คำแนะนำ 5 ขั้นตอนในการเลิกใช้เครื่องมือ martech โดยไม่รบกวนการทำงาน

การตรวจสอบ martech stack ของคุณเป็นประจำจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการขององค์กรของคุณ ในระหว่างการตรวจสอบ คุณอาจระบุเครื่องมือจำนวนหนึ่งที่สามารถยกเลิกได้ด้วยเหตุผลหลายประการ

บางทีบริษัทของคุณอาจผ่านการควบรวมกิจการหรือการซื้อกิจการ และคุณมีเครื่องมือที่ซ้ำกันซึ่งทำหน้าที่เดียวกัน บางทีเครื่องมืออื่นๆ ในสแต็กของคุณอาจเพิ่มฟังก์ชันการทำงาน ทำให้เครื่องมือซ้ำซ้อน หรือเครื่องมือไม่ได้ถูกใช้งานมากพอที่จะปรับราคาให้เหมาะสม

เจาะลึกยิ่งขึ้น: คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากกองของคุณหรือไม่? ทำแบบสำรวจการแทนที่ของ MarTech ปี 2023

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การระบุเครื่องมือที่สามารถเลิกใช้งานได้เป็นส่วนสำคัญของการตรวจสอบของมาร์เทค แต่จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่คุณตัดสินใจแล้ว คุณจะเลิกใช้เครื่องมือโดยไม่ก่อให้เกิดความโกลาหลในหมู่ผู้ใช้หรือทำลายระบบอัตโนมัติได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์มาร์เทคที่จะเลิกใช้ต้องมีกระบวนการวางแผนอย่างละเอียดถี่ถ้วนและดำเนินการอย่างสะอาดหมดจด ต่อไปนี้เป็นห้าขั้นตอนในการปฏิบัติตาม

ขั้นตอนที่ 1: ระบุการรวมระบบและการขึ้นต่อกันของกระบวนการ

เพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนการดำเนินงานของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าระบบและกระบวนการอื่นใดขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณวางแผนจะเลิกใช้ หากคุณทำงานให้กับองค์กรขนาดใหญ่และใช้เครื่องมือนี้มานานหลายปี การดำเนินการนี้อาจยากกว่าที่คิด หากองค์กรของคุณไม่ได้จัดทำเอกสารอย่างละเอียด ระบบอื่นๆ อาจใช้การเรียก API หรือการส่งออกข้อมูลจากเครื่องมือโดยที่คุณไม่รู้ตัว

สิ่งที่ท้าทายยิ่งกว่าการระบุการผสานรวมเชิงระบบคือการระบุกระบวนการแบบแมนนวลที่อยู่นอกเครื่องมือแต่ขึ้นอยู่กับมัน ตัวอย่างเช่น รายงานถูกส่งออกจากเครื่องมือโดยทีมอื่นกำลังคัดลอก/วางลงในระบบอื่นด้วยตนเอง วิธีแก้ปัญหาด้วยตนเองประเภทนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิด

เริ่มพูดคุยกับทุกคนและทุกคนในองค์กรที่มีการเชื่อมต่อกับเครื่องมือ หากเป็นไปได้ ให้ค้นหาบุคคลที่เกี่ยวข้องในการเริ่มใช้งานเครื่องมือนี้ พวกเขาอาจมีความรู้ระดับสถาบันที่คุณจะต้องเข้าใจผลกระทบขั้นปลายของการเลิกใช้เครื่องมืออย่างถ่องแท้

เจาะลึกยิ่งขึ้น: เหตุใดนักการตลาดจึงเข้ามาแทนที่มาร์เทคพื้นฐาน

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินความต้องการในการย้ายข้อมูล

คุณอาจต้องคำนึงถึงการย้ายข้อมูลที่สำคัญซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเลิกใช้ อุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น บริการทางการเงินหรือการดูแลสุขภาพมีระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลที่จำเป็น (บางครั้งอาจนานถึงเจ็ดปี!)

จัดทำเอกสารว่าข้อมูลใดจำเป็นต้องย้ายและกำหนดว่าข้อมูลนั้นต้องไปที่ใด หากคุณกำลังย้ายจากแพลตฟอร์มที่คล้ายคลึงกันไปยังอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง เช่น ระบบการตลาดอัตโนมัติ คุณอาจย้ายข้อมูลจากเครื่องมือเก่าของคุณไปยังเครื่องมือใหม่ ถามผู้จำหน่ายรายใหม่ของคุณว่าไคลเอนต์รายอื่นจัดการกับความต้องการในการย้ายข้อมูลของตนอย่างไร พวกเขาอาจสามารถให้บริการระดับมืออาชีพหรือชี้แนะทีมไอทีของคุณไปยังเอกสารที่มั่นคงสำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่พวกเขาได้เห็นกับลูกค้ารายอื่น

แต่จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณเลิกใช้เครื่องมือและไม่ได้เปลี่ยนใหม่ ข้อมูลนั้นควรไปที่ใด ทำงานร่วมกับคู่ค้าด้านไอทีของคุณเพื่อวางแผน ข้อมูลอาจถูกเก็บไว้บนไซต์ SharePoint หรือในฐานข้อมูลใหม่ ทางออกที่ดีที่สุดจะพิจารณาว่าข้อมูลนั้นสามารถเข้าถึงได้เพียงใดและใครจำเป็นต้องเข้าถึง

หากจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเพียงน้อยครั้ง การเก็บไว้ในฐานข้อมูลอาจเพียงพอที่ใครบางคนในทีมเทคโนโลยีสามารถดึงข้อมูลได้หนึ่งครั้งในพระจันทร์สีน้ำเงิน อย่างไรก็ตาม หากผู้ใช้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค เช่น นักการตลาดหรือพนักงานขาย จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังเป็นประจำ คุณจะต้องมีโซลูชันที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มากขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: ระบุเวลาที่เหมาะสมในการเกษียณและสร้างแผนโครงการ

หลังจากประเมิน martech stack ของคุณแล้ว คุณต้องระบุเวลาที่เหมาะสมในการเลิกใช้เครื่องมือ ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น การสิ้นสุดของสัญญา การเสร็จสิ้นโครงการ หรือการสิ้นสุดของปีงบประมาณ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลาจะไม่รบกวนการทำงานของคุณ

เมื่อคุณกำหนดวันเกษียณอายุเป้าหมายแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างแผนโครงการของคุณ เมื่อพิจารณาถึงระบบดาวน์สตรีมทั้งหมดที่ได้รับผลกระทบและความต้องการในการย้ายข้อมูลจากขั้นตอนที่ 1 และ 2 คุณควรมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างแผนโครงการที่ทำงานย้อนหลังจากวันที่เกษียณอายุเป้าหมายของคุณ

จะเกิดอะไรขึ้นหากโครงการทำงานเพื่อแยกระบบหรือย้ายข้อมูลทำให้คุณเลยวันที่เป้าหมาย หากวันที่เป้าหมายของคุณเป็นไปตามสัญญา ให้เจรจากับผู้ขายเพื่อดูว่าคุณสามารถขยายสัญญาแบบเดือนต่อเดือนได้หรือไม่ เพื่อให้มีเวลาในการดำเนินการตามแผนอย่างเต็มที่ แทนที่จะต้องต่ออายุทั้งปี

เจาะลึก: 4 ขั้นตอนที่ต้องดำเนินการก่อนที่จะเข้าสู่แพลตฟอร์ม martech ใหม่ของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนาแผนการสื่อสาร

การสื่อสารมีความสำคัญเมื่อเลิกใช้เครื่องมือมาร์เทค ระบุทุกคนที่จำเป็นต้องได้รับการติดต่อกลับ เช่น พนักงาน พันธมิตรตัวแทน และลูกค้าภายนอกในบางครั้ง แจ้งให้ทราบอย่างเพียงพอและชี้แจงเหตุผลในการเลิกใช้เครื่องมืออย่างโปร่งใส คุณควรแจ้งแผนการของคุณสำหรับการย้ายข้อมูลไปยังเครื่องมือใหม่และการสนับสนุนใดที่จะมีให้ระหว่างการเปลี่ยนแปลง

หากคุณกำลังจะเลิกใช้เครื่องมือหนึ่งและแทนที่ด้วยเครื่องมืออื่น ให้เน้นการสื่อสารของคุณที่ประโยชน์ที่ได้รับจากเครื่องมือใหม่ แชร์แผนการฝึกอบรมเพื่อให้ผู้ใช้ทราบว่าจะได้รับการสนับสนุนเพื่อช่วยให้พวกเขาเรียนรู้เครื่องมือใหม่

ลองและให้เครื่องมือทับซ้อนกันในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับการลงจอดอย่างนุ่มนวลซึ่งพวกเขาสามารถเริ่มเรียนรู้เครื่องมือใหม่ในขณะที่ยังคงมีความปลอดภัยในการทำสิ่งต่าง ๆ แบบเก่าหากพวกเขาอยู่ในกำหนดเวลาที่ยากลำบากและดิ้นรนกับ เครื่องมือใหม่

เมื่อเลิกใช้งานเครื่องมือที่จะไม่ถูกแทนที่ ให้พูดคุยกับผู้ใช้เพื่อทำความเข้าใจคุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานที่พวกเขาพึ่งพา และทำงานเพื่อสร้างแผนการที่ตอบสนองความต้องการเหล่านั้นผ่านเครื่องมือหรือกระบวนการอื่นๆ

ขั้นตอนที่ 5: เลิกใช้เครื่องมือ martech และขายการชนะ

เมื่อคุณย้ายข้อมูลจากเครื่องมือเก่าและฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือใหม่แล้ว ก็ถึงเวลาเกษียณ ช่วงเวลาหลังจากเลิกใช้เครื่องมือมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสื่อสาร อย่าลืมสื่อสารให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบถึง "ชัยชนะ" จากการเกษียณอายุ

อัตราการยอมรับของผู้ใช้สำหรับเครื่องมือใหม่คือเท่าใด ยอดขายใดที่ชนะหรือความคิดเห็นเชิงบวกเกี่ยวกับประสบการณ์ของลูกค้าที่คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับเครื่องมือใหม่นี้ กี่วันแล้วที่เลิกใช้เครื่องมือนี้แล้วไม่มีข้อผิดพลาดหรือการหยุดชะงักในการทำงาน มีการลงทุนใหม่อะไรบ้างกับการประหยัดต้นทุนจากการเลิกใช้เครื่องมือนี้

คำถามเหล่านี้ล้วนเป็นคำถามสำคัญที่สามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นเพื่อเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าเหตุใดเครื่องมือจึงเลิกใช้ตั้งแต่แรก

เลิกใช้เครื่องมือเก่าเพื่อใช้งาน martech Stack ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การศึกษาพบว่าองค์กรด้านการตลาดใช้บริการคลาวด์ด้านการตลาดมากถึง 91 แห่ง และเครื่องมือจำนวนมากสามารถฉุดประสิทธิภาพการทำงานให้ลดลงได้ สำหรับนักการตลาดหลายๆ คน “น้อยแต่มาก” และการเลิกใช้เครื่องมือที่ทำซ้ำหรือใช้งานน้อยเกินไปอาจเป็นอาวุธลับของทีม

เมื่อทำอย่างเหมาะสมด้วยการวางแผนที่รัดกุม การเลิกใช้โซลูชันจะส่งผลให้กลุ่มมาร์เทคที่บางลง ถูกลง และมีประสิทธิภาพมากขึ้น