7 ข้อดีที่สุดของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์

คุณคำนวณเวลาที่คุณลงทุนในการบริหารแผนกบัญชีของธุรกิจของคุณหรือไม่? การทำบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอาจกลายเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลานานในที่สุด ด้วยการเติบโตของมาตรฐานการบัญชีของธุรกิจก็กลายเป็นเรื่องยากและน่าเบื่อหน่าย เช่นเดียวกับผู้ประกอบธุรกิจรายอื่น คุณต้องมีสเปรดชีตเพื่อติดตามการเงินและธุรกรรมทางบัญชีของคุณ นั่นเป็นสิ่งที่ดีในการเริ่มต้น แต่เมื่อธุรกิจของคุณพัฒนาขึ้น สิ่งนี้จะกลายเป็นความท้าทายเนื่องจากการบัญชีด้วยตนเองอาจไม่ถูกต้องและใช้เวลานาน

ทำความเข้าใจกับโปรแกรมบัญชี

ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้คุณทำตามขั้นตอนต่างๆ ของวงจรบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ในขณะที่คุณสามารถลงทุนเวลากับสิ่งที่สำคัญกว่าได้ ซอฟต์แวร์นี้สามารถจัดหมวดหมู่ธุรกรรมขั้นสุดท้ายและบันทึกได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณชำระบิลตามเวลา แบ่งปันใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ดำเนินการรายงานมาตรฐานผ่านแพลตฟอร์ม และจัดการบัญชีเงินเดือน

มีซอฟต์แวร์บัญชีที่หลากหลายขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่คุณดำเนินการ บริษัทหรือธุรกิจขนาดใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งเองหรือซอฟต์แวร์ ERP (การวางแผนทรัพยากรขององค์กร) ในขณะที่บริษัทอื่นอาจใช้บริการทางการเงินสมัยใหม่หรือผู้รวมระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ พวกเขาทำให้ขั้นตอนการบัญชีทำงานได้อย่างราบรื่น ในโลกของการแปลงเป็นดิจิทัล การพัฒนาซอฟต์แวร์กลายเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจสมัยใหม่ ธุรกิจเหล่านี้มักมองหาวิธีการใหม่ๆ อยู่เสมอเพื่อให้ได้มาซึ่งโซลูชันการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบกำหนดเอง

แนะนำสำหรับคุณ: ธุรกิจซอฟต์แวร์และไอทีเอาตัวรอดจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้อย่างไร

ข้อดีของการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

ซอฟต์แวร์บัญชีระบบคลาวด์หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่กำหนดเองเป็นเครื่องมือออนไลน์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำบัญชี นักบัญชี หรือผู้จัดการธุรกิจในการทำให้หรือจัดการธุรกรรมทางบัญชีโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกิจใดๆ ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยคุณทำงานอัตโนมัติภายในขั้นตอนการบัญชี เมื่อพิจารณาถึงการเริ่มต้นใช้งาน ราคาของแพ็คเกจซอฟต์แวร์บัญชีและขั้นตอนที่จำเป็นในการตั้งค่าอาจดูน่ากลัว

หากคุณกำลังสร้างข้อมูลหรือรายการบันทึกรายวัน กระบวนการสามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ซอฟต์แวร์ ทุกครั้งที่คุณชำระเงินด้วยบัญชีธนาคารของธุรกิจของคุณ ซอฟต์แวร์สามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่คุณปฏิบัติตามสิ่งเหล่านี้ คุณต้องรู้ว่ามีข้อดีบางประการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์บัญชี ในบรรดาสิ่งเหล่านี้ อันดับต้น ๆ จะอยู่ด้านล่าง

1. ทำงานร่วมกันได้ง่าย

ด้วยบัญชีคลาวด์ การทำงานร่วมกันของคุณจะง่ายขึ้น คุณจำได้ไหมว่าเมื่อใดที่คุณต้องแก้ไขสเปรดชีตบ่อยขึ้น การทำบัญชีด้วยตนเองนั้นยากเพียงใด หลังจากนี้ คุณต้องบันทึกลงในไดรฟ์ภายนอก USB แล้วส่งต่อให้เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง วิธีการติดตามธุรกรรมทางการเงินที่ใช้เวลานาน วุ่นวาย และล้าสมัยเช่นนี้ เวลาเหล่านี้หายไปแล้ว

ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ ทุกคนจึงสามารถเข้าถึงบัญชีแบบเรียลไทม์และประมวลผลข้อมูลทางการเงินได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น เพียงแค่ต้องการให้พนักงานของคุณลงชื่อเข้าใช้คอมพิวเตอร์และปฏิบัติหน้าที่ในขณะนั้น ซึ่งช่วยประหยัดทั้งเวลาและความพยายาม และช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถดำเนินการกับข้อมูลทางบัญชีที่คล้ายคลึงกันได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ยังช่วยให้คุณสามารถดำเนินการกับระดับต่างๆ ของผู้ใช้ที่แตกต่างกันได้ คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ได้ด้วยวิธีนี้โดยกำหนดมาตรฐานการบัญชีหรือคุณสมบัติการทำบัญชีที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการ

2. ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลา

เช่นเดียวกับการติดตั้งซอฟต์แวร์อื่นๆ การตั้งค่าซอฟต์แวร์บัญชียังต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่อีกครั้ง นี่กลายเป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียวเนื่องจากช่วยประหยัดเวลาของคุณในระยะยาว ลองนึกถึงภาระงานของนักบัญชีหรือคนทำบัญชี เวลาและพลังงานที่พวกเขาลงทุนในการทำบัญชีด้วยตนเองนั้นวุ่นวายและยุ่งยากมาก บางงานถึงกับซ้ำซาก ตัวอย่างเช่น การออกใบแจ้งหนี้สำหรับการขาย การส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินล่าช้า และการติดตามธุรกรรมล้วนเป็นงานซ้ำซากที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง

แรงงานทั้งหมดนี้สามารถกำจัดได้โดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชี ไม่เพียงแต่กำจัดการใช้แรงงานคนเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดเวลาได้มากเนื่องจากซอฟต์แวร์สามารถครอบคลุมขั้นตอนส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับวงจรบัญชีได้

“สำหรับผู้เริ่มต้น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้างรายการบันทึกประจำวัน ตามด้วยการรวมบัญชีธนาคารของคุณเข้ากับซอฟต์แวร์ของคุณโดยตรง วิธีนี้จะช่วยให้คุณรักษาบันทึกการชำระเงินทุกครั้งที่ทำหรือรับได้ทันเวลา เนื่องจากจะมีการอัปเดตโดยอัตโนมัติในสมุดรายวัน” – ตามที่ Peter Lee แนะนำไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ล่าสุดของเขา Peter เป็น CEO คนปัจจุบันของ Info-Tech และมีประสบการณ์มากมายในด้านซอฟต์แวร์สำหรับองค์กร

คุณยังสามารถเพลิดเพลินกับสิ่งต่างๆ เช่น การรายงานทางการเงินอัตโนมัติ ไม่ดาวน์โหลดไฟล์ CSV หรือตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติให้กับเทรดเดอร์ แต่คุณต้องจำไว้ว่าซอฟต์แวร์บางตัวไม่ได้ให้การทำงานอัตโนมัติในระดับเดียวกัน ทำการวิจัยตลาดที่เหมาะสม แล้วรับซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

3. การเข้าถึงข้อมูลสากล

นี่คือข้อได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุดของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์เหนือวิธีการบัญชีแบบดั้งเดิมหรือด้วยตนเอง ช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ทุกที่ ทุกเวลา และจากสื่อใดก็ตามที่คุณต้องการดำเนินการ ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ของคุณสามารถใช้ได้จากอุปกรณ์พกพา พีซี แล็ปท็อป หรือแท็บเล็ต สิ่งที่คุณต้องมีคืออุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

ธุรกิจมีข้อดีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นขนาดใดก็ตาม ตัวอย่างเช่น สามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากอุปกรณ์ สร้าง ตรวจทาน หรือดาวน์โหลดรายงานและงบการเงินได้ในคลิกเดียว นักบัญชีของคุณจะโล่งใจเพราะเขา/เธอไม่จำเป็นต้องเตรียมบันทึกล่วงหน้าสามวันจากโต๊ะทำงาน พวกเขาสามารถทำมันได้ทันทีด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เพียงลงชื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มและนำทางเพื่อค้นหาส่วนการเงินและดาวน์โหลดใบแจ้งยอดที่คุณต้องการ สำหรับ.

คุณอาจชอบ: ข้อดี 10 อันดับแรกของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการคิวในธุรกิจของคุณ

4. ปรับปรุงความถูกต้องในการบัญชี

ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้คุณบอกลาข้อผิดพลาดที่คุณมักจะทำในขณะทำบัญชีด้วยตนเอง การทำบัญชีออนไลน์ช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกทั้งหมดของคุณได้รับการจัดระเบียบและดูแลอย่างถูกต้อง คุณจำได้ไหมว่าคุณเสียเวลาไปกับการคำนวณธุรกรรมทางการเงินและไม่เข้าใจว่าทำไมงบดุลถึงไม่ตรงกัน? ในกรณีนี้ ความแม่นยำจะได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม และช่วงเวลาที่ยากลำบากของคุณจะหมดไป

ซอฟต์แวร์บัญชีระบบคลาวด์จะปรับสมดุลรายการบันทึกประจำวันใหม่ของคุณ และในกรณีที่มีข้อผิดพลาด ซอฟต์แวร์จะเน้นข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขให้ถูกต้อง สิ่งที่ดีที่สุดคือคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการดำเนินการทั้งหมดที่ซอฟต์แวร์บัญชีทำเพื่อคุณ นี่คือตัวอย่างจริงของวิธีที่ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยคุณในการรักษาความถูกต้องของข้อมูลและปรับปรุงบันทึกทางการเงินของคุณอย่างเหมาะสม

ข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับความใหม่ของข้อมูลสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยซอฟต์แวร์บัญชี หากคุณกำลังทำงานกับสเปรดชีตที่มีการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้แต่เวอร์ชันที่อัปเดตไม่เคยปรากฏบนชีตของคุณ นั่นจะเป็นการเสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ ด้วยซอฟต์แวร์บัญชี สิ่งเหล่านี้จะหมดไป กล่าวโดยสรุป ช่วยให้มั่นใจได้ว่าบันทึกทางการเงินและธุรกรรมทั้งหมดของคุณได้รับการดูแลอย่างถูกต้องและเป็นระเบียบ

5. ปรับปรุงความปลอดภัย

แพลตฟอร์มออนไลน์เกี่ยวข้องกับความไม่ปลอดภัยและภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่ไม่พึงประสงค์ แต่การบัญชีบนคลาวด์เป็นซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่รับรองว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณได้รับการปกป้องและรักษาความปลอดภัย ข้อมูลของคุณได้รับการคุ้มครองและปกป้องด้วยการเข้ารหัสระดับสูงและอัลกอริทึมที่แทบเป็นไปไม่ได้ที่จะถอดรหัส การจัดเก็บบันทึกของคุณทางออนไลน์ด้วยซอฟต์แวร์นั้นปลอดภัยกว่าการจัดเก็บบนชั้นวางในสำนักงาน

สิ่งที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งคือข้อมูลไม่เพียงถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังมีการซิงค์เป็นประจำอีกด้วย ดังนั้นคุณจึงไม่พลาดข้อมูลใหม่ๆ ระบบบัญชีบนเดสก์ท็อปต้องการการสำรองข้อมูลเป็นประจำซึ่งแตกต่างจากระบบบัญชีบนคลาวด์ซึ่งไม่เคยเก็บข้อมูลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ ฮาร์ดไดรฟ์อาจบอบบางและถูกทำลายหรือเสียหายได้ง่าย ทำให้ใช้งานไม่ได้ ส่งผลให้แผนการกู้คืนระบบมีราคาแพงและใช้เวลานาน

ระบบบัญชีออนไลน์จะรับผิดชอบทั้งหมดจากคุณและดำเนินการด้วยความขยันหมั่นเพียร คุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลของคุณที่นี่ ระบบจะทำข้อมูลให้คุณเอง

6. เศรษฐกิจและประหยัดค่าใช้จ่าย

คำถามแรกที่เกิดขึ้นหลังจากอ่านหัวข้อคือ ซอฟต์แวร์แบบชำระเงินมีประโยชน์ต่อเศรษฐกิจและประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างไร คุณมีคำตอบสำหรับสิ่งนี้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยคุณประหยัดเวลาและพลังงานดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดยเฉลี่ยแล้วจะช่วยประหยัดเวลาปกติสำหรับธุรกิจของคุณได้ 300 ชั่วโมงในหนึ่งปี เพื่อให้แม่นยำ การเสียเวลาไปกับสิ่งต่างๆ รวมถึงการทำงานซ้ำๆ การสร้างบันทึกและรายงานทางการเงินด้วยตนเอง การแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชี และอื่นๆ อีกมากมาย

หากคุณดูค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์บัญชีจะมีราคาระหว่าง $10 ถึง $50 ต่อเดือน ดังนั้นมันจึงคุ้มค่าโดยประหยัดมากขึ้น หากคุณเปรียบเทียบซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์กับ ERP คุณจะเห็นความคุ้มค่าด้วยตัวคุณเอง เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการประหยัดเงินของธุรกิจของคุณและใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ดีกว่า

7. ปรับปรุงความเป็นมืออาชีพ

เมื่อธุรกิจของคุณเริ่มก้าวหน้า คุณเริ่มได้รับการร้องขอการตอบกลับทางการเงินจากภายนอก เพื่อให้เป็นไปตามคำขอเหล่านี้ คุณต้องมีความเป็นมืออาชีพในแนวทางของคุณ ในขณะที่ซื้อขายกับนักลงทุน คุณไม่สามารถเสนองบการเงินที่ไม่เป็นมืออาชีพให้พวกเขาได้ ซอฟต์แวร์บัญชีทำเพื่อคุณ โดยจะทำการบันทึกทางการเงินของคุณด้วยคอมพิวเตอร์และเตรียมใบแจ้งยอดที่ร่างไว้อย่างดี มีรูปแบบที่เหมาะสม และเป็นมืออาชีพสำหรับคุณ รูปแบบเหล่านี้เป็นรูปแบบมาตรฐานและนำเสนอในรูปแบบที่ดาวน์โหลดได้ง่าย

คุณอาจชอบ: ทางเลือกที่ดีที่สุดของซอฟต์แวร์สำหรับเจ้าของธุรกิจ

บทสรุป

โดยสรุป เพื่อขจัดปัญหาทางการเงินและการบัญชี ธุรกิจต่างๆ ได้รวมเอาซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อทำให้ข้อมูลของตนมีความถูกต้องมากขึ้นและแปลงเป็นแนวทางที่ง่ายขึ้น นั่นคือความสำคัญของซอฟต์แวร์บัญชี ในขณะที่ธุรกิจดำเนินไป คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้เพิ่ม สร้างงบการเงิน และสร้างรายการสมุดรายวันใหม่ ดังนั้นเพื่อด้นสดและดำเนินการ ธุรกิจสมัยใหม่เริ่มใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเป็นวิธีการจัดการบัญชีของพวกเขา มีข้อดีหลายประการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์บัญชี ซึ่งบางส่วนจะกล่าวถึงในบทความ