6 เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่ดีที่สุดที่คุณต้องใช้ในปี 2023

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมคือรากฐานที่สำคัญของความสำเร็จของธุรกิจ นั่นเป็นความจริงในปี 2023 เหมือนที่เคยเป็นมา อย่างไรก็ตาม ไม่กี่ปีที่ผ่านมายังเห็นการเพิ่มจำนวนของเครื่องมือต่าง ๆ ที่สัญญาว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของธุรกิจ ถึงตอนนี้ ความหลากหลายนั้นยิ่งใหญ่จนสามารถครอบงำได้อย่างง่ายดาย คุณควรเริ่มต้นที่ไหน เครื่องมือใดที่จำเป็นจริง ๆ สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ราบรื่น นี่คือเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่ดีที่สุดที่คุณต้องใช้ในปี 2566

บริการโทรศัพท์ธุรกิจเสมือน

อันดับแรก คุณต้องใช้บริการโทรศัพท์ธุรกิจที่มั่นคง รอ. อะไร โทรศัพท์ไม่ล้าสมัยไปหน่อยเหรอ? ต่อหน้าก็ใช่ แต่บริการโทรศัพท์เพื่อธุรกิจสมัยใหม่แทบไม่เหมือนกันกับโทรศัพท์บ้านแบบเก่า ฝุ่นเกาะตามหลังร้าน บริการโทรศัพท์ธุรกิจสมัยใหม่ใช้ระบบคลาวด์แทน สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และมีช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายมากกว่าช่องสัญญาณอะนาล็อก

นอกจากการโทรด้วยเสียงแล้ว บริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจสมัยใหม่จำนวนมากยังมีการโทรผ่านวิดีโอ การส่งข้อความ แชทสด และอีเมลอีกด้วย บางตัวยังมาพร้อมกับเครื่องมือที่ใช้ AI ที่มีประโยชน์ เช่น ข้อความเสียงและการถอดความการโทร การกำหนดเส้นทางการโทรด้วยเสียง และสรุปการโทรอัตโนมัติ

การประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัส

ถัดไป คุณควรพิจารณารับเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัส โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณดำเนินงานระหว่างประเทศและมีสมาชิกในทีมหรือลูกค้าในเขตเวลาที่แตกต่างกัน เราทุกคนคุ้นเคยกับเครื่องมือประชุมผ่านวิดีโอสด เช่น Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype และอื่นๆ แต่การประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัสมีข้อได้เปรียบที่สำคัญ – คุณไม่จำเป็นต้องหาเวลาที่เหมาะกับทุกคน

เครื่องมือแบบอะซิงโครนัส เช่น Loom ช่วยให้คุณบันทึกคลิปได้ราวกับอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ คุณสามารถปรากฏตัวบนกล้อง แชร์หน้าจอ หรือแม้แต่เขียนบนไวท์บอร์ด และอธิบายทุกอย่างที่คุณต้องการ จากนั้น คุณสามารถแชร์วิดีโอนี้โดยใช้ลิงก์ง่ายๆ จากนั้นผู้รับสามารถดูได้ตามสะดวก เปลี่ยนความเร็ว ดูการถอดเสียงโดยอัตโนมัติเพื่อดูข้อมูลที่สำคัญที่สุด แสดงความคิดเห็นในส่วนต่าง ๆ ของวิดีโอ หรือตอบกลับด้วยคลิปของตนเอง

ในตอนท้ายของวัน การประชุมทางวิดีโอแบบอะซิงโครนัสเป็นการยกระดับจากทั้งการแลกเปลี่ยนอีเมลและการประชุมทางวิดีโอแบบดั้งเดิม ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดจำนวนการประชุม แต่ยังช่วยให้คุณให้ข้อมูลจำนวนมากได้มากกว่าข้อความที่เขียนตามปกติ

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ

เครื่องมือสื่อสารที่สำคัญอีกอย่างคือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใด คุณอาจมีโครงการหลายล้านโครงการเกิดขึ้นพร้อมกัน การติดตามทั้งหมด - ไม่ต้องพูดถึงงานแต่ละอย่าง วันครบกำหนด และการมีส่วนร่วมจากสมาชิกในทีมหลายคน - อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แพลตฟอร์มการจัดการโครงการทำให้กระบวนการนั้นง่ายขึ้น มีเครื่องมือการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันเป็นทีมหลายประเภท เลือกหนึ่งรายการที่ตรงกับความซับซ้อนของงาน จำนวนสมาชิกในทีม และความหลากหลายของโครงการที่คุณต้องจัดการ

เครื่องมือบางอย่าง เช่น Trello ค่อนข้างตรงไปตรงมา Trello เลียนแบบกระดาน Kanban ที่เรียบง่าย คุณสามารถเพิ่มลิงก์ต่างๆ สร้างงานเป็นการ์ด และประสานงานกับสมาชิกในทีม ส่วนอื่นๆ มีความซับซ้อนและทรงพลัง เช่น อาสนะ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดบทบาท งาน และวันครบกำหนดให้กับสมาชิกในทีม ตลอดจนรวมไทม์ไลน์และการอ้างอิง และแสดงโครงการเป็นแผนภูมิ Gantt กระดาน Kanban และมุมมองอื่นๆ อีกมากมาย โดยรวมแล้ว แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ได้รับการคัดเลือกมาอย่างดีจะช่วยให้ทีมของคุณติดตามความคืบหน้า เป้าหมายสูงสุด และงานที่ใกล้เข้ามา

ห้องชุดการทำงานร่วมกันของเอกสาร

ข้อกำหนดเบื้องต้นขั้นพื้นฐานประการหนึ่งของการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพคือการมีศูนย์กลางในการแชร์ แก้ไข และสร้างเอกสารร่วมกัน แม้ว่าสิ่งนี้จะฟังดูธรรมดา แต่ก็ยังเป็นจุดที่ขัดแย้งกันมากที่สุดจุดหนึ่งสำหรับธุรกิจจำนวนมาก บางคนทำงานบน Mac ด้วย Pages, Keynote และ Numbers อื่น ๆ ปฏิบัติตาม Microsoft Office – เวอร์ชันออฟไลน์หรือบนคลาวด์ จากนั้นก็มี LibreOffice และ OpenOffice และแน่นอน Google Workspace (เดิมคือ G Suite)

การแชร์และอาจแปลงเอกสารระหว่างแพลตฟอร์มเหล่านี้อาจกินเวลามาก ให้เลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งแทน – ควรเป็นโซลูชันบนระบบคลาวด์ เช่น Google Workspace หรือ Microsoft 365 ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถแชร์เอกสาร ทำงานพร้อมกัน แสดงความคิดเห็น แก้ไข และติดตามการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขทั้งหมด

ซอฟต์แวร์การจัดการโซเชียลมีเดีย

ในปี 2566 สื่อสังคมออนไลน์เป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งลูกค้าคาดหวังให้บริษัทต่างๆ รักษาสถานะบนแพลตฟอร์มเช่น Facebook, Instagram, Twitter และ TikTok แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียใดที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณขึ้นอยู่กับผู้ชมและกลุ่มเฉพาะของคุณ ข้อมูลแสดงให้เห็นว่า Gen X ชอบ Facebook มากกว่า Millennials ชอบ Instagram และ Gen Z ขายบน TikTok ในทำนองเดียวกัน หากธุรกิจของคุณตกอยู่ในช่องสร้างสรรค์ คุณอาจต้องการเน้นไปที่ Instagram มากขึ้น และเพิ่มแพลตฟอร์มที่เน้นรูปภาพอื่นๆ เช่น Snapchat และ Pinterest

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียใดเป็นพิเศษ เครื่องมือสื่อสารธุรกิจส่วนกลางหนึ่งในคลังแสงของคุณควรเป็นแพลตฟอร์มการจัดการโซเชียลมีเดีย (SMM) สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณเชื่อมโยงบัญชีโซเชียลมีเดียทั้งหมดของคุณเข้ากับแดชบอร์ดกลางเดียว แทนที่จะต้องลงชื่อเข้าใช้แอปที่แตกต่างกันถึงสี่แอปเพื่อตั้งเวลาโพสต์ ตอบกลับความคิดเห็น และตรวจสอบข้อมูลวิเคราะห์ คุณสามารถทำทุกอย่างได้ในที่เดียว สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความกังวลใจเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันล้ำค่าแก่คุณเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้ชมและเนื้อหาใดที่ทำงานได้ดีที่สุดในทุกแพลตฟอร์ม

แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล

ประการสุดท้าย เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญอย่างหนึ่งที่คุณต้องใช้ในปี 2566 คือแพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล อีเมลยังคงเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารกับลูกค้าที่มีประสิทธิภาพสูงสุด การส่งข้อมูลอัปเดต โปรโมชัน และข้อความส่วนตัวไปยังกล่องจดหมายของใครบางคนโดยตรงจะช่วยเพิ่มโอกาสในการเปลี่ยนพวกเขาให้เป็นลูกค้าที่ภักดีได้อย่างมาก

แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมลสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้ได้ เทมเพลตและตัวสร้างแบบลากและวางไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณเพิ่มความสวยงามให้กับอีเมลของคุณเท่านั้น พวกเขายังให้คุณติดตามว่าใครเปิดอีเมลของคุณและใครคลิกลิงก์ใด รวมทั้งทดสอบรูปแบบต่างๆ ของเนื้อหาเดียวกันเพื่อระบุรูปแบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

เครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจ – บทสรุป

การเลือกเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ด้านบน คุณจะพบเครื่องมือประเภทต่างๆ มากมายที่คุณควรพิจารณารวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่การระบุผู้ให้บริการที่เหมาะกับงบประมาณและข้อกำหนดเฉพาะของคุณจะใช้เวลาและการทำงานพอสมควร ท้ายที่สุดแล้ว การลงทุนความพยายามและงบประมาณที่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมนั้นคุ้มค่า ช่วยให้คุณนำหน้าคู่แข่ง นำหน้าคู่แข่ง และเพิ่มความพึงพอใจโดยรวมของลูกค้าและประสิทธิภาพของทีม บรรทัดล่างสุด? การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมในการเปิด