ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจคืออะไร? วิธีการประหยัดภาษีอย่างชาญฉลาด

คุณไม่สามารถดำเนินธุรกิจโดยไม่รู้ว่าอะไรทำเงินให้คุณได้และอะไรที่ทำให้เงินหมดไป

ทุกธุรกิจมีค่าใช้จ่าย ไม่ว่าคุณจะดำเนินการจากที่บ้านหรือสำนักงานของบริษัท การติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเป็นค่าใช้จ่ายในการลงทุนหรือการดำเนินงาน ซึ่งปรากฏเป็นรายการหักในงบกำไรขาดทุน

คุณสามารถคำนวณรายได้สุทธิที่ต้องเสียภาษีของบริษัทของคุณโดยการหักการหักเงินเหล่านี้ออกจากรายได้ทั้งหมด โดยทั่วไปบริษัทจะติดตามและจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจโดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชี

Internal Revenue Service (IRS) Publication 535 ให้แนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักได้และหักไม่ได้ ระบุว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจะต้องเป็นค่าใช้จ่ายทั้งที่จำเป็นและธรรมดาจึงจะสามารถหักลดหย่อนภาษีได้ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถหักได้ทั้งหมดหรือบางส่วน

ค่าใช้จ่าย ทั่วไปคือค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับธุรกิจทั่วไป เช่น ค่าติดตั้งสายโทรศัพท์ ค่าใช้จ่ายที่จำเป็น คือสิ่งที่ช่วยให้คุณซื้อขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ค่าใช้จ่ายไม่จำเป็นต้องขาดไม่ได้ให้ถือว่าจำเป็น ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ ค่าเช่า บัญชีเงินเดือน และสินค้าคงคลัง

สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัว การรับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงานของคุณมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณจริงหรือ? โคมไฟลาวาบนโต๊ะทำงานของคุณล่ะ? น่าเสียดายที่สิ่งเหล่านี้ไม่ได้อยู่ภายใต้ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจกับค่าใช้จ่ายส่วนตัว

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ คือสิ่งที่คุณใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือในขณะที่ดำเนินธุรกิจ ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั่วไปเกิดขึ้นเมื่อคุณซื้ออุปกรณ์เพื่อปรับปรุงการผลิตหรือเช่าพื้นที่สำนักงาน คุณสามารถหักค่าใช้จ่ายเหล่านี้จากรายได้ของคุณเพื่อลดภาระภาษี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสำหรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้ระบุยอดค่าใช้จ่าย ชื่อผู้ค้า และวันที่อย่างชัดเจน

ค่าใช้จ่ายส่วนตัวคือค่าใช้จ่าย ที่ไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงควรใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีได้

การรายงานงบกำไรขาดทุน

งบกำไรขาดทุนเป็นงบการเงินหลักที่ธุรกิจใช้ในการบันทึกค่าใช้จ่ายและกำหนดรายได้ที่ต้องเสียภาษี งบกำไรขาดทุนช่วยให้คุณเห็นค่าใช้จ่าย ต้นทุนทางตรง ต้นทุนทางอ้อม และรายได้แบบ 360°

ค่าใช้จ่ายโดยตรง

ต้นทุนทางตรงคือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยตรงในขณะที่ผลิตสินค้าหรือบริการ ต้นทุนขายนี้ (COGS) หรือที่เรียกว่าต้นทุนของสินค้าที่ผลิตหรือซื้อที่ขาย มีส่วนสำคัญอย่างมากต่อค่าใช้จ่ายโดยตรงของบริษัท

COGS เท่ากับความแตกต่างระหว่างสินค้าคงคลังคงเหลือ ณ จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของปีภาษี ความแตกต่างนี้เรียกอีกอย่างว่ามูลค่าของสินค้าคงคลัง คุณสามารถหัก COGS หรือมูลค่าสินค้าคงคลังออกจากรายได้รวมเพื่อหากำไรขั้นต้นสำหรับปี

ต้นทุนทางอ้อม

ต้นทุนทางอ้อมคือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ธุรกิจของคุณต้องเสียสำหรับการบริหารและกิจกรรมการบำรุงรักษาประจำวัน ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ ค่าใช้จ่ายทั่วไป เงินเดือนผู้บริหาร ต้นทุนการตลาด และค่าเสื่อมราคา

ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเหล่านี้สามารถคงที่ ผันแปร หรือกึ่งผันแปรได้เนื่องจากไม่ผันผวนกับการผลิตหรือการขาย การหักต้นทุนทางอ้อมออกจากกำไรขั้นต้นจะช่วยให้คุณได้รับรายได้ก่อนหักดอกเบี้ยและภาษี (EBIT)

ค่าเสื่อมราคา

ค่าเสื่อมราคาคือกระบวนการจัดสรรหรือหักต้นทุนของสินทรัพย์ทางธุรกิจที่จับต้องได้ในช่วงเวลายาวนานแทนที่จะเป็นหนึ่งปี ค่าเสื่อมราคาใช้กับสินทรัพย์ เช่น อสังหาริมทรัพย์ เฟอร์นิเจอร์ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ

คุณสามารถแสดงค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่หักภาษีได้ในงบกำไรขาดทุน ตามหลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) บริษัทต่างๆ ต้องใช้วิธีการคิดค่าเสื่อมราคามาตรฐานและกำหนดการคิดค่าเสื่อมราคาเฉพาะ

ค่าตัดจำหน่ายคล้ายกับค่าเสื่อมราคาแต่ใช้กับราคาทุนของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน ธุรกิจยังสามารถแสดงดอกเบี้ยจ่ายหรือดอกเบี้ยจ่ายจากเงินให้กู้ยืมจากรายได้ที่ต้องเสียภาษี

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักภาษีได้

ย้อนกลับไปที่คำจำกัดความของ IRS ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจสามารถหักออกได้หากถือว่าเป็นเรื่องปกติ (ธุรกิจอื่นๆ เช่นคุณก็มีค่าใช้จ่ายนี้เช่นกัน) และจำเป็น (ค่าใช้จ่ายนี้มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ)

ที่ตั้ง

ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการสถานที่ตั้งจริงในการดำเนินงาน เช่น อิฐและปูน พื้นที่สำนักงาน และอื่นๆ พื้นที่เหล่านั้นนำมาซึ่งการจำนอง สัญญาเช่า ค่าเช่า และค่าสาธารณูปโภค ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้ และรวมถึงค่าโทรศัพท์และค่าคอมพิวเตอร์ด้วย

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ประกอบอาชีพอิสระซึ่งดำเนินธุรกิจจากที่บ้าน คุณอาจมีสิทธิ์ได้รับการลดหย่อนภาษีทรัพย์สิน ดอกเบี้ยจำนอง และพื้นที่สำนักงานที่บ้านซึ่งเป็นสถานที่หลักในการดำเนินธุรกิจบางส่วน

สิ่งพิมพ์ของ IRS 587 มีกฎที่เข้มงวดมากเกี่ยวกับการหักเงินในสำนักงานที่บ้าน

ไม่แน่ใจว่าหักอะไร? พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ภาษีธุรกิจขนาดเล็กเพื่อปรับปรุงการยื่นภาษี

อุปกรณ์

สินทรัพย์ที่คุณซื้อเพื่อใช้ในธุรกิจ (เช่น เครื่องพิมพ์ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ชั้นวางของ ฯลฯ) อยู่ภายใต้ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้

ต้นทุนของสินทรัพย์เหล่านี้ค่อนข้างยุ่งยากเนื่องจากจะเสื่อมค่าลงเมื่อเวลาผ่านไป คิดถึงมูลค่าของรถยนต์เมื่อออกจากพื้นที่ ต้นทุนของสินทรัพย์ระยะยาวทำสิ่งที่คล้ายกันโดยที่มูลค่าของสินทรัพย์ลดลงในช่วงเวลาหนึ่ง ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ขององค์กร (EAM) สามารถช่วยให้ธุรกิจขนาดใหญ่ติดตามมูลค่าสินทรัพย์ของตนได้ ให้พิจารณาคำนวณค่าเสื่อมก่อนหักในจำนวนที่เหมาะสม

เครื่องใช้สำนักงาน

สิ่งของต่างๆ เช่น ลวดเย็บกระดาษ กระดาษพิมพ์ กระดาษโน้ต กระดาษเน้นข้อความ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เมื่อคุณเติมมันทุกเดือน มันก็สามารถเพิ่มขึ้นได้จริงๆ การเก็บรายการสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อส่งเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้

ซอฟต์แวร์

ความช่วยเหลือที่ซอฟต์แวร์บางตัวสามารถมอบให้กับธุรกิจนั้นไม่มีใครเทียบได้ ทำให้สิ่งนี้จำเป็นสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก ซอฟต์แวร์ทั้งหมดนั้นมีความสำคัญต่อการติดตามเพื่อให้คุณสามารถหักสิ่งจำเป็นออกจากภาษีของคุณได้

การจับตาดูสัญญาที่ธุรกิจของคุณมีกับผู้ขาย ไปจนถึงที่นั่งส่วนบุคคลสำหรับพนักงานของคุณ สามารถช่วยให้คุณจัดการจำนวนเงินที่คุณใช้ไปตั้งแต่แรก ด้วย G2 Track คุณสามารถทำทั้งหมดนั้นและอีกมากมาย

มีสถานการณ์พิเศษบางประการที่ซอฟต์แวร์ไม่สามารถหักลดหย่อนได้ เพื่อความปลอดภัย ตรวจสอบมาตรา 179

การโฆษณาและการตลาด

สามารถหักค่าพิมพ์และค่าโฆษณาดิจิทัล รวมถึงค่าสื่อการตลาดและสื่อส่งเสริมการขายต่างๆ ได้ ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์หรือแปลงเป็นดิจิทัลอาจมีมาก แต่ให้พิจารณาว่าคุณจ่ายนักออกแบบกราฟิกอิสระเป็นจำนวนเท่าใดในการคิดแนวคิดใหม่ รวมถึงจำนวนเงินที่คุณจ่ายสำหรับการจัดส่ง สามารถหักค่าใช้จ่ายเหล่านั้นได้เช่นกัน

หักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจบางส่วน

รายการด้านบนทำให้ชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักได้คือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่เส้นแบ่งระหว่างค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนตัวจะเบลอเล็กน้อย

ตัวอย่างเช่น ของขวัญ ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิง และค่าใช้จ่ายในการเดินทางบางส่วนจะหักได้เพียงบางส่วนเท่านั้น ตามข้อมูลของ IRS คุณอาจต้องการเจาะลึกรายละเอียดของ IRS Publication 535 กับนักบัญชีมืออาชีพเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกทุกอย่างอย่างถูกต้องที่สุด

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ไม่สามารถหักลดหย่อนได้

สุดท้ายมีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจบางอย่างที่กรมสรรพากรจะไม่หัก ก่อนอื่น IRS จะไม่หักเงินใด ๆ ที่คุณไม่ได้แสดงหลักฐาน หากคุณไม่มีบันทึก ไม่ต้องรบกวนการส่ง แต่ถึงแม้จะมีบันทึกแล้ว สิ่งต่อไปนี้จะไม่ถูกหักออก:

• ค่าธรรมเนียมสโมสร
• เสื้อผ้าสำหรับทำงาน
• การบริจาคทางการเมือง
• ค่าปรับและบทลงโทษ
• ค่าเดินทาง
• ภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางหรือรัฐและภาษีอื่นๆ

เคล็ดลับในการจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายในการจัดการ แต่ก็สามารถช่วยคุณลดภาระภาษีโดยรวมได้ ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

• รักษาบันทึกอย่างพิถีพิถันสำหรับการหักภาษีและการตรวจสอบของกรมสรรพากร กรมสรรพากรกำหนดให้คุณต้องเก็บใบเสร็จรับเงิน บันทึกการจ้างงาน และการคืนภาษีเป็นเวลาสูงสุดสี่ปี หากคุณกำลังตัดหนี้สูญ ให้พิจารณาเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้เป็นเวลาเจ็ดปี
• เก็บใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจที่หักลดหย่อนภาษี ได้ รวมถึงการขนส่ง ที่พัก และอาหารเพื่อธุรกิจ
• แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ออกจากกัน เนื่องจากคุณสามารถตัดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจออกเพื่อลดภาระภาษีได้
• ติดตามข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ลดหย่อนภาษีได้ แม้ว่าจะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่สามารถหักลดหย่อนภาษีได้ แต่ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ก็มีสิทธิ์ได้รับการลดหย่อนภาษี ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่สามารถตัดรายจ่ายฝ่ายทุนของอุปกรณ์ชิ้นใหญ่ในหนึ่งปีได้ แต่คุณสามารถตัดต้นทุนการดำเนินงานและค่าเสื่อมราคาออกได้
• ทบทวนค่าใช้จ่ายเป็นระยะ ใช้นโยบายการจัดการค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพและการทำบัญชีสองครั้งเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชี

โปรแกรมบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้มั่นใจได้ถึงการเก็บบันทึกที่ถูกต้องโดยกระบวนการจัดการการเงินโดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก คุณจะสามารถจัดการการออกใบแจ้งหนี้ การรายงานทางการเงิน การประมวลผลเงินเดือน และการกระทบยอด

รับผิดชอบด้วยการบัญชีที่ดีขึ้น

ในความเป็นจริง คำจำกัดความของการหักเงินทางธุรกิจนั้นสมเหตุสมผลอย่างยิ่ง ส่วนที่ยากคือการติดตามรายรับและรายจ่ายของธุรกิจ และรู้ว่าอะไรหักได้และอะไรไม่หัก

หากคุณมีเวลาอ่านด้วยตัวเอง อย่าลังเล แต่โปรดทราบว่ายังมีผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ที่ยินดีช่วยเหลือคุณในการจัดทำบัญชีธุรกิจ

ตรวจสอบแพลตฟอร์มการบัญชีที่ดีที่สุดที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดและเติบโตเร็วขึ้น

บทความนี้เผยแพร่ครั้งแรกในปี 2019 ได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลใหม่แล้ว