จดหมายธุรกิจคืออะไร? วิธีการสื่อสารอย่างมืออาชีพ

การสื่อสารทางธุรกิจไม่เหมือนกับการสื่อสารทั่วไป

วันธรรมดาในสภาพแวดล้อมขององค์กรเกี่ยวข้องกับการสื่อสารทางโทรศัพท์ การสนทนาทางวิดีโอ หรือจดหมายธุรกิจ การสื่อสารในที่ทำงานเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ - หรือควรจะเป็นเช่นนั้น แม้ในวัฒนธรรมที่ผ่อนคลาย คุณควรสร้างและบันทึกการติดต่อเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย ซอฟต์แวร์ สร้างเอกสาร

จดหมายธุรกิจมักจะเป็นส่วนตัวและเป็นความลับ และลักษณะของจดหมายจะแตกต่างกันไปตามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณส่งถึง เนื้อหาของเรื่องควรเป็นแบบรวบรัดและมีจุดประสงค์เพื่อกระตุ้นความสนใจในทันที

สำหรับการเชิญวิทยากร คำรับรอง การชำระเงินของผู้ขาย หรือการติดตามลูกค้าทุกครั้ง คุณสามารถเขียนจดหมายธุรกิจได้

ในการร่างจดหมายธุรกิจในอุดมคติ คุณต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับผู้รับ เมื่อเขียนถึงนักลงทุน ภาษาของคุณควรโน้มน้าวใจและชัดเจน หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงไคลเอ็นต์ที่เพิ่งเริ่มต้นใหม่ ให้ระบุไทม์ไลน์การใช้งานผลิตภัณฑ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หัวจดหมายที่เป็นทางการขององค์กรในขณะที่ส่งจดหมาย

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เราจะพูดถึง ได้แก่ อีเมลนายหน้า จดหมายขอบคุณ จดหมายแนะนำตัว จดหมายขอบคุณ และ จดหมาย แนะนำตัวลูกค้า

ไม่ว่าในกรณีการใช้งานใด จดหมายธุรกิจควรฟังดูชัดเจน ขับเคลื่อนด้วยการกระทำ และเป็นมืออาชีพ ฝึกฝนทักษะการเขียนของคุณและเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่กำลังจะมาถึง

รูปแบบจดหมายธุรกิจที่เข้าใจง่าย

ขั้นแรก เรามาพูดถึงวิธีการจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจ ความเฉพาะเจาะจงของจดหมายแต่ละฉบับจะดูแตกต่างกัน แต่ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายธุรกิจทั่วๆ ไป คุณต้องใช้การเป็นตัวแทนแบบโครงสร้าง

1. หัวเรื่อง: เช่นเดียวกับจดหมายทั่วไป คุณควรมีหัวเรื่องพร้อมที่อยู่และวันที่

2. คำทักทาย : ต่อไปคุณควรเขียนคำทักทาย เอ่ยชื่อ. อีเมล ชื่อ และที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับจดหมาย รูปแบบมาตรฐานคือชื่อผู้รับตามด้วยชื่อ บริษัท และที่อยู่

2. จากนั้นมา หัวเรื่อง สรุปข้อสงสัยของจดหมายธุรกิจในหนึ่งบรรทัดก่อนที่จะย้ายไปยังส่วนถัดไป

จากนั้นเนื้อความของจดหมายก็มาถึง คุณจะต้องอ้างถึงผู้รับด้วยชื่อ หากคุณไม่ทราบชื่อ คุณสามารถส่งจดหมายถึง "ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง"

เมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ (สำคัญมาก) ของคุณเสร็จแล้ว คุณจะลงชื่อออกด้วยลายเซ็นที่สุภาพ

มารวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างเทมเพลตจดหมายธุรกิจคร่าวๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินความสำเร็จและการปรับปรุงโครงการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับจดหมายธุรกิจ

เมื่อคุณเริ่มหัดเขียนจดหมายแล้ว อย่าลืมว่าจดหมายธุรกิจไม่ใช่คำเชิญไปงานวันเกิด หรือบาร์บีคิวมื้อค่ำประจำปีกับสมาชิกในทีมของคุณ คุณต้องข้ามความเพลิดเพลินและตรงประเด็น

วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าข้อความของคุณได้รับตามที่ตั้งใจไว้คือการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้ ไม่ว่าจดหมายจะมีจุดประสงค์เฉพาะใดก็ตาม

• พิสูจน์อักษร: อย่าลืมอ่านจดหมายของคุณสองหรือสามครั้ง เพื่อตรวจหาไวยากรณ์และการสะกดผิด วิธีนี้จะทำให้คุณดูฉลาดขึ้นในการสื่อสาร
• การแก้ไขโดยเพื่อน : หากคุณมีเพื่อน เพื่อนร่วมงาน หรือที่ปรึกษาที่คุณรู้ว่ายินดีแก้ไขเอกสารให้คุณ อย่ากลัวที่จะถาม การมีจิตใจที่สดใสในการดูจดหมายจะจับข้อผิดพลาดที่สมองของคุณปัดเศษได้
• รูปแบบไฟล์: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณสอดคล้องกับรูปแบบไฟล์ที่ร้องขอ ตัวอย่างเช่น ส่งจดหมายปะหน้าเป็น PDF แต่ส่งจดหมายขายตามที่บริษัทของคุณกำหนด
• ตรวจสอบการสะกดชื่อ: ฉันรู้ว่าฉันพูดถึงการพิสูจน์อักษรแล้ว แต่การตรวจสอบเพื่อดูว่าคุณสะกดชื่อถูกต้องควรเป็นขั้นตอนหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับจดหมายปะหน้าและจดหมายแสดงเจตจำนง การแสดงความเคารพเพื่อให้ชื่อของบุคคลหรือองค์กรถูกต้อง
• ความยาวจดหมาย: ควบคุมความยาวของคำในจดหมายธุรกิจของคุณ ข้ามศัพท์แสงที่สละสลวยหรือเกริ่นนำ และถ้าเป็นไปได้ ให้เขียนรายการเนื้อหาเป็นสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย แยกข้อกังวลของคุณทีละข้อด้วยน้ำเสียงที่ชัดเจน อย่าสับสนผู้รับของคุณกับอีเมลจำนวนมาก
• เสียงขวา: หลีกเลี่ยงการเสียดสีขณะเขียนจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณไม่รู้สึกราวกับว่าพวกเขาถูกบังคับหรือสั่งให้ทำงานบางอย่างให้เสร็จ ใช้สัญชาตญาณ เห็นอกเห็นใจ และใจดี เพราะสิ่งเหล่านี้คือรากฐานที่สำคัญของการเป็นมืออาชีพที่ดี

เราไม่สามารถให้ความสำคัญกับจดหมายธุรกิจชนิดใดชนิดหนึ่งที่มีความสำคัญได้ จดหมายธุรกิจหนึ่งฉบับไม่สามารถมีเนื้อหาเหมือนกันกับอีกฉบับได้ ดังนั้นการร่างแบบคร่าว ๆ แล้วแก้ไขทุกครั้งอาจเข้าข่ายทุจริตได้

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจถูกแยกตามวัตถุประสงค์ ไม่ใช่ทุกส่วนของการสื่อสารมีเป้าหมายเพื่อส่งข้อความเดียวกัน จดหมายบางฉบับยุติเวลาของคุณที่บริษัท คนอื่นทำให้คุณสังเกตเห็นโดยผู้จัดการการจ้างงานคนใหม่ บางส่วนเป็นผลรวมของการดำรงตำแหน่งของคุณในฐานะพนักงาน อื่น ๆ เป็นการสำรวจเพื่อวัดความพึงพอใจของคุณกับพื้นที่ทำงานปัจจุบันของคุณ

ด้านล่างนี้คือรายการรูปแบบจดหมายธุรกิจต่างๆ พร้อมด้วยตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่จะช่วยให้คุณเข้าใจความหมายได้ดีขึ้น

เพื่อรักษาสายสัมพันธ์ที่เป็นมืออาชีพภายในที่ทำงาน ทำความคุ้นเคยกับประเภทจดหมายต่อไปนี้และเมื่อใดควรใช้

1. ส่งอีเมลถึงนายหน้า

เมื่อคุณเข้าสู่โลกแห่งธุรกิจ ให้มองหาวิธีป้องกันตัวเอง ผู้หางานทุกคนกรอกใบสมัครและรายละเอียดส่วนตัวและส่งประวัติย่อ นั่นไม่ดึงดูดสายตาที่ได้รับการฝึกฝน คุณจะห้ามตัวเองไม่ให้ตกลงไปในคูน้ำแห่งความซ้ำซ้อนนี้ได้อย่างไร? โดยส่งอีเมลไปยังนายหน้า

ขณะนี้เรากำลังเป็นสักขีพยานในช่วงที่มีการแข่งขันสูงที่สุดในศตวรรษนี้ สำหรับตำแหน่งงานว่างแต่ละตำแหน่ง ผู้สมัครเข้าแถวเป็นร้อยเป็นพัน รายละเอียดงานสำหรับบทบาทระดับเริ่มต้นรวมถึงความคาดหวังที่ไม่สมจริง เช่น "MBA ระดับบนสุด" "ประสบการณ์ห้าปี" และอื่นๆ ผู้สมัครที่อ่อนน้อมถ่อมตนไม่มีที่ไปหากพวกเขาไม่มีประวัติความเป็นมาทางวิชาการ อีเมลที่เขียนอย่างดีถึงนายหน้าที่มีศักยภาพสามารถดึงคุณออกจากร่องนี้และทำให้ใบสมัครของคุณโดดเด่น

2. จดหมายสมัครงาน

จดหมายปะหน้าคือจดหมายที่คุณส่งถึงบริษัทเมื่อคุณต้องการได้รับการพิจารณาโอกาสในการทำงาน ครอบคลุมแง่มุมเพิ่มเติมของเส้นทางอาชีพที่คุณได้กล่าวถึงจนถึงตอนนี้ นอกเหนือจากที่กล่าวถึงในเรซูเม่ของคุณ คุณสามารถเป็นส่วนตัวและสัมผัสกับนิสัยใจคอเล็กน้อยเพื่อดึงดูดนายหน้าของคุณด้วยความคิดของคุณ โดยทั่วไปแล้วจดหมายปะหน้าจะถูกส่งไปพร้อมกับใบสมัครงานและประวัติย่อของคุณ

จดหมายแนะนำตัวมีเป้าหมายที่จะจ้างคุณในสิ่งที่คุณเป็น นี่คือข้อมูลที่โดยปกติแล้วจะไม่สามารถรวบรวมได้จากเอกสารประกอบวิชาชีพอื่นๆ ของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายปะหน้า โปรดอ่านทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับจดหมายปะหน้า

คุณควรเขียนจดหมายปะหน้าเมื่อใดก็ตามที่คุณพยายามหางานในโลกธุรกิจ การสมัครงานหลายแห่งจะบอกว่าจดหมายปะหน้าเป็นตัวเลือก อย่างไรก็ตามฉันขอแนะนำให้คุณเขียนหนึ่งต่อไป

3.จดหมายขอบคุณ

จดหมายขอบคุณเป็นสัญลักษณ์แสดงความขอบคุณต่อผู้รับสำหรับความช่วยเหลือหรือเวลาที่พวกเขามอบให้คุณ คุณสามารถเขียนจดหมายขอบคุณถึงผู้สัมภาษณ์ ผู้จัดการ หรือเพื่อนร่วมงานที่มีศักยภาพซึ่งช่วยให้คุณฝ่าฟันความท้าทายและแสดงความมั่นใจออกมา โดยทั่วไปแล้ว จดหมายขอบคุณจากมืออาชีพจะเขียนถึงผู้จัดการการจ้างงานหรือผู้สัมภาษณ์จากผู้สมัครที่ได้รับการสัมภาษณ์และพิจารณางาน

จดหมายขอบคุณเป็นวิธีแสดงความขอบคุณต่อองค์กรใหม่ที่มีศักยภาพของคุณ รวมทั้งแสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าคุณไม่กลัวที่จะริเริ่ม

ตัวอย่างจดหมายขอบคุณทางธุรกิจหลังจากได้เลื่อนตำแหน่ง

ที่เคารพ [นาย] หรือ [นาง] [ชื่อผู้จัดการ]

เรื่อง: ขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการเลื่อนตำแหน่งให้ฉันเป็น [ตำแหน่งใหม่]

ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อคุณที่ส่งเสริมฉันให้ได้รับบทบาทที่เป็นที่ต้องการของ [ชื่อตำแหน่งใหม่] ข่าวนี้ทำให้ฉันประหลาดใจในวันนี้และทำให้ฉันตกตะลึง สำหรับพนักงานทุกคน ไม่มีของขวัญใดยิ่งใหญ่ไปกว่าการได้รับความเข้าใจ เห็นคุณค่า และชื่นชมผลงานของพวกเขา ฉันอยากจะให้เครดิตคุณเต็มที่สำหรับการเชื่อในตัวฉัน ให้คำปรึกษาฉัน และสนับสนุนให้ฉันก้าวกระโดดด้วยศรัทธานั้น

ขณะที่ฉันเตรียมพร้อมสำหรับตำแหน่งใหม่ของ [ชื่อตำแหน่ง] ฉันสัญญาว่าจะรักษาคุณธรรม ความพยายามของทีม และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ฉันโชคดีที่ได้เรียนรู้มากมายและมาไกลถึงเพียงนี้ในการเดินทาง ฉันหวังว่าจะมุ่งสู่จุดสูงสุดที่ยิ่งใหญ่กว่านั้นและสร้างมาตรฐานใหม่แห่งความเป็นเลิศ

ขอบคุณอีกครั้ง!

ดีที่สุด,

[ชื่อของคุณ]

คุณควรเขียนจดหมายขอบคุณอย่างมืออาชีพด้วยเหตุผลหลายประการ แต่ในสถานการณ์นี้ เราหมายถึงจดหมายเป็นบทกวีถึงนายจ้าง สำหรับผู้ให้สัมภาษณ์ พวกเขาควรขอบคุณนายจ้างก่อนที่จะจัดระหว่างการสัมภาษณ์ส่วนตัวผ่านวิดีโอ

4. ใบลาออก

  จดหมายลาออกจะแจ้งนายจ้างปัจจุบันของคุณอย่างเป็นทางการว่าคุณจะไม่ทำงานที่นั่นอีกต่อไปหลังจากช่วงระยะเวลาสั้นๆ ในกรณีที่รุนแรงหรือเร่งด่วน จดหมายลาออกจะแจ้งให้นายจ้างทราบว่าคุณจะลาออกโดยมีผลทันที

ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ พนักงานจะส่งจดหมายนี้พร้อมแจ้งล่วงหน้าสองหรือสามสัปดาห์ ซึ่งหมายความว่าคุณได้แจ้งนายจ้างของคุณแล้วว่าคุณกำลังจะลาออก แต่จะทำงานต่อไปตามระยะเวลาที่กำหนดไว้เพื่อช่วยในการเปลี่ยนแปลงการจ้างพนักงานใหม่หรือการสูญเสียพนักงานโดยสิ้นเชิง  

หากต้องการเรียกร้องข้อตกลงทั้งหมดและขั้นสุดท้าย (FnF) จากอดีตนายจ้างของคุณ ให้ใช้ฉบับร่างต่อไปนี้:

คุณควรเขียนจดหมายลาออกเมื่อคุณพร้อมที่จะลาออกจากงาน จำนวนการแจ้งเตือนที่คุณแจ้งจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณทั้งหมด อย่างไรก็ตาม อย่าส่งจดหมายลาออกเว้นแต่คุณจะพร้อมที่จะลาออกภายในสองหรือสามสัปดาห์ข้างหน้า

5. จดหมายอ้างอิง

จดหมายอ้างอิงเขียนขึ้นโดยสายสัมพันธ์ทางวิชาชีพหรือส่วนบุคคลที่รับรองทักษะและประสบการณ์ของผู้สมัครโดยหวังว่าจะช่วยให้พวกเขาได้รับการเสนองานใหม่ จดหมายอ้างอิงมักเขียนโดยอดีตผู้จัดการหรือผู้บริหารคนอื่นๆ หรือครู อาจารย์ และที่ปรึกษา จดหมายอ้างอิงจะเขียนโดยเพื่อนหรือเพื่อนบ้านในบางครั้ง แต่ไม่บ่อยนัก

ไม่ว่าใครจะเป็นคนเขียน สิ่งเหล่านี้ควรเป็นการเล่าขานในเชิงบวกเกี่ยวกับประสบการณ์ของมืออาชีพที่ทำงานร่วมกับหรือดูแลผู้สมัคร พวกเขาควรพูดถึงเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่เฉพาะเจาะจงและอธิบายลักษณะของผู้สมัคร จดหมายอ้างอิงเรียกอีกอย่างว่า "จดหมายแนะนำ"

คุณควรเขียนจดหมายอ้างอิงหากคุณถูกขอให้เขียนจดหมายอ้างอิง คุณควรตอบว่าใช่ก็ต่อเมื่อคุณสามารถพูดถึงลักษณะนิสัยและประสบการณ์การทำงานของบุคคลนั้นอย่างจริงใจและเป็นบวก ถ้าคนที่คุณไม่รู้จักดีพอหรือไม่ดีมาขอให้คุณเขียนจดหมายอ้างอิง จะเป็นการดีที่สุดที่จะปฏิเสธอย่างสุภาพ

6. หนังสือแสดงเจตจำนง

จดหมายแสดงเจตจำนงนั้นตรงตามที่ฟัง: เป็นจดหมายที่แสดงเจตจำนงของคุณ หนังสือแสดงเจตจำนงใช้เพื่อสร้างข้อตกลงระหว่างฝ่ายต่างๆ สามารถใช้เมื่อร่างข้อเสนอ สมัครหรือรับงาน หรือตกลงข้อตกลงเฉพาะ

หนังสือแสดงเจตจำนงแสดงการยืนยันของคุณสำหรับงานบางอย่าง คุณอาจได้รับมอบหมายให้ทำโครงการใหม่แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร จดหมายแสดงเจตจำนงสามารถแสดงความชอบของคุณ ช่วยให้คุณขอคำแนะนำ และทำสิ่งต่าง ๆ ได้

คุณสามารถใช้หนังสือแสดงเจตจำนงเพื่อแจ้งข้อกังวลในอนาคต ตลอดจนประกาศหรือเปิดเผยการตั้งค่าของคุณต่อสาธารณะ หนังสือแสดงเจตจำนงผูกมัดทั้งสองฝ่ายในข้อตกลง "โดยปริยาย" กับสะพานเชื่อมที่น่าสนใจบางอย่าง

8. หนังสือขาย

จดหมายขาย อาจเข้าใจได้ชัดเจนกว่าว่าเป็นอีเมลการขาย เป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่มีอยู่เพื่อดึงดูดและสนใจผู้อ่านในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

มีกลยุทธ์ต่างๆ มากมายเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายขาย ท้ายที่สุด คุณควรดำเนินตามกลยุทธ์ที่บริษัทของคุณวางไว้ในกลยุทธ์ อย่างไรก็ตาม จดหมายขายทั้งหมดควรมีคำกระตุ้นการตัดสินใจ รวมถึงวิธีการติดต่อหากผู้อ่านสนใจ

คุณควรเขียนจดหมายขายเมื่อคุณต้องการได้รับความสนใจจากมืออาชีพหรือองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งเมื่อหวังว่าจะมีคนสนใจในข้อตกลงหรือการขาย

9. หนังสือร้องเรียน

จดหมายร้องเรียนคือจดหมายที่คุณเขียนเมื่อคุณมีทางเลือกกับองค์กรหรือบุคคล มันแจ้งข้อกังวลของคุณและทำให้พวกเขาเป็นที่สนใจ ข้อร้องเรียนหนึ่งข้อสามารถพูดแทนสมาชิกในทีมหลายคนได้ สมมติว่าคุณได้รับบริการลูกค้าที่น่ากลัว หรือคุณพบโฆษณาที่กำหนดเป้าหมายคุณอย่างไม่เหมาะสม

คุณควรเขียนจดหมายร้องเรียนเพื่อแจ้งให้องค์กรทราบถึงสถานการณ์และอนุญาตให้พวกเขาตัดสินใจดำเนินการขั้นตอนต่อไป

แม้ว่าจะมีคำว่า "ร้องเรียน" อยู่ในชื่อ แต่จดหมายร้องเรียนทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารที่โกรธแค้นซึ่งคุณตรวจสอบ บริษัท สำหรับการกระทำผิดบางอย่าง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นคำอธิบายง่ายๆ เกี่ยวกับความไม่พอใจของคุณกับความคาดหวังสองสามข้อที่แนะนำสำหรับการไล่เบี้ย

ถ้าคุณโกรธยังไงก็ตาม

คุณควรเขียนจดหมายร้องเรียนเมื่อคุณมีข้อร้องเรียน จริงอยู่ ทุกวันนี้เรามีวิธีอื่นๆ อีกมากมายในการร้องเรียน (ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่โชคดี)

เป็นเรื่องปกติมากที่จะเห็นใครบางคนโทรหาสายด่วนฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัทหรือแม้แต่แชทกับตัวแทนทางออนไลน์ จดหมายเป็นวิธีสื่อสารที่เป็นทางการมากกว่า แต่จะทำให้รู้ว่าคุณจริงจังกับเรื่องนี้มากพอที่จะเขียนถึงเรื่องนี้

10. จดหมายแจ้งการปรับปรุง

จดหมายแจ้งการแก้ไขคือบริษัทหรือบุคคลที่ตอบกลับจดหมายร้องเรียน จดหมายควรระบุจุดยืนของบริษัทอย่างชัดเจนในคดีนี้

หากคุณเข้าข้างลูกค้า ให้บอกทันที หากคุณไม่เข้าข้างลูกค้า อย่าลืมสื่อสารอย่างชัดเจนในขณะที่ยังคงให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

คุณควรเขียนจดหมายแก้ไขหลังจากที่บริษัทของคุณได้รับจดหมายร้องเรียนจากลูกค้าแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องตอบคำถามสนับสนุนเพื่อรักษาหน้าและรักษาลูกค้าให้ภักดี

11. จดหมายสั่งซื้อ

จดหมายสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ผู้จัดการธุรกิจหรือเจ้าของสื่อสารกับผู้ผลิตเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะซื้อโดยเฉพาะ จดหมายสั่งซื้อประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวน ขนาด สี ชื่อสินค้า และหมายเลขการสั่งซื้อ และราคาที่คาดการณ์ไว้

จดหมายสั่งซื้อมักถูกจัดรูปแบบเป็นแบบฟอร์มแทนที่จะเป็นจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ เนื่องจากแบบฟอร์มและสเปรดชีตช่วยให้เข้าใจภาพรวมของสิ่งที่บุคคลต้องการได้ง่ายขึ้น

คุณควรเขียนจดหมายสั่งซื้อเมื่อคุณพร้อมที่จะซื้อสินค้าขายส่งสำหรับการขายปลีก ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจบางรายจะรวมการชำระค่าสินค้าไว้ในจดหมายสั่งซื้อ ดังนั้น จึงมีความจำเป็นที่คุณจะไม่ส่งจดหมายสั่งซื้อจนกว่าคุณจะพร้อมและสามารถทำการซื้อได้

12. จดหมายรับทราบ

จดหมายรับทราบเปรียบเสมือนการยืนยันการสั่งซื้อ ธุรกิจส่งออกไปเพื่อให้ลูกค้าหรือญาติทราบว่าพวกเขาได้รับโทรศัพท์ อีเมล จดหมาย ฯลฯ ก่อนหน้านี้

จดหมายรับทราบไม่ได้รับประกันอะไร พวกเขายังไม่สื่อสารว่าธุรกิจได้ดำเนินการเพื่อปรับปรุงสถานการณ์แล้ว แต่พวกเขาบอกลูกค้าว่าพวกเขาเคยได้ยิน

ธุรกิจควรเขียนจดหมายตอบรับเมื่อพวกเขารู้สึกว่าบุคคลหรือองค์กรจำเป็นต้องรู้ว่าพวกเขาได้รับจดหมายโต้ตอบแล้ว นี่เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งหากการสื่อสารเดิมเห็นว่ามีบางอย่างร้ายแรง เช่น การบาดเจ็บในร้าน

จดหมายตอบรับไม่ได้หมายความว่าคุณได้ดำเนินการใดๆ ค่อนข้างเทียบเท่ากับธุรกิจของใบเสร็จการอ่าน - ให้ความมั่นใจ

ถึงจดหมาย

จดหมายธุรกิจอธิบายความสั้นของสถานการณ์และแนะนำวิธีการดำเนินการโดยไม่เป็นอันตราย คิดว่ามันเป็นการแทนที่การสนทนาบนโต๊ะกาแฟแบบมืออาชีพ คุณต้องจับปากกาอย่างระมัดระวัง มิฉะนั้น คุณจะดูไม่เป็นมืออาชีพ

หวังว่านี่จะช่วยให้คุณมีความคิดเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ ทำให้เป็นวิธีการโต้ตอบอย่างเป็นทางการของคุณ เพื่อที่อีกฝ่ายจะพูดคัดค้านได้น้อยมาก

ยิ่งวัฒนธรรมของบริษัทแข็งแกร่ง จดหมายธุรกิจเชิงลบก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น รวมแนวทางปฏิบัติด้านวัฒนธรรมองค์กรที่ดีที่สุดและอยู่ในระดับแนวหน้าของความพึงพอใจของพนักงาน