จะเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสำหรับ SMB ได้อย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2020-08-18หมดยุคไปแล้วที่งานบัญชีและการเงินถูกจำกัดไว้เพียงรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้กระดาษ ทุกวันนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและเจ้าของธุรกิจทุกคนต่างมุ่งเน้นไปที่การหาลูกค้าเพิ่ม ขยายธุรกิจ ลดงานป้อนข้อมูลที่ไม่จำเป็น ลดข้อผิดพลาด และได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในข้อมูลของพวกเขา วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้ในยุคดิจิทัลคือการใช้ซอฟต์แวร์บัญชี โซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจและผลิตภาพของทีมของคุณโดยสร้างการคาดการณ์ยอดขายสำหรับไตรมาสถัดไป ระบุบริการที่ให้ผลกำไรมากที่สุดและน้อยที่สุด และอื่นๆ
- ความสำคัญของโปรแกรมบัญชี:
- เคล็ดลับในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม:
- 1. เข้าใจธุรกิจของคุณ
- 2. ออนไลน์หรือออฟไลน์
- 3. ส่วนติดต่อผู้ใช้
- 4. วางแผนงบประมาณของคุณ
- 5. ความสามารถในการใช้งานของซอฟต์แวร์
- 6. ปรึกษาทีมของคุณ
- 7. สำรวจตัวเลือกทั้งหมด
- 8. ทดลองใช้งาน
- 9. การผสานรวมส่วนเสริม
- 10. การสนับสนุนลูกค้า
- 11. บทวิจารณ์จากลูกค้า
- ห่อ
ความสำคัญของโปรแกรมบัญชี:
- เร่งความเร็วในการทำงานของคุณ: การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถเพิ่มผลผลิตทางธุรกิจโดยรวมของคุณ เนื่องจากทีมของคุณจะมีเอกสารที่ต้องทำน้อยลงมาก รายงานทางธุรกิจและใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาที่คุณสามารถอุทิศให้กับการหาลูกค้าใหม่
- ประหยัดเวลา: งานบัญชีล้วนเกี่ยวกับการคำนวณที่แม่นยำ การมีซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีสามารถเพิ่มความเร็วให้กับกระบวนการทำบัญชีได้โดยการทำให้งานที่ไม่จำเป็นเป็นไปโดยอัตโนมัติ ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นหากคุณใช้เทคนิคการทำบัญชีด้วยปากกาและกระดาษแบบเก่า
- ให้การวิเคราะห์: การมีซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ว่าธุรกิจของคุณจะมีลักษณะอย่างไรในอีกไม่กี่ปีโดยจัดทำการคาดการณ์รายไตรมาสและงบกระแสเงินสด ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจทางการเงินได้ดีขึ้นโดยการลงทุนในส่วนที่ขับเคลื่อนผลกำไรให้กับธุรกิจของคุณ
- ความปลอดภัยของข้อมูล: ความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญควรเป็นสิ่งที่บริษัทให้ความสำคัญสูงสุด ในโลกที่อาชญากรรมไซเบอร์เพิ่มสูงขึ้น การลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมสามารถเพิ่มระดับความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อปกป้องข้อมูลทางการเงินของคุณ ซอฟต์แวร์นำเสนอคุณลักษณะต่างๆ เช่น การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย การเข้าถึงข้อมูลที่จำกัดของผู้ใช้ และการป้องกันไวรัสเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลของคุณ
- การจัดการแบบรวมศูนย์: คุณสมบัติอื่นของซอฟต์แวร์บัญชีคือมีแดชบอร์ดแบบรวมศูนย์ คุณสามารถดูทุกแง่มุมของกระบวนการทางการเงินของคุณ รวมถึงใบแจ้งหนี้ บัญชีเงินเดือน ภาษี สินค้าคงคลัง ใบสั่งขาย และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดายในที่เดียว ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
แนะนำสำหรับคุณ: 10 ซอฟต์แวร์ตัดต่อวิดีโอสำหรับมือใหม่จนถึงมืออาชีพ
เคล็ดลับในการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม:
อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีมากมายที่อ้างว่าดีที่สุดในตลาด แล้วคุณจะเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร?
การพิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้ในขณะที่เลือกซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับธุรกิจของคุณอาจช่วยได้:
1. เข้าใจธุรกิจของคุณ
นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบแอปพลิเคชันเสริมที่คุณต้องการและรวมเข้ากับโซลูชันการบัญชีของคุณหรือไม่
ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่สามารถทำได้ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีที่มีคุณสมบัติพื้นฐาน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามค่าใช้จ่าย การสร้างรายงาน และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการฟังก์ชันการทำงานขั้นสูง เช่น การติดตามสินค้าคงคลังและการพยากรณ์การขาย คุณจะต้องเลือกซอฟต์แวร์ตามนั้น
2. ออนไลน์หรือออฟไลน์
ยิ่งไปกว่านั้น ธุรกิจที่ต้องการทั้งฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปและฟีเจอร์คลาวด์ต่างเลือกใช้บริการโฮสติ้งคลาวด์ ตัวอย่างเช่น QuickBooks Enterprise บนระบบคลาวด์ที่มีซอฟต์แวร์โฮสติ้งไม่เพียงแต่มีฟีเจอร์และอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบเดียวกับซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปเท่านั้น แต่ยังมีการเข้าถึงระยะไกลที่คล้ายกับ QuickBooks Online (QuickBooks เวอร์ชัน SaaS)
ในขณะที่เลือกรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องทำการวิเคราะห์อย่างเหมาะสม จะเป็นการดีที่สุดถ้าคุณสำรวจตัวเลือกทั้งหมดโดยคำนึงถึงความต้องการด้านการจัดการและการเงินของธุรกิจของคุณ
สำหรับเรื่องนั้น คุณสามารถรับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินหรือนักบัญชีของคุณได้
3. ส่วนติดต่อผู้ใช้
เพราะท้ายที่สุดแล้ว ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความสะดวกสบายของอินเทอร์เฟซของซอฟต์แวร์สำหรับคุณและเพื่อนร่วมทีมในการทำงานโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมมากนัก
ยิ่งไปกว่านั้น การจัดการหนังสือของคุณจะกลายเป็นเรื่องง่ายๆ หากมีบทเรียนออนไลน์ฟรีเพื่อเรียนรู้คุณสมบัติขั้นสูงของซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
4. วางแผนงบประมาณของคุณ
บ่อยครั้งที่เห็นว่าซอฟต์แวร์บัญชีราคาแพงมีฟังก์ชันการทำงานขั้นสูง ซึ่งรวมถึงการรายงานโครงการ การติดตามค่าใช้จ่าย บัญชีเงินเดือนที่ได้รับความช่วยเหลือ ตัวเชื่อมต่อ CRM และอื่นๆ อีกมากมาย
ในขณะที่ซื้อซอฟต์แวร์บัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้จ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติมที่คุณไม่ต้องการ
5. ความสามารถในการใช้งานของซอฟต์แวร์
หากคุณเลือกซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ ทุกเวลา และบนอุปกรณ์ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต
มีซอฟต์แวร์มากมายในตลาดที่รองรับตั้งแต่ผู้ใช้คนเดียวไปจนถึงผู้ใช้สูงสุด 40 คน สำหรับธุรกิจองค์กร การเลือกซอฟต์แวร์ที่รองรับผู้ใช้สูงสุดจะเป็นประโยชน์ แต่สตาร์ทอัพสามารถเริ่มต้นเส้นทางบัญชีด้วยเวอร์ชัน 1 ผู้ใช้
คุณอาจชอบ: รีวิวซอฟต์แวร์ Bitdefender Small Office Security สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
6. ปรึกษาทีมของคุณ
นอกเหนือจากนั้น ให้ทำความเข้าใจข้อกำหนดฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นสำหรับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณและปรึกษาแผนกไอทีของคุณ การตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูล ทรัพยากรเซิร์ฟเวอร์ และส่วนประกอบอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างเหมาะสมที่สุด
7. สำรวจตัวเลือกทั้งหมด
ในบรรดาซอฟต์แวร์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาดได้แก่ Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed และ Zoho Books
บางส่วนเป็นที่ต้องการเนื่องจากความถูกต้อง รวดเร็ว และสะดวก อื่นๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายและใช้งานง่าย
8. ทดลองใช้งาน
นอกจากนี้ คุณสามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าและล้างข้อสงสัยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณในระหว่างการทดลองใช้ หากทุกอย่างเป็นไปตามธุรกิจของคุณ คุณสามารถดำเนินการซื้อซอฟต์แวร์ได้
9. การผสานรวมส่วนเสริม
ตัวอย่างเช่น แอพอย่าง TSheets และ Bill.com ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชียอดนิยมอย่าง QuickBooks อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่มีความสามารถในการรวมโปรแกรมเสริม ดังนั้น ขอแนะนำให้คุณคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ก่อนที่จะทำซอฟต์แวร์ให้เสร็จ
10. การสนับสนุนลูกค้า
ดังนั้น ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีจะต้องให้การสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญเสมอ เพื่อช่วยเหลือคุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณในทุกข้อสงสัยที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์ของคุณ
ในทางกลับกัน หากธุรกิจของคุณขยายตัวและข้อมูลของคุณซับซ้อนมากขึ้น คุณจะต้องการคำแนะนำจากภายนอกเพื่อช่วยรักษาบันทึกของคุณให้ถูกต้อง ดังนั้น ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่ให้การสนับสนุนลูกค้าตลอดเวลาผ่านทางโทรศัพท์ แชท หรืออีเมล
11. บทวิจารณ์จากลูกค้า
ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์ต่างๆ รวมถึงการสนับสนุนลูกค้า ราคา ความปลอดภัย ฟังก์ชัน และอื่นๆ คุณสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ
คุณอาจชอบ: คุณควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสหรือ VPN? มาหาคำตอบกันเถอะ!
ห่อ
การไม่มีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะเพิ่มความเสี่ยงต่อความเครียดและความเหนื่อยหน่ายในพนักงาน ยิ่งพนักงานของคุณเครียดมากเท่าไหร่ ธุรกิจของคุณก็จะยิ่งประสบปัญหามากขึ้นเท่านั้น
ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้ธุรกิจจัดการหนังสือของตนมาเป็นเวลานาน บางคนมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มการมองเห็นแบรนด์ในขณะที่บางคนสัญญาว่าจะเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า
แม้ว่าการเลือกซอฟต์แวร์บัญชีโดยคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยาก แต่เนื่องจากเป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียวสำหรับธุรกิจของคุณ คุณจึงควรเคลียร์หัวและใช้เวลาก่อนที่จะตัดสินใจ
การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะช่วยลดความเครียดของคุณ เนื่องจากพนักงานของคุณจะมีความรู้มากขึ้นและรู้สึกชื่นชมมากขึ้น สิ่งนี้จะนำไปสู่การเติบโตอย่างต่อเนื่องของธุรกิจของคุณและเพิ่มรายได้ของบริษัท
ดังนั้น เลือกอย่างชาญฉลาด!
บทความนี้เขียนโดย Sharad Acharya Sharad เป็นนักเขียนด้านเทคนิคที่ Ace Cloud Hosting เขาชอบค้นคว้าเทคโนโลยีล่าสุดและเขียนบทความเกี่ยวกับระบบคลาวด์ ระบบเสมือนจริง และความปลอดภัย คุณสามารถติดตามเขาได้ทาง Facebook, Twitter และ LinkedIn