7 องค์ประกอบสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

การติดต่อสื่อสารเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ มีกฎมากมายที่คุณจะต้องปฏิบัติตามเพื่อเขียนอีเมล ข้อเสนอทางธุรกิจ และเอกสารอื่นๆ อย่างถูกต้อง ในโพสต์นี้ คุณจะค้นพบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีทำให้การติดต่อทางธุรกิจของคุณถูกต้องและแม่นยำ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงการสื่อสารทางธุรกิจอย่างไร

หากคุณเป็นนักเรียน

นักเรียนหลายคนกำลังมองหาข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเขียนจดหมายธุรกิจและเอกสารและการติดต่อทางจดหมายประเภทอื่นๆ ความจริงก็คือหัวข้อนี้เป็นหนึ่งในงานวิชาการทั่วไปในโรงเรียน วิทยาลัย และมหาวิทยาลัยหลายแห่ง อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ผู้เรียนทุกคนที่สามารถรับมือกับงานประเภทนี้ได้ หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น มีวิธีแก้ไขปัญหานี้ที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถเริ่มใช้บริการเขียนเชิงวิชาการและทำเอกสารทั้งหมดของคุณให้เสร็จภายในระยะเวลาอันสั้นที่สุด

แต่จะเลือกวิธีการเขียนที่เชื่อถือได้ได้อย่างไร? จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่พบบริการที่มีชื่อเสียง edubirdie ถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่? หากต้องการหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ ให้อ่านบทวิจารณ์เกี่ยวกับการใช้เว็บไซต์การเขียนต่างๆ ที่นักเรียนคนอื่นๆ แบ่งปัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสำรวจรีวิวของ writepaperfor.me ได้ง่ายๆ เพื่อให้แน่ใจว่าบริการจะตอบสนองทุกความคาดหวังของคุณ หากคุณยังต้องการเขียนบทความทางวิชาการด้วยตัวเอง หรือเพียงแค่ต้องการทราบกฎที่สำคัญที่สุดสำหรับการติดต่อทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ โปรดอ่านโพสต์นี้ต่อ

คำแนะนำที่จำเป็นอันดับต้น ๆ สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ

ข่าวดีก็คือ การติดต่อทางธุรกิจใดๆ นั้นขึ้นอยู่กับสิ่งสำคัญ 7 ประการเท่านั้น มาค้นพบทั้งหมดกันเถอะ!

โครงสร้างเอกสาร

สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือข้อความของคุณควรเป็นที่เข้าใจและอ่านง่าย เพื่อให้เอกสารของคุณดูสมบูรณ์แบบ ให้ทำตามโครงสร้างพื้นฐาน พูดให้สั้น การสื่อสารที่ยอดเยี่ยมทุกครั้งควรมีองค์ประกอบสามประการ เหล่านี้คือการเปิด เนื้อหา และบทสรุป (หรือปิด)

เป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่าควรปฏิบัติตามโครงสร้างนี้ในการสื่อสารประเภทใด ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะใช้ในอีเมล งานนำเสนอ สุนทรพจน์ และแม้แต่โทรศัพท์ โครงสร้างเชิงตรรกะนี้ครอบคลุมมากที่สุดสำหรับผู้ชมทุกกลุ่ม

อ่านเพิ่มเติม: 5 เคล็ดลับในการเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็กในฐานะนักเรียน

เปิด

การเปิดเรื่องที่ดีช่วยดึงดูดความสนใจของผู้ชม นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้อ่านหรือผู้ฟังเข้าใจข้อความของคุณได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นควรสั้นกระชับและได้ใจความ

ร่างกาย

ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด ที่นี่ คุณจะต้องคิดข้อเท็จจริง คำอธิบาย ข้อเสนอ และข้อเสนอที่จำเป็นทั้งหมด จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องและสดใหม่ รวมทั้งข้อเท็จจริงที่แท้จริง นอกจากนี้ วัสดุควรมีความชัดเจนและสอดคล้องกัน หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรที่สร้างสรรค์ สีสว่าง และแผนภูมิที่ซับซ้อนในข้อความของคุณ

บทสรุป

ส่วนนี้ออกแบบมาเพื่อสรุปการสื่อสารของคุณและชี้แจงบางประเด็นที่คุณได้อธิบายไว้แล้วในเนื้อหา ไม่ควรยาวเกินไปและใช้คำมากเกินไป

ความแตกต่าง

คุณสมบัตินี้เป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบที่สำคัญอย่างยิ่งของการสื่อสารทางธุรกิจใดๆ คุณจะต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อไม่ให้ผู้ฟังรู้สึกสับสนเมื่ออ่านหรือฟังข้อความของคุณ มิฉะนั้น ข้อความของคุณอาจถูกเพิกเฉยหรือเข้าใจผิดได้ง่าย

คุณควรรู้อะไรอีกบ้างเกี่ยวกับองค์ประกอบนี้ เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงการอธิบายรายละเอียดจำนวนมากหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหลัก นักพูดมืออาชีพและนักเขียนเชิงธุรกิจส่วนใหญ่มักจะพยายามนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดด้วยวิธีที่ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ยุ่งยากหรือแปลก ๆ ที่อาจดูไม่ชัดเจนสำหรับผู้ชม เป้าหมายของคุณคือการค้นหาข้อมูลที่เข้าใจได้เท่านั้น

การเชื่อมโยงกัน

ความไม่สอดคล้องกันเป็นหนึ่งในปัญหาที่น่าผิดหวังที่สุดที่มักพบในการสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่างๆ ในกรณีที่คุณทำให้ผู้ฟังไม่ไว้วางใจคุณ พวกเขาจะไม่อ่านหรือฟังข้อความของคุณ รวมทั้งจะไม่สนใจข้อมูลที่คุณให้ ดังนั้น การเชื่อมโยงกันจึงเป็นคุณสมบัติพื้นฐานของการสื่อสารทางธุรกิจใดๆ

ปานกลาง

ใช้ช่องทางการสื่อสารที่หลากหลายเพื่อส่งข้อความของคุณ นอกจากนี้ยังควรใช้ช่องทางที่สะดวกที่สุดสำหรับผู้รับ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าของคุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มีผ่านทางอีเมล จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ส่ง Ping ผ่าน Messengers แต่ให้ส่งเฉพาะจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น

ในกรณีที่คุณวางแผนที่จะติดต่อกับผู้ฟังของคุณเป็นครั้งแรก ควรให้ความสนใจกับประเด็นเหล่านี้:

• ช่องทางการสื่อสารใดที่ผู้อ่าน/ผู้ฟังของคุณนิยมมากที่สุด?
• วิธีใดที่คุ้มค่าที่สุดในการติดต่อผู้ชมของคุณ
• วิธีที่เร็วที่สุดในการให้ข้อมูลที่จำเป็นคืออะไร?

การเลือกสื่ออย่างเหมาะสมเป็นหนึ่งในกุญแจสู่การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีดึงดูดลูกค้าไปยังร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณ

หัวข้อ

หากคุณต้องการเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจที่เชื่อถือได้ รับความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จกับบริษัทต่างๆ หรือนำเสนอผลงานที่ยอดเยี่ยม คุณจะต้องใช้เฉพาะข้อมูลที่ทันสมัยและเชื่อถือได้เท่านั้น ความไว้วางใจจากผู้ชมของคุณไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะได้รับ แต่อาจสูญเสียไปในเวลาเพียงไม่กี่นาที อย่าอวดข้อเท็จจริงที่คุณไม่แน่ใจ

ผู้ชม

คุณจะต้องตอบสนองความคาดหวังของผู้ฟังของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งอีเมลพร้อมรหัสส่งเสริมการขายที่ลูกค้าของคุณสามารถใช้บนเว็บไซต์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมีรหัสดังกล่าว สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการโกหกผู้อ่านหรือผู้ฟังของคุณ

นอกจากนี้ จำเป็นต้องเข้าใจผู้ชมของคุณ ในกรณีที่มีความหลากหลายเกินไป คุณอาจต้องสร้างข้อความที่แตกต่างกันสำหรับกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณพิจารณาความต้องการและความต้องการของผู้คนจำนวนมาก หัวข้อของคุณควรเหมาะสมกับผู้ชมอย่างสมบูรณ์

น่าจดจำ

สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพคือการเป็นที่จดจำ คุณสามารถใช้รูปภาพหรือฟอนต์ที่เกี่ยวข้องในข้อความของคุณเพื่อทำให้ข้อความนั้นมีเอกลักษณ์และน่าจดจำ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องหาสมดุลที่ดี ไม่ใช้สื่อและเนื้อหาประเภทอื่นๆ ในอีเมลหรืองานนำเสนอของคุณมากเกินไป

นักเขียนเชิงธุรกิจบางคนใช้อารมณ์ขันในการเตรียมข้อความเพื่อเข้าถึงผู้ชม ถึงกระนั้นก็ดีกว่าที่จะระมัดระวังในการเพิ่มเรื่องตลก ตัวอย่างเช่น การเพิ่มอารมณ์ขันอาจเหมาะกับงานนำเสนอเฉพาะ อย่างไรก็ตาม จดหมายธุรกิจ ข้อเสนอ และการสื่อสารประเภทอื่นๆ ส่วนใหญ่ไม่สามารถยอมรับได้ หากคุณตัดสินใจที่จะใช้อารมณ์ขันในการติดต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่ามันไม่ได้เป็นการล่วงละเมิดและเกี่ยวข้องกับหัวเรื่องของข้อความของคุณ ผู้คนล้วนแตกต่างกัน ดังนั้นควรตรวจสอบอีกครั้งว่าเรื่องตลกของคุณถูกต้องและเข้าใจง่าย

หากคุณวางแผนที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้อย่างถ่องแท้ อย่างไรก็ตาม พยายามพูดให้ละเอียด เข้าใจ และหลีกเลี่ยงการใช้คำฟุ่มเฟือย เป็นการดีกว่าที่จะเลือกวลีและประโยคง่ายๆ เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจข้อความของคุณ