6 เคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมในการจัดการรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ

การติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่คุ้นเคยกับการจัดการค่าใช้จ่ายเหล่านั้น ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ตรวจสอบสามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ทำให้คุณต้องดิ้นรนเมื่อสิ้นปีบัญชีโดยพยายามจดจำว่าคุณใช้จ่ายไปเท่าไรและทำอะไร

แต่ด้วยการมีระบบที่สอดคล้องกันในการจัดการรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณ คุณจะสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่มีสิ่งใดถูกมองข้ามและค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะได้รับการชำระตรงเวลาและถูกต้อง หากนี่เป็นสิ่งที่ดูน่ากลัวหรือใช้เวลานานเกินไปในการจัดการด้วยตัวคุณเอง เราได้รวบรวมเคล็ดลับสำคัญบางประการที่จะช่วยให้ติดตามค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ง่ายกว่าที่เคย

1. ติดตามค่าใช้จ่ายตลอดทั้งปี

ฤดูกาลภาษีอาจเป็นเรื่องที่หนักใจและน่าหงุดหงิดหากคุณไม่ได้เตรียมตัวให้พร้อม การรู้ว่าค่าใช้จ่ายใดบ้างที่หักลดหย่อนภาษีได้เป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มศักยภาพในการประหยัดภาษีของคุณ เริ่มต้นโดยทำความคุ้นเคยกับการหักเงินทั้งหมดที่มี รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม การติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้ตลอดทั้งปีต้องใช้ความพยายามบ้าง แต่สามารถชำระครั้งใหญ่เมื่อถึงเวลายื่นภาษีของคุณ นอกจากนี้ การมีระบบที่เป็นระเบียบจะช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่มีอะไรถูกมองข้ามเมื่อมาถึงเวลาเสียภาษี และเพิ่มการหักลดหย่อนที่มีให้กับคุณให้มากที่สุด เพื่อเงินที่หามาอย่างยากลำบากของคุณจะไม่สูญเปล่า

แนะนำสำหรับคุณ: ทำอย่างไรให้ธุรกิจของคุณปลอดภัยทางออนไลน์ คู่มือโดยละเอียด!

จะติดตามค่าใช้จ่ายได้อย่างไร?

การจัดทำงบประมาณสามารถเป็นประโยชน์อย่างมากในการจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจของคุณตลอดทั้งปี การติดตามตำแหน่งที่คุณใช้จ่ายเงินจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเงินทั้งหมดจะนำไปซื้ออย่างชาญฉลาดและจำเป็น ทำให้มีทรัพยากรอื่น ๆ สำหรับการลงทุนเพิ่มเติมหรือโอกาสในการออม

การจัดระเบียบเอกสารทางการเงินของคุณเป็นสิ่งสำคัญ มันเหมือนกับการสร้างโรดแมปสำหรับค่าใช้จ่ายในอนาคตและการยื่นภาษี การเก็บใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และใบเรียกเก็บเงินทั้งหมดไว้ในที่เดียวทำให้เข้าถึงได้ง่ายเมื่อใดก็ตามที่คุณพร้อมที่จะวางแผนล่วงหน้าหรือทบทวนอดีต ด้วยวิธีการที่เป็นระเบียบนำมาซึ่งความชัดเจนเกี่ยวกับการเงิน ดังนั้นอย่าข้ามขั้นตอนสำคัญนี้!

การติดตามค่าใช้จ่ายของคุณอย่างแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำความเข้าใจว่าคุณกำลังใช้จ่ายเงินที่ไหน เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนี้ถูกต้อง ให้เพิ่มรูปแบบการชำระเงินทั้งหมด – เงินสด บัตรเครดิต บัตรเดบิต และการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ – ลงในรายการ นอกจากนี้ การจัดหมวดหมู่ธุรกรรมยังช่วยให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับพฤติกรรมทางการเงินหรือด้านที่ต้องปรับปรุง

การอยู่ในงบประมาณเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาการเงินของธุรกิจของคุณให้เป็นระเบียบ จัดสรรเวลาเป็นประจำในการตรวจสอบค่าใช้จ่าย และคุณจะสามารถตรวจพบพื้นที่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถลดค่าใช้จ่ายหรือควบคุมค่าใช้จ่ายได้ การทบทวนพฤติกรรมการใช้จ่ายเป็นระยะจะช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างยังคงอยู่ในงบประมาณที่กำหนด ขณะเดียวกันก็ช่วยเสริมความมั่นคงทางการเงินเมื่อเวลาผ่านไป

2. ใช้ระบบรายงานค่าใช้จ่ายออนไลน์

ระบบรายงานค่าใช้จ่ายออนไลน์สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามได้อย่างมากเมื่อต้องควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณ แทนที่จะต้องติดตามการซื้อทุกครั้งและป้อนลงในสเปรดชีต Excel ด้วยตนเอง การใช้เครื่องมือออนไลน์ช่วยลดภาระได้อย่างมาก

ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดของคุณจะถูกจัดระเบียบในที่เดียวที่ปลอดภัย ซึ่งคุณสามารถอ้างอิงรายละเอียดได้อย่างง่ายดาย รวมถึงวันที่ทำรายการ คำอธิบาย และจำนวนเงิน หรือสร้างรายงานสำหรับวัตถุประสงค์ในการจัดทำงบประมาณ คุณสมบัติอัตโนมัติที่ดียิ่งขึ้น เช่น การเพิ่มธุรกรรมบัตรเครดิตโดยตรงจากธนาคารของคุณช่วยลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ท้ายที่สุดแล้วให้วิธีที่ง่ายกว่าสำหรับเจ้าของธุรกิจและพนักงานในการติดตามพฤติกรรมการใช้จ่ายของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น สำหรับบริษัทที่เดินทางบ่อย ซอฟต์แวร์การติดตามระยะทางเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามไมล์สะสมและค่าใช้จ่ายที่คุณได้รับ ดังนั้นซอฟต์แวร์ดังกล่าวจึงสามารถช่วยให้คุณเพิ่มการหักลดหย่อนในเวลาภาษีได้สูงสุด และทำให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดการเขียนทางธุรกิจที่สำคัญใดๆ ปิด การติดตามระยะทางเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนายจ้างที่ต้องการคืนเงินให้พนักงาน และเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระที่สามารถรับการหักภาษีได้

ซอฟต์แวร์ติดตามระยะทางได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเนื่องจากทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพ แม่นยำ และปลอดภัยมากขึ้น ช่วยให้ธุรกิจสามารถรักษาบันทึกทางบัญชีที่เหมาะสมของระยะทางที่พนักงานเดินทางได้อย่างง่ายดายในขณะที่ให้ค่าตอบแทนทางการเงินแก่พนักงาน ด้วยโซลูชันดังกล่าวที่พร้อมใช้งานในราคาที่สามารถแข่งขันได้ในทุกวันนี้ ไม่มีเวลาใดที่ดีกว่านี้ที่จะใช้ประโยชน์จากพวกเขา

3. จ้างมืออาชีพเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายให้คุณ

ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จเข้าใจว่าการจัดการค่าใช้จ่ายเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ปัญหาที่เหลืออยู่ การจ้างผู้ทำบัญชีที่มีทักษะสามารถช่วยให้คุณควบคุมการเงินและรับผลประโยชน์เมื่อถึงฤดูภาษี ตั้งแต่การหักเงินที่แม่นยำไปจนถึงการวิเคราะห์โดยละเอียดสำหรับการตัดสินใจใช้จ่ายอย่างชาญฉลาด

ด้วยนักทำบัญชีมืออาชีพที่ดูแลการเงินของคุณ คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจเกี่ยวกับวิธีการจัดสรรทรัพยากรที่ดีที่สุดและประหยัดเงิน ยิ่งไปกว่านั้น การมีผู้เชี่ยวชาญคอยจัดการงานเหล่านี้จะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจนำไปสู่ความผิดพลาดหรือบทลงโทษทางการเงินที่มีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ธุรกิจต้องการ! ท้ายที่สุดแล้ว การว่าจ้างผู้ทำบัญชีโดยเฉพาะเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อให้เป็นไปตามงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ

คุณอาจชอบ: 7 เทรนด์ HR เพื่อปรับกลยุทธ์การจัดการธุรกิจของคุณให้ทันสมัย

ผู้ทำบัญชีในบ้านหรือระยะไกล?

ทุกคนมีความต้องการทางการเงินที่แตกต่างกัน การตัดสินใจว่าจะจ้างคนทำบัญชีออนไลน์หรือจ้างมืออาชีพเข้ามาอาจเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก การชั่งน้ำหนักตัวเลือกทั้งหมดอย่างรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากทั้งสองตัวเลือกมีจุดแข็งเฉพาะตัวที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

การมีเจ้าหน้าที่ทำบัญชีในบริษัทสามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อธุรกิจใดๆ ก็ตาม มากกว่าแค่การคิดเลขเป็นตัวเลข ผู้ประสานงานส่วนตัวที่มีประสบการณ์กับการเงินของคุณเปิดโอกาสให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกระยะยาวและความรู้อย่างใกล้ชิดเกี่ยวกับแนวโน้มการใช้จ่าย แต่มันมาพร้อมกับค่าใช้จ่าย การลงทุนทรัพยากรเพิ่มเติมในตัวเลือกนี้อาจต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

ในทางตรงกันข้าม การทำบัญชีออนไลน์อย่างเชี่ยวชาญและมีประสิทธิภาพสามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีทรัพยากรจำกัดหรือต้องการบริการที่ยืดหยุ่นมากขึ้น ด้วยการใช้ประโยชน์จากโซลูชันที่ทำงานจากระยะไกล บริษัทต่างๆ จะหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพนักงานแบบเดิม เช่น พื้นที่สำนักงานและสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย สิ่งนี้ทำให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่การเติบโตแทน!

ท้ายที่สุดแล้ว การตัดสินใจทางการเงินที่ถูกต้องถือเป็นงานที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การเลือกระหว่างผู้ทำบัญชีออนไลน์กับวิธีการทำบัญชีแบบดั้งเดิมอาจเป็นเรื่องที่ครอบงำได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องประเมินความต้องการเฉพาะของคุณก่อนที่จะตัดสินใจว่าตัวเลือกใดเหมาะสมที่สุด โซลูชันทั้งสองมีข้อดีในด้านการจัดการเงินที่มีประสิทธิภาพ!

4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้ารหัสค่าใช้จ่ายของคุณอย่างถูกต้อง

การเข้ารหัสค่าใช้จ่ายของคุณอย่างถูกต้องอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่มีความสำคัญอย่างมากต่อสุขภาพขององค์กร การเข้ารหัสไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ปัญหามากมาย ตั้งแต่การวิเคราะห์ทางการเงินที่ไม่สอดคล้องกันไปจนถึงการตรวจสอบที่ไม่เพียงพอ

เป็นการดีที่สุดที่จะพัฒนาและปฏิบัติตามแนวทางที่เป็นระบบสำหรับการกำหนดรหัส เนื่องจากจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าค่าใช้จ่ายแต่ละรายการได้รับการติดตามและบันทึกอย่างเหมาะสม สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ใช้ได้ผลกับความแม่นยำในปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังป้องกันไม่ให้เกิด Pain point ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอีกด้วย ในการเริ่มต้นด้วยการก้าวไปข้างหน้าที่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณถูกต้องและสอดคล้องกันเมื่อเขียนโค้ดค่าใช้จ่าย

5. จัดระเบียบอยู่เสมอ

การจัดเอกสารทั้งหมดของคุณให้เป็นระเบียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบางสิ่งที่สำคัญพอๆ กับรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ อาจเป็นความแตกต่างระหว่างผลลัพธ์ที่สำเร็จและการหักเงินที่ถูกยกเลิก รายงานค่าใช้จ่ายที่ยุ่งเหยิงและไม่เป็นระเบียบอาจทำให้ IRS เข้าใจผิด ซึ่งนำไปสู่การปฏิเสธหรือคำขอตรวจสอบที่เป็นไปได้สำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจทำให้มีเวลามากขึ้นในการเตรียมเอกสารชี้แจง รวมถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในค่าธรรมเนียมนักบัญชี

การจัดระเบียบเมื่อต้องรวบรวมบันทึกทางการเงินนั้นมีค่าอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นไปตามรหัสภาษีและยังช่วยให้คุณสบายใจอีกด้วย เพื่อจุดประสงค์นี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดทำเอกสารทุกอย่างอย่างถูกต้องล่วงหน้า ดังนั้นคุณจึงมีใบเสร็จรับเงินและบันทึกอื่นๆ ทั้งหมดหากจำเป็น

6. ติดตามการใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

สำหรับธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ การติดตามและตรวจสอบการใช้จ่ายเป็นสิ่งจำเป็น สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความมั่นคงทางการเงิน เน้นว่าต้องเปลี่ยนเส้นทางเงินไปที่ใดและเมื่อใดควรปรับเปลี่ยนเพื่อป้องกันค่าใช้จ่ายที่หลบหนี ด้วยการจัดการค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม ธุรกิจสามารถจัดสรรเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาสามารถสร้างผลตอบแทนที่มากขึ้นผ่านการวางแผนระยะยาวและการตัดสินใจที่ดี

ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จต้องมีการมองการณ์ไกลด้านงบประมาณ กันเงินไว้สำหรับบิลและเช็คเงินเดือน รวมถึงกองทุนฉุกเฉินเล็กน้อย ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องเสียเงินออมโดยไม่คาดคิดเมื่อเกิดข้อผิดพลาด การวางแผนล่วงหน้าในวันนี้สามารถช่วยป้องกันอาการปวดหัวในวันพรุ่งนี้ได้!

การหาวิธีจัดทำงบประมาณที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณเป็นขั้นตอนสำคัญสู่อนาคตที่ประสบความสำเร็จ ใช้เวลาในการประเมินตัวเลือกทั้งหมดของคุณและให้ช่วงทดลองใช้งานแต่ละตัวเลือก ถ้ามันพิสูจน์ได้ว่าเป็นประโยชน์ ติดกับมัน แต่อย่ากลัวที่จะมองหาที่อื่นหากคุณเห็นว่าประสิทธิภาพลดลง ท้ายที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนการที่คุณเลือกใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณ รับรองว่าจะประสบความสำเร็จในอนาคต!

คุณอาจชอบ: ธุรกิจออนไลน์ 12 อันดับแรกที่คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องลงทุน

บรรทัดล่าง

ด้วยความเร่งรีบในแต่ละวันในการดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการรายงานค่าใช้จ่ายอาจเลื่อนไปอยู่ที่ด้านล่างสุดของรายการลำดับความสำคัญของคุณ อย่าปล่อยให้อยู่ที่นั่น! แบ่งงานเหล่านั้นออกเป็นชิ้นเล็กๆ ด้วยเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เหล่านี้

ขั้นแรก ให้จดบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณตามที่เกิดขึ้นเพื่อให้เรียกคืนได้ง่าย ประการที่สอง ใช้เครื่องมืออัตโนมัติ เช่น แอพและซอฟต์แวร์เพื่อติดตามหมวดหมู่การใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ และสุดท้าย จัดระเบียบทุกอย่างไปพร้อมกัน การควบคุมการเงินของคุณทำให้คุณรู้สึกอุ่นใจมากขึ้นในขณะที่คุณโฟกัสไปที่ส่วนอื่น ๆ ที่ต้องให้ความสนใจเพื่อรักษาความสำเร็จ