วิธีเลือกระบบโทรศัพท์ธุรกิจ: คู่มือฉบับสมบูรณ์

แม้ว่าเทคโนโลยีจะมอบเครื่องมือสื่อสารต่างๆ ให้กับเราสำหรับธุรกิจต่างๆ แต่ก็ล้มเหลวในการกำจัดความจำเป็นในการใช้โทรศัพท์ในองค์กร ช่องทางการบริการลูกค้าที่ได้รับความนิยมมากที่สุดยังคงเป็นช่องทางโทรศัพท์ แต่เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ธุรกิจต่างๆ จึงมีตัวเลือกมากมายสำหรับระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจของตน

เนื่องจากระบบโทรศัพท์มีให้เลือกใช้หลากหลาย การพิจารณาว่าระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณอาจดูยุ่งยาก วัตถุประสงค์ของการเขียนนี้คือเพื่อให้คุณมีรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับระบบที่สามารถเข้าถึงได้ คุณสมบัติที่แตกต่างของระบบ และปัจจัยที่ต้องไตร่ตรองเมื่อคุณตัดสินใจ เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย

ทำไมต้องอัพเกรดการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ?

หากคุณกำลังตรวจสอบระบบโทรศัพท์ของธุรกิจคุณก็อาจมีธุรกิจและปัจจุบันมีการสื่อสารกับลูกค้าในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เป็นไปได้ว่าคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณใช้โทรศัพท์มือถือส่วนตัวในการทำงาน คุณอาจกำหนดหมายเลขติดต่อเฉพาะสำหรับบริษัทของคุณ รวมถึงโทรศัพท์บ้านของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ยังคงมีข้อสงสัยเกี่ยวกับวิธีการจัดการสายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

โดยไม่คำนึงถึงรากฐานสำหรับการตรวจสอบของคุณ การเลือกระบบที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณจะพิสูจน์ได้ว่าคุ้มค่า เทคโนโลยีระบบโทรศัพท์ในปัจจุบันไม่ได้มีราคาแพงเหมือนเมื่อก่อน แต่เชื่อถือได้มากกว่าและอัดแน่นไปด้วยคุณสมบัติที่ซับซ้อนซึ่งเหนือกว่าในยุคที่ผ่านไป ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณสื่อสารกับลูกค้าในปัจจุบันและระบบโทรศัพท์ที่คุณเลือก ต่อไปนี้คือประโยชน์บางส่วนที่คุณอาจได้รับจากการอัพเกรดระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจ:

• การสื่อสารแบบรวมศูนย์: ขึ้นอยู่กับโทรศัพท์มือถือแต่ละเครื่องหรือโทรศัพท์บ้านที่ไม่ได้เชื่อมต่ออาจส่งผลให้เกิดความเข้าใจผิดเมื่อจัดการสายทางธุรกิจ ระบบโทรศัพท์ของบริษัทโดยเฉพาะทำให้คุณสามารถโอนสายเรียกเข้าทั้งหมดจากจุดหลักจุดเดียวได้
• การจัดการสายที่ได้รับการปรับปรุง: สามารถสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้นได้ และสายต่างๆ จะได้รับการตอบรับด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การเข้าคิว การโอนสาย และการต่อสายอัตโนมัติในระบบโทรศัพท์ของธุรกิจ
• ความสามารถในการขยายขนาดและการเติบโต: การเติบโตอย่างราบรื่นสำหรับธุรกิจของคุณเกิดขึ้นได้ด้วยระบบโทรศัพท์ที่ช่วยให้สามารถเพิ่มสายโทรศัพท์และส่วนขยายเพิ่มเติมได้ตามต้องการ
• ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการโทร: การโต้ตอบกับลูกค้าของคุณสามารถปรับปรุงได้อย่างมากเมื่อเวลาผ่านไปโดยใช้ระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่มาพร้อมกับเครื่องมือ เช่น การติดตามการโทรและการวิเคราะห์ เพื่อให้คุณเข้าใจการโทรของคุณได้ดียิ่งขึ้น
• การรวมระบบ: คุณมีความสามารถในการรวมข้อมูลที่รวบรวมจากระบบโทรศัพท์ของธุรกิจของคุณเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ที่ใช้ในธุรกิจของคุณ เช่น CRM หรือซอฟต์แวร์แผนกช่วยเหลือ และสิ่งนี้ช่วยให้ตัวแทนของคุณมีมุมมองที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของลูกค้า
• การทำงานระยะไกลและแบบไฮบริด: ระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจขั้นสูงที่มีองค์ประกอบต่างๆ เช่น แอพมือถือ สาขาเสมือน และความสามารถของซอฟต์โฟน ทำให้การจัดการสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดและระยะไกลทำได้อย่างง่ายดาย

ที่เกี่ยวข้อง: อนาคตของการสื่อสาร VoIP: ปัญญาประดิษฐ์กำลังปฏิวัติวิธีการเชื่อมต่อของเราอย่างไร

ประเภทของระบบโทรศัพท์ธุรกิจ

ขึ้นอยู่กับว่าคุณจำแนกประเภทอย่างไร ซึ่งจะกำหนดจำนวนระบบโทรศัพท์ที่มีอยู่ ตรงนี้ จุดมุ่งเน้นของเราจะแยกสิ่งเหล่านี้ออกเป็นโทรศัพท์บ้าน ระบบ VoIP และระบบโทรศัพท์เสมือนแบบดั้งเดิม

โทรศัพท์บ้านแบบดั้งเดิม

โดยทั่วไปแล้วบริษัทโทรศัพท์ในพื้นที่หรือภูมิภาคจะจัดหาสิ่งที่เรียกว่าระบบโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิม พวกเขาได้รับการยอมรับว่าเป็นเครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะ (PSTN) เช่นกัน ให้บริการแก่ธุรกิจของคุณผ่านสายโทรศัพท์ทองแดง

Private Branch Exchange (PBX) ตามสถานที่ของคุณถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการบริการโทรศัพท์พื้นฐานเฉพาะภายในบริษัทของคุณ PBX คือฮาร์ดแวร์ที่ให้บริการฟังก์ชันต่างๆ เช่น การโทรออก การโอนสาย และรายการสมุดโทรศัพท์ไปยังระบบโทรคมนาคม บริการโทรศัพท์พื้นฐานที่มีอยู่จำนวนมากเป็นแบบไฮบริดที่ใช้ VoIP หรือระบบโทรศัพท์เสมือน

ความน่าเชื่อถือและการทดสอบเวลาเป็นข้อดีของการใช้ระบบโทรศัพท์พื้นฐาน แต่มีข้อเสียหลายประการ เนื่องจากการที่บริษัทโทรคมนาคมจำนวนมากกำลังเปลี่ยนจากโทรศัพท์บ้านแบบเดิมๆ อีกไม่นานอุปกรณ์เหล่านี้จะล้าสมัย โดยทั่วไปแล้ว องค์กรขนาดใหญ่จะเป็นองค์กรเดียวที่สามารถบำรุงรักษาระบบโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิมได้ในราคาประหยัด เนื่องจากต้องใช้งบประมาณสำหรับฮาร์ดแวร์และการบำรุงรักษา แม้ว่าระบบเหล่านี้มักจะถูกตราหน้าว่าล้าสมัยและค่อยๆ ถูกแทนที่

ระบบวีโอไอพี

แทนที่จะใช้สายโทรศัพท์ทองแดงแบบเก่าสำหรับโทรศัพท์บ้าน ระบบโทรศัพท์ VoIP ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของธุรกิจ พวกเขายังมีฟีเจอร์เดียวกับที่เคยมีเฉพาะในระบบ PBX โทรศัพท์บ้านราคาแพงเท่านั้น เช่น:

• ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติ
• คิวโทร.
• บูรณาการคอมพิวเตอร์

ธุรกิจของคุณสามารถซื้อคุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ได้ด้วยระบบ VoIP ที่มีต้นทุนต่ำกว่า ข้อจำกัดประการเดียวที่พวกเขามีคือพวกเขาต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่เชื่อถือได้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด ระบบโทรศัพท์ VoIP ยังมีอยู่สองประเภท

VoIP ในสถานที่

การมีธุรกิจของคุณใช้ระบบ VoIP ในองค์กร องค์กรของคุณโฮสต์ฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์ทั้งหมดสำหรับโทรศัพท์ในศูนย์ข้อมูลขององค์กร วิธีนี้ช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถควบคุมการตั้งค่าโทรคมนาคมได้อย่างสมบูรณ์ แม้ว่าจะมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่เพิ่มขึ้น และต้องการให้พนักงานที่ทุ่มเทดูแลฮาร์ดแวร์ การติดตั้ง VoIP รูปแบบนี้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการความปลอดภัยโดยรวมสำหรับข้อมูลของตน เพื่อที่จะปฏิบัติตามข้อผูกพันในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและมีทีมงานนอกสถานที่คอยดูแลระบบ

VoIP บนคลาวด์

ฮาร์ดแวร์ทางกายภาพและบริการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องทั้งหมดได้รับการจัดการโดยผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ของคุณเมื่อใช้ VoIP บนคลาวด์ ระบบโทรศัพท์คือสิ่งเดียวที่ธุรกิจของคุณต้องให้ความสำคัญ ด้วยการใช้งาน VoIP บนคลาวด์ แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถเข้าถึงความสามารถที่เป็นไปได้ทั้งหมดของ PBX โทรศัพท์บ้านมาตรฐาน พร้อมด้วยคุณสมบัติเพิ่มเติมของ VoIP โดยขจัดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาและต้นทุน บริษัทเพียงเชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ VoIP โดยใช้อินเทอร์เน็ต

ระบบโทรศัพท์เสมือน

ธุรกิจขนาดเล็กและการเป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียวมักจะพบว่าโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการโทรศัพท์ทางธุรกิจของพวกเขาคือระบบโทรศัพท์เสมือนที่เข้าถึงได้ง่ายเช่นกัน ด้วยระบบโทรศัพท์เสมือน การโทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณจะถูกส่งไปยังซอฟต์แวร์คลาวด์ที่มีคุณสมบัติทั้งหมดของระบบอื่นๆ ที่เรากล่าวถึง เช่น:

• ส่วนขยาย
• การโอนสาย.
• การวิเคราะห์การโทร
• ติดตามการโทร

จากนั้นเราสามารถโอนสายเรียกเข้าทั้งหมดไปยังโทรศัพท์มือถือ โทรศัพท์บ้าน หรืออาจเป็นข้อความเสียงของคุณตามการตั้งค่าที่คุณต้องการ ไม่เหมือนกับระบบอื่นๆ ระบบโทรศัพท์เสมือนเชื่อมต่อการโทรโดยใช้เครือข่ายโทรศัพท์ที่มีอยู่ และความสามารถในการปรับเปลี่ยนได้ทำให้ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถเข้าถึงคุณลักษณะเดียวกันได้ เช่นเดียวกับระบบทั่วไปเหล่านี้

ดูเพิ่มเติมที่: โทรศัพท์ดิจิทัลกับระบบโทรศัพท์ VoIP - ข้อดีข้อเสีย

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจ

เมื่อคุณพิจารณาคุณสมบัติทั้งหมดที่ระบบโทรศัพท์ต่างๆ สามารถมอบให้ได้ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาปัจจัยบางประการนอกเหนือจากคุณสมบัติดังกล่าว ได้แก่:

งบประมาณ

พิจารณารายจ่ายทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับการได้รับระบบโทรศัพท์ก่อนที่จะสรุปผล โอกาสในการมีการตั้งค่า VoIP ที่โฮสต์เองอาจดึงดูดคุณเนื่องจากการควบคุมการปฏิบัติงานที่เสนอให้กับธุรกิจของคุณ แต่ให้คิดถึงค่าใช้จ่ายล่วงหน้าจำนวนมาก บวกกับค่าใช้จ่ายต่อเนื่องซึ่งอาจมากกว่าที่คุณจะใช้จ่ายในแต่ละเดือน

ความสามารถในการขยายขนาด

การขยายขนาดไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับระบบโทรศัพท์พื้นฐาน หากการขยายในอนาคตเป็นส่วนหนึ่งของแผนของคุณ ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าการเพิ่มหมายเลขติดต่อและหมายเลขต่อภายในระบบโทรศัพท์ขององค์กรของคุณจะก่อให้เกิดปัญหาหรือไม่ นอกจากนี้ ให้ค้นหาฟังก์ชันที่อาจไม่ได้ใช้งานในขณะนี้แต่สามารถพิสูจน์ได้ว่าจำเป็นในภายหลัง เพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันที่คุณเลือกจะสามารถรองรับความต้องการทางธุรกิจในอนาคตของคุณได้

การสนับสนุนทางเทคนิค

ระดับการสนับสนุนด้านเทคนิคควรเป็นองค์ประกอบสำคัญในการตัดสินใจเลือกโซลูชันที่คุณเลือก หากคุณตัดสินใจเลือกตัวเลือก VoIP ภายในองค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบสนับสนุนสำหรับปัญหาด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ทีมของคุณไม่พร้อมจะรับมือ หากคุณตัดสินใจเลือกระบบคลาวด์ VoIP หรือเฟรมเวิร์กโทรศัพท์เสมือน สิ่งสำคัญคือฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคจะตอบสนองต่อปัญหาอย่างรวดเร็ว

บูรณาการ

ระบบโทรศัพท์ที่ทันสมัยจำนวนมากมีความสามารถในการทำงานร่วมกับเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ธุรกิจของคุณใช้ เช่น CRM ของคุณ ผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ทุกรายอาจมีชุดบูรณาการที่หลากหลายหรือนำเสนอการเข้าถึง API เพื่อให้ทีมเทคนิคของคุณสามารถพัฒนาตนเองได้ เมื่อเป้าหมายหลักของการยกเครื่องระบบโทรศัพท์ของคุณคือทำให้ขั้นตอนงานง่ายขึ้น การยืนยันว่าโซลูชันเข้ากันได้ดีกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่ถือเป็นสิ่งสำคัญ

จะเลือกผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ธุรกิจได้อย่างไร

เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ ที่เป็นเอกลักษณ์ของระบบโทรศัพท์ธุรกิจแล้ว พร้อมแนวคิดเกี่ยวกับประเภทของระบบ ควบคู่ไปกับทักษะในการนำไปประยุกต์ใช้ตามความต้องการขององค์กรของคุณ จึงมีความต้องการที่ชัดเจนในการลงทุนเวลาและพลังงานในกระบวนการนี้ เราต้องเริ่มมองหาผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ตั้งแต่ตอนนี้ คำแนะนำเพื่อช่วยในเรื่องดังกล่าว:

• ผู้ให้บริการวิจัย: สำรวจเว็บไซต์เปรียบเทียบซอฟต์แวร์ออนไลน์สำหรับผู้จำหน่ายระบบโทรศัพท์ที่มีฟีเจอร์ทุกอย่างที่คุณต้องการ ในขณะที่ยังคงมีชื่อเสียงที่น่ายกย่องและเหมาะสมกับช่วงงบประมาณของคุณ
• ขอทดลองใช้: ผู้ให้บริการจำนวนมากเสนอเวอร์ชันทดลองใช้ฟรีหรือเวอร์ชันสาธิตที่จะช่วยให้คุณสามารถโต้ตอบกับระบบของพวกเขาได้เป็นการส่วนตัว สิ่งนี้จะช่วยเหลือคุณและทีมในการประเมินว่ายูทิลิตี้นี้ตรงกับความต้องการทั้งหมดของคุณหรือไม่
• เปรียบเทียบราคาและสัญญา: ผู้จำหน่ายแต่ละรายอาจมีต้นทุนกรอบงานที่แตกต่างกัน ประเมินต้นทุนของแต่ละแพ็คเกจที่คุณกำลังพิจารณาจากผู้ให้บริการทุกราย ตรวจสอบว่าคุณลักษณะสำคัญทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณต้องการนั้นรวมอยู่ในแผนที่จะเปรียบเทียบเพื่อให้แน่ใจว่ามีการประเมินที่แม่นยำ
• อ่านบทวิจารณ์และขอคำแนะนำ: การรับรองระดับสูงอาจมาจากการรับรองที่คุณรู้จักในสายงานของคุณ พวกเขาอาจมีความต้องการระบบโทรศัพท์ระดับมืออาชีพที่คล้ายกัน และพวกเขาอาจแนะนำการจัดการที่เหมาะกับคุณได้
• เจรจากับผู้ให้บริการ: เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจที่เหมาะกับความต้องการของคุณแล้ว ให้ต่อรองเรื่องสัญญาขั้นสุดท้ายเพื่อให้ได้ราคาต่อรองที่ดีที่สุด แผนแบบวางจำหน่ายทั่วไปอาจไม่เหมาะกับความต้องการของคุณและอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายมากขึ้นเนื่องจากคุณสมบัติเสริมและไม่จำเป็น บ่อยครั้ง การปรับแต่งแผนตามความต้องการของคุณจะทำให้คุณได้รับข้อเสนอที่ดีกว่า

ที่เกี่ยวข้อง: ช่องโหว่ VoIP และความเสี่ยงด้านความปลอดภัย: ทั้งหมดที่คุณต้องรู้

ความคิดสุดท้าย

ในช่วงเวลาหนึ่ง สำหรับบริษัทใดๆ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ตาม จำเป็นต้องมีระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจเกิดขึ้น มันจะปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้าของคุณ ลดความซับซ้อนในการจัดการการโทร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่เมื่อพิจารณาถึงตัวเลือกอื่นๆ ที่มีอยู่มากมาย จำเป็นอย่างยิ่งที่จะไม่มองข้ามการตัดสินใจนี้อย่างไม่ใส่ใจ

การพิจารณาความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณก่อนที่จะเลือกระบบโทรศัพท์เป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าคุณจะยังคงภักดีต่อระบบโทรศัพท์บ้าน เลือกการตั้งค่า VoIP หรือเลือกใช้ระบบโทรศัพท์เสมือน แบบฟอร์มทั้งหมดเหล่านี้มาพร้อมกับข้อดีและข้อเสียที่สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้ มีผู้ให้บริการให้เลือกมากมาย อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณได้กำหนดประเภทของการจัดการที่จำเป็นสำหรับบริษัทของคุณแล้ว การตรวจสอบรายการราคารวมถึงคุณลักษณะต่างๆ และบทวิจารณ์ของผู้ใช้สามารถเร่งการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดหาการตั้งค่าโทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิตซึ่งนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรที่ได้รับการปรับปรุง