คู่มือการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สมบูรณ์แบบ

การพยายามจัดการโครงการโดยไม่มีการจัดการโครงการก็เหมือนกับการพยายามเล่นเกมฟุตบอลโดยไม่มีแผน

- แคทเธอรีน เทต

ความสำคัญของการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นสิ่งสำคัญเมื่อทำงานในโครงการแบบเรียลไทม์ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือหัวหน้าทีม มันเป็นเรื่องท้าทายเสมอที่จะต้องแน่ใจว่าโครงการต่างๆ เสร็จสิ้นตรงเวลาพร้อมกับส่งมอบงานคุณภาพสูง อย่างไรก็ตาม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้งานนี้มีความท้าทายน้อยลงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่มากมายในตลาดโลก การเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณจึงไม่ใช่เรื่องยาก เพื่อช่วยในการตัดสินใจนี้ ให้พิจารณาเคล็ดลับต่อไปนี้เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับธุรกิจของคุณ:

1 . กำหนดความต้องการของคุณ:

เช่นเดียวกับที่คุณระบุความต้องการของคุณก่อนตัดสินใจซื้อ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความต้องการของคุณก่อนเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ด้วยตัวเลือกที่มีอยู่มากมาย ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณจะขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของทีมของคุณ เพื่อช่วยในกระบวนการคัดเลือก ให้พิจารณาความต้องการต่อไปนี้เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ:

• จำนวนผู้ใช้: พิจารณาจำนวนผู้ใช้ที่จะใช้ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจของคุณ
• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ: ซอฟต์แวร์ควรมีคุณสมบัติที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างสมาชิกในทีม เช่น การแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงการทับซ้อนกัน
• ตัวเลือกการรวม: มองหาตัวเลือกในซอฟต์แวร์เพื่อรวมเข้ากับเครื่องมือต่างๆ ที่ทีมของคุณใช้
• ฟังก์ชันการทำงาน: ประเมินฟังก์ชันการทำงานที่ซอฟต์แวร์นำเสนอและพิจารณาว่าจะเป็นประโยชน์สำหรับโครงการเฉพาะของคุณหรือไม่
• ใช้งานง่าย: พิจารณาว่าซอฟต์แวร์นั้นง่ายสำหรับสมาชิกในทีมของคุณในการนำทางและใช้งานหรือไม่
• ความจุในการจัดเก็บ: ดูความจุในการจัดเก็บของซอฟต์แวร์
• ความปลอดภัย: ประเมินคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ซอฟต์แวร์นำเสนอเพื่อปกป้องข้อมูลธุรกิจของคุณ
• วิวัฒนาการอย่างต่อเนื่อง: คุณควรพิจารณาซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถในการพัฒนาและปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของธุรกิจของคุณในขณะที่ธุรกิจเติบโตขึ้น โดยรองรับจำนวนผู้ใช้และโครงการที่เพิ่มขึ้น

นอกจากพารามิเตอร์ที่พิจารณากันทั่วไปตามที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว ธุรกิจของคุณอาจมีความต้องการเฉพาะเจาะจงสำหรับโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาและจัดลำดับความสำคัญของความต้องการเฉพาะเหล่านี้ร่วมกับความต้องการทั่วไปเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

2 . วิจัยซอฟต์แวร์:

ด้วยการเติบโตอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี จำนวนแอพและซอฟต์แวร์สำหรับงานต่าง ๆ ก็เพิ่มขึ้นทุกวัน อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์บางตัวในตลาดอาจไม่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องทำการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีอยู่ก่อนที่จะเลือกซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการของโครงการของคุณ เพื่อช่วยในการค้นคว้าของคุณ คุณสามารถ:

• สร้างรายการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการชั้นนำและศึกษาคุณลักษณะของแต่ละซอฟต์แวร์
• อ่านบทวิจารณ์ของลูกค้าเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสบการณ์การใช้ซอฟต์แวร์
• ขอคำแนะนำจากเว็บไซต์อุตสาหกรรม
• รับคำติชมจากเพื่อนร่วมงานและผู้คนในอุตสาหกรรมของคุณ
• ดูจำนวนผู้ใช้ที่แต่ละซอฟต์แวร์อนุญาต
• ประเมินระดับการเข้าถึงและควบคุมซอฟต์แวร์แต่ละตัวที่มีให้สำหรับการอัปเดตสถานะโครงการ วันที่ และกำหนดการ/ลำดับเวลาการส่งมอบ
• เปรียบเทียบจำนวนคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์ที่นำเสนอโดยแต่ละซอฟต์แวร์

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้ในการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณมากที่สุด

3 . การทดสอบซอฟต์แวร์:

หลังจากเลือกซอฟต์แวร์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือทำการทดสอบอย่างละเอียด ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์หลายรายนำเสนอผลิตภัณฑ์เวอร์ชันทดลอง ซึ่งสามารถใช้ประเมินความสามารถของผลิตภัณฑ์ได้ ก่อนเริ่มการทดสอบ สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมทีมขนาดเล็กที่มีสมาชิกที่มีรูปแบบการทำงานที่หลากหลายและมีประสบการณ์ในการทำงานในโครงการประเภทต่างๆ สมาชิกในทีมแต่ละคนควรทดสอบคุณสมบัติทั้งหมดของซอฟต์แวร์เป็นรายบุคคล นอกจากนี้ คุณสามารถจัดสรรโครงการจริงเป็นกรณีทดสอบเพื่อประเมินประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์ในสถานการณ์จริง

4 . เสียงตอบรับจากทีมงาน:

หลังจากที่ทีมของคุณทดสอบซอฟต์แวร์เสร็จแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมคำติชมโดยละเอียดจากสมาชิกในทีมแต่ละคน ระหว่างเซสชันคำติชม คุณสามารถถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจว่าซอฟต์แวร์จะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร เช่น:

• ขั้นตอนการทำงานโดยรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
• การอัปเดตรายละเอียดในซอฟต์แวร์นั้นง่ายเพียงใดและใช้เวลาเท่าใด
• การตอบสนองของเครื่องมือบูรณาการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์
• ฟังก์ชันการแจ้งเตือนในซอฟต์แวร์
• คุณสมบัติเฉพาะที่สมาชิกในทีมรู้สึกว่าจะเป็นประโยชน์ต่อโครงการ

การพูดคุยคำถามเหล่านี้กับสมาชิกในทีมสามารถช่วยคุณตัดสินใจว่าจะซื้อหรือพิจารณาซอฟต์แวร์ทางเลือกหรือไม่ เมื่อคุณได้ซอฟต์แวร์ขั้นสุดท้ายแล้ว คุณสามารถดำเนินการจัดทำงบประมาณ โดยคำนึงถึงจำนวนผู้ใช้ ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องของซอฟต์แวร์

5 . การใช้ซอฟต์แวร์:

เมื่อคุณได้ข้อสรุปและซื้อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องมุ่งเน้นไปที่การนำไปใช้งาน เมื่อใช้งานซอฟต์แวร์ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณา:

• เส้นเวลา: เมื่อใดควรให้ทุกคนมีส่วนร่วม วิธีจัดการกับโครงการ และควรกระจายออกไปหรือทำให้เสร็จในจังหวะเดียว
• การฝึกอบรม: วิธีการฝึกอบรมแบบใดที่จะปรับให้เหมาะกับบุคคลต่างๆ ใครจะเป็นผู้ฝึกอบรม และจะดำเนินการฝึกอบรมอย่างไร
• การผสานรวม: เมื่อใดควรตั้งค่าการผสานรวม ใครจะมีส่วนร่วมในการตั้งค่า และเครื่องมือใดบ้างที่ต้องผสานรวม

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถลดความซับซ้อนของงานในการจัดการโครงการได้อย่างมาก ประโยชน์ของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ได้แก่ :

• ความง่ายในการวางแผนโครงการ
• การจัดการที่มีประสิทธิภาพและความสมดุลของทรัพยากร
• การอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม

แม้ว่าจะมีวิธีการต่างๆ มากมายในการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด แต่ขั้นตอนต่างๆ ที่แสดงไว้ในที่นี้จะเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับการพิจารณาซอฟต์แวร์ที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด