AI จะส่งผลกระทบต่อการสื่อสารทางอีเมลอย่างไร

เราทุกคนคุ้นเคยกับการมีอยู่ของปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่มีผลกระทบสูงในทุกด้านของชีวิตของเรา

กำลังเปลี่ยนวิธีที่เรารับรู้โลกดิจิทัลและวิธีที่เราจัดการกับการสื่อสารออนไลน์

แต่สิ่งนี้ส่งผลต่ออีเมลที่ดีอย่างไร

มันช่วยให้เรากลั่นกรองข้อความมากมายที่เราได้รับทุกวันได้จริงหรือ? มีวิธีทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาน้อยลงหรือไม่?

AI ในอีเมลคือคำตอบสำหรับคำอธิษฐานของเราหรือไม่?

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า การสื่อสารทางอีเมลของ AI ช่วยให้ชีวิตของเราง่ายขึ้น ถึงกระนั้น บางคนอาจยินดีกับการเพิ่มครั้งใหม่นี้ด้วยความวิตกกังวลและไม่สบายใจเล็กน้อย

โดยเฉลี่ยแล้วมีการส่งข้อความ 347.3 พันล้าน ข้อความ ทุกวันในปี 2566 และคาดว่าจำนวนดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นทุกปี นี่คือจุดที่โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถช่วยเราจัดการกล่องขาเข้าของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพและเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้เร็วขึ้น

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด AI มีศักยภาพที่จะปฏิวัติวิธีการสื่อสารผ่านอีเมลโดยสิ้นเชิง ลองสำรวจเพิ่มเติม

ปรับแต่งอีเมลได้มากขึ้น

การสร้างการสื่อสารทางอีเมลอย่างมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพมักต้องการความเข้าใจในความชอบและความคาดหวังของผู้รับแต่ละคน ซึ่งอาจนำมาซึ่งการใช้เวลาหลายชั่วโมงในการปรับแต่งเนื้อหา น้ำเสียง และโครงสร้างเพื่อให้ทุกข้อความโดนใจผู้ชมที่ต้องการ

กระบวนการที่ใช้เวลานานนี้อาจไม่มีประสิทธิภาพและไม่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยี AI นำเสนอโซลูชันที่สามารถปรับปรุง การปรับแต่งอีเมลให้เป็นส่วนตัว ในการติดต่อแบบมืออาชีพ ทำให้เป็นกระบวนการที่จัดการได้ง่ายขึ้นและปราศจากความเครียด

พิจารณาใช้หัวเรื่องที่สร้างขึ้นโดย AI คำแนะนำเนื้อหา และระบบอัตโนมัติของอีเมลที่ส่งข้อความที่กำหนดเองไปยังผู้รับแต่ละราย วันเวลาแห่งการคาดเดาและความพยายามด้วยตนเองที่ลำบากจะถูกแทนที่ด้วยระบบที่ซับซ้อนซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการ สร้างอีเมลส่วนบุคคล ตั้งแต่การค้นหาที่อยู่อีเมลไปจนถึงการสร้างเนื้อหาอีเมล

การจัดลำดับความสำคัญและการจัดระเบียบอีเมลที่ขับเคลื่อนโดย AI

การเขียนด้วย AI เป็นสิ่งที่ได้รับ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ตระหนักถึงศักยภาพในการปฏิวัติวิธีจัดการกับกล่องจดหมายของเราด้วยการวิเคราะห์เนื้อหาและความสำคัญของอีเมลที่เข้ามา

ด้วยการจัดลำดับความสำคัญและจัดระเบียบข้อความอย่างชาญฉลาด AI สามารถช่วยให้ผู้ใช้มุ่งเน้นไปที่อีเมลที่สำคัญที่สุด ทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการจัดการอีเมลมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

ประการแรก AI สามารถประเมินเนื้อหาของอีเมลแต่ละฉบับ ระบุคำหลักและวลีเพื่อกำหนดหัวข้อและความเกี่ยวข้องกับผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้ระบบสามารถจัดเรียงอีเมลเป็นหมวดหมู่หรือโฟลเดอร์ตามความสำคัญของอีเมล ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว

ประการที่สอง AI สามารถประเมินความสัมพันธ์ของผู้ส่งกับผู้รับ โดยคำนึงถึงความถี่และความเร่งด่วนของการสื่อสารในอดีต ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของอีเมลจากผู้ติดต่อที่มีความสำคัญสูง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความสำคัญจะไม่ถูกมองข้าม

สุดท้าย AI สามารถเรียนรู้จากการโต้ตอบของผู้ใช้กับกล่องจดหมาย โดยจดจำรูปแบบในการจัดการอีเมล สิ่งนี้ทำให้ระบบสามารถปรับเปลี่ยนและปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไป ปรับปรุงการจัดลำดับความสำคัญและกระบวนการขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น

การตรวจจับและกรองสแปมที่ขับเคลื่อนด้วย AI

AI สามารถช่วยให้เราจัดการกล่องจดหมายได้ดีขึ้นโดยการตรวจจับและกรองอีเมลขยะ สามารถวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อค้นหารูปแบบและพิจารณาว่าข้อความใดเป็นสแปม วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้อีเมลที่ไม่ต้องการออกจากกล่องจดหมายของเรา และทำให้จัดการได้ง่ายขึ้น

การใช้ AI ในการตรวจจับสแปมยังช่วยปกป้องเราจากอีเมลที่เป็นอันตราย เช่น ฟิชชิ่งสแกม AI สามารถตรวจจับสัญญาณอันตราย เช่น ที่อยู่อีเมลปลอมหรือลิงก์ที่หลอกลวง ในที่สุด การใช้ AI เพื่อจัดการกับสแปมจะทำให้กล่องจดหมายของเราสะอาดขึ้น

การร่างอีเมลโดยใช้ AI

AI สามารถช่วยให้เราเขียนอีเมลได้ง่ายขึ้นโดยแนะนำคำและวลี แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และนำเสนอเทมเพลตที่มีประโยชน์สำหรับสถานการณ์ในชีวิตประจำวัน ซึ่งหมายความว่าเราสามารถเขียนอีเมลได้ดีขึ้นเร็วขึ้นโดยไม่ต้องกังวลว่าจะเกิดข้อผิดพลาด

ที่มา: Mailbutler

ด้วยความช่วยเหลือของ AI เราสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอีเมลของเรา ผู้ช่วยอีเมล AI สามารถแนะนำเราตลอดขั้นตอนการเขียน ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อความของเราชัดเจนและเป็นมืออาชีพ สิ่งนี้สามารถช่วยเราประหยัดเวลาและช่วยให้เรามีสมาธิกับงานที่สำคัญอื่นๆ

5 ประโยชน์ของการใช้ AI ในการสื่อสารทางอีเมลสำหรับธุรกิจ

การสื่อสารทางอีเมลมีประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะในด้านธุรกิจ เป็นวิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพในการแลกเปลี่ยนข้อมูล การก้าวข้ามอุปสรรคทางภูมิศาสตร์และเขตเวลา

ด้วยความช่วยเหลือจากโซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น การปรับอีเมลให้เป็นส่วนตัวแบบอัตโนมัติ ผู้เชี่ยวชาญสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของตนได้

ข้อดีของอีเมลธุรกิจนั้นเห็นได้จากความสามารถในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ทำให้มืออาชีพสามารถปรับแต่งข้อความให้เหมาะกับผู้รับเฉพาะรายได้ นอกจากนี้ เครื่องมือร่างอีเมลและคุณลักษณะเชิงโต้ตอบที่ได้รับความช่วยเหลือจาก AI ช่วยให้มืออาชีพสามารถเขียนข้อความคุณภาพสูงและดึงดูดผู้อ่านได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. เวลาอีเมล

และอย่าลืมสิ่งสำคัญทั้งหมดของเวลาอีเมล

เราทุกคนสามารถเกี่ยวข้องกับสถานการณ์นี้: คุณกำลังพยายามผ่อนคลายในเช้าวันอาทิตย์ที่แสนขี้เกียจ แต่จู่ๆ กล่องจดหมายของคุณก็เต็มไปด้วยข้อความจากเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาอื่นหรือนักการตลาดที่พยายามโปรโมตผลิตภัณฑ์ของตน

ในกรณีเช่นนี้ อัลกอริทึมที่ขับเคลื่อนด้วย AI สามารถระบุได้ว่าข้อความมีเวลาในการจัดส่งที่เหมาะสมหรือไม่ นี่อาจเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับนักการตลาดและเจ้าของธุรกิจ เนื่องจากอาจนำไปสู่อัตราการแปลงที่สูงขึ้นและประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น

2. ข้อผิดพลาดของมนุษย์น้อยที่สุด

มาพูดกันตรงๆที่นี่ บ่อยแค่ไหนที่เรากดตัวเลือก "ตอบกลับทั้งหมด" ในอีเมลกลุ่มโดยไม่ตั้งใจ ทั้งๆ ที่เราต้องการให้รับอีเมลเพียงคนเดียว หรือส่งข้อความถึงผู้ติดต่อผิดเพราะเราพิมพ์ที่อยู่อีเมลผิด?

เราทุกคนต้องจัดการกับมันอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตของเรา เรื่องทั้งหมดอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายและน่าหงุดหงิดอย่างไม่น่าเชื่อ และอาจทำให้เสียเวลาอันมีค่าไปที่อื่นได้

ลองนึกภาพโลกที่ AI ใช้เวลาทั้งหมดในการส่งอีเมลด้วยน้ำเสียงของคุณ พร้อมเนื้อหาที่เหมาะสม ไปยังผู้คนที่เหมาะสม ฟังดูเหมือนฝันที่เป็นจริงใช่ไหม?

เทคโนโลยี AI สามารถแทนที่อีเมลทั้งหมดที่คุณต้องตอบเมื่อต้องวนกลับไปที่โครงการเฉพาะกับกลุ่มเพื่อนร่วมงานหรือส่งการอัปเดตอย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสของอุบัติเหตุและความผิดพลาดของมนุษย์

3. การโต้ตอบกับผู้ใช้หลายคน

ในสถานะปัจจุบันของการสื่อสารทางอีเมล การกดตอบกลับเธรดอีเมลที่เกี่ยวข้องกับคนมากกว่าสองคนอาจกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวได้ เมื่อ AI ผสานรวมเข้ากับสภาพแวดล้อมอีเมลอย่างสมบูรณ์แล้ว ก็จะสามารถใช้จัดการการติดต่อโต้ตอบกับผู้ใช้หลายคนขนาดกลางและขนาดใหญ่ได้

เมื่อพูดถึงการตอบกลับหลายๆ คน ไม่เพียงแต่จะทำให้ยุ่งเหยิงเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้เสียสมาธิได้เมื่อคุณพยายามจดจ่อกับสิ่งอื่น ด้วยความช่วยเหลือของโซลูชันที่ใช้ AI วิธีการที่ยุ่งเหยิงนี้อาจถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติที่สะอาดซึ่งจัดระเบียบข้อความและอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมทุกคนตอบกลับจากที่นั่น

ซึ่งอาจรวมถึงฟีเจอร์ไลค์ แชร์ หรือแสดงความคิดเห็น ทำให้ผู้ใช้สามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์และมีความยืดหยุ่นเมื่อจัดการการสนทนาที่มีผู้ใช้หลายคน วิธีการที่เบากว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่านี้อาจช่วยบรรเทาได้มากสำหรับมืออาชีพหลายคนที่ต้องรับมือกับปัญหานี้ในแต่ละวัน

4. คุณสมบัติการโต้ตอบที่ดีขึ้น

การเพิ่มองค์ประกอบเชิงโต้ตอบลงในอีเมลแบบคงที่อาจเป็นวิธีที่ดีในการดึงดูดผู้อ่านและสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า การผสานรวมโดยใช้ AI เช่น แบบสำรวจ แบบทดสอบ หรือแม้แต่เกมและวิดีโอล้วนเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ควรมีไว้ในคลังแสงของคุณ

เมื่อคุณรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในอีเมล คุณจะนำหน้าคู่แข่งโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านได้ สิ่งนี้จะสร้างข้อมูลที่มีค่าซึ่งสามารถตอบสนองวัตถุประสงค์ที่มากขึ้นในแคมเปญการตลาดที่กำหนดเป้าหมายได้

5. ความเป็นส่วนตัวและการปกป้องข้อมูลที่มากขึ้น

รอยเท้าทางดิจิทัลของเรานั้นติดตามได้ยาก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่เราต้องการหาวิธีปกป้องข้อมูลของเราจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต เมื่อเราแบ่งปันรายละเอียดส่วนบุคคลบนแพลตฟอร์มโซเชียลต่างๆ เรากำลังเปิดรับการละเมิดข้อมูลและอาชญากรรมทางไซเบอร์ที่อาจเกิดขึ้น

ในอนาคต การเข้ารหัส AI และระบบยืนยันตัวตนสองชั้นสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของเราปลอดภัย อัลกอริทึมขั้นสูงอาจทำให้แฮ็กเกอร์เข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น อีเมลได้ยาก ผู้ใช้อาจถูกขอให้ให้ความยินยอมก่อนที่จะแบ่งปันข้อมูลและสามารถควบคุมข้อมูลที่พวกเขาเก็บไว้เป็นส่วนตัวได้อย่างสมบูรณ์

ด้วยเหตุนี้ AI จึงมีบทบาทในการทำให้เส้นแบ่งระหว่างข้อมูลสาธารณะและข้อมูลส่วนตัวไม่ชัดเจน ดังนั้นสิ่งนี้จะทำให้ผู้ใช้รู้สึกถึงการควบคุมและความปลอดภัยเมื่อแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคล สิ่งนี้ไม่ได้จบลงแค่ที่อยู่อีเมลและข้อมูลติดต่อเท่านั้น มันขยายไปถึงข้อมูลทางการเงินและวิชาชีพด้วย

การใช้ AI เป็นการกระทำที่สมดุล

ตามที่เราได้สำรวจมา AI มีศักยภาพที่จะปฏิวัติการสื่อสารทางอีเมลได้หลายวิธี ทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นส่วนตัว และปลอดภัย

อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เราต้องพิจารณาผลกระทบและข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ AI ในการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น อาจเกิดปัญหาเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว ความเป็นเจ้าของข้อมูล และการสูญเสียการติดต่อระหว่างกัน

คุณคิดอย่างไรกับอนาคตของ AI ในการสื่อสาร คุณเชื่อหรือไม่ว่าข้อดีมีมากกว่าข้อเสีย ?

การสร้างความสมดุลระหว่างประโยชน์และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเราผสานรวม AI เข้ากับชีวิตประจำวันของเราอย่างต่อเนื่อง

รับกลยุทธ์อีเมลของคุณด้วยเคล็ดลับการตลาดผ่านอีเมล 10 ข้อจากผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลของ G2