้น้อยที่สุด โดยปกติแล้วเนื่องจากการติดตามและจัดการตามขนาดเป็นสิ่งที่ท้าทาย อย่างไรก็ตาม ผ่านระบบ CLM ทีมการเงินสามารถใช้ข้อมูลสัญญาเพื่อปรับปรุงกระแสเงินสด เพิ่มประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และตัดสินใจอย่างรอบรู้มากขึ้น

การจัดการสัญญาที่เหมาะสมช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินตรงเวลาตามเงื่อนไขของสัญญา ปรับปรุงกระแสเงินสด และลดความเสี่ยงของการหยุดชะงักทางการเงิน นอกจากนี้ยังปูทางไปสู่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของทีมการเงินในการทำงานด้วยตนเอง เช่น การค้นหาสัญญาและการติดตามการชำระเงิน

ด้วยการจัดการสัญญาที่ดีขึ้น ทีมการเงินมีมุมมองที่สมบูรณ์และแม่นยำมากขึ้นสำหรับพอร์ตโฟลิโอสัญญาของพวกเขา เพื่อทำการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีขึ้นและปรับปรุงการวางแผนทางการเงิน

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง CFO สามารถได้รับผลประโยชน์ที่น่าทึ่งจากเครื่องมือ CLM จากการใช้ประโยชน์จากข่าวกรองสัญญาเพื่อสร้างการคาดการณ์ทางการเงินที่แม่นยำ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและลดความเสี่ยงทางการเงิน

ที่มา: SpotDraft

การจัดซื้อได้รับสัญญาผู้ขายภายใต้การควบคุม

ทีมจัดซื้อมักจัดการกับผู้ขายและสัญญาจำนวนมาก พวกเขายังจัดการกระบวนการ ความสัมพันธ์กับผู้ขาย สถานภาพทางการเงิน และติดตามการต่ออายุและการหมดอายุ

ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตของสัญญาทำให้ชีวิตง่ายขึ้นโดยการจัดเตรียมพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับสัญญาของซัพพลายเออร์ทั้งหมด และการมองเห็นและการติดตามวงจรชีวิตของสัญญาที่ดีขึ้น ทำงานโดยอัตโนมัติ เช่น ติดตามการชำระเงินหรือรับการแจ้งเตือนสำหรับการต่ออายุสัญญาอัตโนมัติ

CLM ยังช่วยให้ทีมจัดซื้อทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับทีมอื่นๆ ในองค์กร เช่น ฝ่ายการเงินและกฎหมาย สามารถช่วยให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติและตั้งค่าตรรกะแบบมีเงื่อนไขได้

คุณสามารถตั้งค่าลำดับที่ทริกเกอร์การอนุมัติโดยอัตโนมัติสำหรับสัญญาที่มีมูลค่าต่ำกว่าที่กำหนด และตรวจสอบคำขอจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับสัญญาที่สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสัญญาได้รับการตรวจสอบและเจรจาอย่างเหมาะสม และแจ้งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทราบตลอดกระบวนการ

นอกจากนี้ เครื่องมือการจัดการวงจรอายุของสัญญายังช่วยให้ทีมจัดซื้อจัดจ้างทำการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลมากขึ้นเกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอสัญญา ปรับปรุงการวางแผนเชิงกลยุทธ์ และระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุนหรือการปรับปรุงอื่นๆ ในกระบวนการจัดซื้อ

ทุกทีมในองค์กรได้รับประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น

นอกเหนือจากการสนับสนุนทีมกฎหมาย การขาย การเงิน และการจัดซื้อแล้ว ระบบ CLM ขององค์กรยังช่วยแก้ปัญหาความท้าทายทางธุรกิจสำหรับทุกคนที่จัดการกับสัญญาและข้อมูล

ที่มา: SpotDraft

ซึ่งรวมถึง:

• ทีมทรัพยากรบุคคลที่ใช้ซอฟต์แวร์ CLM เพื่อจัดระเบียบและปรับปรุงจดหมายเสนองานและข้อตกลงของพนักงาน
• ทีมปฏิบัติการใช้เพื่อการมองเห็นที่ดีขึ้นและการติดตามสัญญาที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ
• ทีมไอทีรับผิดชอบความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กรและดูแลให้มั่นใจว่าข้อมูลสัญญาที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดอยู่ในที่เก็บข้อมูลสัญญาที่ปลอดภัยเพียงแห่งเดียว

ซอฟต์แวร์ CLM ทำให้วงจรอายุสัญญาเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาจะจัดเตรียมเครื่องมือและฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นสำหรับแต่ละช่วงของวงจรชีวิตสัญญา ตั้งแต่การป้อนคำขอสัญญาจากซอฟต์แวร์ CRM หรือการสร้างสัญญาโดยตรงบนแพลตฟอร์ม ไปจนถึงการติดตามสถานะสัญญาและการสร้างรายงาน

การสร้างสัญญาด้วยเทมเพลตหรือตัวแก้ไขออนไลน์

หมดยุคที่ MS Word เพียงพอสำหรับงานด้านกฎหมายแล้ว ธุรกิจในปัจจุบันต้องการโซลูชันที่ดีกว่าสำหรับการสร้างและแก้ไขสัญญา โซลูชัน CLM สมัยใหม่ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถปรับปรุงการสร้างสัญญาได้สองวิธี:

• ผ่าน เทมเพลตสัญญาที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรอกรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อ วันที่ และมูลค่าสัญญาได้อย่างง่ายดาย
• ผ่าน ตัวแก้ไขสัญญาในแอพ ที่ปรับปรุงซอฟต์แวร์ประมวลผลคำแบบดั้งเดิมเพื่อมอบโซลูชันที่สร้างขึ้นตามวัตถุประสงค์ซึ่งออกแบบมาเพื่อลดความซับซ้อนของเอกสารทางกฎหมาย

การทำงานร่วมกันในสัญญาและการเจรจาต่อรอง

ซอฟต์แวร์ CLM จำนวนมากมีคุณสมบัติที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันกับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากหน้าที่ทางธุรกิจอื่น ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้ได้แก่:

• พื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน
• การแชร์เอกสารด้วยการควบคุมการเข้าถึง
• เครื่องมือคำอธิบายประกอบที่ให้ความยืดหยุ่นมากขึ้น
• การจัดการและระบบอัตโนมัติของคำขอตรวจสอบหรืออนุมัติ

เครื่องมือติดตามสัญญาบางประเภทยังมีโซลูชันสำหรับการดำเนินการเจรจาสัญญาภายในแพลตฟอร์มด้วยการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันของคู่สัญญาผ่านเครื่องมือ redlining และการติดตามกิจกรรม

การดำเนินการตามสัญญาและการลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์

แม้ว่าโซลูชัน e-Signature แบบพิเศษจะมีอยู่ แต่หลายทีมต้องการเรียกใช้กระบวนการทำสัญญาทั้งหมดบนแพลตฟอร์มเดียว โซลูชัน CLM ช่วยให้สามารถดำเนินการตามสัญญาได้โดยการจัดหาโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบเนทีฟหรือแบบบูรณาการภายในแพลตฟอร์ม

ผู้ใช้สามารถทำเครื่องหมายสัญญาเพื่อดำเนินการ รวบรวมลายเซ็นในคำสั่งซื้อ ส่งการแจ้งเตือน และติดตามสถานะบนแพลตฟอร์มเดียว

การจัดการที่เก็บสัญญา

หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ CLM แก้ปัญหาให้กับทีมกฎหมายคือการสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางของสัญญาและเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และจัดทำบันทึกกิจกรรมเพื่อบริบทและความโปร่งใสที่มากขึ้น

การรายงานและการวิเคราะห์

โซลูชัน CLM สมัยใหม่จำนวนมากนำเสนอแดชบอร์ดการวิเคราะห์และความสามารถในการรายงานสำหรับการติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และประสิทธิภาพของสัญญา ฟีเจอร์เหล่านี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความโปร่งใสมากขึ้นและเข้าใจกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น ค้นหาจุดที่ต้องปรับปรุง บรรลุประสิทธิภาพที่มากขึ้น และนำเสนองานของพวกเขาอย่างเป็นรูปธรรม

การผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ

ระบบการจัดการสัญญาจำนวนมากเสนอการผสานรวมกับเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ เช่น CRM เช่น Salesforce หรือ Hubspot เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Slack หรือ Microsoft Teams โซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และอื่นๆ การผสานรวมให้ประสิทธิภาพในการทำงานเมื่อทำงานกับหลายแพลตฟอร์มและมุมมองที่ครอบคลุมมากขึ้นของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสัญญา

วิธีเลือกซอฟต์แวร์ CLM ที่เหมาะกับคุณ

เมื่อคุณระบุความต้องการซอฟต์แวร์ CLM ในธุรกิจของคุณแล้ว ให้ตรวจสอบโซลูชันต่างๆ ในตลาดอย่างระมัดระวังเพื่อเลือกโซลูชันที่เหมาะสม เครื่องมือ CLM เป็นการลงทุนที่สำคัญ เพื่อให้ได้ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) และรับประกันว่าสัญญาจะไม่ล้มเหลวโดยสิ้นเชิง โซลูชันที่คุณเลือกควรสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจและวิธีการทำงานของทีมของคุณ

ที่มา: SpotDraft

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อประเมินโซลูชันการจัดการสัญญา

• ตรวจสอบกระบวนการปัจจุบันของคุณและระบุปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข
• พูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเกี่ยวกับปัญหาที่พวกเขาเผชิญ
• แสดงรายการคุณสมบัติและข้อกำหนดการรวมระบบตามลำดับความจำเป็น
• กำหนดงบประมาณของคุณและกำหนด ROI ที่คาดหวังของคุณ
• รวบรวมคำแนะนำจากบุคคลภายในและภายนอกที่คุ้นเคยกับระบบ CLM
• ตรวจสอบโซลูชันของคู่แข่งอย่างละเอียด เข้าร่วมการสาธิตสด และเข้าร่วมการทดลองใช้ฟรีหากเป็นไปได้
• วิจัยการสนับสนุนลูกค้าและกระบวนการใช้งานซอฟต์แวร์ และเปรียบเทียบกับระดับการสนับสนุนที่คุณต้องการเพื่อนำไปใช้และใช้งานซอฟต์แวร์

ช่วยให้มีความละเอียดถี่ถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเข้ามามีส่วนร่วมซึ่งท้ายที่สุดจะใช้แพลตฟอร์มในกระบวนการประเมินผล

รับรองความสำเร็จของ CLM

การใช้งาน CLM ส่วนใหญ่ล้มเหลวเนื่องจากการวางแผนไม่เพียงพอและขาดการยอมรับภายในองค์กร ธุรกิจต่างๆ มักจะพบว่าขาดการเชื่อมต่อระหว่างกระบวนการของทีมและบุคคลต่างๆ บางคนใช้ซอฟต์แวร์ตามที่ตั้งใจไว้ และบางคนก็ชอบเวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลหรือไม่ทราบถึงโซลูชันที่มีให้

การเรียนรู้โซลูชันใหม่อาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ พนักงานของคุณอาจลังเลที่จะใช้ซอฟต์แวร์ CLM ซึ่งส่งผลให้อัตราการนำไปใช้งานลดลงและเกิดความล้มเหลวในการดำเนินการ กุญแจสู่การนำ CLM ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จและการได้รับ ROI นั้นอยู่ที่การวางแผนอย่างรอบคอบและการเปิดตัวที่มีการจัดระเบียบอย่างดี

ที่มา: SpotDraft

เริ่มต้นด้วยการสร้างแผนที่เหมาะสมซึ่งพิจารณาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องอย่างรอบคอบ เป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุ กระบวนการที่คุณต้องการปรับปรุง และความคาดหวังของคุณสำหรับลำดับเวลาการดำเนินการ จากนั้น ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อใช้โซลูชันใหม่ของคุณให้สำเร็จ:

• มอบหมายให้ POC ดูแลกระบวนการติดตั้งใช้งานทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ และประสานงานกับผู้ขาย CLM ของคุณ
• ลงทุนในการฝึกอบรมทีมงานโดยใช้ CLM เพื่อให้แน่ใจว่ามีการยอมรับอย่างรวดเร็ว
• พยายามผสานรวมเครื่องมือที่ทีมต่างๆ สามารถใช้เพื่อให้กระบวนการราบรื่นและหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อน
• วางแผนการเปิดตัวเป็นระยะและกำหนดเวลา
• เปิดช่องทางการสื่อสารและรับคำติชม ในทำนองเดียวกัน สื่อสารกับทีมดำเนินการเพื่อทำความเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• ลดความล่าช้าเพื่อให้ดำเนินการได้ทันท่วงที

ทำให้ดีที่สุด; ปล่อยให้ซอฟต์แวร์ CLM ที่เหลือ

วงจรการจัดการสัญญาเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ ส่งผลกระทบต่อต้นทุน การปฏิบัติตามข้อกำหนด การดำเนินงาน และการเติบโต การปรับปรุงกระบวนการทำสัญญาของคุณและปรับปรุงการสื่อสารข้ามสายงานผ่านซอฟต์แวร์การจัดการสัญญาเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่รับประกันความโปร่งใส ลดเวลาในการดำเนินการ และทำให้ทีมกฎหมายของคุณมีอิสระในการทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะระบุปัญหาคอขวดในการดำเนินการตามสัญญาของคุณ นำทีมกฎหมายแบบลีนที่ดิ้นรนกับความต้องการขององค์กรที่ปรับขนาด หรือเพียงแค่ต้องการเพิ่มพื้นที่สำหรับประสิทธิภาพที่มากขึ้นในกระบวนการปัจจุบันของคุณ โซลูชันการจัดการวงจรชีวิตสัญญา (CLM) จะช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพ ได้รับมอบหมายงานตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

การต่ออายุสัญญาซอฟต์แวร์ไม่ใช่เรื่องง่าย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาที่ควรต่ออายุสัญญาซอฟต์แวร์และเวลาที่ควรบอกลา