ฝันร้ายบน Data Street: 5 เรื่องสยองขวัญ CRM ที่น่ากลัว

CRM ที่เพิ่มเป็นสองเท่าของ House of Horrors สามารถดูดความสนุกจากฤดูกาลที่น่ากลัวได้

หากคุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของคุณภาพข้อมูล แนวทางปฏิบัติในการจัดการข้อมูลที่น่ากลัวของคุณจะกลับมาหลอกหลอนคุณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และธุรกิจของคุณจะได้รับผลกระทบจากผลที่ตามมาที่น่ากลัว

มาร่วม (ถ้าคุณกล้า) กับเรื่องราวสยองขวัญห้าเรื่องที่เล่าโดยผู้ใช้ CRM* และบทเรียนที่พวกเขาได้เรียนรู้จากการประสบกับฝันร้ายเหล่านี้

#1: “ฉันคาดการณ์ไว้เกินล้านเหรียญ!” – Ryan หัวหน้าฝ่ายขาย

ในฐานะคนที่ทำงานขายมาทั้งอาชีพ ไรอันรู้ดีว่าการคาดการณ์ยอดขายที่แม่นยำมีความสำคัญเพียงใด

“การคาดการณ์ยอดขายที่แม่นยำคือทุกสิ่ง” เขากล่าว “หากปิดแม้เพียงเล็กน้อย โอกาสที่ทีมขายจะพลาดเป้าหมายก็เพิ่มขึ้น ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อการเติบโตของธุรกิจ การวางแผนเชิงกลยุทธ์ และความสามารถในการปรับปรุงกระแสเงินสด”

Ryan กล่าวว่าเขาใช้ข้อมูล CRM เพื่อสร้างการคาดการณ์ยอดขาย (ร้อยละแปดสิบหกของผู้ใช้ CRM บอกว่าบริษัทของพวกเขาทำเช่นเดียวกัน)

“เมื่อข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ก็ไม่มีอะไรต้องกังวล” เขากล่าว “แต่ครั้งนี้ไม่เป็นเช่นนั้น”

ปรากฎว่าข้อมูล CRM ที่ Ryan ใช้ในการสร้างการคาดการณ์ยอดขายประจำปีของเขาไม่ทันสมัย คนในทีมของเขามักลืมอัปเดตข้อมูล CRM ซึ่งหมายความว่ามีการรายงานดีลหลายรายการผิดพลาด

“ฉันอาศัยข้อมูลที่เป็นเท็จเพื่อสร้างการคาดการณ์ยอดขาย ซึ่งท้ายที่สุดก็สูงเกินไป แต่ตอนนั้นฉันไม่รู้เรื่องนี้ ดังนั้นงบประมาณของหลายแผนกสำหรับปีจึงสูงเกินจริง” เขากล่าว “เช่น ทีมการตลาดให้การสนับสนุนงานต่างๆ มากเป็นสองเท่าของปีที่แล้ว และจ้างสมาชิกทีมใหม่ด้วยงบประมาณที่มากขึ้น เมื่อฉันรู้ว่าการคาดการณ์นั้นสูงเกินไป และเราจะไม่บรรลุเป้าหมายรายได้ เงินถูกใช้ไปแล้ว—และมันก็สายเกินไป ฉันถูกไล่ออก!”

พูดคุยเกี่ยวกับฝันร้าย

บทเรียน:

สมาชิกของทีมขายดำเนินไปอย่างรวดเร็ว และพวกเขาไม่ได้ทำการอัปเดตที่จำเป็นเสมอไปเพื่อแจ้งให้ส่วนที่เหลือของธุรกิจทราบถึงความคืบหน้าเกี่ยวกับข้อตกลง

เพื่อให้ไปป์ไลน์และการคาดการณ์ถูกต้องอยู่เสมอ ให้พิจารณาใช้เครื่องมือที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขซึ่งจะแสดงสมาชิกของทีมขายเมื่อพวกเขาต้องการอัปเดตดีลที่เปิดอยู่ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะมีแนวโน้มมากขึ้นที่จะให้ข้อมูลใน CRM เป็นปัจจุบัน—และหัวหน้าฝ่ายขายสามารถสร้างการคาดการณ์ที่แม่นยำได้

#2: “ฉันสูญเสียธุรกิจของลูกค้าเพื่อนร่วมงานของฉันไป!” – Emma ตัวแทนฝ่ายขาย

ในฐานะตัวแทนฝ่ายขาย เอ็มมารู้ดีว่าการจัดการเวลาอย่างชาญฉลาดมีความสำคัญเพียงใด

“ในการขาย เวลาคือเงิน” เธอกล่าว “ฉันพยายามทำงานให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่การทำ Due Diligence ของฉันก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน และการละเลยขั้นตอนนี้ถือเป็นความผิดพลาดอย่างหนึ่งที่ฉันจะไม่ทำอีก”

เอ็มม่ากำลังดำเนินชีวิตประจำวันตามปกติ โดยทบทวนลีดที่อยู่ในคิวของเธอและติดต่อพวกเขาทีละคน การโทรเป็นไปด้วยดี… จนกระทั่งเธอเอื้อมมือออกไปหาลูกค้าเป้าหมายโดยไม่รู้ว่าพวกเขาเป็นลูกค้าอยู่แล้ว

“เมื่อพวกเขาหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา ฉันปฏิบัติกับพวกเขาเหมือนเป็นคนแปลกหน้า ฉันเป็นส่วนหนึ่งของการแนะนำของฉันเมื่อพวกเขาขัดจังหวะฉันและบอกว่าพวกเขาเป็นหนึ่งในลูกค้าของเราแล้ว ทันใดนั้นฉันก็กลายเป็นสีขาวเหมือนผี ฉันตกใจมาก” เธอกล่าว “จำเป็นต้องพูด ลูกค้าคนนั้นไม่ได้ต่อสัญญากับเรา”

บทเรียน:

สถานการณ์ที่น่ากลัวนี้สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคน—แต่ไม่จำเป็น ลองใช้เครื่องมือที่ช่วยให้คุณเปรียบเทียบระหว่างฐานข้อมูลลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าเพื่อให้ข้อมูลทั้งสองถูกต้อง ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณเห็นลีดรออยู่ในคิวของคุณ คุณสามารถวางใจได้ว่าพวกเขายังไม่ได้ทำธุรกิจกับบริษัทของคุณ

#3: “ฉันทำข้อมูลหายระหว่างการโยกย้าย!” – เทย์เลอร์ ผู้ดูแลระบบ CRM

ในฐานะผู้ดูแลระบบ CRM ที่มีประสบการณ์ เทย์เลอร์ได้มีส่วนร่วมในโครงการย้ายข้อมูลอย่างยุติธรรม แต่มีประสบการณ์หนึ่งโดยเฉพาะที่ยังคงหลอกหลอนเขามาจนถึงทุกวันนี้

“การย้ายข้อมูลไม่ใช่เรื่องตลก” เขากล่าว “ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณต้องมีกลยุทธ์การย้ายข้อมูลที่มั่นคงเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อมูลสูญหายหรือถูกจัดการ”

มีหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการย้ายข้อมูล ข้ามแม้แต่ขั้นตอนเดียว และคุณเสี่ยงที่จะต้องบอกว่า RIP กับข้อมูล CRM ของคุณ เทย์เลอร์พยายามหลีกเลี่ยงการเร่งรีบด้วยเหตุนี้ แต่บางครั้งก็เป็นไปไม่ได้

“เมื่อเราได้บริษัทใหม่ ฉันถูกกดดันให้ดำเนินการย้ายข้อมูลโดยเร็วที่สุด ดังนั้นฉันจึงย้ายไปอย่างรวดเร็ว” เขากล่าว “ในขณะที่ฉันกำลังดำเนินการ ฉันแน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายทุกช่อง การวางแผน? ตรวจสอบ. การตรวจสอบและการทำโปรไฟล์? ตรวจสอบ. สำรองข้อมูล? ตรวจสอบ ... หรือมากกว่านั้นฉันคิดว่า”

เทย์เลอร์รู้ว่าเครื่องมือการย้ายข้อมูลของบริษัทของเขามีคุณลักษณะสำรอง ดังนั้นเขาจึงไม่ต้องคิดซ้ำสองเกี่ยวกับขั้นตอนนี้ของกระบวนการ มีปัญหาเพียงอย่างเดียวคือ เขาไม่ได้ทดสอบฟังก์ชันการสำรองข้อมูลล่วงหน้า ผลที่ตามมาจากความผิดพลาดครั้งนี้น่ากลัวกว่าที่เขาคิด

“การสำรองข้อมูลล้มเหลวระหว่างการย้ายข้อมูล และเราสูญเสียข้อมูลไปกว่าครึ่ง!” เขาพูดว่า. “ฉันคิดว่าฉันจะถูกไล่ออก! โชคดีที่สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้น แต่คำพูดที่ไม่ค่อยดีนักที่เจ้านายมีต่อฉันในวันนั้น ถูกเผาไหม้ในสมองของฉันไปตลอดกาล”

บทเรียน:

การสูญเสียข้อมูลที่มีค่าและหามาอย่างยากลำบากมาหลายปีก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้กระดูกสันหลังของทุกคนสั่นสะท้าน เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ลงทุนในโซลูชันการสำรองข้อมูล กำหนดตารางเวลาการสำรองข้อมูล และทดสอบการสำรองข้อมูลเป็นประจำเพื่อตรวจสอบว่ามีการบันทึกข้อมูลอย่างถูกต้องและไฟล์ไม่เสียหาย

#4: “บริษัทของฉันจบลงที่รายการบล็อก!” – Shayla ผู้จัดการฝ่ายการตลาดผ่านอีเมล

นักการตลาดอีเมลส่วนใหญ่มีพื้นฐานครอบคลุม งานฝีมือ สำเนาที่น่าดึงดูด สร้างการออกแบบนักฆ่า เพิ่มหัวเรื่องที่สะดุดตา กดส่ง

ทีมของ Shayla ก็ไม่ต่างกัน แต่ไม่นานก่อนถึงช่วงเทศกาลสำคัญทางธุรกิจ เธอพบกับอุปสรรคที่เกือบจะทำลายโปรแกรมอีเมลของเธอ (และทำให้เธอรู้ว่าเธอยังมีอีกมากที่ต้องเรียนรู้เกี่ยวกับการตลาดผ่านอีเมล)

“เราส่งแคมเปญส่งเสริมการขายมาระยะหนึ่งแล้ว และเท่าที่เราทราบ แคมเปญทั้งหมดได้รับการจัดส่งแล้ว ดังนั้นเราจึงไม่คิดว่าเรามีอะไรต้องกังวล” เธอกล่าว “แต่ในช่วงต้นไตรมาสที่ 4 เราพบว่า Gmail ทำให้เราอยู่ในรายการที่บล็อก! นั่นคือตอนที่ฉันได้เรียนรู้ว่าอีเมลส่วนใหญ่ของเราถูกกรองไปยังโฟลเดอร์สแปม ไม่ใช่ในกล่องจดหมาย”

Shayla ทำการขุด ปรากฎว่า CRM ของพวกเขาเต็มไปด้วยบันทึกที่ซ้ำกันซึ่งมีที่อยู่อีเมลเก่าที่ไม่ได้ใช้งาน Shayla และทีมของเธอไม่ทราบว่ามีรายการซ้ำกัน ดังนั้นพวกเขาจึงส่งแคมเปญไปยังที่อยู่เหล่านี้ต่อไป สิ่งนี้ลงทะเบียนเป็นพฤติกรรมที่คล้ายกับสแปมใน Gmail ซึ่งนำพวกเขาไปยังโฟลเดอร์สแปม และในที่สุดก็อยู่ในรายการที่บล็อก

“ฉันไม่อยากจะเชื่อเลย ใครจะรู้ว่า 'ส่งแล้ว' อาจหมายถึงสิ่งอื่นที่ไม่ใช่กล่องจดหมาย” เธอถาม. “สองในสี่ของความพยายามอันคุ้มค่าในการสร้างแคมเปญระดับบนนั้นโดยพื้นฐานแล้วไม่ได้ผล เนื่องจากส่วนใหญ่ไม่เคยได้รับเห็นจากผู้รับที่เราตั้งใจไว้ ฉันไม่รู้ว่าบันทึกที่ซ้ำกันจะมีผลกระทบอย่างมาก”

บทเรียน:

คุณคิดว่าฝาแฝดจาก The Shining น่ากลัวไหม? “ปัญหาสองเท่า” นำความหมายใหม่ทั้งหมดมาใช้กับรายการที่ซ้ำกัน ยุติฝันร้ายของข้อมูลก่อนที่จะเริ่มด้วยการใช้โซลูชันการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนซึ่งทำงานได้ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ วิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องอาจจัดอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งต่อไปนี้:

• การ ป้องกัน: ใช้ตัวบล็อกที่ซ้ำกันเพื่อจัดการรายการซ้ำที่มาจากรายการผู้ใช้ปลายทาง การนำเข้ารายการ เว็บฟอร์ม และการรวมระบบ
• อัตโนมัติ: ใช้สถานการณ์จำลองการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนที่เชื่อถือได้และตั้งค่าให้ทำงานตามจังหวะ
• ตามความต้องการ: เรียกใช้เครื่องมือข้อมูลเพื่อค้นหาและรวมข้อมูลที่ซ้ำกัน

นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจความแตกต่างระหว่างการส่งอีเมลและความสามารถในการส่ง และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการลงเอยในรายการบล็อก

#5: “เราเก็บข้อมูลไว้นานเกินไป ซึ่งละเมิด GDPR และส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับมหาศาล!” – Cory ผู้ดูแลระบบ CRM

“ข้อมูลมีค่าอย่างเหลือเชื่อ บางครั้ง เป็นการยากที่จะรู้ว่าข้อมูลใดที่จะเก็บไว้และข้อมูลใดที่จะกำจัด” Cory ผู้ดูแลระบบ CRM ที่มีประสบการณ์กล่าว “ฉันชอบเก็บข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ เพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าคุณต้องการมันเมื่อไหร่! หรืออย่างน้อยนั่นคือสิ่งที่ฉันเคยทำ…”

ความปรารถนาของ Cory ที่จะเก็บข้อมูล CRM ไว้นั้นเริ่มต้นขึ้นเพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน แต่เมื่อเวลาผ่านไปกลับกลายเป็นสิ่งที่น่ากลัวกว่ามาก นั่นคือ การกักตุนข้อมูล

“ฉันคิดว่าการเก็บข้อมูลไว้เป็นสิ่งที่ต้องทำ แต่สุดท้ายมันก็กลับมาหลอกหลอนฉัน!” เขาพูดว่า. “ปริมาณข้อมูลที่เราเก็บไว้นั้นเกินขีดจำกัดการจัดเก็บข้อมูล และเมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลก็ล้าสมัย ทั้งสองสิ่งนี้ละเมิด GDPR ซึ่งส่งผลให้มีการปรับ!”

บทเรียน:

อย่าปล่อยให้ CRM ของคุณกลายเป็นสุสานสำหรับข้อมูลที่ล้าสมัย ให้ทำความคุ้นเคยกับระเบียบข้อบังคับด้านข้อมูลแทน เพื่อให้คุณทราบว่าคุณได้รับอนุญาตให้เก็บข้อมูลของคุณได้นานแค่ไหน จากนั้น จัดตั้งและทำงานร่วมกับทีมกำกับดูแลข้อมูลข้ามสายงานเพื่อประเมินความจำเป็นสำหรับแต่ละจุดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแผนการเก็บถาวรข้อมูลสำหรับข้อมูลที่คุณตัดสินใจเก็บไว้ด้วย

แล้วมันจะเป็นอะไร: หลอกลวงหรือรักษา?

ข้อมูล CRM คุณภาพสูงเหมาะสำหรับทุกธุรกิจ แต่เมื่อคุณภาพของข้อมูลลดลง นั่นคือตอนที่มันเริ่มหลอกคุณ—และผู้คนทั่วทั้งบริษัทก็เริ่มประสบกับเรื่องราวสยองขวัญของข้อมูลอย่างเรื่องข้างต้น อย่าตกเป็นเหยื่อของปีศาจข้อมูล จำบทเรียนทั้งห้านี้ไว้เพื่อหลีกเลี่ยงฝันร้ายของ CRM และใช้ข้อมูลของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แม้ว่าไตรมาสที่ 4 จะเต็มไปด้วยความผันผวน แต่ก็ไม่เคยสายเกินไปที่จะเรียนรู้วิธีรักษา CRM ของคุณให้อยู่ในรูปแบบที่ดีที่สุด (โดยเฉพาะในช่วงที่มีปริมาณการขายสูง) สำหรับเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ โปรดดูคู่มือ “6 ขั้นตอนในการเตรียม CRM ของคุณสำหรับ Q4”

*เป็นเรื่องราวสมมติขึ้นจากเรื่องจริงที่ผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลของเราได้พบในภาคสนาม