วิธีเขียนจรรยาบรรณที่เป็นประโยชน์กับพนักงาน

การตั้งความคาดหวังเป็นสิ่งสำคัญในหลายด้านของชีวิต

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเช่าอพาร์ทเมนต์ใหม่กับเพื่อนร่วมห้อง คุณมักจะตั้งความคาดหวังให้ประตูหน้ายังคงล็อคอยู่ตลอดเวลา

ในโลกของธุรกิจ การตั้งความคาดหวังเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากจะทำให้พนักงานทุกคนมีความชัดเจนและทำให้บริษัทพร้อมไปสู่ความสำเร็จ และความสำเร็จเริ่มต้นด้วยการเขียนจรรยาบรรณที่ครอบคลุม

เป็นเรื่องปกติที่ธุรกิจจะรวมค่านิยมหลักและพันธกิจไว้ในแนวทางปฏิบัติของตน ควรใช้รหัสเป็นแนวทางในการกำหนดรากฐานที่มั่นคงสำหรับนโยบายอื่นๆ ของบริษัท รายละเอียดเหล่านี้เกี่ยวกับพฤติกรรมและการโต้ตอบของพนักงานควรอยู่ในคู่มือพนักงานของบริษัท

ธุรกิจที่เขียนจรรยาบรรณมักจะหันไปใช้ ซอฟต์แวร์ป้องกันการล่วงละเมิด เพื่อส่งมอบเนื้อหาการเรียนรู้มาตรฐานเกี่ยวกับกฎ หลักการ และมาตรฐานที่พนักงานควรยึดถือ

จรรยาบรรณเทียบกับจรรยาบรรณ

จรรยาบรรณมักจะสับสนกับจรรยาบรรณ แต่ทั้งสองต่างกัน

จรรยาบรรณ ของบริษัทคือชุดของกฎที่ชี้นำพฤติกรรม เป็นการรวบรวมหลักการและพฤติกรรมที่ธุรกิจเชื่อว่ามีส่วนในความสำเร็จ นอกจากนี้ยังรวมเอาองค์ประกอบของ วัฒนธรรมบริษัท ไว้ด้วย

จรรยาบรรณ คือชุดของหลักการที่ทำให้พนักงานสามารถรู้ได้ว่าอะไรถูกอะไรผิด ในแง่หนึ่ง มันกว้างกว่าจรรยาบรรณและให้หลักการที่ส่งผลต่อความคิดของพนักงานและกระบวนการตัดสินใจ

ส่วนประกอบทั้งสองควรเป็นส่วนหนึ่งของ คู่มือพนักงาน

ทำไมการเขียนจรรยาบรรณจึงมีความสำคัญ

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีพนักงาน 10 คนหรือ 1,000 คน ทุกคนที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่ CEO ไปจนถึงเด็กฝึกงาน และแม้แต่คณะกรรมการบริหาร จะได้รับประโยชน์จากการทราบรายละเอียดของจรรยาบรรณ เมื่อผู้นำเขียนความคาดหวังเป็นลายลักษณ์อักษร พวกเขาจะสร้างกรอบที่ทุกคนรู้วิธีให้การสนับสนุน

โดยการเขียนจรรยาบรรณธุรกิจ:

• อธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่านิยมของบริษัท จรรยาบรรณแสดงให้เห็นถึงค่านิยมที่บริษัทพยายามยึดถือ โดยเน้นพฤติกรรมที่ยอมรับได้และยอมรับไม่ได้ หากมีการตัดสินใจที่จะแบ่งปันรหัสสู่สาธารณะ ผู้ที่สนใจสมัครตำแหน่งที่เปิดรับสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ จริยธรรมทางธุรกิจ ค่านิยม และศีลธรรมของนายจ้างที่มีศักยภาพก่อนที่จะสัมภาษณ์
• แนะนำพฤติกรรมในการทำงาน ความคาดหวังที่ชัดเจนทำให้ง่ายต่อการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี ซึ่งพนักงานทุกคนประพฤติตนอย่างมืออาชีพ จรรยาบรรณควรควบคุมพฤติกรรมโดยสอดคล้องกับค่านิยมของบริษัท
• เป็นไปตาม กฎหมายที่บังคับ ใช้ เนื่องจากหลักจรรยาบรรณระบุถึงพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม เช่น การล่วงละเมิดและวิธี การฝึกอบรมป้องกันการล่วงละเมิด ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานปฏิบัติตามกฎหมายและทุกคนรู้สึกปลอดภัยในการทำงาน นอกจากนี้ กฎหมาย Sarbanes-Oxley ปี 2002 กำหนดให้บริษัทมหาชนต้องปฏิบัติตามจรรยาบรรณ
• ปรับปรุงขวัญและกำลังใจของพนักงาน พนักงานที่ปฏิบัติต่อกันและกันอย่างเท่าเทียมและด้วยความเคารพมักจะทำให้สมาชิกในทีมดีขึ้น เมื่อหลักจรรยาบรรณส่งเสริมพฤติกรรมนี้ พนักงานปัจจุบันจะมีขวัญกำลังใจเพิ่มขึ้น ซึ่งสามารถช่วยรักษาคนเก่งไว้ได้

สิ่งที่ต้องรวมไว้ในจรรยาบรรณ

ข้อมูลที่รวมอยู่ในจรรยาบรรณมีรายละเอียดเกี่ยวกับนโยบายการทำงาน พฤติกรรมที่ยอมรับได้และไม่ยอมรับ การกระทำ และผลที่ตามมา เป็นแนวทางสำหรับพนักงานในการเข้าถึงระหว่างการเริ่มงานและตลอดการดำรงตำแหน่งขององค์กร

ทุกบริษัทดำเนินการแตกต่างกัน ดังนั้นจรรยาบรรณจึงไม่ยึดตามแม่แบบ ไม่ว่าข้อมูลด้านล่างจะอธิบายว่าแต่ละส่วนอาจรวมอะไรบ้าง

ค่านิยมของบริษัท จริยธรรม และความรับผิดชอบ

จรรยาบรรณในส่วนนี้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่านิยมที่องค์กรยึดมั่นและความตั้งใจที่จะนำค่านิยมเหล่านี้ไปปฏิบัติ

ข้อมูลเกี่ยวกับค่าอาจรวมถึง:

• จริยธรรมทางธุรกิจ.
• สิทธิพนักงาน.
• ความหลากหลายและการรวม
• ความรับผิดชอบต่อสังคม .
• ความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม
• ความมุ่งมั่นและความรับผิดชอบ

พฤติกรรมและการกระทำของพนักงาน

ในส่วนพฤติกรรมและการกระทำของพนักงานในจรรยาบรรณ ผู้นำควรอธิบายถึงสิ่งที่คาดหวังเกี่ยวกับประสิทธิภาพและพฤติกรรม ซึ่งอาจรวมถึงองค์ประกอบต่างๆ เช่น วิธีปฏิบัติต่อเพื่อนพนักงาน หรือเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีการปฏิบัติหน้าที่อย่างมืออาชีพ นอกจากนี้ยังสามารถอธิบายหัวข้อเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงาน

ตัวอย่างของพฤติกรรมและการกระทำในส่วนนี้คือ:

• ความซื่อสัตย์ต่อภาระผูกพันในการทำงาน
• มาตรฐานความเป็นมืออาชีพ
• การใช้ โซเชียลมีเดีย ที่เกี่ยวข้องกับการอยู่บนแพลตฟอร์มเช่น Facebook, Twitter หรือ Instagram ในช่วงเวลาทำงาน
• การใช้ทรัพย์สินของบริษัท – โดยปกติกฎจะกล่าวถึงรถยนต์ โทรศัพท์ หรือคอมพิวเตอร์ของบริษัท
• กฎการสื่อสาร
• ความสัมพันธ์ที่โรแมนติกกับพนักงานคนอื่น ๆ
• การดำเนินการทางวินัย.

นโยบายภายใน

ส่วนนโยบายภายในของจรรยาบรรณครอบคลุมการดำเนินธุรกิจแบบวันต่อวัน ส่วนนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้พนักงานได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับคำถามที่เกิดขึ้นมากกว่าคำถามอื่นๆ เช่น ระยะเวลาที่ได้รับค่าจ้างที่ได้รับหรือสิ่งที่ต้องทำในระหว่างเหตุฉุกเฉินด้านสภาพอากาศ

แนวปฏิบัติภายในบางประการที่ควรทราบรายละเอียดในส่วนนี้คือ:

• การแต่งกาย ของบริษัท
• วันหยุดประจำปี วันหยุด ที่ได้รับค่าจ้าง และเวลาในวันหยุด
• นโยบายสภาพอากาศแปรปรวน
• กระบวนการ เริ่มต้นใช้งาน
• การมาสาย การมาสาย และการตรงต่อเวลา
• การใช้โทรศัพท์มือถือส่วนตัวในเวลาทำงาน
• สายการบังคับบัญชา
• การปฏิบัติตามกฎหมายและทรัพยากรบุคคล

ตัวอย่างการแต่งกาย: การแต่งกายของ [Company Name] เป็นแบบสบายๆ หรือชุดลำลองสำหรับธุรกิจ พนักงานสามารถสวมกางเกงยีนส์ เสื้อยืด เสื้อสเวตเตอร์ และเลกกิ้งได้ เครื่องแต่งกายสำหรับธุรกิจที่เป็นทางการ เช่น เสื้อเชิ้ต กางเกงสแลค และเบลเซอร์ก็เหมาะสมเช่นกัน หลีกเลี่ยงเสื้อผ้าที่มีคำสบถ ฉีก เป็นรู ข้อความหยาบคาย และสารที่ผิดกฎหมาย

หากลูกค้า ลูกค้า หรือนักลงทุนกำลังเยี่ยมชมสำนักงาน [ชื่อบริษัท] จะให้คำเตือนขั้นสูงที่เหมาะสมซึ่งอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนการแต่งกาย กรณีเหล่านี้อาจต้องใช้ชุดที่เป็นทางการ กระโปรง กางเกงสแลค สีกากี เสื้อเชิ้ตติดกระดุม เสื้อเบลาส์ และรองเท้าปิดนิ้วเท้า

นโยบายภายนอก

ในทางกลับกันจรรยาบรรณควรมีนโยบายภายนอกด้วย ส่วนนี้ให้รายละเอียดว่าพนักงานควรปฏิบัติตนอย่างไรเมื่อต้องติดต่อกับบุคคลภายนอก เช่น ลูกค้า ผู้รับบริการ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก

ส่วนนี้อธิบายข้อมูลเกี่ยวกับ:

• ขัดผลประโยชน์.
• ความเป็นส่วนตัว.
• การรักษาความลับ
• นโยบายทรัพย์สินทางปัญญา
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับการสื่อสารกับลูกค้า

ประพฤติมิชอบ

สุดท้าย ส่วนที่อธิบายรายละเอียดพฤติกรรมที่เข้าข่ายการประพฤติมิชอบเป็นสิ่งที่จำเป็น ในทางเทคนิคแล้ว การประพฤติมิชอบสามารถเกิดขึ้นได้ในส่วนด้านบน แต่ในที่นี้ คุณต้องระบุพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมอย่างชัดเจน

ส่วนนี้ต้องรวมถึงนโยบายเกี่ยวกับ:

• การเลือกปฏิบัติ
• ล่วงละเมิดทางเพศ.
• ล่วงละเมิดหรือทำร้ายร่างกาย.
• มึนเมา
• กลั่นแกล้ง .
• การขโมยความคิด
• การรายงานการประพฤติมิชอบ

วิธีจัดการกับการละเมิดจรรยาบรรณ

การรู้วิธีจัดการกับการละเมิดจรรยาบรรณเป็นเรื่องยาก หากพนักงานไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานวิชาชีพที่ระบุไว้ในจรรยาบรรณ การดำเนินการที่เหมาะสมอาจจำเป็น

ท้ายที่สุด วิธีจัดการกับการละเมิดนี้ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบใดของหลักปฏิบัติที่ละเมิด ตัวอย่างเช่น การดำเนินการทางวินัยสำหรับผู้ที่ใช้โซเชียลมีเดียในช่วงเวลาทำงานและสำหรับผู้ที่แสดงตัวว่าทำงานภายใต้อิทธิพลของยาเสพติดจะไม่เหมือนกัน

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว คุณควรสรุปไว้ในหลักจรรยาบรรณว่าการลงโทษทางวินัย รวมถึงการเลิกจ้าง สำหรับการละเมิดจรรยาบรรณอาจมีความจำเป็น

เคล็ดลับในการเขียนนโยบายจรรยาบรรณ

เมื่อเขียนนโยบายจรรยาบรรณ ทีมทรัพยากรบุคคลควรจดจำเคล็ดลับ 6 ข้อเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมและชัดเจนที่สุด

• พิจารณาอุตสาหกรรมของคุณ ตัวอย่างเช่น หลักจรรยาบรรณจะแตกต่างกันสำหรับบริษัทที่มีพนักงานในโรงเรียนกับในโรงงาน
• หลีกเลี่ยงศัพท์แสงทางกฎหมาย จรรยาบรรณควรเขียนโดยใช้ภาษาที่ชัดเจนซึ่งทุกคนสามารถเข้าใจได้ ศัพท์แสงทางกฎหมายอาจไม่ชัดเจนขึ้นอยู่กับว่าใครอ่าน
• ทำให้สามารถเข้าถึงได้ เมื่อเสร็จแล้ว รหัสควรถูกเก็บไว้ใน ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา
• ให้ทีม HR ทั้งหมดมีส่วนร่วม ทุกคนในแผนกทรัพยากรบุคคลควรรวมอยู่ในการสร้างจรรยาบรรณ ทั้งทีมควรลงนามในรายละเอียดที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกหล่น
• รวมการซื้อจากผู้นำระดับสูง พิจารณาเริ่มต้นจรรยาบรรณด้วยบันทึกหรือข้อความจาก CEO แสดงการสนับสนุนจากผู้นำระดับสูงเกี่ยวกับรายละเอียดที่สะกดไว้ในหน้าต่อไปนี้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าครอบคลุมและเต็มไปด้วยตัวอย่าง จรรยาบรรณควรมีตัวอย่างที่ชัดเจนที่พนักงานอาจประสบและมีส่วนคำถามที่พบบ่อยที่ตอบคำถามสำคัญ

ตัวอย่างจรรยาบรรณ

บางครั้งก็ดีที่สุดที่จะเรียนรู้จากตัวอย่าง ด้านล่างนี้คือจรรยาบรรณบางส่วนที่เขียนขึ้นโดยแบรนด์ที่มีชื่อเสียงและเชื่อถือได้

• Coca-Cola : แบรนด์น้ำอัดลมช่วยให้พนักงานค้นหาคำตอบของสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาได้ง่ายด้วยสารบัญที่ชัดเจน จากตรงนั้น สมาชิกในทีมสามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับแบรนด์ ปกป้องทรัพย์สิน หลีกเลี่ยงผลประโยชน์ทับซ้อน และทำงานเป็นทีมได้
• Google : ตั้งแต่สิ่งที่คุณคาดหวัง เช่น ความซื่อสัตย์ หลักการ และรายละเอียดเกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติ ไปจนถึงสิ่งที่คุณอาจไม่ชอบ เช่น นโยบายเกี่ยวกับสุนัข จรรยาบรรณของ Google นั้นให้ข้อมูลและตรงไปตรงมาเนื่องจากสรุปรายละเอียดสำคัญที่พนักงานควรทราบ
• IBM : หลักปฏิบัติของพวกเขาเกี่ยวกับความไว้วางใจ และพนักงานเห็นว่าเป็นหัวข้อทั่วไปในเอกสารนี้ IBM เริ่มต้นสิ่งต่างๆ ด้วยสารบัญที่อ่านง่าย ข้อความจาก CEO และเจาะลึกลงไปในแนวทางของพวกเขา
• Apple : หลักจรรยาบรรณนี้เริ่มต้นด้วย “วิธีที่เราทำธุรกิจ” ซึ่งกำหนดรายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับพฤติกรรมในที่ทำงาน การปกป้องแบรนด์ ความรับผิดชอบส่วนบุคคล และความซื่อสัตย์ทางธุรกิจในทันที
• มาสเตอร์การ์ด : เป็นเรื่องง่ายที่จะบอกได้ทันทีว่าจรรยาบรรณของมาสเตอร์การ์ดเป็นตัวกำหนดแบรนด์ ธีม และสีสัน เริ่มต้นด้วยข้อความจาก CEO และตามด้วยข้อความจากคณะกรรมการบริหาร นอกจากนี้ยังมีสารบัญเพื่อให้พนักงานสามารถข้ามไปยังคำตอบที่พวกเขากำลังมองหา

การมีมาตรฐานสูงเป็นเรื่องดี

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงหลักจรรยาบรรณในการดำเนินธุรกิจของคุณ ตั้งแต่รายละเอียดเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจและการใช้โซเชียลมีเดียไปจนถึงการแต่งกายและการล่วงละเมิด การให้ข้อมูลนี้แก่พนักงานทำให้มั่นใจว่าสภาพแวดล้อมการทำงานมีความปลอดภัยและมีประสิทธิผล

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทของคุณสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยง สภาพ แวดล้อม การทำงานที่ไม่เป็นมิตร